Prawdopodobnie nie byłbyś zadowolony, gdyby twoi pracownicy godzinami przesiadywali przy ekspresie do kawy. Dlaczego więc firmy często przymykają oko na pracowników, którzy nie mają nad czym pracować?
Odpowiedź jest prosta: najprawdopodobniej nie zdają sobie sprawy z tego, ile pieniędzy tracą z powodu zwolnień grupowych. Dzięki lepszemu zrozumieniu ukrytych kosztów związanych z odsuniętym pracownikiem i reperkusji, firmy świadczące profesjonalne usługi mogą rozpocząć wdrażanie procesów zapobiegających ławce pracowniczej w ich organizacji. Nie martw się, zajmiemy się tym wszystkim i nie tylko, po prostu czytaj dalej!
Co to jest pracownik odsunięty od pracy?
Pracownicy oddelegowani to tacy, którzy przez pewien czas nie wykonują żadnych projektów ani zadań, ale pozostają na liście płac firmy, otrzymując wynagrodzenie. Zasadniczo ponoszą oni koszty bez bezpośredniego wkładu w zyski firmy w tym czasie.
Nie myl pracownika na ławce z kimś innym
Podczas gdy ławka pracownicza powinna być powszechnie unikana, nie należy jej błędnie interpretować jako innych sytuacji, które mogą być neutralne lub nawet korzystne dla firmy.
Poniżej znajduje się kilka przykładów sytuacji, które nie kwalifikują się jako odsunięcie pracownika od pracy
Niska pojemność
Wydajność to maksymalna ilość pracy lub zadań, jaką zespół, osoba lub zasób może wykonać w określonym czasie. Jednak posiadanie niewielkich lub niskich możliwości nie zawsze oznacza, że pracownik jest na ławce.
Pracownicy wyższego szczebla i menedżerowie często poświęcają większość swojego czasu na ważne procesy organizacyjne. Praca niepodlegająca rozliczeniu, taka jak spotkania, warsztaty, konsultacje i inne działania, zajmuje im dużo czasu, ale ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy i będzie opłacalna w dłuższej perspektywie.
Jednak w przypadku pracowników niższego i średniego szczebla niska wydajność powinna być niepokojąca. Ponieważ pracownicy ci pracują prawie wyłącznie nad rozliczanymi projektami, ich wydajność powinna wynosić około 90% (a pozostałe 10% powinno być przeznaczone na przerwy wewnętrzne, spotkania itp.)
Obowiązki wewnętrzne
Praca wewnętrzna, taka jak spotkania, procesy organizacyjne i projekty wewnętrzne, nie powinna być uważana za czas spędzony na ławce, ponieważ jest to praca, która przynosi (a przynajmniej powinna) generować pewne zyski.
Pracę wewnętrzną można jednak uznać za czas ławki pod względem kosztów. Dzieje się tak, ponieważ godziny spędzone na pracy nad zadaniami wewnętrznymi generują koszty bez generowania natychmiastowych zysków, co skutkuje rosnącymi kosztami ogólnymi firmy. Ważne jest, aby mieć oko na te koszty ogólne i dokonywać wszelkich niezbędnych korekt.
Dlaczego moja ławka pracownicza rośnie?
Ławka pracownicza nie pojawia się znikąd. Ogólnie rzecz biorąc, jest ona spowodowana problemami z zarządzaniem zasobami, takimi jak:
- Słaba widoczność/prognozowanie bieżących i nadchodzących projektów powodująca złe decyzje dotyczące zatrudniania.
- Nieoczekiwane zmiany w harmonogramie projektu powodujące jego zakończenie lub porzucenie przed planowanym terminem.
- Problemy z pozyskiwaniem nowych projektów - ogólnie lub dla pracowników z określonym zestawem umiejętności.
- Zatrudnianie zbyt wielu specjalistów lub zatrudnianie specjalistów o niewystarczających umiejętnościach, których nie można przypisać do projektów.
- Brak planowania wydajności, które przydziela pracownikom pełnoetatowym mniej godzin niż muszą poświęcić na pracę.
Ile kosztuje ławka dla pracowników?
Odpowiedź na to pytanie brzmi oczywiście: to zależy. Ale nie martw się, nie zostawimy cię z tak nieprzydatną odpowiedzią.
Pracownicy bez przydziałów
Najpierw przeanalizujmy najprostszy przykład - pracownika, który nie ma żadnych przydziałów i dostępne jest 100% jego możliwości. Załóżmy, że specjalista, o którym mowa, jest pracownikiem pełnoetatowym, pracującym 160 godzin miesięcznie.
Jeśli dana osoba nie jest wykonawcą, jej miesięczne wynagrodzenie pozostaje niezmienione niezależnie od przepracowanych godzin. W związku z tym, jeśli wynagrodzenie specjalisty wynosi 5000 USD, koszt oddelegowania tej osoby na 160 godzin wyniesie 5000 USD.
Jeśli jednak pracownik jest wykonawcą, należy obliczyć jego wynagrodzenie na podstawie stawki godzinowej określonej w jego umowie. Na przykład, jeśli stawka danej osoby wynosi 55 USD w miesiącu obejmującym 160 godzin pracy, zwolnienie tego specjalisty będzie kosztować 8 800 USD.
Pracownicy z przydziałami w niepełnym wymiarze godzin
Oczywiście ławka pracownicza nie dotyczy tylko specjalistów, którym nie przydzielono żadnych zadań. Niektórzy z nich mogą nie mieć żadnych obowiązków tylko przez ułamek swojego czasu, co również oznacza, że ich godziny pracy są marnowane.
Dla przykładu, wyobraź sobie, że masz pracownika przypisanego do projektu na 80 godzin miesięcznie lub 50% jego maksymalnych możliwości. Połowa pieniędzy wydanych na ich wynagrodzenie (lub stawki godzinowe, jeśli są wykonawcami) nie przyczynia się do żadnych zysków. W związku z tym koszty związane z odsunięciem pracownika od pracy na połowę jego czasu wynoszą:
- 2500 USD, jeśli jest to zwykły pracownik z takim samym wynagrodzeniem jak w poprzednim przykładzie.
- 4 400 USD, jeśli mają taką samą stawkę godzinową jak w poprzednim przykładzie.
To wciąż dużo pieniędzy, ale sytuacja staje się jeszcze gorsza, gdy spojrzymy na koszt ławki w całej firmie.
Całkowity koszt ławki pracowniczej w firmie
Na potrzeby tego przykładu załóżmy, że firma jest średniej wielkości. Po przeanalizowaniu harmonogramów projektów okazało się, że w danym miesiącu:
- Dwóch stałych pracowników nie ma przypisanych żadnych projektów. Ich pensje wynoszą 5 000 USD i 4 500 USD.
- Jest jeden stały pracownik, który ma do dyspozycji 50% swoich możliwości. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 6 000 USD, więc 3 000 USD nie jest wydawane na projekty podlegające rozliczeniu.
- Dwóch stałych pracowników poświęci tylko 25% swojego czasu na projekty. Obaj zarabiają 4000 USD miesięcznie, więc 3000 USD z ich pensji idzie na marne.
- Jest jeden wykonawca, który nie będzie miał żadnego projektu do wykonania. Zarabia 40 USD za godzinę, więc w miesiącu ze 160 godzinami pracy powinien zarobić 6 400 USD.
- Jest jeszcze jeden wykonawca, który zarezerwował tylko 50% swojego czasu pracy. Jego stawka godzinowa wynosi 30 USD, więc jego brak pracy będzie kosztować firmę 3400 USD.
Jaki jest więc koszt ławki pracowniczej w tej firmie?
Obliczanie kosztu ławki pracowniczej w firmie
Aby określić koszt stanowiska w firmie, musimy po prostu dodać koszty wszystkich godzin, które nie są przypisane do projektów podlegających lub niepodlegających rozliczeniu. Dlatego dla tego przykładu formuła będzie następująca:
$5,000 + $4,500 + $3,000 + $3,000 + $3,000 + $6,400 + $3,400 = $28,300
Taka kwota z pewnością zrobiłaby różnicę dla średniej wielkości firmy!
Jak widać na tym przykładzie, nawet przy zaledwie kilku osobach na ławce, ogólne koszty bezczynnych pracowników poszybowały w górę, gdy obliczono wartość ich wolnego czasu.
Jak ławka pracownicza wpływa na rentowność projektu?
Chociaż firma ta może nie postrzegać 28 300 USD jako znaczącej kwoty w porównaniu do swoich przychodów, suma ta może mieć wpływ na rentowność projektów. Załóżmy na przykład, że firma ma 5 projektów o łącznych przychodach w wysokości 200 000 USD. W tym przypadku ławka zjada prawie 15% sumy!
Sytuacja może się jednak pogorszyć, gdy spojrzymy na wpływ tej sumy na rentowność projektów. Wyobraźmy sobie, że firma ma pięć projektów:
- Jeden projekt o wartości 60 000 USD z 20% marżą zysku, generujący 12 000 USD zysku.
- Dwa projekty o wartości 40 000 USD z 10% marżą zysku, generujące łącznie 8 000 USD zysku.
- Dwa projekty o wartości 30 000 USD z 25% marżą zysku, generujące łącznie 15 000 USD zysku.
Podsumowując, firma generuje zysk w wysokości 35 000 USD i traci ponad 28 000 USD na ławce, co sprawia, że większość projektów jest nieopłacalna, a to nie obejmuje innych kosztów ogólnych organizacji.
Kiedy nadszedł czas, aby zwolnić ławkę?
Co zrobić, gdy wielkość firmy i związane z tym koszty stają się zbyt duże do zarządzania?
Wyobraźmy sobie bardzo powszechną sytuację w branży usług profesjonalnych. Firma straciła projekt, który właśnie miał się rozpocząć, pozostawiając 3 doświadczonych pracowników na ławce. Jednak kolejne projekty odpowiadające ich umiejętnościom mogą rozpocząć się za 3 miesiące, a firma ma tylko 50% szans na pozyskanie projektów w ogóle. Czy firma powinna zatrzymać tych pracowników, czy ich zwolnić?
Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Przede wszystkim musimy przeanalizować kilka rzeczy:
- Czy możemy w jakiś sposób zwiększyć szanse na pozyskanie nowych projektów?
- Czy możemy znaleźć inne projekty, nad którymi pracownicy mogliby pracować? Jakie są na to szanse?
- Jakie koszty generują zwolnieni pracownicy? Jaki procent kosztów firmy generują?
- Jak koszty wpłyną na rentowność firmy?
Przy niepewności co do nowych projektów i braku perspektyw dla obecnych, sytuacja może być zbyt ryzykowna i zbyt kosztowna. Innymi słowy, w ciągu zaledwie 3 miesięcy może to odbić się na całej firmie. Jeśli istnieją niewielkie szanse na poprawę sytuacji w jakikolwiek sposób (tak będzie w przypadku większości firm) - odpowiedź jest prosta, ale trudna: możesz rozważyć zwolnienie tych pracowników.
Co jeśli zatrudnienie nowych pracowników jest jeszcze droższe?
Jest jeszcze jeden czynnik, który należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o rozstaniu się z najcenniejszymi pracownikami: koszt znalezienia ich zastępstwa, gdyby byli potrzebni w przyszłości.
Czasami, zwłaszcza w przypadku doświadczonych pracowników o wielu specjalizacjach, zatrudnianie nowych pracowników lub ich szkolenie generuje ogromne koszty, które są znacznie większe niż ławka. Z tego powodu starsi specjaliści rzadko są zwalniani.
Rzeczy do rozważenia przed zwolnieniem cennych pracowników
Nie możesz umieścić ich na ławce na podstawie przeczucia, potrzebujesz solidnych danych na poparcie swojej decyzji. Aby to ustalić, należy się przygotować:
- Lista potencjalnych lub planowanych przyszłych operacji, do których można przypisać pracownika w przyszłości.
- Szacunkowy zysk z projektu, który może potencjalnie przynieść odsunięty specjalista.
- Koszt zatrudnienia lub przeszkolenia nowego pracownika do podobnego poziomu umiejętności.
Jeśli koszty przewyższają ryzyko, trzeba podjąć trudną decyzję.
Jak naprawić rosnącą ławkę pracowniczą?
Samo obliczenie kosztu ławki pracowniczej nie wystarczy, aby całkowicie rozwiązać problem. Aby to zrobić, należy podjąć poważne kroki. Zalecamy wykonanie następujących czynności.
Prognozuj swoje zasoby
Zaplanuj i znajdź luki w swoich zasobach, zanim zaczną one zalegać na ławce rezerwowych.
Skup się na znalezieniu nowych projektów dla odstawionych pracowników
Zwalnianie pracowników jest ostatecznością w branży usług profesjonalnych, ponieważ znalezienie dobrych specjalistów może być trudne. Dlatego też warto wykorzystać dane z prognozowania, aby przewidzieć popyt i znaleźć nowe projekty dla tych, którym grozi bezczynność.
Monitorowanie zasobów
W niektórych przypadkach może się okazać, że dla niektórych pracowników po prostu nie ma miejsca w firmie, ponieważ ich potrzeby zmieniają się wraz z upływem czasu. Rozważ zmniejszenie liczby takich pracowników, aby zwiększyć zyski.
Korzystanie z oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych w celu monitorowania i zapobiegania ławkom pracowniczym
Oprogramowanie PSA (Professional Services Automation), takie jak BigTime, jest niezbędne do monitorowania i zapobiegania rotacji pracowników poprzez efektywne zarządzanie zasobami. Zapewnia ono wgląd w czasie rzeczywistym w obciążenie pracowników, przydziały projektów i dostępną wydajność. Dzięki rozbudowanym funkcjom zarządzania zasobami i wydajnością, BigTime umożliwia menedżerom efektywne przydzielanie zadań, równoważenie obciążenia pracą i identyfikowanie dostępnych zasobów.
To proaktywne podejście pomaga zapobiegać ograniczaniu pracowników poprzez przydzielanie zadań w oparciu o wykorzystanie, dostępność i umiejętności każdej osoby. Dodatkowo, oprogramowanie pomaga w prognozowaniu przyszłych obciążeń, ułatwiając lepsze planowanie zasobów i zapewniając stałe zaangażowanie i produktywność pracowników.
Dzięki możliwości analizowania danych historycznych i identyfikowania trendów, menedżerowie mogą podejmować świadome decyzje w celu optymalizacji alokacji zasobów, efektywnego zarządzania wydajnością i zapobiegania przypadkom bezczynności wśród pracowników.
Często zadawane pytania dotyczące ławki pracowniczej
Co to jest pracownik odsunięty od pracy?
Pracownik na ławce to osoba w firmie, która nie jest obecnie przypisana do projektu lub zadania, często czekając na kolejne zadanie lub przydział projektu.
Czy zwolnieni pracownicy są drodzy?
Pracownicy odstawieni na boczny tor mogą stać się kosztowni dla firmy, ponieważ nie biorą aktywnego udziału w projektach, a jednocześnie pobierają wynagrodzenie, co wpływa na produktywność i wyniki finansowe firmy.
Jak obliczyć koszt pracownika odsuniętego od pracy?
Aby obliczyć koszt odsuniętego pracownika, należy zliczyć jego wynagrodzenie, świadczenia, koszty ogólne i utraconą produktywność w okresie przestoju.
