7 wskazówek, jak zatkać wyciek przychodów w usługach profesjonalnych

Dla firm świadczących profesjonalne usługi, rentowność jest celem nadrzędnym. W świecie, w którym technologia zautomatyzowała wiele zadań wykonywanych niegdyś przez ludzi, szczególnie ważne jest upewnienie się, że każda naliczona minuta faktycznie przyczynia się do osiągnięcia wyniku finansowego.

Wyciek przychodów ma miejsce, gdy organizacja usługowa często nieświadomie traci uzyskane przychody. Jeśli nie masz jasnego i przejrzystego wglądu w procesy fakturowania konsultantów i generowania przychodów, może być trudno proaktywnie nimi zarządzać i dokładnie mierzyć wydajność świadczonych usług.

W tym artykule omówimy, czym jest wyciek przychodów, jak może wystąpić i siedem sposobów na jego wyeliminowanie, aby zapewnić realizację zarobionych pieniędzy.

Czym jest wyciek przychodów?

Wyciek przychodów to różnica między kwotą zarobionych pieniędzy a faktycznie zebraną kwotą. Jest to miara tego, ile pieniędzy zasadniczo pozostaje na stole, a przyczyny wycieku przychodów mogą być różne:

• Ręczne procesy księgowe i/lub przestarzałe systemy
• Klienci nie są rozliczani tak często, jak to możliwe
• Wycena usług po stawce zbyt niskiej, by pokryć koszty.
• Klienci nie płacący rachunków w terminie
• Brak działań następczych wobec spóźniających się płatników w celu odzyskania zaległych należności
• Brak komunikacji z klientami w zakresie warunków i terminów płatności
• Nieefektywne lub nieskuteczne procesy rozliczeniowe
• Niedokładne lub niekompletne faktury
• Słabe metody prognozowania przychodów

Jak zapobiegać wyciekom przychodów

Teraz, gdy rozumiemy, czym jest wyciek przychodów i co może go powodować, kolejnym kluczowym krokiem jest zrozumienie, jak zapobiegać wyciekowi przychodów w organizacji. Aby zatkać wycieki przychodów w swojej firmie usługowej, zacznij od tych 7 wskazówek:

Wskazówka 1: Zarządzanie poślizgami w projekcie i odpisami czasu

Poślizg ma miejsce, gdy projekt trwa dłużej niż oczekiwano, a odpisy czasowe mają miejsce, gdy klient odmawia zapłaty za pewną liczbę godzin, co jest zwykle związane z projektami kończącymi się po zaplanowanej dacie zakończenia. Ryzykiem tym można proaktywnie zarządzać, jasno definiując z góry rezultaty i harmonogramy, tak aby wszyscy byli zgodni co do tego, czego się oczekuje. Śledzenie szacowanego czasu ukończenia w stosunku do budżetu może być dobrym wczesnym sygnałem ostrzegawczym dla projektów przekraczających budżet i ostrzega kierowników projektów, gdy oczekuje się, że określony aspekt projektu będzie wymagał więcej wysiłku niż zaplanowano w budżecie.

Zaplanuj regularne spotkania z klientami w celu sprawdzenia postępów i potencjalnych wyzwań; zwracaj uwagę na oznaki poślizgu lub problemów (takie jak opóźnienia w płatnościach); i uważnie śledź swoje wewnętrzne wskaźniki, aby móc wychwycić wszelkie problemy wystarczająco wcześnie, zanim staną się problemami systemowymi.

Wskazówka 2: Uwzględniaj karty czasu i kosztów o wartości zerowej na fakturach za usługi konsultingowe

Uwzględniaj karty czasu i kosztów o zerowej wartości na rzeczywistych, wystawionych fakturach za usługi profesjonalne. Choć może się to wydawać zbędne, dzięki uwzględnieniu wszystkich kart w całym procesie można mieć pewność, że klient został obciążony prawidłową kwotą na wszystkich poziomach. Jeśli zasób ustawi nieprawidłową stawkę na karcie, kierownik projektu może to wychwycić podczas zatwierdzania lub zespół finansowy może to wychwycić podczas procesu fakturowania konsultanta.

Wskazówka 3: Tworzenie i utrzymywanie dokładnych kart stawek projektowych w celu kontroli wycieków przychodów

Często określane jako stawki "rackowe", aktualizowanie standardowych stawek jest dobrą praktyką. Dodatkowo, jeśli Twoja organizacja korzysta z więcej niż jednej karty stawek (klienci Projector by BigTime często mają wiele kart stawek, czasem nawet w ramach jednego projektu). Zaktualizowane i dokładne stawki pozwalają na łatwą analizę porównawczą i zmniejszają ryzyko wycieku przychodów z powodu błędów, które mogą wystąpić podczas konfiguracji projektu i fakturowania.

Wskazówka 4: Zautomatyzuj śledzenie czasu i wydatków

Jako firma świadcząca profesjonalne usługi wiesz, jak ważne jest śledzenie czasu i wydatków. Jeśli jednak Twój zespół spędza czas na ręcznym dokumentowaniu swoich działań i wydatków, szkodzi to Twoim wynikom finansowym. Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami pomaga zasobom i kierownictwu zrobić więcej w krótszym czasie, dając możliwość bycia bardziej produktywnym i wydajnym, dzięki czemu można skupić się na tym, co naprawdę ważne: zyskownym rozwoju firmy! Automatyzacja procesów związanych z wyciekiem przychodów, takich jak karty czasu pracy płynnie przepływające do faktur, optymalizuje rentowność i zmniejsza koszty administracyjne.

Automatyzacja procesów wprowadzania czasu i wydatków jest łatwa dzięki zastosowaniu narzędzia takiego jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA). Tego typu narzędzia, stworzone specjalnie z myślą o usługach profesjonalnych, ograniczają wycieki przychodów poprzez rejestrowanie każdej przepracowanej godziny i każdego dolara wydanego na realizację projektów dla klientów. Personel administracyjny może również skonfigurować automatyczne powiadomienia przypominające konsultantom o wprowadzeniu czasu i wydatków, co jest kolejnym krokiem w kierunku zapobiegania utraconym lub opóźnionym przychodom.

Korzystając z funkcji oprogramowania do wykrywania wycieków przychodów, takich jak Projector firmy BigTime, można otrzymywać powiadomienia o kartach czasu pracy, które są w wersji roboczej, odrzucone i przesłane, które są powiązane z daną fakturą. Zapobiega to dalszemu wyciekowi przychodów, zwracając uwagę na karty czasu pracy, które potencjalnie mogą zostać uwzględnione na fakturze za projekt. Ponadto, jeśli pozycje podlegające rozliczeniu zostaną dodane do określonego zakresu dat po utworzeniu faktury, użytkownicy zobaczą ostrzeżenie w oknie faktury, które oznacza pozycje, które mogą również znajdować się na tej fakturze.

Projector by BigTime pomaga zapobiegać wyciekom przychodów dzięki alertom dotyczącym wszelkich kart czasu pracy, które są w wersji roboczej, odrzucone i przesłane, powiązanych z daną fakturą, zwracając uwagę na karty czasu pracy, które mogą potencjalnie zostać uwzględnione na fakturze.

Umożliwienie członkom zespołu śledzenia godzin i wydatków bezpośrednio z komputera lub urządzenia mobilnego eliminuje kłopoty związane z ręcznym wprowadzaniem danych pod koniec każdego tygodnia i zmniejsza liczbę błędów związanych z wprowadzaniem czasu. Istnieje wiele opcji dostępnych dla firm usługowych w celu zautomatyzowania tych procesów biznesowych, w tym rozwiązania punktowe do śledzenia czasu, narzędzia do zarządzania projektami i oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) - co prowadzi nas do wskazówki 5.

Wskazówka 5: Wykorzystaj technologię jako narzędzie do ograniczania wycieków przychodów

Wiele firm świadczących profesjonalne usługi korzysta z systemów papierowych i/lub arkuszy kalkulacyjnych Excel do śledzenia rozliczeń i wydatków, zwłaszcza jeśli znajdują się one na wczesnych etapach dojrzałości usług. Korzystając z tej metody, organizacje często nie są w stanie uzyskać dokładnych raportów na temat ilości pracy swoich pracowników lub kosztów związanych z tą pracą, ponieważ zapisy te nie są zorganizowane w skutecznym i wydajnym formacie.

Zarządzanie czasem rozliczeniowym i niuansami działalności związanej z usługami profesjonalnymi wymaga dobrych systemów gromadzenia danych. Systemy te obejmują zarówno rozwiązania punktowe (takie jak narzędzie do zarządzania czasem i wydatkami) i narzędzia do zarządzania projektami, jak i bardziej zaawansowane opcje, takie jak oprogramowanie PSA do poprawy wydajności w całej organizacji. Organizacje poszukujące narzędzia wspierającego wysiłki mające na celu ograniczenie wycieku przychodów powinny szukać najlepiej dopasowanego oprogramowania do usług profesjonalnych, które pomoże zarządzać procesami finansowymi, zapewniając zautomatyzowane możliwości fakturowania, śledzenie czasu i wydatków, przypomnienia o płatnościach oraz funkcje księgowe do rozpoznawania przychodów.

Najlepsze oprogramowanie dla danej organizacji będzie zależeć od jej wielkości, budżetu, celów biznesowych i potrzeb. Bez względu na to, jakie narzędzie wybierzesz, upewnij się, że może ono płynnie zintegrować się z innymi narzędziami, z których firma już korzysta w swoim stosie technologicznym i że rozwiązuje problemy, którymi należy się zająć.

Kolejna istotna korzyść wynikająca z wdrożenia rozwiązania technologicznego prowadzi nas do wskazówki nr 6, którą jest wykorzystanie danych i analiz projektowych do pomiaru i poprawy wydajności.

Wskazówka 6: Wykorzystaj dane z analizy wycieków przychodów do pomiaru poprawy.

Dostarczanie usług i wydajność operacyjną należy mierzyć, zaczynając od tego, jak bardzo wyciek przychodów wpływa na działalność usługową (tj. ile pieniędzy jest traconych, ponieważ nie można ich było rozliczyć). Oznacza to określenie, które projekty i/lub klienci powodują ten problem, gdzie dokładnie występuje wyciek i czy ma on miejsce na etapach przed fakturowaniem czy po fakturowaniu.

Projector firmy BigTime ułatwia szybkie przeglądanie potencjalnych wycieków przychodów i wskazywanie ich przyczyn w celu zapewnienia, że uzyskane przychody zostaną otrzymane.

Analityka to potężne narzędzie, które można wykorzystać do monitorowania wydajności w czasie, identyfikowania obszarów wymagających uwagi oraz przewidywania trendów i przyszłych wyników w celu prognozowania, gdzie przychody mogą nie zostać zrealizowane. Wprowadzając zmiany w oparciu o spostrzeżenia uzyskane z analizy wycieków przychodów, obserwuj, jak Twoja wydajność poprawia się w czasie. Sygnałem ostrzegawczym może być nagły spadek przychodów lub wzrost wskaźnika rezygnacji klientów.

Korzystając z narzędzia takiego jak oprogramowanie PSA z zaawansowanymi funkcjami analizy danych projektowych i analityki biznesowej, można szybko wyświetlić szczegółowe dane dotyczące przychodów w całej organizacji, aby zidentyfikować wycieki przychodów w procesach sprzedaży, księgowości i projektach. Łatwo jest myśleć, że zrobiłeś wszystko dobrze, gdy rozwijasz swoją firmę, ale możesz być zaskoczony, jak szybko stracone godziny mogą się sumować, jeśli wyciek finansowy wkrada się i postęp nie jest śledzony.

Wskazówka 7: Stwórz plan na przyszłość

Po zidentyfikowaniu najbardziej problematycznych obszarów wewnętrznej słabości, niezależnie od tego, czy jest to słabe określanie zakresu projektu i SOW, opóźnione wprowadzanie czasu lub poślizgi w harmonogramie projektu, stwórz plan działania dotyczący najlepszego sposobu rozwiązania tych kwestii. I monitoruj i mierz, aby wiedzieć, że twój plan działa!

Podsumowanie

Podsumowując, wyciek przychodów to pieniądze zarobione przez organizację usługową pomniejszone o zebraną kwotę. Ta utrata przychodów może stać się znacząca, jeśli pozostanie niezauważona, a przyczyny wycieku przychodów nie zostaną skorygowane. Kluczem do zminimalizowania wycieku przychodów jest przyjęcie proaktywnego podejścia do zarządzania rozliczanym czasem i wydatkami oraz procesami operacyjnymi przy użyciu automatyzacji i analityki. Oprogramowanie PSA, takie jak Projector firmy BigTime, zostało stworzone specjalnie po to, aby pomóc organizacjom usługowym zmierzyć się z tym podejściem i usprawnić świadczenie usług w celu maksymalizacji wzrostu i zysków.

Jeśli masz trudności z utrzymaniem płynnego przepływu przychodów w swojej firmie, skontaktuj się z naszym zespołem już dziś, aby dowiedzieć się, w jaki sposób BigTime Software może pomóc Ci wdrożyć wszystkie te wskazówki, aby zmniejszyć wyciek przychodów, poprawić rentowność projektów i wygenerować większy przychód na konsultanta.

Często zadawane pytania dotyczące wycieków przychodów

Czym jest wyciek przychodów?

Wyciek przychodów odnosi się do różnicy między kwotą zarobionych pieniędzy a kwotą faktycznie pobraną.

Jakie są przyczyny wycieków dochodów?

Przyczyn wycieku przychodów może być wiele, w tym

- Ręczne procesy księgowe i/lub przestarzałe systemy
- Klienci nie są rozliczani tak często, jak to możliwe
- Wycena usług po stawce zbyt niskiej, aby pokryć koszty
- Klienci nie płacą rachunków w terminie
- Brak działań następczych wobec spóźniających się płatników w celu odzyskania zaległych należności
- Brak komunikacji z klientami w zakresie warunków i terminów płatności
- Nieefektywne lub nieskuteczne procesy rozliczeniowe
- Niedokładne lub niekompletne faktury
- Słabe metody prognozowania przychodów

Czym jest wyciek w konsultingu?

Wyciek przychodów w konsultingu lub organizacji świadczącej usługi profesjonalne to termin używany do opisania utraconych przychodów, które często pozostają niezauważone.

Na czym polega problem z wyciekiem przychodów?

Jeśli nie masz jasnego i przejrzystego wglądu w procesy fakturowania konsultantów i generowania przychodów, może być trudno proaktywnie nimi zarządzać i dokładnie mierzyć wydajność świadczonych usług - co skutkuje opóźnieniami lub utratą przychodów.

Jak poprawić lub naprawić wyciek przychodów?

Bardzo ważne jest, aby zatkać obecne wycieki w organizacji i zapobiec potencjalnym wyciekom w przyszłości. Aby poprawić wyciek przychodów w swojej firmie usługowej, zacznij od tych 7 wskazówek:

1. Zarządzanie poślizgami i odpisami czasu
2. Uwzględnianie kart czasu i kosztów o wartości zerowej
3. Tworzenie i utrzymywanie dokładnych kart stawek
4. Automatyzacja wprowadzania czasu i wydatków
5. Wykorzystanie technologii jako narzędzia
6. Wykorzystanie analizy wycieku przychodów do pomiaru poprawy
7. Stworzenie planu na przyszłość

Jak obliczyć wyciek przychodów?

Wyciek przychodów to pieniądze zarobione przez organizację usługową pomniejszone o zebraną kwotę.

Jak znaleźć wyciek przychodów?

Korzystając z rozwiązania technologicznego z funkcjami oprogramowania do wykrywania wycieków przychodów, można szybko przeglądać szczegółowe dane dotyczące przychodów w całej organizacji, aby zidentyfikować wycieki przychodów w procesach sprzedaży, księgowości i projektach. Oznacza to określenie, które projekty i/lub klienci powodują ten problem, gdzie dokładnie dochodzi do wycieku i czy dzieje się to na etapach przedfakturowania czy pofakturowania.