Ostatnia aktualizacja 5 lipca 2023 r.
Zrozumienie wskaźników wykorzystania i sposobu ich działania może pomóc organizacjom świadczącym profesjonalne usługi we wszystkich branżach i rozmiarach zoptymalizować swoje zasoby i poprawić wyniki finansowe. W tym poście zbadamy podstawy wskaźników wykorzystania i dlaczego mają one znaczenie.
Co to jest współczynnik wykorzystania?
Wskaźniki wykorzystania są kluczowym wskaźnikiem dla wszystkich organizacji świadczących usługi profesjonalne. Wskaźnik ten jest obliczeniem ilości czasu, w którym zasób, taki jak personel, jest wykorzystywany w porównaniu do całkowitej ilości czasu, który jest dostępny dla organizacji.
Wskaźniki wykorzystania odnoszą się do ogólnego wykorzystania zasobów w organizacji, w tym wszystkich pracowników lub konsultantów jako całości.
Wskaźnik wykorzystania zapewnia wgląd w to, jak efektywnie organizacja wykorzystuje swoją siłę roboczą do dostarczania rozliczanej pracy i czy jest miejsce na poprawę. Jest on również wykorzystywany do identyfikowania potencjalnych wąskich gardeł, niewykorzystanych zasobów lub nadmiernej liczby pracowników.
Wyższy wskaźnik wykorzystania zasobów generalnie wskazuje na lepszą produktywność i dobre zarządzanie zasobami w organizacji.
Wzór na współczynnik wykorzystania
Formuła wskaźnika wykorzystania jest prosta: podziel całkowitą ilość czasu, za który naliczane są opłaty, przez całkowity czas, w którym zasób jest dostępny, a następnie pomnóż przez 100, aby uzyskać wartość procentową.
Godziny podlegające rozliczeniu
Całkowita liczba godzin przepracowanych przez pracowników/konsultantów nad projektami lub zadaniami klienta, które mogą być bezpośrednio rozliczone z klientami.
Dostępne godziny
Całkowita liczba godzin, które pracownicy/konsultanci mogą przepracować w określonym okresie. Zwykle nie obejmuje to urlopów, świąt, szkoleń i innych godzin wolnych od pracy.
Przykład współczynnika wykorzystania
Załóżmy na przykład, że firma "ABC Consulting" zatrudnia 20 pracowników. Oto jak można obliczyć wskaźnik wykorzystania dla całej organizacji.
Godziny podlegające rozliczeniu: Zbierz łączną liczbę godzin rozliczeniowych przepracowanych przez wszystkich 20 pracowników w organizacji w określonym okresie (w tym przykładzie użyjemy miesiąca). Załóżmy, że łączna liczba rozliczanych godzin dla ABC Consulting w tym miesiącu wyniosła 3200 godzin.
Dostępne godziny: Oblicz łączną liczbę dostępnych godzin dla wszystkich pracowników łącznie w tym samym 1-miesięcznym okresie. Zakładając, że każdy pracownik miał standardowy harmonogram pracy wynoszący 8 godzin dziennie i pracował przez 20 dni w tym miesiącu, łączna liczba dostępnych godzin wynosiłaby:
Łączna liczba dostępnych godzin = (liczba pracowników) x (liczba godzin dziennie) x (liczba dni roboczych)
Łącz na liczba dostępnych godzin = 20 pracowników x 8 godzin dziennie x 20 dni
Łączna liczba dostępnych godzin = 3200 godzin
Obliczanie współczynnika wykorzystania
Korzystając ze wzoru wspomnianego wcześniej, można obliczyć wskaźnik wykorzystania dla organizacji:
Współczynnik wykorzystania = (rozliczane godziny / dostępne godziny) x 100
Współczynnik wykorzystania = (3 200 godzin / 3 200 godzin) x 100
Współczynnik wykorzystania = 100%
W tym przykładzie wskaźnik wykorzystania czasu pracy ABC Consulting wynosi 100%, co oznacza, że pracownicy organizacji efektywnie wykorzystali wszystkie dostępne godziny pracy, pracując nad projektami podlegającymi rozliczeniu.
Wskaźnik wykorzystania pracowników
Obliczane w taki sam sposób jak wskaźniki wykorzystania, wskaźniki wykorzystania pracowników koncentrują się w szczególności na produktywności i wydajności poszczególnych pracowników, a nie organizacji jako całości.
Wskaźnik wykorzystania pracowników jest obliczany poprzez podzielenie całkowitej liczby rozliczanych godzin przepracowanych przez pracownika w danym okresie przez jego dostępne godziny, a następnie pomnożenie przez 100 w celu uzyskania wartości procentowej.
Mierzy, jak efektywnie pracownik wykorzystuje swoje godziny pracy do generowania rozliczalnej pracy dla organizacji. Wskaźnik ten jest przydatny do oceny wydajności poszczególnych pracowników, identyfikacji osób osiągających najlepsze wyniki i zrozumienia ich wkładu w ogólną produktywność organizacji.
Czym jest dobry wskaźnik wykorzystania?
Dobry wskaźnik wykorzystania dla organizacji świadczącej usługi profesjonalne może się różnić w zależności od branży, rodzaju świadczonych usług i modelu biznesowego organizacji.
Chociaż dążenie do wysokiego wskaźnika wykorzystania może być korzystne, kluczowe jest uwzględnienie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym pracowników oraz jakości dostarczanej pracy. Zbyt wysoki wskaźnik wykorzystania może prowadzić do wypalenia pracowników, zmniejszenia satysfakcji z pracy i potencjalnego wpływu na zadowolenie klienta i jakość projektu
Z drugiej strony, niski wskaźnik wykorzystania może wskazywać na to, że firma ma zbyt dużo pracowników lub że jej pracownicy nie są efektywnie wykorzystywani.
Organizacje powinny znaleźć równowagę, która maksymalizuje produktywność i rentowność, jednocześnie biorąc pod uwagę dobre samopoczucie i długoterminowy zrównoważony rozwój swoich pracowników i całej firmy.
Oto kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę przy określaniu, jaki wskaźnik wykorzystania jest dobry dla Twojej firmy:
Standardy branżowe: Ważne jest, aby zrozumieć typowe wskaźniki wykorzystania w danej branży. Różne sektory, takie jak doradztwo w zakresie zarządzania, usługi IT lub usługi prawne, mogą mieć różne wskaźniki wykorzystania ze względu na różne czasy trwania projektów, wymagania klientów i modele świadczenia usług.
Model biznesowy i rentowność: Organizacje z większą liczbą usług o stałych kosztach mogą dążyć do wyższych wskaźników wykorzystania, aby zmaksymalizować swoje przychody i rentowność. Z drugiej strony organizacje, które priorytetowo traktują równowagę między życiem zawodowym a prywatnym lub mają modele cenowe oparte na projektach, mogą dążyć do nieco niższych wskaźników wykorzystania.
Dostępność zasobów: Zdolność i dostępność zasobów odgrywają rolę w określaniu celów wykorzystania. Jeśli organizacja ma nadwyżkę wykwalifikowanych zasobów, może dążyć do wyższych wskaźników wykorzystania, aby zoptymalizować alokację zasobów. Z drugiej strony, organizacje z ograniczonymi zasobami lub wyspecjalizowanymi zestawami umiejętności mogą mieć niższe cele wykorzystania, aby zapewnić jakość i uniknąć wypalenia.
Złożoność projektów: Charakter i złożoność projektów może wpływać na wskaźniki wykorzystania. Bardzo złożone projekty mogą wymagać więcej czasu na badania, planowanie i współpracę, co skutkuje niższymi wskaźnikami wykorzystania. Jednak prostsze lub powtarzalne zadania mogą pozwolić na wyższe wskaźniki wykorzystania.
Dlaczego współczynnik wykorzystania ma znaczenie
Wskaźniki wykorzystania mają znaczenie w firmach świadczących profesjonalne usługi z wielu powodów:
Optymalizacja zasobów
Śledząc i analizując wskaźniki wykorzystania, organizacje mogą zapewnić, że umiejętności i wiedza ich pracowników są efektywnie wykorzystywane. Pozwala to firmom zidentyfikować niewykorzystane zasoby i podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów, personelu i zadań projektowych.
Generowanie przychodów
Wyższe wskaźniki wykorzystania wskazują, że pracownicy poświęcają więcej godzin pracy na rozliczaną pracę, co prowadzi do zwiększenia przychodów i rentowności. Optymalizując wskaźniki wykorzystania, firmy mogą zmaksymalizować swój potencjał przychodów i poprawić wyniki finansowe.
Ocena wydajności
Wskaźniki wykorzystania służą jako kluczowy wskaźnik wydajności dla poszczególnych pracowników. Zapewnia wgląd w ich produktywność, wydajność i wkład w organizację. Monitorując wskaźniki wykorzystania, organizacje mogą oceniać wydajność pracowników, identyfikować osoby osiągające najlepsze wyniki i zajmować się wszelkimi kwestiami związanymi z wydajnością lub potrzebami szkoleniowymi.
Planowanie i realizacja projektów
Wskaźniki wykorzystania pomagają firmom oszacować zapotrzebowanie na zasoby, zapewnić odpowiedni personel do projektów i skutecznie zarządzać obciążeniem pracą. Utrzymując optymalne wskaźniki wykorzystania, organizacje mogą spełniać oczekiwania klientów, realizować projekty na czas i zwiększać zadowolenie klientów.
Planowanie wydajności
Analizując historyczne dane dotyczące wykorzystania i prognozując przyszłe zapotrzebowanie, organizacje mogą ocenić swoje potrzeby w zakresie zasobów, zidentyfikować potencjalne luki w zasobach i zaplanować szkolenia lub outsourcing, aby sprostać przyszłym wymaganiom klientów.
Wydajność operacyjna
Monitorowanie i optymalizacja wskaźników wykorzystania zasobów przyczynia się do ogólnej wydajności operacyjnej. Maksymalizując wykorzystanie zasobów, organizacje mogą zminimalizować liczbę godzin niepodlegających rozliczeniu i skrócić czas bezczynności. Prowadzi to do poprawy wydajności, obniżenia kosztów i lepszego wykorzystania dostępnych zasobów.
Podejmowanie strategicznych decyzji
Analizując trendy i wzorce wykorzystania, firmy mogą identyfikować możliwości rozwoju, oceniać potrzebę zmian i podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów.
Zwiększenie wskaźnika wykorzystania dzięki oprogramowaniu PSA
Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), takie jak BigTime, może pomóc zwiększyć wskaźniki wykorzystania, zapewniając widoczność i alokację zasobów, umożliwiając wydajne planowanie i harmonogramowanie projektów, upraszczając śledzenie czasu i wydatków, oferując raportowanie i analizy w czasie rzeczywistym, usprawniając przepływ pracy i współpracę oraz wspierając planowanie i prognozowanie wydajności.
Wykorzystując te funkcje, firmy mogą zoptymalizować wykorzystanie zasobów, poprawić wydajność operacyjną i zwiększyć rentowność.
W raporcie Professional Services Automation Software Benchmark Report, w którym przebadano ponad 400 firm świadczących profesjonalne usługi, ujawniono następujące dane dotyczące organizacji korzystających z oprogramowania PSA.
Często zadawane pytania dotyczące wskaźników wykorzystania
Jaki jest dobry wskaźnik wykorzystania?
Dobry wskaźnik wykorzystania może się różnić w zależności od konkretnej branży, ale ogólnie wskaźnik wykorzystania wynoszący około 70%-80% jest uważany za zdrowy.
Jak zdefiniować wykorzystanie?
Wykorzystanie jest miarą tego, jak wydajnie i skutecznie zasoby są wykorzystywane w celu optymalizacji produktywności i minimalizacji nieefektywności.
Dlaczego wskaźnik wykorzystania jest ważny?
Wskaźniki wykorzystania są ważne, ponieważ zapewniają wgląd w to, jak efektywnie wykorzystywane są zasoby, umożliwiając firmom optymalizację ich działań, identyfikację nieefektywności, poprawę produktywności, podejmowanie świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów, a ostatecznie poprawę ogólnej wydajności i rentowności.
Czym są złe wskaźniki wykorzystania?
Chociaż może się to różnić w zależności od branży, wskaźniki wykorzystania poniżej 50% są uważane za słabe, wskazując na marnowanie mocy produkcyjnych, niższą produktywność i potencjalną nieefektywność finansową.
Jaka jest różnica między wskaźnikiem rozliczalności a wskaźnikiem wykorzystania?
Różnica między wskaźnikami rozliczalności i wykorzystania polega na tym, że rozliczalność mierzy część czasu spędzonego na płatnej pracy z klientem, podczas gdy wykorzystanie mierzy ogólne produktywne wykorzystanie dostępnych zasobów, w tym zarówno czynności płatne, jak i niepłatne.
Jaki jest średni wskaźnik wykorzystania konsultantów?
Średni wskaźnik wykorzystania konsultantów powinien wynosić od 60% do 80%, przy czym niektórzy konsultanci osiągający najlepsze wyniki osiągają wskaźniki powyżej 80%.
