W ostatnich latach widoczne były zawirowania gospodarcze, które miały wpływ na różne branże, w tym na organizacje świadczące profesjonalne usługi. Jeśli ten czas czegoś nas nauczył, to tego, że należy być przygotowanym na wszystko. Przy tak wielu różnych (i często nieprzewidywalnych) czynnikach wpływających na przychody, w tym na personel, sprzedaż, przychody z projektów i nie tylko, firmy świadczące usługi profesjonalne mogą się zastanawiać - czy mamy wystarczająco dużo pieniędzy, aby przez to przejść?
W tym artykule omówimy dokładnie, o czym należy pamiętać, próbując znaleźć tę odpowiedź. Od obliczeń po często pomijane wydatki, wszystko jest tutaj.
Ile pieniędzy powinna mieć firma świadcząca profesjonalne usługi na swoim koncie bankowym?
Choć może się to wydawać oczywiste, to pytanie zaczyna się od wiedzy o tym, co jest w banku. Nie daj się jednak zwieść nadmiarowi gotówki.
Zacznij od obliczenia wszystkich kosztów, które muszą być pokrywane co miesiąc (pomożemy Ci rozbić te koszty później) i zadaj sobie pytanie - jak długo te pieniądze wystarczą, jeśli firma nagle straci cały swój dochód?
Prawidłowa odpowiedź na to pytanie dla firm świadczących profesjonalne usługi zatrudniających poniżej 50 osób to co najmniej trzy miesiące. Jednak w przypadku większych organizacji liczba ta może być inna ze względu na różne czynniki.
Dlaczego firmy zatrzymują dokładnie tyle pieniędzy? Przede wszystkim, cykl sprzedaży trwa zazwyczaj trzy miesiące (lub, w niektórych przypadkach, nieco dłużej). W związku z tym, posiadanie pieniędzy na tak długi okres czasu może pomóc firmie przetrwać i pozyskać nowe projekty w przypadku jakichkolwiek problemów.
Po drugie, trzymiesięczny bufor daje firmie dużo czasu na ściągnięcie zaległych należności i rozliczenie się z klientami. Innymi słowy, jest to wystarczająco dużo czasu, aby znaleźć dodatkowe potrzebne fundusze.
Obliczanie wydatków w organizacji świadczącej usługi profesjonalne
Przed rozpoczęciem zwiększania przychodów firmy świadczące usługi profesjonalne muszą określić, jakie koszty muszą pokryć, aby osiągnąć próg rentowności.
Marże zysku
Marża zysku stanowi różnicę między przychodami a kosztami, więc wszelkie zmiany w kosztach mają bezpośredni wpływ na rentowność. Marże zysku są często kategoryzowane w oparciu o różne poziomy lub składniki, które pomagają analizować różne aspekty rentowności firmy.
Oto kilka popularnych rodzajów marż zysku:
Marża brutto: Stanowi procent przychodów, który przewyższa koszty sprzedanych towarów (COGS). Odzwierciedla efektywność produkcji i strategii cenowych.
Marża operacyjna: Marża ta uwzględnia koszty operacyjne (poza COGS), takie jak wynagrodzenia, czynsz, media i marketing. Wskazuje, jak dobrze podstawowe operacje firmy generują zysk.
Marża netto: Marża netto, znana również jako dolna linia, uwzględnia wszystkie wydatki, w tym podatki i odsetki. Zapewnia kompleksowy obraz ogólnej rentowności.
Marża wkładu: Często stosowana w analizie progu rentowności, marża ta koncentruje się na kosztach zmiennych związanych z wytworzeniem jednej dodatkowej jednostki produktu. Pomaga określić kwotę dostępną na pokrycie kosztów stałych i przyczynienie się do zysku.
Koszty ogólne
Koszty ogólne to wszystkie stałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, z wyłączeniem bezpośrednich kosztów opracowania produktu lub świadczenia usługi.
Zarówno firmy jako całość, jak i poszczególne projekty mogą generować koszty ogólne. Jednak koszty ogólne projektu mogą być uwzględnione tylko w budżecie danego projektu, podczas gdy koszty ogólne firmy są dzielone między wszystkie projekty podlegające rozliczeniu.
Należy zauważyć, że zarówno koszty ogólne projektu, jak i koszty ogólne firmy wpływają na wysokość zysków z projektu i ogólną rentowność firmy, ale robią to w różnym stopniu.
Obliczanie kosztów ogólnych projektu
Dodatkowe koszty projektu należy podzielić przez przewidywaną liczbę godzin. Na przykład, jeśli szacuje się, że projekt zostanie ukończony w ciągu 500 godzin, a jego dodatkowe koszty wyniosą 750 USD, koszty ogólne projektu na godzinę wyniosą dokładnie 1,50 USD.
Obliczanie kosztów ogólnych firmy
Najprostszym sposobem obliczenia tych kosztów jest podzielenie sumy wszystkich kosztów ogólnofirmowych przez całkowitą liczbę godzin we wszystkich projektach podlegających rozliczeniu.
Aby zilustrować ten przykład, wyobraźmy sobie małą firmę, która pracuje nad 3 projektami:
Projekt A zaplanowano na 300 godzin miesięcznie
Projekt B zaplanowano na 200 godzin miesięcznie
Projekt C zaplanowano na 500 godzin miesięcznie
W tym samym miesiącu firma spodziewa się wygenerować koszty organizacyjne w wysokości 2 000 USD. W związku z tym koszt ogólny na godzinę wynosi 2 USD. Następnie należy zsumować oba te rodzaje kosztów ogólnych. W tym przypadku całkowity koszt ogólny wynosi 3,50 USD za godzinę.
Formuła alokacji kosztów
Dla każdego projektu przydzielana jest część kosztów ogólnych, a dystrybucja jest prosta. Jednak jeśli chodzi o podział kosztów ogólnych firmy między projektami, małe operacje nie są w stanie pokryć tak wielu wydatków, jak ich większe odpowiedniki. Jak możemy podzielić koszty między różne operacje, nie czyniąc ich nierentownymi? Do tego właśnie służy formuła alokacji kosztów.
Alokacja kosztów dopasowuje projekty do działów lub operacji, które je generują. Innymi słowy, pozwala menedżerom obliczyć udział kosztów ogólnych, które ich projekt musi pokryć w oparciu o wykorzystywane zasoby.
Krok 1: Określ, które koszty chcesz alokować.
Najpierw oblicz koszty, które mają zostać przydzielone, sumując wszystkie koszty, które chcesz podzielić między projekty.
Na potrzeby tego przykładu załóżmy, że The Best Company koncentruje się na przypisywaniu kosztów swoich działów wsparcia do projektów na dany miesiąc. Koszty te obejmują:
- Koszty działów sprzedaży i marketingu = 40 000 USD
- Koszty pracowników odsuniętych od pracy = 15 000 USD
- Koszty zarządzania i administracji = 45 000 USD
Łącznie wszystkie te działy odpowiadają za 100 000 USD kosztów ogólnych, które należy przydzielić.
Krok 2: Określenie podstawy podziału kosztów.
W zależności od rodzaju działalności, koszty można podzielić na podstawie różnych czynników. Do najpopularniejszych należą:
- Ilość rozliczanych godzin śledzonych dla każdej usługi
- Kwota wygenerowanego dochodu
- Kwota wygenerowanego zysku
Zacznijmy od pierwszego z wymienionych wskaźników - rozliczanych godzin. Metoda ta jest uważana za najprostszą do proporcjonalnej alokacji kosztów i jest szeroko stosowana w firmach świadczących usługi profesjonalne.
Na przykład, The Best Company ma 2 projekty, Projekt A i Projekt B.
Aby ukończyć projekt A w danym miesiącu, zespół przepracuje 1800 godzin.
Aby ukończyć projekt B w danym miesiącu, zespół przepracuje 1200 godzin.
Ukończenie obu projektów wymaga łącznie 3000 godzin. W związku z tym projekt A odpowiada za 60% wszystkich rozliczanych godzin w firmie, podczas gdy projekt B obejmuje tylko 40% z nich. Są to proporcje, których użyjemy w alokacji kosztów dla tej metody.
Krok 3: Proporcjonalny podział kosztów.
Zgodnie z powyższym przykładem, całkowity koszt do podziału między rozliczane operacje wynosi 100 000 USD.
Projekt A wymaga większej liczby godzin, dlatego powinien pokryć większą część kosztów, dokładnie 60% z nich. Oznacza to, że do projektu przypisano 60 000 USD kosztów.
Z drugiej strony, projekt B wymaga jedynie 40% wszystkich rozliczanych godzin. W związku z tym powinien on pokryć 40% kosztów, co daje 40 000 USD.
Krok 4: Określenie rentowności projektu.
Przyjrzyjmy się teraz wpływowi tych kosztów ogólnych na projekty na przykładzie projektu A.
Ten projekt wymaga pokrycia kosztów ogólnych w wysokości 60 000 USD każdego miesiąca. Każdego miesiąca spółka otrzymuje 150.000 USD za pracę nad tym projektem. Szacuje się, że prace będą kosztować około 50 000 USD.
Po odjęciu kosztów pracy i kosztów ogólnych od wygenerowanego dochodu, projekt osiąga zysk w wysokości 40 000 USD. W związku z tym jego ostateczna marża zysku wynosi około 26%, co jest całkowicie wystarczające, aby zadowolić interesariuszy.
Co może wpłynąć na przyszłą rentowność mojego projektu?
Ogólna rentowność netto Twojej firmy nie jest jedyną rzeczą, na której powinno Ci zależeć. Zanim zaczniesz grzebać w sprawozdaniach finansowych, postępuj zgodnie z poniższymi metodami, aby sprawdzić, czy Twój projekt jest opłacalny - i czy pozostanie taki w przyszłości.
Wskaźnik wydajności kosztowej
Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI) jest miarą stosowaną w zarządzaniu projektami do oceny wydajności kosztowej projektu. Jest on obliczany poprzez podzielenie wartości uzyskanej (budżetowany koszt wykonanej pracy) przez rzeczywisty koszt wykonanej pracy.
Zasadniczo wskaźnik CPI wskazuje, czy projekt jest poniżej, na lub powyżej budżetu w danym momencie. Wartość CPI większa niż 1 wskazuje, że projekt jest poniżej budżetu, podczas gdy wartość mniejsza niż 1 sygnalizuje, że projekt przekracza budżet.
Przykład wskaźnika efektywności kosztowej
Załóżmy, że projekt A jest w połowie drogi do ukończenia. Planowano, że zajmie to 1600 godzin. Jednak ukończenie prac do tego momentu zajęło 750 godzin. W związku z tym musimy pomnożyć postęp (w tym przypadku jest to 0,5, ponieważ 1 oznacza w pełni ukończony projekt) przez 1600 szacowanych godzin, a następnie podzielić wynik przez 750. W tym przypadku CPI wynosi 1,07 - projekt wykorzystał o 7% więcej budżetu niż powinien.
Co czeka mnie w przyszłości?
Choć przyszłość jest nieprzewidywalna, należy pamiętać, że firmy świadczące usługi profesjonalne często jako pierwsze odbijają się od dna, gdy tylko sytuacja gospodarcza zaczyna się poprawiać. Aby wyprzedzić konkurencję i mieć wgląd w dane finansowe w czasie rzeczywistym, warto skorzystać z oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA ), takiego jak BigTime. Gromadząc i organizując dane finansowe, BigTime oferuje cenny wgląd w przeszłe wyniki i bieżące trendy. Jego konfigurowalne możliwości raportowania w czasie rzeczywistym umożliwiają klientom prognozowanie przyszłych przychodów w oparciu o dane historyczne i przewidywane zmiany.
