Co to jest wykorzystanie podlegające rozliczeniu?
Wykorzystanie godzin podlegających rozliczeniu = (liczba godzin podlegających rozliczeniu / liczba dostępnych godzin) X 100%.
Wskaźnik wykorzystania jest jednym z najważniejszych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) mierzonych przez prawie wszystkie firmy świadczące usługi profesjonalne.
Wykorzystanie faktur. Każda firma świadcząca profesjonalne usługi, z którą kiedykolwiek współpracowałem - niezależnie od tego, czy jest to firma konsultingowa w zakresie zarządzania, organizacja zajmująca się marketingiem cyfrowym, czy też firma wdrażająca technologie - oblicza i mierzy wykorzystanie faktur. Każdy menedżer ds. usług profesjonalnych - od kierownictwa wykonawczego po menedżerów ds. dostaw i kierowników działów - stara się poprawić wykorzystanie faktur. Każdy rozliczany konsultant jest, przynajmniej częściowo, oceniany i wynagradzany na podstawie rozliczanego wykorzystania.
Problem polega na tym, że nie wszyscy rozumieją, czym jest rozliczalne wykorzystanie lub jak je obliczyć.
Formuła rozliczanego wskaźnika wykorzystania
Na pierwszy rzut oka, rozliczalne wykorzystanie, znane również jako kalkulacja wykorzystania lub wskaźnik wykorzystania, jest prostą koncepcją, która mierzy, ile czasu ludzie spędzają na generowaniu przychodów. Bierzesz godziny, za które ludzie wystawiają rachunki, dzielisz przez godziny, w których są dostępni i otrzymujesz wartość procentową przy użyciu tej formuły rozliczalnego wskaźnika wykorzystania:
Inne nazwy rozliczanego wykorzystania
Jeśli chodzi o sposób obliczania wskaźnika wykorzystania w celu określenia rozliczanych wskaźników wykorzystania organizacji, inne terminy, z którymi można się spotkać, obejmują:
- Obliczanie wykorzystania
- Obliczanie wykorzystania pracowników
- Wskaźnik wykorzystania konsultantów
- Wzór na współczynnik wykorzystania
- Obliczanie wykorzystania podlegającego rozliczeniu
- Wskaźnik wykorzystania usług konsultingowych
- Formuła efektywnego wykorzystania
- Wskaźnik wykorzystania pracowników
- Stawka rozliczeniowa
- Procent wykorzystania
- Wykorzystanie zasobów w zarządzaniu projektami
Niezależnie od tego, jak się do tego odniesiesz, gdy użyjesz wzoru na wskaźnik wykorzystania, następnym krokiem jest porównanie tego procentu z innymi firmami, innymi działami, innymi ludźmi, a następnie (przynajmniej w teorii) masz sposób pomiaru wydajności. Zakłada to, że wszyscy obliczają wykorzystanie w ten sam sposób.
Problem polega na tym, że sprawy rzadko są tak proste, jeśli naprawdę chcesz wykorzystać coś takiego jak wykorzystanie faktur za usługi profesjonalne do stymulowania korzystnych zachowań. Oto, o czym należy pomyśleć, mierząc wykorzystanie faktur w firmie świadczącej usługi profesjonalne.
Formuła rozliczanego wykorzystania: Licznik
Wyjaśnienie:
Licznik w obliczeniach wykorzystania zależy od tego, jakie zachowania chcesz promować. Większość organizacji usługowych przyjmuje bardzo uproszczone podejście i po prostu mierzy wykorzystanie faktur... czas spędzony na pracy nad projektami, za które wystawiane są rachunki.
Prosty widok:
Takie jednowymiarowe spojrzenie może jednak czasami prowadzić do sprzecznych zachęt. Czy mniej wydajny konsultant, który spędza więcej czasu nad konkretnym zadaniem niż bardziej wydajny konsultant, powinien otrzymać więcej punktów za jego wykorzystanie?
A co z osobą, która wykonuje pracę, za którą nie można obciążyć klienta, ponieważ ktoś inny musiał ją powtórzyć? Jak mierzyć osoby, które nie pracują bezpośrednio nad projektami podlegającymi rozliczeniu, ale raczej nad projektami wewnętrznymi, ale nadal wykonują pracę kluczową dla organizacji? Czy w takich sytuacjach nadal korzystne jest skupienie się na rozliczanym wykorzystaniu jako wskaźniku wykorzystania pracowników?
A Nuanced View:
Wiele najlepszych firm świadczących profesjonalne usługi przyjmuje bardziej zniuansowaną perspektywę i często stosuje wiele miar wykorzystania zasobów. Oprócz pomiaru wykorzystania rozliczanego, mogą również mierzyć:
- Wykorzystanie płatne: mierzy czas spędzony na projektach płatnych, ale tylko czas płatny, który faktycznie generuje przychody.
- Produktywne wykorzystanie: mierzy liczbę godzin spędzonych na pracy niepodlegającej rozliczeniu, uznawanej za kluczową dla bieżącej działalności firmy, takiej jak rozwój biznesu lub rozwój produktu.
- Całkowite wykorzystanie: mierzy ogólne wykorzystanie, na przykład, aby upewnić się, że ktoś w dziale finansowym nie rejestruje stale 100-godzinnych tygodni pracy.
Formuła rozliczanego wykorzystania: Mianownik
Wyjaśnienie:
Mianownik wskaźnika wykorzystania zasobów zależy od tego, jak organizacja definiuje dostępność każdej osoby. Podobnie jak w przypadku licznika, sposób, w jaki organizacja oblicza mianownik, może również wpływać na zachowanie.
Prosty widok:
Na przykład, ludzie zazwyczaj nie pracują nad projektami podlegającymi rozliczeniu ani nie generują przychodów podczas urlopów firmowych lub zwolnień lekarskich. Biorąc to pod uwagę, decyzja o tym, czy liczyć te godziny jako dostępne godziny w mianowniku, wpływa na obliczenia wykorzystania.
Jeśli ludzie czują, że branie zwolnień lekarskich będzie się liczyć przeciwko nim przy obliczaniu ich wykorzystania, mogą być mniej skłonni do pozostania w łóżku, gdy są chorzy. Ponadto, ponieważ miesiące letnie i wakacje są często szczytowym okresem urlopowym, uwzględnienie czasu wolnego i wakacji w mianowniku może prowadzić do zmienności z powodu sezonowych efektów wykorzystania.
W związku z tym istnieją pewne korzyści wynikające z nieuwzględniania w obliczeniach czasu spędzonego poza biurem.
A Nuanced View:
Podobnie jak w przypadku licznika, wiele najlepiej prosperujących firm przyjmie również bardziej zniuansowany pogląd na mianownik obliczeń wykorzystania, w zależności od tego, co próbują zmierzyć.
Mogą chcieć lepiej zrozumieć możliwości swojego zespołu. Innymi słowy, ile produktywności uzyskują z obecnego personelu bez dodawania lub usuwania ludzi z organizacji?
Z drugiej strony, mogą oni chcieć zrozumieć efektywność swoich inwestycji w siłę roboczą. Innymi słowy, jaką produktywność uzyskuje firma w porównaniu do tego, za co płaci? Różnica ta może nie istnieć, jeśli cały personel jest wynagradzany. Jednakże, gdy zaczynasz uwzględniać podwykonawców opłacanych na podstawie stawek godzinowych lub pracowników nieobjętych zwolnieniem kwalifikujących się do nadgodzin, to zupełnie inna historia.
Wraz z poprawą wskaźników wykorzystania pracowników, korzyści obejmują wyższe wskaźniki terminowej realizacji projektów, niższe przekroczenia projektów i lepszą widoczność w czasie rzeczywistym. (Źródło: 2022 SPI Research)
Benchmarki wykorzystania usług profesjonalnych
Wyjaśnienie:
Gdy firma ustali już podejście do obliczania procentu wykorzystania, następnym krokiem jest określenie, jaki jest rozsądny cel wykorzystania. A może powinienem powiedzieć, jakie są jej podejścia i jakie są rozsądne cele wykorzystania - z których oba mogą się różnić w zależności od potrzeb i celów firmy.
Jeśli nie wiesz lepiej, możesz stale dążyć do osiągnięcia 100% wskaźnika wykorzystania. Jednak "idealny" procent wykorzystania sugeruje, że pracownicy są przepracowani i mogą mieć niewielką lub żadną satysfakcję z pracy. Co jeśli wskaźnik wykorzystania przekracza 100%? Wtedy Twoja organizacja jest winna złej alokacji zasobów, zarządzania i planowania.
Prosty widok:
Wiele organizacji dąży do osiągnięcia wskaźnika wykorzystania na poziomie około 80% i mierzy wykorzystanie rozliczane w stosunku do celu 2000 godzin rocznie, porównując się z rynkiem. Jest to proste, spójne, nie wymaga mnóstwa przemyśleń i jest łatwo porównywalne z benchmarkami branżowymi, takimi jak SPI Benchmark Survey. Jednak ważne jest również, aby wziąć pod uwagę wymagania klientów i charakter pracy.
A Nuanced View:
Ponadto firmy mogą stosować nieco bardziej zniuansowane, ale wciąż proste miary dla poszczególnych członków zespołu w postaci obliczeń premii lub wskaźników na indywidualnych pulpitach nawigacyjnych. Miara ta jest często oparta na wykorzystaniu godzin produktywnych podzielonych przez godziny pracy minus urlopy i czas wolny. Wynik ten można następnie porównać z minimalnym docelowym poziomem produktywności.
Minimalne i maksymalne cele wykorzystania
Ponadto, bardziej zaawansowane firmy mogą wykorzystywać zarówno minimalny, jak i maksymalny cel wykorzystania, aby poprawić dyscyplinę zarządzania zasobami usług profesjonalnych. Maksymalne cele mogą być wykorzystywane do kontrolowania nadmiernego wykorzystania, co może prowadzić do niepożądanego odejścia pracowników, jak opisano w artykule Forbes na temat wypalenia konsultantów. Maksymalne cele w zakresie rozliczeń lub opłat mogą również pomóc w zapewnieniu, że menedżerowie częściowo rozliczający się przeznaczą wystarczającą ilość czasu na inne działania, takie jak rozwój personelu lub zarządzanie kontem.
Podsumowanie
Podsumowując, dość proste pojęcie określania, jak zajęci są ludzie, jest bardziej zniuansowane niż się wydaje, w zależności od tego, co organizacja chce osiągnąć.
Firmy powinny świadomie i celowo decydować, które założenia i podejścia zastosować oraz rozumieć, jakie zachowania te decyzje mogą wywołać. Każdy, kto jest odpowiedzialny za pomiar i optymalizację wskaźników wykorzystania zasobów, musi zrozumieć założenia i upewnić się, że podejścia są stosowane zgodnie z ich intencjami.
Jednym z najważniejszych aspektów mierzenia i zarządzania wykorzystaniem jest możliwość robienia tego w sposób łatwy i spójny. Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA ) może pomóc firmom konsultingowym w osiągnięciu tego celu, skutkując wyższym wskaźnikiem wykorzystania o 7 punktów procentowych. Przekłada się to na poprawę wykorzystania czasu pracy o prawie cały miesiąc na pracownika rozliczanego rocznie.
Rozwiązania PSA przynoszą szereg podstawowych korzyści organizacjom świadczącym usługi profesjonalne, ale większość dyrektorów musi tylko spojrzeć na względny 11% (z 68,1% do 75,3%) wzrost wykorzystania faktur jako główny powód wyboru PSA. (Źródło: 2022 SPI Research)
Wreszcie, ważne jest, aby zrozumieć, że różne metody obliczania wykorzystania usług profesjonalnych nie wykluczają się wzajemnie. Zamiast tego, mogą one być stosowane w połączeniu ze sobą. Ważne jest również, aby wiedzieć, że optymalizacja wykorzystania w izolacji może być w rzeczywistości szkodliwa dla zdrowia organizacji usługowej i musi być wykonywana w połączeniu ze wszystkimi innymi wskaźnikami KPI w firmie.
Aby dowiedzieć się więcej o tych innych wskaźnikach, pobierz naszą białą księgę, Metryki, które mają znaczenie dla usług profesjonalnych, lub przeczytaj więcej o rozliczanym wykorzystaniu w naszym poście o tym, jak optymalne wykorzystanie zasobów może napędzać wzrost. Nie zapomnij też pobrać badania SPI Research, aby zapoznać się z celami benchmarkingu.
Cena za słabą alokację i zarządzanie zasobami oraz stopień ich wykorzystania z dnia na dzień staje się coraz bardziej kosztowna dla firm, od kosztów zatrudnienia po niezadowolenie klientów i rozwiązywanie umów. BigTime umożliwia kierownikom projektów obsługę komunikacji, zarządzanie zasobami i fakturowanie finansów w ramach tej samej kompleksowej platformy. Poproś o demo, aby dowiedzieć się więcej już dziś!
.png)
Często zadawane pytania dotyczące wykorzystania faktur
Co to jest wykorzystanie podlegające rozliczeniu?
Wykorzystanie podlegające rozliczeniu mierzy procent dostępnych godzin, które pracownicy spędzają na generowaniu przychodów za usługi oparte na projektach. Wzór na wskaźnik wykorzystania jest zdefiniowany jako: Billable Utilization % = (Number of Billable Hours / Number of Available Hours) X 100%. Jest to jeden z najważniejszych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) mierzonych przez prawie wszystkie firmy świadczące usługi profesjonalne.
Jaka jest formuła rozliczanego wskaźnika wykorzystania?
Podlegający rozliczeniu wskaźnik wykorzystania jest obliczany według poniższego wzoru: Wykorzystanie czasu pracy = (liczba godzin, za które można wystawić rachunek / liczba godzin, za które można wystawić rachunek) X 100%.
Co to jest wskaźnik wykorzystania?
Mówiąc prościej, wskaźnik wykorzystania to część całkowitego czasu pracy pracownika, która jest produktywna.
Co to jest płatne wykorzystanie?
Wykorzystanie płatne różni się nieco od wykorzystania płatnego, ponieważ robi dokładnie to, co mówi. Bierze pod uwagę pracę i godziny, które są faktycznie naliczane klientowi, informując o tym, jaki procent całkowitych naliczonych godzin przyczynia się do przychodów organizacji usługowej.
Czym jest produktywne wykorzystanie?
Produktywne wykorzystanie mierzy liczbę godzin spędzonych na pracy niepodlegającej rozliczeniu, uznanej za kluczową dla bieżącej działalności firmy. Jest to znacznie bardziej holistyczna miara, która uwzględnia całą pracę w organizacji świadczącej usługi profesjonalne, a nie tylko rozliczaną lub płatną. Nie każda dobra praca to praca dostarczana klientom. Jest to praca, która może być dostarczana wewnętrznie, co pomaga w ogólnym rozwoju naszej działalności.
Jakie jest znaczenie wskaźnika wykorzystania?
Współczynnik wykorzystania czasu pracy jest zasadniczo miarą procentu dostępnego czasu spędzonego na pracy nad projektami podlegającymi rozliczeniu. Jest to jeden z najważniejszych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) mierzonych przez prawie wszystkie firmy świadczące usługi profesjonalne.
Jak obliczyć wykorzystanie?
Wykorzystanie w usługach profesjonalnych mierzy, ile czasu ludzie spędzają na generowaniu przychodów. Wzór na wykorzystanie to: godziny, za które pracownicy wystawiają rachunki, podzielone przez godziny, w których pracownicy są dostępni, a następnie pomnożone przez 100, aby uzyskać wartość procentową.
Czym jest wykorzystanie w usługach profesjonalnych?
W świecie profesjonalnych usług, wykorzystanie jest miarą tego, jak efektywnie wykorzystujesz swoje zasoby. Można go traktować jako wskaźnik, który porównuje ilość czasu spędzonego na pracy nad projektami klientów z ilością dostępnego czasu.
Jak można poprawić wykorzystanie faktur?
Według najnowszego raportu Professional Services Maturity Benchmark opracowanego przez SPI Research, następujące czynniki mają bezpośredni związek z lepszym wykorzystaniem faktur:
- Zapewnienie dobrego kierunku przywództwa
- Wykorzystanie skutecznej komunikacji
- Wdrożenie narzędzia PSA
- Przeprowadzenie bardzo skutecznego marketingu usług
- Zwiększenie liczby transakcji
- Ograniczenie udzielanych rabatów na usługi
- Zmniejszenie ilości czasu potrzebnego na rekrutację i zatrudnienie
- Poprawa terminowości dostaw
- Opracowanie skutecznych procesów szacowania i przeglądu procesów
Dlaczego wykorzystanie faktur jest ważne?
Wykorzystanie faktur jest ważne dla organizacji świadczącej usługi profesjonalne, ponieważ mierzy, jak dobrze firma wykorzystuje swoje zasoby i pomaga zapewnić osiągnięcie celów w zakresie przychodów.
Dlaczego obliczanie wskaźnika wykorzystania jest ważne?
Obliczanie procentu wykorzystania pomaga dokładnie ocenić alokację zasobów wewnętrznych na projekt i sprawdzić, czy naliczona kwota jest opłacalna dla firmy. Obliczanie wskaźników wykorzystania pomaga również analizować poszczególne podejścia do metod wykonywania zadań i optymalizować je, aż staną się wydajne.
Co to jest przykład wykorzystania podlegającego rozliczeniu?
Procentowy wskaźnik wykorzystania można obliczyć, dzieląc łączną liczbę godzin produktywnych przez łączną liczbę godzin dostępnych, a następnie mnożąc przez 100. Na przykład, jeśli produktywny i rozliczalny czas pracownika w 40-godzinnym tygodniu pracy wynosi 26 godzin, wskaźnik wykorzystania pracownika wynosi 65% ((26/40) x 100).
