Ostatnia aktualizacja 28 marca 2023 r.
Prawdopodobnie jesteśmy najbardziej zaznajomieni ze słyszeniem o kamieniach milowych od nowych rodziców - pierwszych krokach dziecka, słowach i urodzinach. Podczas gdy niektórzy rodzice są świetni w śledzeniu tych momentów, każdy, kto jest najmłodszym dzieckiem w rodzinie, wie, że to zanika.
Ten sam problem może dotyczyć menedżerów projektów i zadań. Stajemy się zbyt zajęci swoimi zadaniami, przez co najlepsze praktyki są często pomijane. Zrozumienie kluczowych kamieni milowych w zarządzaniu projektami i ustanowienie zależności projektowych pomoże ci czołgać się, chodzić, biegać - co ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wydajności i sukcesu projektu od samego początku.
Zanim przyjrzymy się temu, jak kamienie milowe, zadania i zależności w zarządzaniu projektami łączą się ze sobą, tworząc idealny przepis na sukces w zarządzaniu projektami, podzielimy się wskazówkami dotyczącymi skutecznego mapowania zależności i kamieni milowych w projekcie, aby zwiększyć wartość planu, a nie stać się stresującym bałaganem na mapie drogowej projektu.
Czym są zależności w zarządzaniu projektami?
Zależności to po prostu zadania (pozycje na liście rzeczy do zrobienia), które są zależne od innego zadania. Jedno z nich nie może zostać wykonane przed ukończeniem drugiego, więc należy nimi starannie zarządzać, aby uniknąć opóźnień lub innych problemów.
Przykłady zależności projektu
Jednym z przykładów zależności w zarządzaniu projektami jest brak możliwości edycji wideo przed jego nagraniem. Byłoby to uważane za zależność logicznąktórej nie można uniknąć ze względu na charakter projektu lub zadania. Bez ukończenia pierwszego zadania, drugie zadanie nie ma żadnego sensu.
Chociaż zależność logiczna jest najczęściej rozważaną zależnością, istnieją dwa inne rodzaje zależności w zarządzaniu projektami, które należy wziąć pod uwagę podczas przemyślanego planowania projektu.
Zależności oparte na zasobach stanowią ograniczenie w ramach projektu z powodu braku dostępnych zasobów. Może to obejmować nieobecność pracownika w biurze, wstrzymanie zatwierdzeń lub brak materiałów potrzebnych do wykonania zadania. Zależności logiczne i oparte na zasobach nie są zwykle postrzegane razem, zwykle zadania utrudnione przez zależności oparte na zasobach mogłyby zostać ukończone razem, gdyby zasoby były dostępne.
Preferencyjne zależności są napędzane przez preferowaną kolejność prac lub najlepsze praktyki. Są one ustalane początkowo na początku projektu, aby zapewnić wykonawcom optymalną szansę na sukces. W preferencyjnych zależnościach planu projektu często wbudowana jest pewna łagodność, aby uwzględnić nieprzewidziane przeszkody lub błędy.
Po ustaleniu kluczowych zależności, przejrzyj je i sprawdź, czy któreś z nich brzmią jak ryzyko dla twojego projektu. Zanotuj oznaczone ryzyka lub wyzwania, które pojawiły się w zależności. Podczas gdy zależności są całkowicie naturalnym przepływem dla większości projektów, niektóre z nich mogą rzucić światło na obszary, w których warto dać zespołowi więcej czasu lub przyciągnąć dodatkowe zasoby w celu usprawnienia procesu.
Zależności w zarządzaniu projektami są również dobrymi wskaźnikami komunikacji, która jest niezbędna dla powodzenia każdego projektu. Ustalenie zależności daje członkom zespołu jasne zrozumienie, kiedy ktoś inny czeka na ukończenie swoich zadań lub potrzebuje zatwierdzenia, aby przejść dalej, i daje im wskazówkę, aby poinformować o swoim statusie.
Czym jest kamień milowy w zarządzaniu projektami?
Kamienie milowe w zarządzaniu projektami to znaczniki lub oznaki ukończenia celu. Czasami mylone z zadaniami, kamienie milowe powinny być zarezerwowane dla rzeczy, które pokazują znaczący postęp lub zapewniają, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem. Zadania są rezultatami, które prowadzą do kamieni milowych projektu. Jak stwierdził PMI, "[Kamienie milowe] odnoszą się do punktu w czasie, a nie okresu czasu. Po drugie, patrzą w przyszłość na to, co chcemy stworzyć, a nie jak to tworzymy".
Skuteczne kamienie milowe planu projektu mają konkretne znaczenie i są osiągalne, terminowe i progresywne.
Dodanie kamieni milowych do projektu zapewnia, że plany są nie tylko zorientowane na zadania, ale także na wyniki. Kamienie milowe to także najlepszy sposób na komunikowanie postępów zewnętrznym interesariuszom. Zamiast przedstawiać im listę zadań do wykonania, można zakomunikować cel, który został osiągnięty na koniec każdej fazy projektu.
Przykłady kamieni milowych projektu
Aby rozpocząć, kamienie milowe zatwierdzenia oznaczają zakończoną fazę projektu, która wymaga wkładu zewnętrznego członka. Kamienie milowe zatwierdzenia są istotne, gdy ważne jest, aby ta faza projektu otrzymała pieczęć zatwierdzenia przed przejściem do przodu. Mapowanie kamieni milowych z dużą ilością czasu jest również ważne, ponieważ często mogą one powodować wąskie gardła w projekcie.
Kamienie milowe terminów są ustalane jako ostateczne terminy. Inne terminy zadań w całym projekcie mogą być nieco łagodniejsze, aby uwzględnić nieoczekiwane opóźnienia, ale kamienie milowe powinny być postrzegane jako trudniejszy termin zarządzania projektem, aby upewnić się, że projekt nadal posuwa się naprzód we właściwym tempie.
Kamienie milowe spotkania oznaczają, że zespół spotyka się, aby przejrzeć ukończone zadania i przejść do następnej fazy projektu. Te kamienie milowe powinny być zarezerwowane dla spotkań, które śledzą postępy całego projektu, a nie omawiają lub współpracują nad sposobem wykonania zadania.
Nie ma magicznej liczby kamieni milowych dla wszystkich projektów, ale pamiętaj, że nigdy nie powinny one przewyższać liczby zadań w projekcie. Jeśli tak się dzieje, być może mylisz niektóre kamienie milowe z zadaniami. Dobrym sposobem na sprawdzenie, czy kamienie milowe są skuteczne, jest zastanowienie się, co szef twojego szefa chciałby usłyszeć jako aktualizację projektu.
Gdy cele, lista zadań, zależności i kamienie milowe są ustawione w tej kolejności, masz idealny przepis na udany projekt.
Jak zidentyfikować kamienie milowe i zależności w zarządzaniu projektami?
Pierwszym krokiem w mapowaniu zależności i kamieni milowych jest podzielenie projektu na mniejsze podzadania. Po uzyskaniu pełnej listy można zacząć notować, które z nich są krytyczne dla powodzenia projektu, a które można wykonać niezależnie.
Krytyczne zadania staną się kamieniami milowymi projektu. Zależności można następnie zidentyfikować, sprawdzając, które zadania muszą zostać ukończone przed rozpoczęciem kolejnego. Ważne jest, aby na początku rozróżnić kamienie milowe i zależności, a następnie jasno przekazać je zespołowi projektowemu, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
Przygotuj się na przegląd listy w trakcie trwania projektu i aktualizuj ją w razie potrzeby, jeśli coś się zmieni lub pojawią się nieoczekiwane kwestie.
Zarządzanie osią czasu projektu: Narzędzia do śledzenia kamieni milowych i zależności w projekcie
Dostępnych jest wiele narzędzi i technik do śledzenia i komunikowania kamieni milowych i zależności w zarządzaniu projektami. Jednym z popularnych narzędzi jest wykres Gantta, który zapewnia wizualną reprezentację zadań projektowych, zależności i kamieni milowych. Po zebraniu list, wykresy Gantta umożliwiają ustawienie projektu na osi czasu, aby uzyskać jasny, ogólny obraz mapy drogowej projektu i ilości czasu potrzebnego do jego ukończenia.
Innym przydatnym narzędziem jest oprogramowanie do zarządzania projektami, które może być wykorzystywane do śledzenia zadań, przypisywania obowiązków i ustalania terminów. Wspólne korzystanie z automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) i oprogramowania do zarządzania projektami dla konsultantów może zapewnić firmie zasoby i raportowanie potrzebne do terminowej realizacji projektów i płatności.
Podsumowanie
Kamienie milowe i zależności w zarządzaniu projektami mogą pomóc kierownikom projektów, umożliwiając im strategię, planowanie i wykonywanie zadań w bardziej efektywny sposób. Dzięki usprawnionemu podejściu, wzmocnionemu przez odpowiednie narzędzia i techniki, organizacje usługowe mogą lepiej przygotować się na nieprzewidziane sytuacje i zmniejszyć ryzyko w cyklu życia projektu.
Aby zobaczyć, jak kierownicy projektów korzystają z narzędzia wykresu Gantta BigTime, poproś o demo naszego oprogramowania PS A. Lub odwiedź nasz blog, abydowiedzieć się więcej o oprogramowaniu PSAvs. PM.
Często zadawane pytania dotyczące kamieni milowych i zależności w zarządzaniu projektami
Czym jest kamień milowy projektu?
Kamień milowy projektu to znacznik, który oznacza ukończenie celu. Choć czasami mylone z zadaniami, kamienie milowe powinny być wykorzystywane w szczególności do osiągnięć, które pokazują znaczący postęp lub wskazują, że projekt jest zgodny z harmonogramem.
Jakie są rodzaje zależności w zarządzaniu projektami?
Trzy rodzaje zależności w zarządzaniu projektami obejmują:
- Zależność logiczna - zadanie, którego nie można uniknąć ze względu na charakter projektu lub zadania. Bez ukończenia pierwszego zadania, drugie zadanie nie ma żadnego sensu.
- Zależności oparte na zasobach - ten typ jest ograniczeniem w ramach projektu z powodu braku dostępnych zasobów. Może to obejmować nieobecność pracownika w biurze, wstrzymanie zatwierdzeń lub brak materiałów potrzebnych do wykonania zadania.
- Zależności preferencyjne - zależność wynikająca z preferowanego zlecenia pracy lub najlepszych praktyk.
Jakie są przykłady kamieni milowych projektu?
Przykłady kamieni milowych projektu obejmują:
- Kamienie milowe zatwierdzenia - osiągnięcie oznaczające zakończoną fazę projektu, która wymaga wkładu członka zewnętrznego.
- Deadline milestones - Zadania, które są ustawione jako konkretne terminy.
- Kamienie milowe spotkań - oznaczają, że zespół spotyka się, aby przejrzeć ukończone zadania i przejść do następnej fazy projektu.
