Informacje o Grupie iFish
The iFish Group (IFG) to firma świadcząca usługi w zakresie rozwiązań technologicznych, której celem jest pomoc w zwiększeniu wydajności usług cyfrowych świadczonych przez władze stanowe i lokalne dla ich departamentów oraz w zwiększeniu wyboru obywateli. Stan Kalifornia jest głównym klientem IFG, a IFG zapewnia strategię informatyczną i usługi konsultingowe, aby napędzać i przyspieszać pomyślne wyniki biznesowe.
Przegląd:
Branża: Usługi IT i zarządzanie biznesem
Lokalizacja: Sacramento, CA
50+ użytkowników
Wyzwanie
"Za każdym razem, gdy chcieliśmy zaktualizować nasz samodzielnie zbudowany system śledzenia czasu pracy, poświęcałem 5-10 tys. dolarów płatnego czasu na nasz własny wewnętrzny proces. W końcu zgodziliśmy się, że nadszedł czas, aby poszukać profesjonalnego systemu śledzenia czasu pracy, który można dostosować do naszych potrzeb" - Scott Schriber
Dyrektor operacyjny.
Jako profesjonaliści w dziedzinie technologii informatycznych, IFG napisała i używała własnego, niestandardowego systemu śledzenia czasu pracy przez prawie 5 lat. Scott Schriber, dyrektor ds. operacyjnych, twierdzi, że w tym czasie firma IFG poświęciła około 100 000 USD na opracowanie własnego rozwiązania.
Wiedząc, że ten system nie był w stanie sprostać rozwojowi firmy i dodatkowym potrzebom w zakresie śledzenia, IFG rozpoczęła poszukiwania z myślą o trzech konkretnych potrzebach:
Elastyczność struktury projektu
Specyficzne struktury projektów początkowo skłoniły IFG do zbudowania własnego systemu, więc w nowym rozwiązaniu chcieli mieć możliwość całkowitego dostosowania projektów do swoich potrzeb rozliczeniowych.
Integruje się z księgowością
Przechodząc na QuickBooks Online w tym samym czasie, gdy szukali nowego rozwiązania do rozliczania czasu pracy, firma wymagała, aby oba systemy współpracowały ze sobą w celu łatwego śledzenia finansów.
Raportowanie na poziomie projektu
Chociaż dane finansowe całej firmy były śledzone w ich oprogramowaniu księgowym, IFG nie miała możliwości przeglądania raportów na poziomie projektu. Wiedząc, że przyniosłoby to ogromne korzyści w zarządzaniu kondycją ich firmy, potrzebowali rozwiązania z bardziej szczegółowymi raportami dotyczącymi projektów i wykorzystania personelu.
Rozwiązanie
Po dokonaniu oceny kilku rozwiązań, IFG wiedziało, że oprogramowanie zaprojektowane do zarządzania projektami nie spełni ich potrzeb. Niestandardowe struktury projektów były priorytetem podczas ich poszukiwań w celu dokładnego śledzenia czasu i fakturowania, a nie codziennego zarządzania zadaniami.
Ostatecznie IFG zdecydowało się na BigTime, platformę oferującą wszystkie ważne funkcje, których potrzebowali.
- Wszystkie pola projektu zostały całkowicie ustrukturyzowane, aby odzwierciedlić język, który IFG już posiadał, tak aby każda pozycja na fakturach była zgodna z umowami o pracę.
- Zespół wsparcia BigTime zarządzał integracją z konfiguracją QuickBooks Online IFG i zapewnił płynną synchronizację.
- Zbudowano niestandardowe raporty, aby odkryć nowy poziom danych dla firmy. Po raz pierwszy byli w stanie zobaczyć wskaźniki wykorzystania i śledzić budżety projektów oraz rentowność w czasie rzeczywistym.
Wyniki
"W ciągu naszych dwóch lat współpracy z BigTime wprowadzono wiele ulepszeń, a platforma jest coraz lepsza. Doceniam, że ich zespół wsparcia jest zawsze łatwo dostępny dla klientów i że są bardzo otwarci na sugestie dotyczące nowych funkcji. Daje mi to pewność, że będzie to trwałe partnerstwo" - powiedział Schriber.
Przed BigTime comiesięczne faktury za czas i materiały za poprzedni miesiąc były wysyłane przez The iFish Group dopiero 17. dnia miesiąca. Teraz, dzięki ulepszonej automatyzacji i wydajności, każda faktura jest wysyłana pierwszego dnia miesiąca.
Oprócz początkowej listy życzeń, IFG znacznie poprawiło sposób tworzenia, przechowywania i podglądu faktur. Wewnętrzne kontrole krzyżowe przed wysłaniem faktury są teraz łatwiejsze dla zespołu zarządzającego, a każdy element jest jasno określony.
Kolejnym udogodnieniem są przeglądy czasu pracy. Poprzedni system pozwalał na składanie kart czasu pracy tylko pod koniec tygodnia. W BigTime, jeśli koniec miesiąca przypada na środę, pracownik może przesłać swoją kartę czasu pracy w środę, aby przyspieszyć proces płatności.
Jeśli chodzi o przejście jako całość? Schriber powiedział wprost: "Cały proces był bardzo łatwy, nie było żadnych problemów z przejściem".
Chcesz wzmocnić swoją organizację świadczącą profesjonalne usługi i zobaczyć, jak możesz zacząć szybciej otrzymywać płatności? Poproś o spersonalizowaną wersję demonstracyjną tutaj lub zapraszamy na wirtualną wycieczkę, aby uzyskać więcej informacji na temat BigTime.
