Spotkaliśmy się z Andrew Rossmanem, wiceprezesem Globiox Incorporated, firmy konsultingowej z branży farmaceutycznej i nauk przyrodniczych, aby porozmawiać o tym, jak jego organizacja była w stanie przejść na chmurę i rozwijać się, jednocześnie dbając o zadowolenie pracowników po opuszczeniu Kantaty.
BigTime: Jakie wyzwania doprowadziły Twoją firmę do BigTime?
Andrew: Kiedy zaczęliśmy rozglądać się za rozwiązaniem takim jak BigTime, przez wiele lat - około dekady - korzystaliśmy z usług konkurencji. Zorientowałem się, że ich oprogramowanie zmieniało się tak często, że nasz personel administracyjny nie nadążał. Skończyło się na tym, że musieliśmy przekwalifikowywać się wiele razy, wiele godzin, co kwartał. Stało się to po prostu niewykonalne. Zależało mi więc na innym rozwiązaniu, w którym w momencie pojawienia się nowych wersji, rozumielibyśmy, czym one są i moglibyśmy wdrożyć je w naszej firmie.
BigTime: Co było największym czynnikiem decydującym o wyborze BigTime?
Andrew : Największym czynnikiem było dla nas przejście do bardziej wirtualnego stanu. Dla firmy, która wcześniej zatrudniała pracowników na miejscu, w budynku i w fizycznych lokalizacjach, projekty były prowadzone na tablicy kredowej, a teraz są bardziej wirtualne. Potrzebowaliśmy jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami, które posiadał BigTime. Centrum zadań, a w nim każdy projekt, jest dość płynne i naprawdę pozwala ludziom skupić się na rozliczanym zadaniu. Alternatywy dla BigTime były trochę niezgrabne - konfiguracja projektu zajmowała godzinę, podczas gdy w BigTime zajmuje mi to od pięciu do dziesięciu minut. To była ogromna zaleta. I oczywiście BigTime miał ten model kosztowy, który mogliśmy skalować. Jesteśmy małą firmą - kiedy dołączyliśmy po raz pierwszy, było nas pięciu, a teraz z BigTime mamy do 12-15 wykonawców danego dnia. BigTime pozwolił nam skalować się razem z nimi - to był dla nas ogromny plus.
BigTime: Jak wyglądał proces wdrożenia w Twojej firmie?
Andrew: Wdrożenie BigTime było naprawdę proste i całkiem nieskomplikowane. Zrobiliśmy to w dwuetapowym procesie. Najpierw zrobiliśmy to dla personelu administracyjnego, który miał działać na zapleczu, aby naprawdę poczuć się komfortowo z systemem, co zajęło około tygodnia. Następnie mogliśmy skonfigurować nasze nowe projekty w BigTime, co zajęło około tygodnia. Następnie wdrożenie wszystkich pracowników zajęło około jednego dnia - była to najłatwiejsza część całej konfiguracji. Powodem, dla którego nie przenieśliśmy danych historycznych jest to, że przez około dekadę korzystaliśmy z konkurencyjnego rozwiązania, Mavenlink. Jak wspomniałem wcześniej, system eksportowania danych z Mavenlink był bardzo nieporęczny. Nie mogliśmy dokładnie określić, co należy przenieść i ostatecznie łatwiej było ponownie wpisać i wprowadzić do BigTime wszystko, co chcieliśmy przenieść.
BigTime: Gdzie zauważyłeś poprawę w swojej codziennej pracy?
Andrew: Na szczęście w mojej codziennej pracy nie muszę zarządzać wprowadzaniem danych, więc to było świetne. Umożliwienie administratorowi przejęcia odpowiedzialności za to było ogromnym ciężarem zrzuconym z moich barków. Możliwość zaufania komuś od pierwszego dnia, aby wszedł do BigTime z parametrami, które można ustawić dla własnej firmy, pozwala na zrozumienie i pobieranie raportów w dowolnym momencie. Pozwala nam to również zrozumieć, co dokładnie robią Twoi pracownicy, wraz ze szczegółowymi informacjami o tym, dlaczego to robią, jeśli tego właśnie chcesz się dowiedzieć.
BigTime: Czy zauważyłeś poprawę ogólnego przepływu pracy w projekcie?
Andrew : Jedną z cech naszej działalności jest to, że jest ona zorientowana na projekty, a każdy projekt jest zupełnie inny. Mamy więc wiele zadań i podzadań dla każdego z naszych projektów. Ogromną poprawą, jaką zauważyłem, jest mniej pytań o to, "co powinienem robić w projekcie?". Nie tylko zachowuje czas na to zadanie, ale można również zidentyfikować zadania, nad którymi ktoś musi pracować i wypchnąć je przez BigTime. Na przykład, jeśli chodzi o integrację, korzystamy z narzędzia do integracji QuickBooks Online, które jest dla nas bardzo cenne. W BigTime dane z QuickBooks są płynnie przesyłane i pozwalają nam na wprowadzanie poprawek w BigTime przed przeniesieniem ich do naszego oprogramowania księgowego. Nadal korzystamy z QuickBooks do fakturowania i naprawdę pomaga nam to, że możemy dwukrotnie zatrzymać się i spojrzeć przed wystawieniem faktury klientom. Dzięki tej kluczowej integracji zauważyliśmy ogromny spadek liczby faktur z błędami. Kiedykolwiek popełnisz błąd w fakturowaniu, może to oczywiście prowadzić do zdenerwowania klientów - więc możliwości integracji BigTime były naprawdę korzystne pod tym względem.
BigTime: Czy zauważyłeś jakieś pozytywne zmiany w produktywności swojego zespołu?
Andrew: Możliwości BigTime pozwalają nam prognozować na następny tydzień, jakiego rodzaju zadań potrzebują poszczególni pracownicy i jak bardzo są przeciążeni - co było szczególnie przydatne w 2020 roku. BigTime w ogromnym stopniu pomógł nam zidentyfikować osoby, które albo obijają się w swoim domowym biurze, albo pracują w nadgodzinach i nic o tym nie wspominają. Tak naprawdę nie można zobaczyć stresu, jaki wywiera się na pracownika. Zazwyczaj liczby coś mówią. Zauważyliśmy, że jeśli pracownik pracuje 50 godzin tygodniowo, możemy przewidzieć dla niego nieco mniej pracy w następnym tygodniu. I odwrotnie, jeśli mamy pracownika, który pracuje 20 godzin tygodniowo, podczas gdy powinno to być raczej 40 godzin, możemy łatwo zwiększyć jego obciążenie pracą w oparciu o raporty dostarczane nam przez BigTime.
BigTime: Rekomendacje dla innych rozważających BigTime?
Andrew: Powiedziałbym, że moją największą radą jest upewnienie się, że znajdziesz coś, co pasuje do Twojej firmy. Każda firma jest inna - jeśli masz 10 000 pracowników, może to być inne rozwiązanie niż w przypadku 10-100 pracowników. Po drugie, upewnij się, że mogą się skalować razem z Tobą, więc zrozum, jak wygląda Twój rozwój. Nie każda firma chce się rozwijać i być może nie potrzebujesz zbyt rozbudowanego rozwiązania, ale znajdź coś, co dokładnie odpowiada Twoim potrzebom. Upewnij się również, że dostawca istnieje już od jakiegoś czasu i że wszelkie błędy zostały już wyeliminowane. Za każdym razem, gdy pojawiają się nowe wersje, nie chcesz utknąć z oprogramowaniem, które jest w stagnacji, ale jednocześnie nie chcesz być zmuszony do ponownego uczenia się systemu co kwartał.
