Każda firma chce osiągać jak najlepsze wyniki biznesowe . Ale co to tak naprawdę oznacza? Jak ją obliczyć? I dlaczego ten termin jest szczególnie ważny dla firm świadczących profesjonalne usługi?
W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania.
Definicja wydajności biznesowej
Ogólnie rzecz biorąc, wyniki biznesowe to zdolność firmy do czerpania zysków ze swoich zasobów i osiągania swoich celów.
Jest to jednak bardzo szeroka definicja. W praktyce termin wyniki biznesowe zwykle odnosi się do osiągnięć firmy. Są one mierzone za pomocą wskaźników znanych jako kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).
Przykłady wskaźników KPI dla wydajności biznesowej
Wskaźniki KPI różnią się w zależności od branży, w której działa dana firma. Jednak główne wskaźniki KPI dla większości firm świadczących usługi profesjonalne obejmują:
- Rentowność
- Wydajność
- Wzrost sprzedaży/zysku/zatrudnienia
- Oceny satysfakcji klientów
- Ruch generowany z różnych źródeł (np. SEO, strony internetowe, kampanie itp.).
- Dostawa zamówienia
- Czas dostawy
- Liczba potencjalnych klientów wygenerowanych przez dział marketingu
- Poprawa statystyk projektów (np. ukończenie projektów na czas i w ramach budżetu)
- Zwiększenie marży zysku na pojedynczym projekcie lub na wszystkich projektach
- Poprawa udziału w rynku
Przykłady wskaźników wydajności biznesowej
Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, najważniejszymi wskaźnikami są rentowność i przychody.
Poza tym ważne wskaźniki różnią się w zależności od branży. Na przykład, typowe wskaźniki wydajności biznesowej dla firm świadczących usługi profesjonalne to:
Finansowy
- Rentowność (na klienta, projekt, specjalistę, grupę specjalistów)
- Wskaźnik wykorzystania (planowany, śledzony i podzielony na podlegający i niepodlegający rozliczeniu)
- Współczynnik godzin rozliczeniowych/nierozliczeniowych
- Szybkość rozliczeń
Zadowolenie klienta
- Stosunek szacunków projektu do rzeczywistych wyników
- Wartość życiowa klienta
Zadowolenie pracowników
- Zatrzymanie pracowników
- Szybkość zatrudniania
- Czas budowania nowych umiejętności w organizacji
Oczywiście nie są to jedyne wskaźniki - można je dostosować do swoich działań, o ile odzwierciedlają ważną wartość biznesową.
Korzyści z mierzenia wydajności biznesowej
Jeśli nie mierzysz wskaźników KPI w swojej firmie, mogą one równie dobrze nie istnieć. Innymi słowy, bez wskaźników nie wiesz nawet, czy są one wartościowe.
Mierzenie wskaźników KPI i ogólnie wydajności biznesowej jest pierwszym krokiem do zrozumienia firmy na bardziej szczegółowym poziomie, a w rezultacie do ilościowego określenia jej wydajności.
Ale po co w ogóle kwantyfikować wydajność? Wyobraźmy sobie przeciętnego CEO. Nazwijmy go Josh.
Josh zarządzał firmą zatrudniającą 50 osób, więc miał sporo na głowie. Każdego miesiąca otrzymywał od swoich księgowych podsumowujący raport pokazujący, że jego firma zarobiła 500 000 USD z marżą zysku wynoszącą około 20%. Może on wyglądać podobnie do tego: [KM1] Jednak pewnego dnia Josh zauważył, że jego marża spadła w poprzednim miesiącu pomimo rosnącej sprzedaży. Zaczął więc analizować koszty generowane przez całą firmę. Po tygodniach ciężkiej pracy odkrył, że połowa projektów nie wygenerowała żadnego zysku w ciągu ostatnich kilku miesięcy. Co gorsza, ich koszty od dłuższego czasu systematycznie rosły. W międzyczasie kilka dużych projektów generowało większe zyski i lepsze marże, pozwalając ich mniej udanym odpowiednikom prześlizgnąć się przez szczeliny.
Gdyby Josh śledził każdy projekt co miesiąc, zauważyłby słabe wyniki finansowe niektórych z nich. W rezultacie mógłby zaoszczędzić niektórym osobom wiele pracy i skupić się na pozyskiwaniu projektów, które pomogłyby w rozwoju jego firmy.
Właśnie dlatego, ponad wszystkie inne powody, wyniki biznesowe są tak ważne.
Oprócz tego, wyniki biznesowe mogą również zapewnić:
- Zdolność do wykrywania pojawiających się problemów, zanim wpłyną one na wyniki firmy.
- Możliwość określenia, które projekty są mniej lub bardziej korzystne.
- Możliwość poprawy rentowności firmy.
- Większa przejrzystość zarówno dla pracowników, jak i ich przełożonych.
- Możliwość śledzenia postępów poszczególnych projektów, a także całej firmy.
- Dostęp do cennych wskaźników wyzwań i możliwości w firmie.
Dodatkowo, mierzenie wyników biznesowych jest bardzo ważne dla firm usługowych. Mogą one wykorzystać tę metodę do lepszego monitorowania swoich projektów i poprawy rentowności w skali mikro.
Dlatego nie bądź jak Josh. Zamiast tego skup się na mierzeniu wydajności biznesowej.
Jak mierzyć wydajność biznesową
Wyniki biznesowe zależą od wskaźników. Jednak aby je wdrożyć, trzeba wiedzieć, co mierzyć w pierwszej kolejności. Na szczęście możesz skorzystać z naszego gotowego do wdrożenia przewodnika do pomiaru wydajności biznesowej.
1. Wybierz cele
Zanim zaczniesz mierzyć wydajność biznesową, musisz wiedzieć, które wskaźniki są najważniejsze dla Ciebie, Twoich kierowników projektów i Twojej firmy.
Nawet w najmniejszych firmach istnieją dziesiątki różnych procesów, które można mierzyć, od konkretnych projektów po wydajność pracowników. Teraz nadszedł czas, aby określić, które z nich są kluczowymi wskaźnikami.
Jak wybrać właściwy cel
Ostatecznie każda firma, niezależnie od specjalizacji, dąży do osiągnięcia trzech nadrzędnych celów:
- Rentowność: Oznaka wzrostu i sukcesu firmy.
- Zadowolenie pracowników:: Pozyskiwanie i utrzymanie pracowników.
- Zapotrzebowanie rynku: Sprzedaż i zdobycie jak największego udziału w rynku.
Te trzy cele są z pewnością znane Twojej firmie.
Teraz możesz przyjrzeć się im bliżej, aby zidentyfikować wskaźniki, które możesz wykorzystać do pomiaru wydajności biznesowej. Na przykład, odpowiednie wskaźniki KPI dla usług profesjonalnych dla rentowności obejmują:
- Koszty
- Stawki marży
- Zyski z poszczególnych operacji (np. projektów)
- Nad głową
Następnie można zmierzyć kondycję rynku pracowników za pomocą odpowiednich wskaźników biznesowych, takich jak:
- Wykorzystanie
- Dostępne umiejętności i wakaty
- Wskaźnik obrotu
- Wskaźnik wzrostu dla zespołów
Wreszcie, co nie mniej ważne, przyjrzyj się bliżej popytowi rynkowemu i potrzebom klientów. Tego typu cele biznesowe można mierzyć za pomocą wskaźników takich jak:
- Zadowolenie klienta
- Wskaźnik pozyskiwania nowych klientów
- Zysk na klienta na przestrzeni lat (w przypadku długotrwałej współpracy)
- Lojalność klientów
Oczywiście do tej listy można dodać własne wskaźniki. Każda firma musi dostosować wskaźniki do swojej działalności.
2. Monitorowanie postępów i ich optymalizacja
Po zdefiniowaniu celów w zakresie wyników biznesowych można rozpocząć monitorowanie postępów firmy.
Nie można jednak po prostu udać się na spotkanie i powiedzieć kierownikom projektów, aby zgłaszali wszystko, co robią. Spowoduje to jedynie chaos i nieporozumienia. Zamiast tego należy:
Zapewnij menedżerom narzędzie analityki biznesowej, które pozwoli im gromadzić i wymieniać informacje bez dodatkowego wysiłku. Następnie można skonfigurować określone procesy biznesowe, aby uzyskać dostęp do danych w dowolnym momencie.
Zdefiniuj wskaźniki biznesowe, na które powinni zwracać uwagę. Różni menedżerowie mogą różnie rozumieć terminy, które firma powinna mierzyć. Aby uniknąć nieporozumień, zdefiniuj terminy, na których chcesz się skupić i daj całej firmie dostęp do tej wiedzy.
Stwórz metodologię pomiaru. Innymi słowy, upewnij się, że kierownicy projektów mierzą te same wskaźniki biznesowe w ten sam sposób. Jeśli wybrałeś odpowiednie narzędzie w pierwszym kroku tej listy, prawdopodobnie masz wgląd w takie informacje biznesowe.
3. Dostosuj przewidywania
Niezależnie od tego, czy monitorujesz pojedynczy projekt, czy wydajność całej firmy, w pewnym momencie znajdziesz coś, co po prostu nie poszło zgodnie z planem. Oznacza to, że nadszedł czas, aby dostosować swoje prognozy i wskaźniki - a nawet cele biznesowe.
Zawsze, gdy cele biznesowe nie są osiągane, należy najpierw przeanalizować i dostosować proces projektu. Analizując wskaźniki wydajności biznesowej, można wykryć wszelkie kwestie niezawodności, dokładności i ważności, które należy rozwiązać, aby projekt osiągnął swój cel.
Jeśli zmiany, które spowodowały, że prognozy były mylące, nie były wewnętrzne, należy skupić się na czynnikach zewnętrznych. Jeśli Twoja firma znajduje się w środku kryzysu - lub wielkiej szansy - możesz chcieć zaktualizować swoje cele biznesowe zamiast projektów.
Jeśli wszystko inne zawiedzie, warto przyjrzeć się bliżej wybranym wskaźnikom wydajności. Jeśli nie odzwierciedlają one wystarczająco dobrze sytuacji, można wybrać inne kluczowe wskaźniki, które pomogą lepiej zrozumieć działalność firmy.
Jak poprawić wydajność biznesową
Jeśli dotarłeś tak daleko w tym artykule, wiesz już, jak mierzyć wyniki biznesowe. Ale co jeśli już to zrobiłeś i okazało się, że masz nad czym pracować?
W takim przypadku mamy kilka wskazówek, jak poprawić wyniki firmy.
Śledzenie i ulepszanie statystyk
Wydajność biznesowa opiera się na danych zebranych z firmy podczas jej codziennych operacji. Dlatego też śledzenie wskaźników operacyjnych jest absolutnie niezbędne, aby było ono wydajne.
Jednak śledzenie statystyk może mieć wiele twarzy. Na przykład:
- Śledź przepracowany czas i porównuj go z zaplanowanymi godzinami.
- Śledzenie kalendarza projektu i jego postępów.
- Analizuj przydziały i unikaj ławek, nadgodzin i innych niepożądanych sytuacji.
- Monitoruj wszelkie inne wskaźniki wydajności, które uznasz za kluczowe dla swoich projektów.
Oczywiście nie zalecamy wykonywania tych wszystkich czynności ręcznie. Zamiast tego możesz skorzystać z funkcji raportowania BigTime, aby automatycznie monitorować wyniki biznesowe za pomocą wszystkich kluczowych wskaźników.
Wszyscy na tej samej stronie
Ludzie w Twojej firmie, niezależnie od tego, czy są specjalistami, czy menedżerami, pochodzą z różnych środowisk. W rezultacie mogą różnie rozumieć kluczowe terminy - i należy temu zapobiegać.
Zanim skupisz się na technicznych aspektach wyników biznesowych, wyjaśnij swojemu zespołowi kluczowe wskaźniki, które chcesz zmierzyć. Jeśli to konieczne, pokaż im formuły i czynniki, które wpływają na wyniki w statystykach. Dzięki tym informacjom pracownicy będą dokładnie wiedzieć, jakie aspekty swojej pracy mają poprawić.
Koncentracja na przejrzystości
Wyniki biznesowe to przede wszystkim wiedza na temat celów firmy. Jeśli planujesz je mierzyć, musisz zrozumieć podstawowe dane.
Aby zrobić to skutecznie, musisz mieć jedno źródło prawdy, które może dostarczyć Ci wszystkich rodzajów informacji, które możesz chcieć zmierzyć. Niezależnie od tego, czy chodzi o godziny pracy pracowników, projekty czy budżety, musisz porównać i przeanalizować odpowiednie dane, aby uzyskać szerszy obraz operacji i zidentyfikować trendy, które mogą mieć na nie wpływ.
Oczywiście nie da się tego osiągnąć na spotkaniach lub poprzez serię e-maili.
Aby zapewnić szybki i płynny przepływ informacji, warto zapoznać się z oprogramowaniem Professional Services Automation (PSA). Odpowiednio dobrane, może ono gromadzić dane z różnych działów i od różnych menedżerów, zapewniając kadrze kierowniczej wszystko, czego potrzebują do podejmowania właściwych decyzji.
Rozpocznij planowanie
Aby skutecznie przewidywać przyszłość, trzeba wiedzieć, w jaki sposób projekty i inne przedsięwzięcia są realizowane w organizacji. Dlatego należy je odpowiednio zaplanować.
Należy pamiętać, że planowanie nie ogranicza się do harmonogramu projektu. Aby uzyskać maksymalną wydajność biznesową, firma powinna również zwracać uwagę na:
- Planowanie zasobów
- Czas wolny
- Budżetowanie i planowanie finansów
- Planowanie projektu
- Zarządzanie portfelem projektów
Praca z właściwymi ludźmi
Wyniki biznesowe zależą od liderów biznesowych odpowiedzialnych za projekty i inne operacje. Bez ich umiejętności obliczenia mogą być mylące.
Jednak posiadanie odpowiednich liderów biznesowych po swojej stronie nie wystarczy, aby skutecznie mierzyć wyniki biznesowe. Aby pomóc im prawidłowo wykonywać swoją pracę, potrzebny jest również przejrzysty plan zarządzania zasobami, a także narzędzie, które dostarczy im informacji na temat ich pracy - zarówno planowanej, jak i wstępnej.
Komunikacja z interesariuszami
Aby uniknąć nieporozumień w przyszłości i zapewnić zadowolenie klientów, należy stawiać ich potrzeby na pierwszym miejscu. Dlatego też komunikacja z interesariuszami jest niezbędna dla Twojej firmy.
Za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt, akceptujesz nową umowę lub przechodzisz do kolejnego etapu przedsięwzięcia, upewnij się, że Ty i Twoi interesariusze jesteście na tej samej stronie. Określ wymagania, zdefiniuj kamienie milowe i stwórz harmonogram, aby zapewnić terminową realizację projektów bez marnowania zasobów.
Monitorowanie wydajności biznesowej z BigTime
Kontrolowanie wyników firmy i pracowników nie jest łatwe, ale nie musisz śledzić postępów samodzielnie. Dzięki BigTime wszystkie kluczowe informacje są dostępne na wyciągnięcie ręki. System może również konwertować dane na grafiki, wykresy i inne zaawansowane raporty, zapewniając przegląd działalności firmy.
