Poprawa rentowności w firmie świadczącej profesjonalne usługi może być stresująca ze względu na jej kluczowe znaczenie dla organizacji.
Czytaj dalej, aby poznać kilka sposobów na wygenerowanie dodatkowej gotówki i poprawę rentowności firmy.
Definicja rentowności
Rentowność jest miarą zysków osiąganych przez firmę lub niektóre z jej działań - na przykład projekt. Rentowność jest ważnym czynnikiem w analizie wyników finansowych i jest jednym z głównych wskaźników sukcesu firmy.
W tym artykule skupimy się jednak na najbardziej ogólnym typie rentowności - tym obliczanym dla całej firmy i jej całej bazy klientów.
Jak poprawić marże zysku w firmie?
Uproszczenie rozliczeń
Czy wiesz, co łączy najbardziej dochodowe i najszybciej rozwijające się firmy świadczące profesjonalne usługi? Proste budżetowanie i powtarzające się dochody, które pozwalają im codziennie odpowiadać na kluczowe pytania dotyczące ich finansów.
Jak znaleźć wysoce dochodowe operacje w swojej firmie?
Oblicz koszty każdego dnia roboczego dla każdego pracownika, aby dokładnie oszacować koszt pracy. W ten sam sposób można również upewnić się, że nie marnują oni czasu na zadania niepodlegające rozliczeniu.
Wykorzystaj te same informacje, aby przydzielić ludzi i pozostać w ramach budżetu. Jednocześnie uprościsz swoje rozliczenia z klientami i zminimalizujesz ryzyko nieopłacalnego wykorzystania. Staraj się przydzielać projekty w dłuższej perspektywie czasowej. Wszelkie dodatkowe prace wykraczające poza początkowy zakres mogą być w razie potrzeby rozliczane oddzielnie.
Monitorowanie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu
Większość firm świadczących usługi profesjonalne pracuje zarówno nad projektami komercyjnymi, jak i wewnętrznymi. Niektóre z nich nie zdają sobie jednak sprawy, że praca wewnętrzna może pochłaniać wszystkie zyski generowane przez projekty zlecane przez klientów.
Monitorowanie rozliczalności określonych zadań
Konieczne jest monitorowanie zarówno godzin podlegających, jak i niepodlegających rozliczeniu, zwłaszcza w przypadku kluczowych osób w projektach. Jeśli stosunek godzin rozliczeniowych do niefakturowanych spada, twoje projekty komercyjne mogą wkrótce nie być w stanie pokryć kosztów wszystkich operacji, stawiając twoją firmę w trudnej sytuacji.
Obliczanie rentowności projektów przy użyciu formuły alokacji kosztów
Dla firm świadczących profesjonalne usługi, projekty są głównym źródłem przychodów, podczas gdy ludzie, którzy je realizują są źródłem kosztów. Dlatego też należy obliczać ich rentowność nie tylko po ich zakończeniu, ale także przed ich rozpoczęciem i w trakcie.
Jak obliczyć marżę zysku dla istniejących klientów?
Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić. Wynika to z faktu, że projekty muszą pokrywać nie tylko koszty godzin pracy i podstawowego sprzętu, ale także ułamek wydatków całej firmy, takich jak czynsz, rachunki i operacje działów wsparcia, takich jak marketing i sprzedaż. Dlatego znalezienie najbardziej dochodowych klientów o wysokich marżach może być nieco trudne.
Uwzględnienie wszystkich tych cech może drastycznie zmienić wyniki finansowe projektów, a także ich marżę zysku i stan przepływów pieniężnych - i właśnie do tego służy formuła alokacji kosztów.
Monitorowanie wykorzystania
Większość firm usługowych czerpie zyski z czasu swoich pracowników. Jednak w niektórych przypadkach nie jest on wykorzystywany w maksymalnym stopniu, generując mniej pieniędzy niż oczekiwano. Monitorowanie wykorzystania czasu może pomóc w zapobieganiu takim sytuacjom.
Jak obliczyć wykorzystanie
Aby obliczyć wykorzystanie na pracownika, wystarczy podzielić czas spędzony przez niego na projektach podlegających rozliczeniu przez maksymalną liczbę godzin w danym okresie, w którym będzie on w pracy.
Ważne jest, aby pamiętać, że najbardziej pożądany wskaźnik wykorzystania może się różnić w zależności od stażu pracownika. Na przykład młodszy specjalista powinien być zajęty przez 95% czasu pracy, ponieważ zazwyczaj pracuje nad jednym projektem, który nie wymaga dalszych działań.
Z kolei pracownik wyższego szczebla powinien mieć wskaźnik wykorzystania wynoszący około 50-65%, ponieważ oprócz swoich głównych obowiązków bierze on również udział w różnych dodatkowych działaniach, w tym spotkaniach z klientem, warsztatach i działaniach wewnętrznych.
Jak monitorować wykorzystanie
Chociaż wszyscy dążymy do poprawy wskaźników wykorzystania, czasami nie jest to to, czego oczekujemy. Co może zrobić menedżer, aby to zmienić?
Przede wszystkim należy zweryfikować liczbę czynności niepodlegających rozliczeniu. O ile przerwy i spotkania są niezbędne, o tyle niektóre czynności powinny zostać pominięte, gdyż nie generują zysków dla firmy i jej klientów. Pamiętajmy, że każda godzina pracy kosztuje, a tylko godziny rozliczeniowe generują zyski.
Po drugie, planuj i monitoruj obciążenie pracą. Korzystaj z dedykowanych narzędzi, aby być jak najbardziej precyzyjnym, unikać konfliktów harmonogramów i wykrywać bezczynnych pracowników, zanim staną się źródłem dodatkowych kosztów zamiast generować zyski.
Wreszcie, co nie mniej ważne, zmniejszenie liczby pracowników na ławce. Nadal trzeba im płacić, ale będą generować zyski tylko wtedy, gdy zostaną przydzieleni do projektu.
Czy mogę prognozować wykorzystanie?
Tak, oczywiście!
Korzystając z oprogramowania do zarządzania zasobami, można planować pracę, monitorować jej postępy i sprawdzać, kiedy projekty się kończą. W rezultacie, we współpracy z działem sprzedaży, możesz zacząć szukać nowych projektów, zanim firmowa ławka stanie się zatłoczona. Możesz również użyć tych samych narzędzi, aby znaleźć nieefektywnych pracowników lub po prostu osoby, które byłyby znacznie bardziej opłacalne gdzie indziej.
Mierzenie kosztów pracowników na ławce
Wielu menedżerów w branży usług profesjonalnych ma tendencję do myślenia, że nie mają wystarczającej liczby specjalistów. Jednak może to być tylko złudzenie - gdy ich wykorzystanie nie jest obliczane prawidłowo, pracownicy mogą wydawać się znacznie bardziej zajęci niż są w rzeczywistości. W rezultacie spędzają oni połowę swojego czasu bezczynnie, generując koszty.
Jak uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z ławkami?
Aby zapobiec gwałtownemu wzrostowi kosztów stanowiska pracy, należy mierzyć koszty osób, które nie są przypisane do aktywnych projektów. Jeśli twoja ławka staje się coraz bardziej zatłoczona, spróbuj znaleźć nowe projekty dla osób, które będą bezczynne w dającej się przewidzieć przyszłości. W ten sposób upewnisz się, że pieniądze firmy nie są wydawane tylko na utrzymanie pracowników, a nawet możesz zarobić dodatkowe pieniądze na nowych projektach.
Poprawa wydajności procesów
Jako właściciel lub menedżer firmy powinieneś wiedzieć, że niektóre koszty nie są warte swojej ceny i możesz - i powinieneś - odciąć je od swojego budżetu. Tymczasem inne mogą być nieefektywne i powodować utratę klientów. W obu przypadkach można to zauważyć podczas analizy.
Jak znaleźć kluczowe wskaźniki wydajności dla efektywności?
Aby poprawić marżę zysku swojej firmy, należy regularnie analizować jej sprawozdania finansowe. W tym procesie powinieneś skupić się na znalezieniu:
- Wszelkie niepotrzebne wydatki, które można od razu wyeliminować.
- Nieznane wydatki, które powinny zostać przydzielone i ocenione.
- Wszelkie operacje, które nie zostały uwzględnione w budżecie dla działu, zespołu lub całej firmy (w zależności od sytuacji).
- Procesy komercyjne z niewielkimi marżami zysku.
- Wszelkie inne procesy, które są odpowiedzialne za generowanie dodatkowych wydatków, a jednocześnie nie przynoszą znaczących dochodów.
Po znalezieniu któregokolwiek z powyższych kosztów, przeanalizuj je dokładnie, aby ustalić, czy były one naprawdę konieczne i warte swojej ceny. Jeśli nie, nadszedł czas, aby usunąć je z przyszłych budżetów.
Stałe budżetowanie
Wszyscy kierownicy projektów i kadra zarządzająca wiedzą, że każdy projekt, zespół, dział i cała firma musi mieć budżet. Jednak niektórzy z nich często zapominają, że budżet nie powinien być kolejnym dokumentem, który zbiera kurz. Budżet powinien być monitorowany, oceniany i zmieniany w razie potrzeby.
Jak poprawić rentowność firmy poprzez budżetowanie?
Aby uzyskać lepszą kontrolę nad przepływami pieniężnymi i w rezultacie poprawić rentowność firmy, należy:
- Rozpocznij śledzenie czasu dla swoich projektów. Zazwyczaj to właśnie czas pracy generuje większość kosztów w projektach. Śledź czas i korzystaj ze stawek godzinowych i wynagrodzeń, aby określić rzeczywisty koszt pracy w czasie rzeczywistym.
- Uwzględnienie kosztów ogólnych w budżecie. Zarówno wydatki jednorazowe, takie jak nowy sprzęt i surowce, jak i koszty stałe, takie jak subskrypcje, powinny być uwzględnione w budżecie. Bez nich można odnieść wrażenie, że koszty operacyjne są niższe niż w rzeczywistości.
- Monitorowanie zmian w budżecie. W miarę trwania projektu koszty pracy i inne wydatki mogą rosnąć, a kontrola jakości może spadać. Użyj kombinacji śledzenia czasu i budżetowania, aby śledzić te zmiany i reagować za każdym razem, gdy pojawi się gwałtowny wzrost kosztów.
Ciągłe badania rynku
Firmy usługowe podlegają ciągłym zmianom. Nie można jednak pozwolić, aby firma była zaskakiwana raz za razem, gdy te zmiany się pojawiają. Musisz przygotować się na przyszłość, aby zwiększyć rentowność - i o to właśnie chodzi w badaniach rynku.
Celem badań rynkowych jest pomoc kierownikom projektów i kadrze kierowniczej w zorientowaniu się, czego klienci chcą teraz, jak zmieniają się ich potrzeby, czego mogą chcieć w przyszłości i które nowe rynki mogą być zainteresowane ich kategorią produktów. Innymi słowy, prosta ankieta lub raport może pomóc zobaczyć, w jaki sposób można ulepszyć produkty i usługi, aby przyciągnąć nowych klientów i zwiększyć rentowność.
Poprawa satysfakcji i zaangażowania pracowników
Jeśli kiedykolwiek miałeś kontakt ze specjalistami HR, z pewnością wiesz, że zatrudnienie nowego specjalisty jest nie tylko obciążeniem, ale także bardzo kosztownym przedsięwzięciem. Właśnie dlatego możesz poprawić rentowność swojej firmy, zapewniając najniższe możliwe wskaźniki rotacji.
Jak zwiększyć rentowność dzięki wyższemu morale?
Odpowiednie wynagrodzenie, rozwój pracowników na wysokim poziomie, przyjazne środowisko i satysfakcjonujące obowiązki są kluczem do przyciągnięcia nowych pracowników i przekonania obecnych do pozostania w firmie na dłużej. Wszystkie te rzeczy są również cenne z perspektywy biznesowej, ponieważ pozwalają zaoszczędzić pieniądze na zatrudnianiu i poprawiają rentowność poprzez zwiększenie wartości pracy pracowników.
Eliminacja czynników innych niż istotne
Czy nowy ekspres do kawy jest naprawdę potrzebny? A co z nowym narzędziem - czy naprawdę potrzebujemy kolejnej platformy do projektowania graficznego? Dodatkowo, uczestnictwo w określonej konferencji może być warte tych pieniędzy... Zwiększenie rentowności może polegać na wyeliminowaniu takich czynników, ponieważ ich postrzegana wartość może być wyższa niż w rzeczywistości.
Jak wyeliminować takie czynniki z procesów biznesowych?
Spójrzmy prawdzie w oczy - niezależnie od wielkości firmy, pewne dodatkowe, niepotrzebne wydatki nieuchronnie się pojawią. Wystarczy jednak wyeliminować część z nich (oczywiście niektóre mogą okazać się przydatne).
Próbując poprawić rentowność w swojej firmie, należy zwrócić szczególną uwagę na takie dodatkowe wydatki. Choć mogą one wydawać się niewielkie, mogą być odpowiedzialne za zniknięcie dużej ilości pieniędzy z konta bankowego.
Znajdowanie i pozyskiwanie rentownych projektów
Nie wszystkie projekty są sobie równe - niektóre z nich mogą być po prostu bardziej opłacalne niż inne. Twój cel jest prosty: znaleźć je i upewnić się, że jest ich więcej.
Jak poprawić marżę brutto dzięki lepszemu wyborowi projektów?
Analizując kondycję finansową wszystkich swoich projektów, można dokładnie zobaczyć, które z nich są najbardziej dochodowe, a które okazały się mniej niż satysfakcjonujące. Patrząc na takie podsumowanie, możesz zwiększyć rentowność swojej firmy, określając rodzaje projektów, które mają tendencję do osiągania najlepszych wyników i koncentrując się na ich pozyskiwaniu w przyszłości oraz eliminując produkty lub usługi, których inne firmy pozbyły się lata wcześniej.
Zwiększanie produktywności
Redukcja kosztów ma oczywiście sens dla zwiększenia rentowności, ale nie jest to jedyny sposób na tworzenie dochodowych produktów lub opłacalność projektów. W branży usług profesjonalnych umiejętności i praca ludzi są głównym źródłem zysków. Dlatego też zwiększenie produktywności jest najprostszym sposobem na poprawę rentowności.
Jak zarobić więcej pieniędzy dzięki zwiększeniu produktywności
Aby to zrobić, musisz:
- Realistycznie planuj możliwości pracowników. Tylko około 80% możliwości specjalisty powinno być przypisane do projektu. Reszta czasu i tak zostanie poświęcona na organizację, przerwy i spotkania.
- Monitorowanie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu. Niektórzy pracownicy mogą po prostu marnować swój czas na projekty wewnętrzne, podczas gdy mogliby zarabiać pieniądze na projektach komercyjnych. Upewnij się, że tak nie jest.
- Unikaj nadgodzin i ławek. Choć czasem jest to nieuniknione, nadgodziny i przestoje mają ogromny negatywny wpływ na motywację i produktywność pracowników. Dlatego też należy zadbać o to, by takie problemy pojawiały się w harmonogramie projektu jak najrzadziej.
- Unikanie konfliktów harmonogramów. Z powodu błędów lub braku personelu, niektórzy specjaliści mogą zostać przydzieleni do dwóch lub więcej projektów - i nie będą w stanie wykonać tak dużej ilości pracy.
