Ten blog został zaktualizowany 1 lipca 2020 r.
Nie jest łatwo być dobrym kierownikiem projektu, a jeszcze trudniej jest zarządzać projektami w sposób doskonały. Twoje projekty są w ciągłym ruchu i musisz osiągać swoje cele za każdym razem.
Kiedy nie pilnujesz projektów i ludzi, dotrzymujesz terminów lub ciężko pracujesz, aby nie przekroczyć budżetu. Za każdym razem, gdy mija termin, czujesz, że ledwo udało ci się go dotrzymać, więc wiesz, że musi być lepszy sposób.
W tym wpisie na blogu poznasz cztery kroki korzystania z narzędzia do zarządzania zasobami, aby wzmocnić to, co już robisz dobrze jako kierownik projektu. Zobacz, jak oprogramowanie do zarządzania projektami może w pełni wykorzystać Twoje talenty.
Krok pierwszy: Ustal, co chcesz rozwiązać
Zdecyduj, co chcesz naprawić. Jak piszą pracownicy Harvard Business Review: "Planowanie to tak naprawdę definiowanie podstaw: jaki problem wymaga rozwiązania, kto będzie zaangażowany i co zostanie zrobione". Wiedz więc, jaki problem możesz rozwiązać za pomocą zarządzania projektami.
- Jaki problem rozwiązuje projekt?
- Kto powinien zostaćwłączony do projektu?
- Jaka powinna być rola każdej osoby?
- Jakie będą najważniejsze kroki do ukończenia projektu?
- Jakie zadania należy wykonać, aby dotrzymać terminu?
- Kto z personelu posiada kwalifikacje do wykonywania poszczególnych zadań projektowych?
- Czy pracownicy mają wszystkie narzędzia potrzebne do realizacji projektu?
Zapisz szczegółowo, co Twoi pracownicy będą musieli zrobić, aby ukończyć projekt, a także zasoby, których będą potrzebować, aby to zrobić. Teraz, gdy znasz już zakres i zasoby swojego projektu, przygotujmy plan.
Krok drugi: Opracowanie planu
Wiesz, co chcesz zrobić, kogo masz do dyspozycji, na jakim etapie znajduje się obecnie projekt i jaki jest Twój termin, więc stwórzmy plan, który doprowadzi Cię do celu. Zacznij od cofnięcia się wstecz: zacznij od terminu i wypełnij szczegóły, w tym ludzi, dostępne zasoby i kamienie milowe projektu. W ten sposób będziesz mniej narażony na wyczerpanie zasobów pod koniec projektu.
W narzędziu do zarządzania projektami można używać edytora zadań do wprowadzania zadań projektowych oraz przypisywania zadań z budżetami i terminami. Kierownik projektu może korzystać z pulpitu nawigacyjnego oprogramowania, aby mieć oko na to, jak działają wszystkie jego projekty, w tym ludzie i budżety, aż do poszczególnych zadań projektu. Znacznie ułatwia to pracę kierownika projektu.
Po wprowadzeniu zadań projektu i ustaleniu, kto ma nad nim pracować, następną rzeczą do zrobienia jest skorzystanie z narzędzia do alokacji zasobów oprogramowania, aby oficjalnie przypisać zadania pracownikom. Jeśli jednak znasz się na zarządzaniu projektami, wiesz jak szybko Twoje plany mogą ulec zmianie.
W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie można użyć alokacji zasobów, aby dostosować plany i zobaczyć, jak zmiany wpłyną na termin realizacji projektu i budżet. Posiadanie wszystkich narzędzi do planowania w jednym miejscu znacznie ułatwia pracę nad projektami.
Krok trzeci: Sprawdź, czy Twój plan działa
Zidentyfikowałeś, dlaczego realizujesz ten projekt i przydzieliłeś zasoby, których będą potrzebować Twoi pracownicy. Teraz nadszedł czas, aby sprawdzić, jak radzą sobie Twoi pracownicy, abyś mógł zarządzać ich postępami i aby byli świadomi tego, jak dobrze sobie radzą.
Zespół, który pracuje w niewiedzy, nie jest tak naprawdę zespołem, więc daj swoim pracownikom wszystkie informacje, których potrzebują, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Poza tym wiesz, że wiele konfliktów wynika z nieporozumień, a dobre planowanie powinno pomóc uniknąć problemów.
Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia tworzenie profesjonalnej jakości raportów dla pracowników, kadry zarządzającej i klientów. Te konfigurowalne raporty mogą pokazywać procent ukończenia każdego pracownika według zadania, ogólną wydajność każdego projektu oraz pracowników, którzy są najbardziej produktywni.
Jeśli coś nie idzie zgodnie z planem, możesz być proaktywny i skontaktować się z klientem, aby poprosić o przydzielenie dodatkowych godzin na projekt. W przypadku, gdy nie jest to możliwe, narzędzie do alokacji zasobów pozwala na rekonfigurację harmonogramu projektu, dzięki czemu można zobaczyć, co jest możliwe do osiągnięcia przez firmę.
Krok czwarty: Dokonaj niezbędnych zmian
Jeśli wdrożyłeś swój plan, a narzędzie do raportowania poinformuje Cię, że coś poszło nie tak, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany. W tym miejscu alokacja zasobów może być naprawdę przydatna, aby pomóc kierownikom projektów dostosować się do zmian.
Narzędzie do alokacji zasobów aktualizuje się w czasie rzeczywistym i zawiera pulpity nawigacyjne, które pokazują wydajność pracowników, status zadań projektowych, status budżetu i bieżące przychody. Wszystkie te informacje są niezbędne do podejmowania decyzji dotyczących tego, co można zrobić, aby dotrzymać terminów i budżetów projektów.
Oprogramowanie do zarządzania projektami daje ci możliwość wprowadzania zmian, dużych lub małych, które doprowadzą twoje projekty do końca. Co najważniejsze, za każdym razem będziesz mieć pewność, że projekt jest realizowany na czas i zgodnie z budżetem.
Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić się na prezentację BigTime, naszego najwyżej ocenianego, przyjaznego dla użytkownika oprogramowania dla kierowników projektów.
