Jakie jest znaczenie monitorowania i kontroli w zarządzaniu projektami?
Zarządzanie portfelem projektów jest ważne, aby zrozumieć, jak projekty radzą sobie z kluczowymi wskaźnikami, takimi jak rentowność i wykorzystanie zasobów. Prawidłowe monitorowanie i kontrolowanie w zarządzaniu projektami pozwoli w porę wykryć problemy, aby je skorygować, stworzyć bardziej wydajne zespoły projektowe i utrzymać projekty w zgodzie z celami organizacyjnymi.
Właściwe procesy monitorowania i kontroli projektów, które obejmują zarządzanie i nadzór nad projektem w celu utrzymania go na czas i w ramach budżetu, są podstawowymi elementami zarządzania portfelem. Gdy projekty są monitorowane i kontrolowane w celu zmniejszenia ryzyka i uzyskania lepszych wyników dla klientów, korzysta na tym cała organizacja.
Ponieważ coraz więcej organizacji zdaje sobie sprawę z potrzeby ściślejszego powiązania projektów ze strategią, monitorowanie i kontrolowanie w zarządzaniu projektami nabiera jeszcze większego znaczenia.
3 Techniki lepszego monitorowania i kontroli projektów
Kontrolowanie projektu: Technika #1
Zacznij od właściwej kontroli projektu w każdym projekcie. Dostosowanie celów do celów organizacyjnych i celów akceptantów projektu. Stosowanie spójnej metodologii projektowej w całej organizacji jest kluczem do możliwości pomiaru i zarządzania na poziomie portfela.
Proaktywnie identyfikuj ryzyko według projektu i uwzględniaj budżetowanie i prognozowanie projektu, a także planowanie zdolności zespołu. A co najważniejsze, upewnij się, że kierownicy projektów i zespoły, którymi zarządzają, regularnie wprowadzają czas i aktualizują plany projektów i zatrudnienia, abyś mógł wykorzystać te dane do oceny kondycji portfela projektów na wiele sposobów.
PUNKTY BONUSOWE za integrację danych CRM w celu uwzględnienia nadchodzących prac, które mogą mieć wpływ na ogólny proces monitorowania i kontrolowania w zarządzaniu projektami.
Monitorowanie i pomiar projektu: Technika #2
Po dostosowaniu zespołów projektowych nadszedł czas na monitorowanie, mierzenie i raportowanie postępów projektu. Ustal odpowiednie wskaźniki, takie jak wydajność w stosunku do budżetu, i mierz je regularnie w celu kontroli jakości. Regularne raportowanie wskaźników i innych raportów, takich jak przewidywane wykorzystanie zasobów, informuje poszczególnych kierowników projektów i interesariuszy organizacyjnych oraz tworzy wysokowydajne zespoły, które realizują swoje zadania.
Narzędzia monitorowania i oceny w zarządzaniu projektami: Technika nr 3
Udoskonalaj swoje pomiary w miarę zdobywania wiedzy i rozwoju. Narzędzia i techniki monitorowania projektów można łatwo rozwinąć, aby uwzględnić głębsze analizy, takie jak realizacja stawek i płatne wykorzystanie. W miarę skalowania i rozwoju firmy warto rozważyć wdrożenie narzędzia do monitorowania i kontroli w zarządzaniu projektami, które obejmuje śledzenie, alerty projektowe, zautomatyzowane raportowanie i szczegółowe pomiary.
Bonus: Pobierz ten BEZPŁATNY przewodnik , aby poznać kluczowe wskaźniki KPI potrzebne do monitorowania i kontrolowania w zarządzaniu projektami oraz dowiedzieć się, jak z nich korzystać, aby napędzać sukces projektu i napędzać wzrost!
Aby skutecznie monitorować i kontrolować projekty, zacznij od małego
Podejmij pierwsze kroki w zakresie monitorowania i kontroli projektów, tworząc kulturę wokół wspólnych celów i oczekiwań dla swojej firmy, raportując postępy w realizacji tych celów i rozwiązując pojawiające się problemy. W miarę jak coraz więcej projektów będzie realizowanych na czas i zgodnie z budżetem, Twoja firma będzie się rozwijać, a Ty w pewnym momencie przestaniesz korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, rozwiązań punktowych oraz własnych pulpitów nawigacyjnych i raportów.
To właśnie wtedy narzędzia i techniki monitorowania projektów zapewniane przez oprogramowanie do zarządzania projektami i śledzenia czasu będą prawdopodobnie musiały zostać zastąpione bardziej skutecznym narzędziem do skalowalnego monitorowania projektów. Jak wskazuje SPI Research w swoim badaniu 2022 Professional Services Maturity Benchmark, "heroizm i gaszenie pożarów nie są już standardowym sposobem prowadzenia działalności, ponieważ zdyscyplinowane systemy zarządzania, kontrole i zintegrowane systemy zapewniają przewidywalność i powtarzalność".
Oprogramowanie PSA to skalowalne narzędzie do zarządzania portfelem projektów
Dostępnych jest wiele narzędzi i technik monitorowania projektów, które wspierają sukces organizacji i utrzymują projekty na właściwym torze. Oprogramowanie Professional Services Automation (PSA) zapewnia jednak zintegrowany system monitorowania i kontroli w zarządzaniu projektami zarówno na poziomie projektu, jak i portfela projektów. Kierownicy projektów używają oprogramowania PSA do tworzenia planu dla swoich projektów i odpowiednio opracowują plan zasobów.
Potrzeby kadrowe są przekazywane do menedżerów zasobów w celu przydzielenia zadań, a członkowie zespołu projektowego widzą te zadania w swoich kartach czasu pracy. Dane dotyczące czasu pracy są przekazywane kierownikom projektów, aby utrzymać projekt na właściwym torze, zgodnie z budżetem i harmonogramem.
Na poziomie portfela PSA umożliwia zwijanie szczegółowych danych projektowych w celu pokazania wydajności organizacyjnej. Monitorowanie i kontrolowanie portfela projektów jest łatwe dzięki szybkim danym, takim jak pulpit zarządzania zasobami i raporty. Zapewniają one wgląd w to, gdzie firma osiągnie docelowe przychody, gdzie straty uniemożliwiają realizację planowanych stawek rachunków lub jak firma jest narażona na utratę kluczowych klientów.
Ujawnianie problemów, zanim będzie za późno, tworzenie większej wydajności w zespołach projektowych i uzyskiwanie niezbędnego wglądu w potrzeby kadrowe to tylko niektóre z korzyści systemu zarządzania portfelem projektów, które umożliwia PSA.
Podsumowanie
Monitorowanie i kontrolowanie w zarządzaniu projektami stanowi wartość dodaną, zapewniając interesariuszom projektu narzędzia potrzebne do oceny wydajności projektów i portfeli projektów. Procesy monitorowania i kontroli projektów służą jako brama do przeglądania i raportowania wyników projektów, co pozwala kierownictwu analizować skuteczność projektu lub portfela w realizacji jego celów.
Trzy techniki lepszego monitorowania i kontroli projektów obejmują:
- Dostosowanie celów projektu do celów organizacyjnych i celów akceptantów projektu.
- Monitorowanie, mierzenie i raportowanie postępów projektu.
- Udoskonalanie pomiarów w miarę zdobywania wiedzy i rozwoju; w miarę rozwoju firmy należy rozważyć wdrożenie narzędzia do monitorowania projektów i portfela.
Niezależnie od tego, czy chodzi o konkretny projekt, czy o cały portfel projektów, monitorowanie i kontrolowanie w zarządzaniu projektami zapewnia niezbędną widoczność w czasie rzeczywistym w celu podejmowania strategicznych decyzji, które pomogą projektom nie tylko pozostać w zgodzie ze strategią organizacji usługowej, ale także dostarczą informacji potrzebnych do utrzymania rentowności projektów i pracy w zamierzonym zakresie.
Jesteśmy tutaj, aby pomóc w monitorowaniu i kontrolowaniu projektów i portfela projektów. Jeśli chcesz uzyskać bezpłatną konsultację w celu ustalenia, czy rozwiązanie PSA jest odpowiednie dla Twojej organizacji świadczącej usługi profesjonalne, skontaktuj się ze specjalistą ds. projektów PSA już dziś!
.png)
Często zadawane pytania dotyczące monitorowania i kontroli w zarządzaniu projektami
Czym jest monitorowanie i kontrolowanie w zarządzaniu projektami?
Monitorowanie i kontrolowanie w zarządzaniu projektami to zarządzanie i nadzór nad projektem lub portfelem projektów w celu utrzymania go na czas i w ramach budżetu, co jest podstawowym elementem zarządzania portfelem.
Dlaczego monitorowanie i kontrola są ważne w zarządzaniu projektami?
Prawidłowe monitorowanie i kontrolowanie pracy nad projektami pozwoli w porę wykryć problemy i je skorygować, stworzyć bardziej wydajne zespoły projektowe i utrzymać zgodność projektów z celami organizacyjnymi. Zarządzanie portfelem projektów jest ważne, aby zrozumieć, jak projekty radzą sobie z kluczowymi wskaźnikami, takimi jak rentowność i wykorzystanie zasobów.
Jakie są kluczowe etapy zarządzania projektem w celu monitorowania i kontrolowania projektu?
Trzy kroki lub techniki monitorowania i kontrolowania projektu obejmują:
1. Dostosowanie celów do celów organizacyjnych i celów akceptantów projektu, przy jednoczesnej proaktywnej identyfikacji ryzyk w poszczególnych projektach. Uwzględnienie budżetowania projektu, prognozowania i planów wydajności zespołu oraz zapewnienie, że kierownicy projektów i zespoły regularnie wprowadzają czas.
2. Monitoruj, mierz i raportuj. Ustal odpowiednie wskaźniki, takie jak wydajność w stosunku do budżetu, i mierz je regularnie.
3. Udoskonalaj pomiary w miarę zdobywania wiedzy i rozwoju. W miarę skalowania i rozwoju firmy warto rozważyć wdrożenie narzędzia do monitorowania i śledzenia projektów, które obejmuje alerty projektowe, zautomatyzowane raportowanie i szczegółowe pomiary.
Czym jest narzędzie do monitorowania projektów?
Narzędzia do monitorowania projektów to oprogramowanie, które może pomóc w planowaniu i śledzeniu projektu oraz skutecznym zarządzaniu nim w celu osiągnięcia celów projektu. Chociaż istnieje wiele narzędzi i technik monitorowania projektów, oprogramowanie Professional Services Automation (PSA) zapewnia zintegrowany system monitorowania i kontroli zarówno na poziomie projektu, jak i portfela projektów.
