Ostatnia aktualizacja 16 marca 2023 r.
Włożyłeś wiele pracy w uruchomienie nowego systemu dla swojej firmy. Zidentyfikowałeś problem, znalazłeś właściwe rozwiązanie, uzyskałeś poparcie, program jest wreszcie gotowy do użytku w całej firmie. Teraz nadchodzi najtrudniejszy moment - wdrożenie zarządzania zmianą. Niniejszy artykuł przedstawia 3 fazy wdrażania zarządzania zmianą, które mogą pomóc organizacjom wyprzedzić konkurencję.
Skuteczne zarządzanie zmianą jest kluczem do udanej transformacji biznesowej. Wymaga planowania, komunikacji i odpowiednich narzędzi do szybkiego i skutecznego wdrażania nowych procesów. Z odpowiednią pomocą i wskazówkami, zarządzanie zmianą może ułatwić udane transformacje organizacyjne.
Aby pomóc ci dzisiaj, mamy dwóch świetnych ekspertów w branży usług profesjonalnych - Heather Kourcklas, prezes Golden Gait, LLC i Chris Duncan, dyrektor operacyjny w Whitchurch Engineering.
Czytaj dalej, aby poznać wskazówki Heather dotyczące 3 podstawowych faz skutecznego zarządzania zmianą oraz porady Chrisa dotyczące skutecznego zarządzania zmianą.
Faza 1 wdrażania zarządzania zmianą: Porozmawiaj ze swoim zespołem
Jak zachęcić pracowników do korzystania z nowych systemów? Ważne jest, aby pamiętać, że dobrze przemyślany plan jest świetny, ale jeśli nie ma poparcia i ludzie naciskają na niego, ten świetny plan może nie ujrzeć światła dziennego. Twój zespół jest tym, co pozwala ci robić to, co chcesz w swojej firmie i ma największe znaczenie.
Jeśli chodzi o wyjaśnienie "dlaczego", Chris podzielił się z nami następującymi słowami: "Nie lubię też wprowadzać żadnych zasad, co do których nie jestem w stanie przekonać ludzi, że są dobrym pomysłem. Jeśli nie mogę tego zrobić, to po prostu będę walczył o władzę ze wszystkimi, a to w niczym nie pomaga. Jeśli muszę odwoływać się do mojego autorytetu, by nakłonić ludzi do zrobienia czegoś, to czuję, że już przegrałem. Jeśli chodzi o rozpoczęcie rozmowy z zespołem, to wszystko zależy od kwestii, która jest omawiana. Wciąż jesteśmy na tyle małą firmą, że mogę chodzić od drzwi do drzwi i przemawiać do wszystkich, co naprawdę pomaga".
Kiedy firmy przeprowadzają reengineering, niektórzy pracownicy mogą zacząć odczuwać strach przed tym, że "stracą pracę" lub że ich praca będzie trudniejsza, ponieważ jest inna. Im więcej im powiesz i im lepiej zrozumieją "dlaczego" stoją za zmianą, tym lepiej możesz pomóc złagodzić ten strach. Liderzy powinni upewnić się, że pracownicy są w pełni poinformowani o wszelkich nadchodzących zmianach i inicjatywach, a także o konsekwencjach, jakie mogą one mieć dla ich ról. Jak wspomniano poniżej i według Gartnera, 73% pracowników dotkniętych zmianą zgłasza odczuwanie umiarkowanego lub wysokiego poziomu stresu, a osoby cierpiące na stres związany ze zmianą osiągają wyniki o 5% gorsze niż przeciętny pracownik.
Aby przeciwdziałać tym trendom i pozyskanie zaangażowania pracowników Aby wdrożyć nowy plan, upewnij się, że słuchasz tego, co mają do powiedzenia i oceniasz wszelkie opinie. Zbierz jak najwięcej informacji! Wiedza to potęga. Mogą pojawić się pracownicy, którzy będą oporni na zmiany, więc upewnij się, że masz plan reagowania na tego rodzaju kwestie.
Faza 2 wdrażania zarządzania zmianą: Rozpoczęcie i wdrożenie
Przed rozpoczęciem wdrażania nowego programu, Heather zaleca znalezienie oprogramowania lub narzędzia do planowania, które pomoże zorganizować i utrzymać porządek w zakresie celów, które należy osiągnąć. Upewnij się, że jest to tak proste, jak to tylko możliwe, aby było wydajne i faktycznie używane przez Twój zespół.
Chris dodaje: "Zacznij od dopracowania podstaw tego, czego potrzebujesz, a następnie nakreśl plan wokół tego. Gdy zaczniesz go realizować, zaczniesz zagłębiać się w szczegóły. Łatwo jest przesadzić z myśleniem na samym początku tak bardzo, że nie jesteś w stanie przejść do głównej części tego, co nawet próbujesz osiągnąć".
Być może nie potrzebujesz wszystkich dzwonków i gwizdków, które są dostarczane z niektórymi oferowanymi programami, ale być może potrzebujesz. Wszystko zależy od tego, co jest odpowiednie dla Twojej firmy i zespołu. Może to być nawet tak proste, jak arkusz kalkulacyjny Excel - potrzebujesz tylko miejsca do śledzenia postępów i terminów.
Następnie nadszedł czas, aby zidentyfikować strukturę podziału pracy. Może ona obejmować fazy, kamienie milowe, działania i zadania, jak w poniższym przykładzie Heather. Czasami nie ma potrzeby stosowania kamieni milowych i faz - działania i zadania są zazwyczaj wystarczające.
Jeśli skonfigurujesz swój planer projektu w taki sam sposób, jak strukturę podziału pracy, stanie się on dokumentem roboczym, którego będziesz używać w całym planie do aktualizacji, dostosowywania i śledzenia zmian. Ponieważ wszyscy będą z niego korzystać, ważne jest, aby zrobić to dobrze, aby być na bieżąco ze wszystkim.
Inne rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wdrażaniu zmian:
- Określenie personelu odpowiedzialnego za każdy obszar/każde zadanie
- Tworzenie szacunkowych terminów
- ZAWSZE należy brać pod uwagę problemy, ponieważ zdarzają się one nawet przy najlepszych planach.
- Skonfiguruj śledzenie kosztów w odniesieniu do budżetu na reengineering (to naprawdę ważne!).
Faza 3 wdrażania zarządzania zmianą: Monitorowanie postępów i śledzenie wyników
Nie ma silosów. Każdy dział jest elementem układanki i musi mieć skuteczną komunikację i przepływ procesów z innymi. Regularne monitorowanie i pomiary są kluczem do pomyślnego wdrożenia. Zasoby ludzkie, księgowość i operacje mają wpływ na wyniki finansowe. Upewnij się, że w trakcie całego procesu monitorujesz postępy, w tym informacje zwrotne od wszystkich zaangażowanych zespołów. Chris zaleca prowadzenie tych rozmów ustnie, a nie za pośrednictwem wiadomości e-mail - "Kiedy tego rodzaju rozmowa jest pisana, ludzie nie słyszą Twojego głosu ani tonu. Łatwo jest przyjąć założenia dotyczące tego, co mówisz lub jak to mówisz. Bardzo cenne jest usłyszenie takiej informacji zwrotnej osobiście lub przez Zoom".
Pomoże to ocenić, czy nowy program szkodzi, czy pomaga konkretnym działom, umożliwiając dostosowanie i dostosowanie w razie potrzeby. Podczas śledzenia postępów nowego programu, należy również śledzić postępy w ramach struktury podziału pracy, ponownie aktualizując wszelkie niezbędne niepowodzenia, które pojawiają się po drodze. Heather zdecydowanie zaleca organizowanie cotygodniowych spotkań zespołu ds. zarządzania zmianą, aby utrzymać zdrową linię komunikacji i być na bieżąco z ważnymi kwestiami, planami projektów i statusami projektów.
Często zadawane pytania dotyczące wdrażania zarządzania zmianą
Jakie są 3 fazy zarządzania zmianą?
3 fazy zarządzania zmianą to:
- Porozmawiaj ze swoim zespołem
- Rozpoczęcie i wdrożenie
- Monitorowanie postępów i śledzenie wyników
Czym jest proces zarządzania zmianą?
Proces zarządzania zmianą to kompleksowe wdrożenie zmiany w organizacji.
Jak uzyskać poparcie pracowników w mojej organizacji?
Komunikacja ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania zmianą. Liderzy powinni upewnić się, że pracownicy są w pełni poinformowani o wszelkich nadchodzących zmianach i inicjatywach, a także o konsekwencjach, jakie mogą one mieć dla ich ról. Jasna komunikacja pomaga budować zaufanie i zrozumienie, umożliwiając pracownikom dostrzeżenie wartości i celu wprowadzanych zmian.
Jak zachęcić pracowników do korzystania z nowych systemów?
Podczas wdrażania zarządzania zmianą ważne jest, aby odpowiednio przedstawić swój plan zespołowi w celu uświadomienia im, dlaczego tak się dzieje:
- Pokaż, co zrobiłeś
- Wyjaśnij, co zostało znalezione
- Wyznaczanie celów i zadań
- Udostępnianie planu działania
Dlaczego zarządzanie zmianą jest ważne?
Niektóre korzyści płynące z dobrego zarządzania zmianą obejmują adaptację nowego procesu, stworzenie pozytywnego środowiska pracy, zwiększenie produktywności i poprawę komunikacji.
