Jeśli chodzi o zmiany w operacjach wewnętrznych, często słyszymy o "wielkiej trójce" obaw - strachu przed zmianą, uzyskaniu zaangażowania ze strony pracowników i niepowodzeniu w transformacji. Podczas niedawnego webinarium zebraliśmy czterech liderów firm, którzy przeszli już tę drogę i mają świetne rady do podzielenia się na temat zarządzania zmianą i wdrażania nowego oprogramowania do rozliczania czasu pracy, fakturowania i fakturowania. (Webinarium można obejrzeć tutaj)
Podsumowaliśmy najlepsze rady, które możesz zastosować w swojej firmie. Czytaj dalej, aby usłyszeć odpowiedzi naszych panelistów na pytania, które dręczą liderów firm świadczących profesjonalne usługi.
Ale najpierw poznaj naszych panelistów:
Kip Tintsman | Manager of Finance and Operations, Norris Design
Harrison Green-Fishback | CTO, Lineate
LorneTappa | VP of Finance and Administration, New Resources Consulting
Evan Terry| VP, Operations, Cprime
Jakie były pierwotne bolączki, które skłoniły Cię do poszukiwania nowego rozwiązania do zarządzania wewnętrznymi przepływami pracy w Twojej firmie?
KT: Potrzebowaliśmy narzędzia/oprogramowania/procesu, który zapewniłby lepsze doświadczenie w zakresie wprowadzania czasu pracy. Im szybciej i łatwiej pracownicy mogą wprowadzać czas, tym bardziej są zadowoleni. Kolejną potrzebą była integracja z różnymi programami, z których obecnie korzystamy, zwłaszcza z QuickBooks.
ET: Przed BigTime wszystko było bardzo ręczne, jeśli chodzi o śledzenie czasu i wydatków, a także zatwierdzanie rozliczanego czasu. Naprawdę chcieliśmy i potrzebowaliśmy lepszych możliwości raportowania i prognozowania, zwłaszcza naszych prognozowanych przychodów. Możliwość przewidywania czasu i wydatków była dla nas bardzo ważna.
LT: Jesteśmy z BigTime od ponad 18 lat. Tak długo, że pierwotnie mieliśmy płytę CD do uruchamiania oprogramowania. Jednak 18 lat później, po przejściu na plan BigTime Pro, byliśmy w stanie przenieść wszystkie nasze podstawowe systemy do chmury i jesteśmy gotowi na rozwój. Warto również wspomnieć, że przez lata BigTime naprawdę świetnie słuchał opinii klientów i wszelkich naszych rekomendacji.
HGF: W rzeczywistości sami zbudowaliśmy niestandardowy system rozliczania czasu pracy. Stał się on dla nas prawdziwym utopionym kosztem, a BigTime pozwolił nam go zlikwidować. Nasze niestandardowe rozwiązanie było głównym punktem bólu, ponieważ istniało wiele ręcznych procesów, aby przenieść śledzony czas do QuickBooks i innych programów, których używaliśmy.
Często widzimy liderów zainteresowanych BigTime, którzy nie tylko badają naszą konkurencję, ale także inne rodzaje oprogramowania (ERP, zarządzanie projektami, Sage itp.) Czy zawsze wiedziałeś, że chcesz rozwiązania PSA, takiego jak BigTime, które obejmuje czas / wydatki, projekty i rachunki, czy też szukałeś innych rodzajów oprogramowania?
HGF: Przeanalizowaliśmy mnóstwo różnych rozwiązań do śledzenia czasu. Stworzyliśmy arkusz kalkulacyjny, aby śledzić wszystkie rozwiązania i oferowane przez nie funkcje. Pamiętam, jak spojrzałem na ten arkusz i pomyślałem, że żadne z tych rozwiązań nie rozwiąże problemów, z którymi się borykaliśmy. Integracje były dla nas naprawdę ważne. BigTime otworzył nam oczy i od razu wiedzieliśmy, że jest to rozwiązanie, z którym chcemy pracować.
Jak wyglądał proces oceny podczas poszukiwania odpowiedniego kandydata dla Twojej firmy? Ile wersji demonstracyjnych wykonałeś, zanim osiągnąłeś moment ah-ha?
LT: Przeprowadziliśmy wiele demonstracji. Wiedzieliśmy, że chcemy zminimalizować liczbę aplikacji dla naszego zespołu, a jednocześnie znaleźć narzędzie, które będzie dla nas najbardziej odpowiednie. Spędziliśmy dużo czasu z zespołem BigTime i przy podejmowaniu decyzji wzięliśmy pod uwagę nasze doświadczenia z obsługą klienta. Po współpracy z BigTime byliśmy w stanie podwoić nasz zespół dzięki aplikacji.
Przechodzimy do wdrożenia. Każda firma jest inna w zależności od jej wielkości, ilości danych i przepływów pracy. Jakie czynniki wpłynęły na proces wdrożenia?
KT: Chcieliśmy w jak najmniejszym stopniu zakłócić obecny proces. Sposób, w jaki to zrobiliśmy, polegał na wdrażaniu BigTime etapami, a nie od razu. Chcieliśmy być cierpliwi i metodyczni w sposobie działania. Mieliśmy również możliwość wdrożenia go w jednym z naszych mniejszych zespołów, aby uzyskać informacje zwrotne przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w całej firmie.
W jaki sposób przekazano plan wdrożenia pracownikom?
ET: Mieliśmy grupę pilotażową, z której korzystaliśmy, gdy po raz pierwszy zaczęliśmy wdrażać BigTime. Plan wdrożenia musi być nadmiernie komunikowany. Używaliśmy Slacka, e-maili i podkreślaliśmy to podczas naszych spotkań all-hands, aby komunikować się z naszym zespołem, co będzie się działo z nowym narzędziem/procesem. Ogłosiliśmy, że będziemy używać BigTime około 6-8 tygodni przed faktycznym rozpoczęciem korzystania z niego. W ciągu tych 6-8 tygodni upewniliśmy się, że pracownicy mają dostęp do nagrań demonstracyjnych i rozpoczęliśmy ich szkolenie.
Jaka jest Twoja najlepsza rada, aby przekonać pracowników do nowego systemu śledzenia czasu pracy? Jakie były Twoje doświadczenia z pracownikami?
LT: Podkreśl korzyści płynące z nowego programu/procesu, a także obecne bolączki firmy/zespołu. Były rzeczy, które miały ułatwić im pracę, takie jak prosty interfejs użytkownika/UX BigTime. Dla naszego zespołu była to naprawdę mile widziana zmiana, a najważniejsze było po prostu odpowiednie przeszkolenie.
W jaki sposób szkoliłeś nowych pracowników w zakresie wewnętrznych procesów w miarę skalowania firmy? Jakie najlepsze praktyki możesz polecić?
KT : Bardzo poważnie podchodzimy do wdrażania nowych pracowników. W ciągu ostatniego roku zatrudniliśmy około 50 osób i stworzyliśmy zespół onboardingowy, który pomaga im przejść szkolenie, zanim jeszcze zaczną rozliczać czas pracy. To dla nas dwugłowa bitwa - mamy nowych ludzi i mamy ludzi, którzy są tu od dawna. Nie chcemy, aby ci, którzy są tu od dłuższego czasu, przenieśli swoje złe nawyki i praktyki na nowych pracowników. Wiesz, stare psy i nowe sztuczki. Ważne jest, aby udokumentować procesy w celu zapewnienia skalowalności, tak aby nie jedna osoba była odpowiedzialna za cały onboarding. Monitorujemy również nawyki nowych pracowników i wpisy dotyczące rozliczeń / czasu pracy, aby upewnić się, że robią to poprawnie.
Jakie były Twoje główne obawy podczas adopcji BigTime? Co wiesz teraz, a czego nie wiedziałeś wtedy?
ET: Moją największą obawą było to, że otrzymam odruchową reakcję ze strony pracowników, którzy będą naciskać na użyteczność, ale na szczęście BigTime został naprawdę dobrze przyjęty i doceniony. Księgowi są bardzo wybredni i chcieli, aby pewne rzeczy były śledzone na ich sposób, ale właśnie w tym pomógł nam nasz program pilotażowy. Nie mieliśmy więcej niż kilka wybojów na drodze.
Zmiany mogą być przeraż ające nie bez powodu - są niewygodne. Zawsze znajdą się pracownicy, którzy są oporni na zmiany. Jak radzisz sobie z opiniami pracowników? Czy przygotowujesz z wyprzedzeniem plan reagowania na te kwestie?
HGF: Zawsze staram się szanować informacje zwrotne, które otrzymuję od zespołu i jasno mówię, że ich opinie są zawsze mile widziane i doceniane. Wykorzystaliśmy informacje zwrotne do ponownej oceny naszych procesów. Ważne jest również, aby zastanowić się (i przypomnieć pracownikom) - czy ten konkretny proces działa, czy jest to po prostu sposób, w jaki robimy rzeczy od dłuższego czasu?
Słoń w pokoju. Co jeśli to zawiedzie? Rozumiemy, że jest to szczególnie ważne w przypadku oprogramowania, które wpływa na otrzymywanie płatności. Jakie są najlepsze kroki awaryjne? Jaki jest plan awaryjny?
ET: Podczas naszego procesu weryfikacyjnego naprawdę zajęliśmy się stroną techniczną i przestojami związanymi z konfiguracją z BigTime. Byliśmy w stanie iść naprzód i czuliśmy się komfortowo. Upewniliśmy się również, że mamy kopie zapasowe narzędzi i danych, które pomogą nam w razie czego.
KT: Zakładaj najgorsze. Na wszelki wypadek upewnij się, że nadal masz dostęp do starego programu. Mieliśmy też trochę gotówki na wypadek, gdyby któraś z naszych faktur została pomylona. Upewniliśmy się, że komunikujemy się z naszymi klientami, że dokonujemy zmiany. Poinformowaliśmy ich, że wszystko będzie wyglądać inaczej i że e-maile mogą trafić do ich skrzynki śmieci.
Teraz, gdy wszyscy jesteście już po etapie wdrożenia, jakie były największe korzyści biznesowe wynikające z przyjęcia BigTime? Co wyróżnia się jako największy rozwiązany punkt bólu?
KT: Udało nam się dojść do punktu, w którym otrzymujemy wpisy dotyczące czasu pracy co tydzień, a nie co miesiąc. Nie musimy już tak często gonić naszych pracowników za ich czasem pracy, co ma wpływ na nasze przepływy pieniężne. Dostarczanie raportów we właściwe ręce, a także uzyskiwanie ważnych danych wcześniej niż po śmierci, naprawdę nam pomogło.
LT : Odnieśliśmy wymierny sukces dzięki BigTime. Byliśmy w stanie skrócić nasze dni do zamknięcia o 3 dni - to było dla nas naprawdę znaczące.
ET: Mamy teraz znacznie lepszy wgląd w przyszłość dzięki przeglądowi czasu i raportów. Naprawdę pomogło nam to, że jedna osoba jest odpowiedzialna za proces wdrażania.
HGF: Widoczność danych, którą uzyskaliśmy dzięki integracji BigTime z Salesforce i QuickBooks, pozwoliła nam spojrzeć na wszystko w sposób holistyczny. Odpowiedzi na nasze pytania otrzymujemy znacznie szybciej,
Nie możemy wystarczająco podziękować tym ekspertom za podzielenie się niezwykle pomocnymi radami na temat zarządzania zmianą i wdrażania nowych systemów. Chociaż powyżej znajduje się mnóstwo dobrych informacji, ci czterej eksperci omówili znacznie więcej szczegółów podczas webinaru. Obejrzyj go tutaj i koniecznie sprawdź nasz blog, Zarządzanie zmianą w 3 fazach, aby uzyskać jeszcze więcej informacji na temat skutecznego wdrażania nowych systemów we własnej firmie.
