W tym poście omówimy rodzaje planów zasobów w usługach profesjonalnych i trzy przeszkody, które należy pokonać na drodze do naprawdę skutecznego planowania zasobów w zarządzaniu projektami. Każdy, kto kiedykolwiek zarządzał projektami, może powiedzieć, że właściwe zasoby we właściwym czasie mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu i zaczynają się od planowania zasobów dla projektu we właściwy sposób.
Czym jest plan zasobów?
Jakie są dwa rodzaje planów zasobów w firmach usługowych?
- Plany zarządzania zasob ami - ten rodzaj planu zasobów obejmuje spojrzenie na całą firmę pod kątem zasobów dostępnych w organizacji dostarczającej. Zasadniczo ten rodzaj planu zasobów obejmuje "podażową" stronę organizacji dostarczającej. Można znaleźć przykłady planów zarządzania zasobami zorganizowane według obszarów praktyki i/lub kompetencji. Ten widok siły roboczej może obejmować umiejętności i certyfikaty i może być zarządzany przez dział HR lub dedykowanego menedżera zasobów lub dział.
- Plan zarządzania zasobami projektu - W przeciwieństwie do tego, plan zarządzania zasobami projektu analizuje potrzeby danego projektu i zasoby wymagane do spełnienia i realizacji tych potrzeb. Wstępny plan zasobów do zarządzania projektami może identyfikować rodzaje potrzebnych zasobów według tytułu lub umiejętności, szacunkowy czas wymagany do wykonania ich pracy i prawdopodobnie kluczowe daty, w których zasoby będą musiały pracować nad projektem i dostarczać go. Te symbole zastępcze zostaną następnie wypełnione pracownikami przypisanymi do projektu.
Na potrzeby tego wpisu przyjrzymy się bliżej planowaniu zasobów zarządzania projektami i sposobom uniknięcia niektórych typowych pułapek.
Trzy główne przeszkody na drodze do skutecznego planu zarządzania zasobami projektu
Wyzwanie nr 1 związane z planowaniem zasobów: brak konsensusu w sprawie projektu
Właściwe zdefiniowanie i zakomunikowanie zakresu projektu jest pierwszą kluczową przeszkodą do pokonania na drodze do bardziej efektywnego planowania zasobów. Oczywiście uzyskanie akceptacji zakresu projektu od klienta i akceptanta projektu jest ostatecznym celem na początku każdego udanego projektu.
Idealnie byłoby, gdyby kierownik projektu (PM) odpowiedzialny za realizację miał wkład w zakres projektu przed podpisaniem ostatecznej umowy. Jeśli tak nie jest, rozpoczęcie od pytania "Co sprzedaliśmy?" pozwoli uzyskać podstawowy zestaw założeń, na podstawie których można działać.
Należy pamiętać, że planowanie zasobów w zarządzaniu projektami dotyczy umiejętności i czasu, ale także kosztów. To, na co "stać" zespół, zależy od zakontraktowanego budżetu projektu, a także docelowej marży zysku. Udany plan zasobów dla projektu spełni oba te kryteria. Synchronizacja założeń projektu z finansami na wczesnym etapie to świetny sposób na zapewnienie, że wszystko, od fakturowania, raportowania, a nawet rozpoznawania przychodów, będzie przebiegać płynnie i zgodnie z planem.
Uzyskanie konsensusu oznacza, że każdy interesariusz wie, "jak wygląda dobro" dla niego, a cele są jasno komunikowane w całym zespole projektowym.
Wyzwanie nr 2 związane z planowaniem zasobów: ignorowanie czynników ryzyka
Brak identyfikacji luk w planach zasobów, zakresu lub ryzyka związanego z dostawą wpłynie na znacznie więcej niż tylko budżet i harmonogram. Zbyt często plan zasobów projektu jest zaciemniany przez zbyt ambitne żądania zasobów, co skutkuje przekroczeniem harmonogramu przez pracowników i niemożnością wykonania zadań w odpowiednim czasie.
Stworzenie realistycznego planu zasobów to nie tylko zadanie kierownika działu zarządzania zasobami. Resource Management Institute (RMI) przeprowadził ankietę wśród kierowników ds. zasobów i stwierdził, że 84% firm uważa prognozowanie i planowanie wydajności za największe wyzwanie w zarządzaniu zasobami. Na drugim miejscu znalazło się zarządzanie zasobami umiejętności. Zrozumienie, czy organizacja dokładnie przewiduje wykorzystanie pracowników, pomaga zrozumieć ryzyko związane z planem zasobów projektu. Jeśli istnieje ryzyko, że dany zasób może być nadmiernie zaplanowany, niewykwalifikowany lub po prostu nieobecny na dłuższym urlopie, należy opracować plan odpowiedniego dostosowania.
Podejmując wiele wyzwań związanych z zarządzaniem personelem i planowaniem projektów na początku projektu, menedżerowie mogą zrozumieć prawdziwe potencjalne ryzyko związane z jego realizacją.
Źródło: Seria ankiet RMI, Czynniki hamujące skuteczne zarządzanie zasobami, 2022 r.
Wyzwanie nr 3 związane z planowaniem zasobów: skupianie się na niewłaściwych pomiarach
Mierzenie postępów w stosunku do harmonogramu, budżetu i zakresu jest często priorytetem dla większości kierowników projektów, i słusznie. Terminowość, budżet i zgodność z oczekiwaniami to podstawowe wskaźniki doskonałej realizacji i klucz do sukcesu klienta. Biorąc pod uwagę plan zasobów i personel, którym będziesz zarządzać w projekcie, istnieją inne wskaźniki KPI dla usług profesjonalnych, które można wprowadzić, aby uzyskać wiodące i opóźnione wskaźniki sukcesu.
Weź pod uwagę wykorzystanie zasobów. Projectmanagement.com wymienia nadmiernie rozdysponowane zasoby jako drugi powód (zaraz za scope creep), dla którego projekty kończą się niepowodzeniem.
Historyczna miara wykorzystania zasobów do rozliczeń zapewni wgląd we wskaźnik wypalenia projektu, ale także w to, jak ciężko pracują zasoby. Idealnie byłoby, gdyby każdy kierownik projektu miał wgląd w całkowite rozliczane wykorzystanie zasobów (nie tylko związane z jego projektami), aby zrozumieć, nad czym jeszcze pracuje jego zespół i jak ciężko. Spojrzenie na prognozowane wykorzystanie zapewni również wgląd w dostępność w przypadku zmiany zakresu projektu. Co nieuchronnie nastąpi.
Pokonywanie przeszkód dzięki oprogramowaniu do planowania zasobów
Systemy takie jak rozwiązanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) zapewniają narzędzia oprogramowania do planowania zasobów, które umożliwiają wgląd w projekty i ludzi pod kątem wykorzystania i innych miar. Widoki te mają kluczowe znaczenie dla utrzymania zespołów na właściwym torze i dokładnego planowania zasobów. Jednak nie każda miara jest policzalna w systemie. Mierniki jakościowe, takie jak to, czy praca wykonywana przez zespół jest tym, co chcą robić, lub czy zaspokaja ich ambicje zawodowe, są również dobre do uchwycenia.
Ostatecznie kierownik projektu musi zrozumieć wszystkie trzy przeszkody i pokonać je, aby naprawdę stworzyć plan zarządzania zasobami projektu, który wytrzyma próbę czasu trwania projektu. Z pewnością rzeczy będą się zmieniać, a im dłuższy projekt, tym bardziej staje się to pewne. Ale rozpoczęcie od planu, który jest zsynchronizowany z menedżerami zasobów, interesariuszami i samym zespołem, sprawi, że wszyscy zaczną na solidnych podstawach.
Podsumowanie planu zasobów
Podsumowując, zapewnienie, że organizacja świadcząca profesjonalne usługi stworzy skuteczny plan zasobów do zarządzania projektami, zależy od wielu czynników, w tym uniknięcia tych trzech typowych wyzwań związanych z planowaniem zasobów:
- Brak konsensusu w sprawie projektu
- Ignorowanie czynników ryzyka
- Skupianie się na niewłaściwych pomiarach
Przeskakując główne przeszkody związane z ustalaniem zakresu projektu, oceną martwych punktów i ryzyka oraz wprowadzając odpowiednie środki, w tym perspektywiczne planowanie personelu, kierownicy projektów osiągną lepsze wyniki i większy sukces projektu. Jeśli Twoja organizacja szuka sposobów na bardziej efektywne tworzenie planów zasobów projektowych i pokonywanie tych przeszkód, skontaktuj się z nami, aby uzyskać wersję demonstracyjną planowania zasobów.
.png)
Często zadawane pytania dotyczące planów zasobów
Czym jest planowanie zasobów w zarządzaniu projektami?
Plan zasobów w zarządzaniu projektami to proces przypisywania ludzi do projektów poprzez identyfikację rodzaju umiejętności, dostępności, profili zasobów i zainteresowań oraz personelu potrzebnego do ukończenia projektu na czas i zgodnie z budżetem.
Czym jest planowanie zasobów na przykładzie?
Można znaleźć przykłady planów zarządzania zasobami zorganizowane według obszarów praktyki i/lub kompetencji. Ten widok siły roboczej może obejmować umiejętności i certyfikaty i może być zarządzany przez dział HR lub dedykowanego menedżera zasobów lub dział.
Jakie są trzy wyzwania związane z planowaniem zasobów?
- Niepowodzenie w uzyskaniu konsensusu projektowego - Właściwe zdefiniowanie i zakomunikowanie zakresu projektu jest pierwszą kluczową przeszkodą do pokonania na drodze do bardziej efektywnego planowania zasobów.
- Ignorowanie czynników ryzyka - brak identyfikacji luk w planach zasobów, zakresu lub ryzyka związanego z dostawą wpłynie na znacznie więcej niż tylko budżet i harmonogram.
- Skupienie się na niewłaściwych pomiarach - Biorąc pod uwagę plan zasobów i personel, którym będziesz zarządzać w projekcie, istnieją inne wskaźniki KPI dla usług profesjonalnych, oprócz pomiaru postępów w stosunku do harmonogramu, budżetu i zakresu, które należy wprowadzić, aby uzyskać wiodące i opóźnione wskaźniki sukcesu.
Dlaczego plan zarządzania zasobami jest ważny?
Plany zarządzania zasobami są ważne, ponieważ posiadanie odpowiednich zasobów we właściwym czasie ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu i zaczyna się od skutecznego planowania zasobów dla projektu.
Jakie są 2 rodzaje planów zasobów w zarządzaniu projektami?
Dwa rodzaje planów zasobów w zarządzaniu projektami obejmują:
- Plany zarządzania zasobami - ten rodzaj planu zasobów obejmuje spojrzenie na zasoby dostępne w całej firmie.
- Plan zarządzania zasobami projektu - W przeciwieństwie do tego, plan zarządzania zasobami projektu analizuje potrzeby danego projektu i jakie zasoby są wymagane do spełnienia i zaspokojenia tych potrzeb.
