Propozycja projektu to Twój czas, aby zabłysnąć, gdy próbujesz pozyskać nowego klienta lub podzielić się swoimi usługami. Dlaczego więc wydaje się, że łatwiej powiedzieć niż zrobić?
Często najtrudniej jest zacząć i upewnić się, że masz odpowiednią formułę, aby skutecznie zmapować swój projekt i przekazać plan sukcesu. Dzięki odpowiednim krokom, czas poświęcony na przygotowanie propozycji projektu zaowocuje przekonującym dokumentem i celami, których potrzebujesz, aby rozpocząć.
Przejdźmy do rzeczy.
Krok 1: Uchwyć szerszy obraz
Zanim cokolwiek zapiszesz na papierze, poświęć trochę czasu na omówienie projektu, czy to z zespołem, czy samodzielnie. Pomoże to w znalezieniu pomysłów i pozwoli lepiej zrozumieć zakres projektu, zanim spróbujesz nadać mu sens w zarysie.
Po pierwsze, postaw się w sytuacji klienta, jakie pytania może zadać podczas prezentacji? Zanotuj je, abyś mógł odnieść się do nich w swoim planie, a także wszelkie znane wcześniej przeszkody, na które możesz być na bieżąco. Co najważniejsze, ustal, jaki jest konkretny haczyk Twojej firmy, aby wygrać projekt i wyróżnić się na tle konkurencji.
Krok 2: Obliczenie zakresu projektu
Podjęcie współpracy z nowym klientem to budowanie relacji, która musi być dwukierunkowa. Chociaż brzmi to tandetnie, zanim będziesz mógł iść naprzód, musisz dokonać autorefleksji. Dowiedz się, co będzie potrzebne, aby utrzymać relacje z Twoją firmą. Oznacza to przyjrzenie się zakresowi i obliczenie, ile czasu i zasobów to zajmie.
Dużą rolę odgrywa tu również uwzględnianie zależności. Możliwość ustalenia z wyprzedzeniem, które zadania, pracownicy i kamienie milowe będą zależeć od kamienia milowego, jest kluczem do wyprzedzenia blokad drogowych. Zapisz te notatki, aby uwzględnić je w propozycji projektu, dzieląc się tym, jakie zasoby będą śledzone i jak planujesz monitorować zakres.
Krok 3: Podbij streszczenie
Gwarantujemy, że jest to najmniej ulubiona część zarysu projektu, wprowadzenie jest zniechęcające. Najlepszym sposobem, aby sobie z tym poradzić, jest nie stresowanie się. Zachowaj prostotę i utrzymaj uwagę klienta, przechodząc bezpośrednio do zaspokojenia jego potrzeb. Zacznij od unikalnego anioła, którego wymyśliłeś lub fragmentu istotnych danych. Celem jest, aby był on krótki, ale jednocześnie ekscytujący i motywujący dla klienta.
Krok 4: Rozwiązanie problemu
Ta część konspektu to miejsce, w którym określasz, co należy rozwiązać i dlaczego jest to ważne, aby nadać kontekst rozmowie. Pokaż, że poświęciłeś czas na zrozumienie perspektywy klienta i innych podobnych projektów. Niektóre zarysy wykorzystują również tę szansę, aby omówić wymagania projektu. Jakie elementy, materiały lub dodatkowe zasoby są potrzebne.
Krok 5: Zaprezentuj rozwiązanie
Jak sugeruje tytuł tej sekcji, jest to miejsce, w którym dzielisz się swoim rozwiązaniem problemu klienta, podkreślając umiejętności, strategie i procedury, które według twojego zespołu będą działać najlepiej. Jest to miejsce, w którym twój wielki pomysł łączy się, więc niech będzie jasny i zwięzły. Najlepsze zarysy dają również oczekiwany rezultat, który będzie aktywnie śledzony i mierzony w celu aktualizacji dla klienta po drodze.
Krok 6: Rozmowa o pieniądzach
Nadszedł czas, aby zagłębić się w budżet. Klient będzie chciał wiedzieć, ile będzie go to kosztować i w jaki sposób będą budżetowane poszczególne etapy projektu. Najlepszą wskazówką, jaką możemy tu dać, jest szczere wyjaśnienie przyczyn każdego kosztu. Skorzystaj z okazji, aby pokazać wartość dodaną swojej firmy, przedstawiając istotę budżetu.
Krok 7: Pokaż swój plan zarządzania
Zasadniczo ten etap konspektu obejmuje kroki, które należy podjąć, aby upewnić się, że projekt jest ściśle zarządzany, aby uniknąć sytuacji, w których sprawy zbaczają z kursu. Wskazówka: Posiadanie profesjonalnego oprogramowania do automatyzacji usług, takiego jak BigTime, ułatwia ten krok. Możesz zapewnić swoich klientów, że będziesz w stanie być na bieżąco z zadaniami, budżetami i zasobami projektu w czasie rzeczywistym.
Krok 8: Wnioski
Wreszcie doszedłeś do konkluzji. Podobnie jak w przypadku wstępu, należy zachować prostotę i krótko podsumować główne punkty z poprzednich sekcji. Zakończ na wysokim poziomie, ponownie przedstawiając swoją unikalną propozycję wartości i nie zapomnij podać jasnego następnego kroku, aby utrzymać piłkę w ruchu.
Ostatnia wskazówka...
Po wykonaniu kroków 1-8 wróć do początku konspektu i edytuj, edytuj, edytuj. Każde pisanie wymaga poprawek, a na tak ważny dokument jak wniosek warto spojrzeć więcej niż raz. Ostatecznym celem jest stworzenie profesjonalnie zorganizowanego i szczegółowego wniosku. Zachowaj jasność i zwięzłość, a będziesz na drodze do sukcesu!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak usprawnić proces zarządzania planem projektu po jego uruchomieniu, kliknij tutaj, aby poprosić o spersonalizowany przewodnik po naszym oprogramowaniu PSA.
