Za co została wystawiona ta faktura i skąd wziął się ten drugi rachunek?
Niestety, w przypadku wielu firm świadczących profesjonalne usługi pytania te są zadawane zbyt często. Na szczęście istnieje jeden sposób, aby zapobiec takiej sytuacji - nazywa się to alokacją kosztów.
Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś być w stanie:
- Zdefiniuj alokację kosztów i czynniki, które na nią wpływają.
- Identyfikacja obiektów kosztowych, które należy uwzględnić w procesie.
- Użyj formuły alokacji kosztów i metody alokacji kosztów, aby dokładnie przypisać wydatki do działów i projektów.
Definicja alokacji kosztów
Alokacja kosztów to proces dopasowywania obiektów kosztów do działów lub operacji, które je generują. Jest on najczęściej wykorzystywany do obliczania wyników finansowych firmy lub jej części, takich jak zespoły lub projekty, i określania, skąd pochodzą dane obiekty kosztów.
Na przykład w typowej firmie usługowej koszty mogą być przypisane do działów nieprodukcyjnych (tj. marketingu, sprzedaży, administracji), a także projektów i zespołów.
Do czego służy alokacja kosztów?
Jaki jest sens obliczania tych wszystkich rzeczy?
Chociaż alokacja kosztów jest bardzo pomocna, gdy przychodzi czas na podsumowanie wydajności pracowników, wyników poszczególnych kierowników projektów lub finansów, które mogą zainteresować interesariuszy, istnieją inne korzyści.
Na co dzień alokacja kosztów również może być pomocna:
- Zapewnienie zgodności budżetów - zarówno budżetu całej firmy, jak i finansów poszczególnych działów lub projektów.
- Identyfikacja aspektów działalności generujących nadmierne koszty i podejmowanie działań w oparciu o te informacje.
- Sprawdź, czy firma wydaje pieniądze na właściwe przedsięwzięcia.
Innymi słowy, alokacja kosztów to proces identyfikacji źródeł kosztów firmy i oceny ich znaczenia.
Rodzaje kosztów w alokacji kosztów
Alokacja kosztów obejmuje wszystkie osoby i aktywa w organizacji. W związku z tym obejmuje dziesiątki różnych rodzajów kosztów, które kierownicy projektów i kadra kierownicza muszą wziąć pod uwagę podczas zarządzania budżetami projektów i innymi finansami.
Przyjrzyjmy się rodzajom kosztów w alokacji kosztów.
Koszty podstawowe w alokacji kosztów
W najprostszym możliwym systemie klasyfikacji, koszty w alokacji kosztów są podzielone na 3 kategorie:
Koszty bezpośrednie
Koszty bezpośrednie w alokacji kosztów to wydatki, które zostały już przypisane do określonych działów, projektów lub zespołów i nie ma wątpliwości co do ich pochodzenia. Koszty te przyczyniają się do generowania zysku z działalności podlegającej rozliczeniu, ponieważ są wymagane w procesach produkcyjnych.
Na przykład w firmie usługowej koszty bezpośrednie są zwykle uwzględniane w budżecie projektu, a nawet ogólnie w harmonogramie projektu. Zazwyczaj odnoszą się one do płac i wynagrodzeń, ale mogą również obejmować inne zasoby wymagane do realizacji projektu. W związku z tym alokacja tego typu kosztów to bułka z masłem, ponieważ są one generowane bezpośrednio przez dział, usługi lub inne obiekty kosztowe, z którymi są powiązane.
Koszty pośrednie
Definicja kosztów pośrednich w alokacji kosztów jest nieco bardziej skomplikowana, zwłaszcza w przypadku przedsięwzięć ściśle związanych z usługami profesjonalnymi. Koszty te nie są związane z żadną konkretną jednostką organizacyjną; są one po prostu potrzebne do utrzymania i rozwoju firmy.
Koszty pośrednie zazwyczaj obejmują wynagrodzenia personelu pomocniczego i wydatki dokonywane przez personel pomocniczy, które pomagają działowi produkcji w wykonywaniu jego pracy. Obejmują one obiekty kosztów, takie jak specjaliści ds. marketingu i sprzedaży, pracownicy administracyjni i wszelkie inne działy wsparcia. Koszty pośrednie często obejmują również projekty wewnętrzne.
Istnieje jednak jeszcze jeden rodzaj kosztów pośrednich w alokacji kosztów, który musimy wziąć pod uwagę - koszty ogólne.
Koszty ogólne
Koszty ogólne obejmują wszystkie koszty, które muszą być stale ponoszone niezależnie od wyników biznesowych firmy.
Koszty ogólne projektu a koszty ogólne organizacji
Koszty ogólne są zwykle podzielone na 2 kategorie:
- Koszty ogólne projektu, na przykład sprzęt, subskrypcje i programy.
- Koszty ogólne organizacji, takie jak media, rachunki, czynsz itp.
- Koszty usług niezbędnych do utrzymania działalności firmy, np. wydatki na ochronę i zarządzanie przedsiębiorstwem.
Metoda alokacji kosztów
W tym momencie możesz zadać sobie pytanie: "jak mogę samodzielnie alokować koszty?". Na szczęście odpowiedź na to pytanie nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać - oto metoda alokacji kosztów, która może ci pomóc.
Przykład metody alokacji kosztów
Niektóre organizacje, w szczególności firmy usługowe, czerpią zyski wyłącznie ze swoich projektów i nie muszą alokować kosztów dla całej firmy - muszą jedynie podzielić koszty między dochodowe operacje i działy, a także inne obiekty kosztowe. Oto jak wygląda proces ich identyfikacji.
1. Zdefiniuj koszty, które chcesz alokować
Zacznij od obliczenia kosztów, które chcesz przydzielić w pierwszej kolejności. Na przykład, jeśli chcesz przydzielić koszty mediów w swoim biurze, zsumuj je, aby uzyskać szerszy obraz.
Na potrzeby tego przykładu alokacji kosztów załóżmy, że The Best Company koncentruje się na alokacji kosztów swoich działów wsparcia do projektu na dany miesiąc (znanych również jako koszty ogólne działalności). Koszty te obejmują:
- Koszty działu marketingu: 40 000 USD
- Koszty administracyjne: 15 000 USD
- Koszty działu sprzedaży: 45 000 USD
Łącznie wszystkie te działy odpowiadają za 100 000 USD dodatkowych kosztów ogólnych, które należy przydzielić.
2. Określenie podstawy podziału kosztów
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, koszty można podzielić w oparciu o różne czynniki. Do najpopularniejszych należą:
- Rozliczane godziny śledzone w usługach
- Wygenerowany dochód
- Wygenerowany zysk
W tym przykładzie wykorzystamy pierwszy z tych wskaźników - rozliczane godziny. Metoda ta jest uważana za najprostszy sposób proporcjonalnego podziału kosztów.
Najlepsza firma ma 2 projekty - projekt A i projekt B.
Aby ukończyć wszystkie działania zaplanowane w ramach projektu A na dany miesiąc, kierownicy projektu i członkowie ich zespołów będą potrzebować 1800 godzin. W przypadku projektu B liczba potrzebnych godzin wynosi 1 200. Oba projekty łącznie wymagają 3000 godzin do ukończenia. W związku z tym projekt A odpowiada za 60% wszystkich rozliczanych godzin w firmie, podczas gdy projekt B obejmuje 40% z nich. Są to proporcje, których będziemy używać w tej metodzie alokacji kosztów.
3. Proporcjonalny podział kosztów
Jeśli projekt A obejmuje 60% wszystkich rozliczanych godzin, podczas gdy projekt B odpowiada za 40% z nich, możemy teraz użyć tych liczb do określenia podziału kosztów między nimi. Skoncentrujmy się na określeniu, w jaki sposób każdy z nich powinien przyczynić się do kosztów.
Zgodnie z powyższymi przykładami, całkowita kwota kosztów do podziału między rozliczane operacje wynosi 100 000 USD. Projekt B wymaga większej liczby godzin, dlatego powinien odpowiadać za większą część kosztów - dokładnie 60% z nich. W rezultacie 60 000 USD kosztów zostanie przypisanych do projektu.
Tymczasem projekt B wymaga 40% wszystkich rozliczanych godzin. W związku z tym powinien on pokryć 40% kosztów - 40 000 USD.
Korzyści z alokacji kosztów
Chociaż alokacja kosztów jest obciążeniem, jest to również ogromna zaleta biznesowa.
Dzięki alokacji kosztów można:
- Określ, czy Twoje projekty są opłacalne.
- Dowiedz się, jaką rolę odgrywają poszczególne projekty w pokrywaniu kosztów organizacyjnych.
- Sprawdź, czy stawki firmy są wystarczająco wysokie, aby pokryć wszystkie koszty i wygenerować zyski.
- Ustalenie, czy koszty pośrednie pochłaniają większość zysków firmy.
- Określ rzeczywisty koszt usług świadczonych klientom.
- Dowiedz się, które działy wydają więcej lub mniej pieniędzy i na co je przeznaczają.
- Przypisz wszelkie utracone wydatki do osób, zespołów lub działów za nie odpowiedzialnych.
- Oblicz rzeczywistą rentowność swojej firmy jako całości.
