Długoterminowe planowanie zasobów jest niezbędne dla rozwoju firmy. Ale co, jeśli się pomylisz?
Oczywiście błędy się zdarzają - a my jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci je naprawić. Oto 5 typowych błędów w długoterminowym planowaniu zasobów, które możesz popełniać.
1. Traktowanie planowania długoterminowego jak planowania krótkoterminowego
Większość firm zaczyna od planowania krótkoterminowego - a konkretnie planowania na kilka dni lub tygodni naprzód. Ten rodzaj planowania koncentruje się na zadaniach i małych celach, których realizacja zajmuje kilka godzin. W planowaniu długoterminowym takie podejście jest niedopuszczalne!
Na czym powinno skupiać się długoterminowe planowanie zasobów?
Planowanie długoterminowe nie powinno skupiać się na zbędnych szczegółach. Zamiast tego, powinno dać menedżerom i kadrze kierowniczej ogólne wyobrażenie o tym, jak będzie wyglądać praca ich firmy w nadchodzących tygodniach lub miesiącach. Nie powinno również skupiać się na poszczególnych zadaniach. Zamiast tego powinien zawierać informacje na temat:
- Przydziały ludzi, dostępność i ryzyko bycia odsuniętym.
- Koszty prac nad istniejącymi i planowanymi projektami, a także przychody generowane przez te prace.
- Obecne i przyszłe wykorzystanie zasobów - lub jego brak, w formie ławki pracowniczej.
- Inne kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak rentowność projektu i procent kosztów ogólnych.
- Luki w procesie sprzedaży i wszelkie prognozowane zmiany w przychodach w przyszłości.
Podsumowując: planowanie długoterminowe powinno koncentrować się na uzyskaniu szerszego obrazu wszystkich operacji, a nie zadań, które przyczyniają się do realizacji poszczególnych projektów na mniejszą skalę.
2. Planowanie na bardzo konkretny okres
Wyobraźmy sobie profesjonalną firmę usługową, która zawsze przygotowuje plan zarządzania zasobami na nadchodzący miesiąc. Choć na początku może to brzmieć dobrze, firma ta nieuchronnie będzie zmagać się z tym problemem:
- Powtarzalny przydział: Na przykład specjaliści, którzy są przypisani do projektu na kilka miesięcy.
- Nieznane ryzyko w przyszłości: Czy mamy wystarczająco dużo projektów dla wszystkich naszych pracowników? Co się stanie, gdy nasze projekty dobiegną końca?
- Rosnąca ławka pracowników: Spowodowane brakiem informacji o specjalistach, którzy wkrótce staną się nieaktywni.
- Brak elastyczności: Na obecnym rynku usług profesjonalnych projekty przychodzą i odchodzą. Upewnij się, że masz miejsce na takie zmiany.
Jaka jest alternatywa dla planowania pracy od czasu do czasu?
Zamiast tego, długoterminowe planowanie powinno mieć miejsce zawsze, gdy możliwe jest zaplanowanie pracy do pewnego stopnia pewności - dotyczy to również wstępnych alokacji i wstępnych projektów. W ten sposób kadra kierownicza może
- Dostarczanie pozostałym menedżerom aktualnych informacji na temat dostępności pracowników.
- Sprawdzać dostępność osób, które chcieliby włączyć do nowych projektów i reagować na ich nieobecności.
- Przetestuj różne scenariusze projektów i alokacji i wybierz najlepsze dla swojej firmy.
- Zmiana pipeline'u sprzedaży w oparciu o zmiany w prognozach wykorzystania.
- Zobacz szanse i zagrożenia dla planowanych i przyszłych projektów.
3. Planowanie popytu oparte wyłącznie na rolach
Planowanie długoterminowe to nie tylko czas, ale także pieniądze, które ten czas generuje. Jest to składnik najważniejszych wydatków w branży usług profesjonalnych: wynagrodzeń, które stanowią większość wydatków w budżecie projektu.
Co zrobić, jeśli płace są znacznie wyższe niż oczekiwano? Zwykle dzieje się tak, gdy firma planuje projekt na podstawie średnich wynagrodzeń na wymaganych stanowiskach
Przykład, dlaczego należy planować ludzi zamiast ról
Na przykład, jeśli projekt wymaga 3 specjalistów pracujących po 160 godzin każdy, a średnia płaca dla tego typu specjalistów wynosi 30 USD za godzinę, dyrektor operacyjny spodziewa się wydać na operację następujące kwoty:
3 x 160 x 30 = 14 400 USD
Dlatego zdecydował się sprzedać usługę za 25 000 USD, z 42% marżą zysku.
Jeśli jednak dostępni są tylko drożsi specjaliści, dyrektor operacyjny może mieć znacznie mniejszą marżę zysku niż oczekiwano. Na przykład, jeśli koszty dostępnych pracowników wyniosą średnio 45 USD za godzinę, same wynagrodzenia będą kosztować:
3 x 160 x 45 = 21 600 USD
i pochłoną większość zysków, obniżając marżę zysku do mniej niż 14%.
Sytuacji tej można jednak łatwo uniknąć - jeśli przydzielisz do projektu poszczególnych specjalistów z określonymi, znanymi wynagrodzeniami, problem ten nie będzie istniał. Planowanie w oparciu o uśrednione dane lub założenia nie wchodzi w grę.
Czy muszę obliczać te wartości za każdym razem?
Na szczęście nie trzeba korzystać z arkuszy kalkulacyjnych Excel, aby obliczyć wszystkie te wartości. Niektóre zaawansowane programy do zarządzania zasobami, takie jak BigTime, mogą natychmiast zaoferować informacje w profilu specjalisty.
4. Planowanie przed zatrudnieniem odpowiednich osób
Długoterminowe planowanie oparte na myśleniu życzeniowym jest jednym z wielu problemów, z jakimi mogą spotkać się menedżerowie. W niektórych przypadkach popełniają oni jeszcze większy błąd, przypisując projekty osobom, które jeszcze nie dołączyły do firmy - i mogą w ten sposób narazić cały projekt na ryzyko.
Jak więc można rozwiązać ten problem? Jest tylko jedna rzecz, którą możesz zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji: przydzielaj tylko te osoby, co do których masz pewność, że będą dostępne w momencie rozpoczęcia projektu.
5. Niemożność przypisania pożądanej osoby do projektu
Wyobraź sobie, że planujesz nowy projekt i masz już idealnego kandydata na starszego specjalistę, który odegra kluczową rolę w operacji. Z entuzjazmem przydzielasz go do nowych obowiązków... tylko po to, by dowiedzieć się, że jest już bardzo zajęty.
Niestety, takie konflikty harmonogramów są nieuniknione, jeśli nie znasz dokładnego zarządzania wydajnością swoich pracowników.
