Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań w zakresie oprogramowania, a niektóre z nich mogą pochwalić się zgodnością z DCAA, ale kilka lat temu, kiedy szukałem rozwiązania w zakresie ewidencji czasu pracy dla małej rządowej firmy kontraktowej, odkryłem, że BigTime jest najlepszym z nich. Należy pamiętać, że byłem wtedy niezależnym specjalistą ds. kontraktów, a nie pracownikiem BigTime - w rzeczywistości, zanim otrzymałem zadanie znalezienia rozwiązania do pomiaru czasu dla tej małej, ale szybko rozwijającej się firmy, nigdy nawet nie myślałem o pomiarze czasu. Jednakże, ten rządowy startup myślał przyszłościowo i miał bardzo konkretną listę wymagań, których potrzebował dla swojego nowego oprogramowania do ewidencji czasu pracy:
- Musiał być "bogaty w funkcje", to znaczy musiał być czymś więcej niż tylko arkuszem kalkulacyjnym online.
- Musiał być przystępny cenowo, a mówimy o małej firmie zatrudniającej wówczas tylko trzech pracowników, więc pośredni dolar był tak cenny jak diamenty.
- Musiał być elastyczny, chciał mieć miejsce na rozwój w miarę pojawiania się nowych wymagań i pozyskiwania nowych klientów rządowych i pozarządowych.
- System musiał być konfigurowalny, ponieważ właściciel chciał mieć możliwość dodawania do niego od czasu do czasu określonych rzeczy.
- Musiał mieć możliwość raportowania - minęły czasy łączenia kolumn i wierszy arkusza kalkulacyjnego Excel i liczenia na to, że liczby są poprawne.
- Musiał mieć możliwość śledzenia czasu pracy zgodnie z DCAA.
Szczerze mówiąc, brzmiało to tak, jakby miało być dużym utrudnieniem. Jak miałem to znaleźć w pakiecie oprogramowania, który spełniałby również wszystkie inne moje wymagania? Odpowiedź: uderzyć w cegły i przetestować oprogramowanie. Po dokonaniu pierwszego wyboru z moich wstępnych badań, zacząłem testować trzy różne pakiety oprogramowania: jednym z nich był BigTime. Nie narzekałem jednak długo, ponieważ szybko odkryłem, że to internetowe rozwiązanie do zarządzania czasem spełnia wszystko, czego potrzebowałem.
Jak BigTime zapewnia zgodność z DCAA
Nie tylko mogłem konkretnie kontrolować, kto rejestruje czas w jakich projektach, ale mogłem również wymagać, aby wprowadzali czas w pożądany przeze mnie sposób. Mogłem kontrolować, które godziny były rejestrowane jako czas bezpośredni, a które jako czas pośredni (co rząd często określa jako rozliczane i nie rozliczane lub bezpośrednie i ogólne), a pracownicy nie musieli pamiętać, które z nich są które! Mogłem wymagać, aby notatki były zawsze wprowadzane na czas, co ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz być zgodny z DCAA i być gotowy na nieunikniony audyt kontraktu DCAA. Ponadto BigTime posiadał całą dodatkową warstwę reguł oprogramowania i procesów, które mogłem włączyć, aby upewnić się, że ludzie nie rejestrują czasu w przyszłości, że każda godzina została zatwierdzona, a każda zmiana w każdej godzinie timesheet została udokumentowana.
BigTime nie zawiódł również pod względem innych wymagań. Oprogramowanie ma wiele możliwości dostosowywania, obszerne niestandardowe raportowanie, mnóstwo dodatkowych funkcji (co, z tego też możemy wystawiać faktury?) i poziom elastyczności, który od razu mogłem zobaczyć, że zapewni rozwiązania kilku innych problemów, z którymi borykał się mały wykonawca.
Myślę, że łatwo jest zobaczyć, które rozwiązanie poleciłem dla kontraktów rządowych. Zgodność BigTime z DCAA wyeliminowała stres związany z przestrzeganiem przepisów. Jeśli szukasz odpowiedniego oprogramowania do śledzenia czasu pracy zgodnego z DCAA, skorzystaj z tej listy kontrolnej lub wypróbuj BigTime za darmo, klikając tutaj.
Ten wpis na blogu został zaktualizowany 13 listopada 2020 r.
