Analityka projektów i decyzje oparte na danych
Czego wszyscy chcemy, myśląc o zarządzaniu analityką projektów w celu podejmowania decyzji opartych na danych? Chcemy dostarczać świetną pracę, na czas i w ramach budżetu. Wszyscy widzieliśmy bezczelny mem zarządzania projektami wokół kompromisów szybkich, tanich i dobrych... wybierz dwa.
Chociaż jest to żartobliwy (ale trafny) sposób na powiedzenie "nie możesz mieć wszystkiego", zapewnia interesujące ramy dla wykorzystania analityki projektu w celu poprawy sukcesu projektu.
Czym są analizy projektów?
Proste ramy dla analityki zarządzania projektami
Patrząc na to, szybko to tak naprawdę czas, dobrze to tak naprawdę jakość, a tanio to tak naprawdę budżet. Czas, jakość i budżet to trzy klucze do pomiaru w zarządzaniu projektami.
Chwileczkę... tytuł mówi o czterech kluczach, co się dzieje?
Praca projektowa jest z natury ludzkim przedsięwzięciem. Czwartym elementem są więc ludzie. Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się, czym tak naprawdę jest analityka zarządzania projektami. Jak przekształcić dane projektowe w działania i wgląd w zarządzanie?
Klucz #1 do analityki projektu: Czas
Kiedy myślimy o czasie realizacji projektu, tak naprawdę chodzi o bycie "na czas". Tak więc, gdy prognozujemy przyszłość, jedną z podstawowych analiz projektu jest procent ukończenia. Nie tylko w odniesieniu do całego projektu, ale także do poziomu zadań.
Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest upewnienie się, że źródłem danych jest procent ukończenia, gdy czas jest przesyłany przez zadania. Jeśli to zrobisz, znacznie łatwiej będzie połączyć te dane w procent ukończenia całego projektu.
Zrównoważyć to z zadaniami ścieżki krytycznej i mamy jasną mapę drogową, jak zarządzać oczekiwaniami klientów i zasobami, aby uzyskać pomyślny wynik projektu.
Jest to tylko jeden ze sposobów zarządzania analizą wydajności w zarządzaniu projektami. Istnieją inne techniki analizy danych w zarządzaniu projektami, opisane przez projectmanagement.com, które wahają się od bardzo prostych do bardzo złożonych:
- Stała formuła: Przypisywanie dowolnych wartości procentowych w momencie rozpoczęcia pracy. Następnie, gdy zadania zostaną ukończone, sumują się do 100%. Jest to zalecane tylko w przypadku prostych projektów.
- Ważone kamienie milowe: Kiedy osiągasz główne kamienie milowe w swoim projekcie, umożliwia to osiągnięcie określonego procentu ukończenia. Ponownie, jest to proste w zarządzaniu, ale nie zapewnia mikro-widoczności, jeśli kamienie milowe są złożone.
- Procent ukończenia: Wymaga to, aby każdy w projekcie wykorzystywał swoją ocenę tego, ile pozostało do wykonania ich zadań, gdy przesyłają czas do kierownika projektu.
- Procent ukończenia z kamieniami milowymi: Jest to połączenie ważonych kamieni milowych i procentu ukończenia. Zasoby nadal mogą korzystać z oceny stopnia ukończenia każdego zadania, ale kamień milowy zapewnia bramkę, dzięki czemu nie przekraczamy naszych nart.
- Poziom wysiłku: Śledzenie poziomu wysiłku wymaga od zasobów podejmowania decyzji na poziomie zadania. Równoważenie tego z czasem, który upłynął i czasem zaplanowanym w budżecie zapewnia zrozumienie wydajności.
Klucz nr 2 do analizy projektu: Jakość
NPS (Net Promoter Score) w zarządzaniu projektami jest interesującą miarą danych. W przeszłości rozmawialiśmy o tym, jak mierzenie NPS na etapach projektu tworzy znacznie bardziej realistyczny obraz niż blask po dostarczeniu.
Aby zapoznać się z interesującymi sposobami tworzenia zniuansowanych podejść do formuły NPS i odkryć dodatkowe wskaźniki KPI dla usług profesjonalnych, zapoznaj się z naszą białą księgą zatytułowaną Metryki, które mają znaczenie dla organizacji świadczących usługi profesjonalne.
Jedną z interesujących taktyk jest jednak wykorzystanie NPS do tworzenia większej liczby transakcji. Podczas przeprowadzania ostatecznej ankiety na koniec projektu, użyj warunkowego rozgałęzienia dla każdego, kto jest promotorem, aby popchnąć go do witryny z recenzjami, takiej jak Clutch. Pozwala to organizacjom świadczącym profesjonalne usługi nie tylko zrozumieć, kto jest promotorem, ale także uzyskać prawdziwą promocję!
Klucz nr 3 do analizy projektu: Budżet
Nic nie jest w stanie zniszczyć projektu szybciej niż przekroczenie budżetu. Zarządzanie oczekiwaniami klientów i komunikacja mają kluczowe znaczenie dla najlepszych kierowników projektów i organizacji świadczących profesjonalne usługi.
Estimate at Complete (EAC) to świetny sposób na analizę projektu w teraźniejszości, przy jednoczesnym uważnym spojrzeniu w przyszłość. Co najważniejsze, pozwala kierownikom projektów dobrze zarządzać oczekiwaniami klientów.
Istnieją trzy wskaźniki, które należy obliczyć w Estimate at Complete:
- Rzeczywisty koszt (AC) to bieżący koszt projektu
- Budżet na zakończenie (BAC) to oczekiwany koszt na koniec projektu.
- Earned Value (EV) to prognozowany koszt projektu na określonym etapie.
Łatwo jest myśleć o tym wzorze w ten sposób, że wszystko w nawiasach to budżet na początku projektu.
Mając to na uwadze, Estimate at Complete jest mierzony w następujący sposób:
Szacowany koszt ukończenia = koszt rzeczywisty + (budżet ukończenia - wartość wypracowana)
Aby naprawdę zrozumieć Estimate at Complete, naprawdę ważne jest, abyśmy zastanowili się, który zasób pracuje nad jakim zadaniem przez resztę projektu. Jeśli przenosimy zadania między zasobami, typy stawek mogą gwałtownie zmienić budżet.
Wreszcie, Estimate at Complete musi uwzględniać zarówno szacunki dla klientów, jak i wewnętrzne szacunki rentowności. Oba mają znaczenie dla różnych osób. Możemy uzyskać szacunkową cenę dla klienta w projekcie o stałej cenie, ALE poświęcić nasz własny zysk. Estimate at Complete jako punkt danych do zarządzania projektami daje nam tego typu krytyczny wgląd.
Klucz analityczny projektu nr 4: Ludzie
Kiedy myślimy o projektach, nic nie dzieje się bez świetnych ludzi. Ponieważ wkroczyliśmy w okres Wielkiej Rezygnacji, analiza danych makro dotyczących zarządzania projektami musi uwzględniać wypalenie zawodowe jako główny czynnik. Ale jak możemy to zmierzyć? Odkryliśmy, że dwie najbardziej skorelowane rzeczy ze wskaźnikami odejść pracowników w organizacjach świadczących usługi profesjonalne to:
- Czas od ostatniego urlopu
- Wykorzystanie podlegające rozliczeniu
Patrząc na konsultantów, którzy opuścili firmę, ponad połowa z nich nie wzięła dnia urlopu od ponad czterech miesięcy, w porównaniu do mediany dwóch miesięcy bez urlopu dla pracowników, którzy pozostali. Ponadto osoby, które odeszły, były od 18% do 23% bardziej zajęte niż osoby, które pozostały.
Utrzymanie zaangażowania, świeżości i produktywności naszych zespołów jest kluczem do doskonałej długoterminowej realizacji i pomyślnych wyników projektów.
Bez zrozumienia naszych pracowników nie ma analizy danych w zarządzaniu projektami. Heck, nie ma w ogóle projektów do zrealizowania.
Podsumowanie: Dane i sukces projektu
Moglibyśmy wymienić mnóstwo indywidualnych miar, które są specyficzne dla analityki projektów. W rzeczywistości napisaliśmy cały geeky (to prawda) na temat profesjonalnych usług KPI i sposobów ich mierzenia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź to.
Jednak bez względu na miarę, wszystkie one mogą być zorganizowane w ramach czterech punktów danych, takich jak czas, jakość, budżet i ludzie.
Podsumowując, cztery klucze do analizy projektów w celu podejmowania decyzji opartych na danych to:
- Czas: Procent ukończenia
- Jakość: Net Promoter Score, ale nie zapomnij stworzyć promocji!
- Budżet: Szacunek po zakończeniu
- Ludzie: Wskaźnik wypalenia zawodowego
Powodzenia w realizacji projektu i daj nam znać, jeśli kiedykolwiek będziemy mogli Ci pomóc!
.png)
Często zadawane pytania dotyczące Project Analytics
Czym są analizy projektów?
Analityka projektów to systematyczna analiza danych w celu zidentyfikowania znaczących wzorców i spostrzeżeń na temat projektów organizacji. Dane te pomagają organizacjom usługowym podejmować lepsze decyzje dotyczące przyszłości ich projektów.
Jakie są cztery klucze do analityki projektów?
- Czas: Procent ukończenia
- Jakość: Net Promoter Score, ale nie zapomnij stworzyć promocji!
- Budżet: Szacunek po zakończeniu
- Ludzie: Wskaźnik wypalenia zawodowego
