Przewodnik wdrażania oprogramowania PSA

Wprowadzenie do implementacji oprogramowania

Ocena oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA ) może wiązać się z wieloma wyzwaniami. Mając do wyboru wiele opcji i czynników decyzyjnych, może się to wydawać zniechęcającym procesem. Jednym z tych ważnych czynników decydujących o tym, która opcja oprogramowania PSA jest odpowiednia dla Twojego zespołu i organizacji, jest wdrożenie oprogramowania PSA.

Skuteczność oprogramowania PSA ostatecznie zależy od powodzenia jego wdrożenia i przyjęcia. Dobrze zaplanowana i zrealizowana strategia wdrożeniowa może pomóc w zapewnieniu, że oprogramowanie zostanie skutecznie wdrożone, a użytkownicy zostaną odpowiednio przeszkoleni. Jak dobre jest oprogramowanie, jeśli nikt nie chce z niego korzystać? Dobry proces wdrożenia działa jak ubezpieczenie, chroniąc inwestycję. 

Z drugiej strony, źle przeprowadzona strategia wdrożeniowa może prowadzić do opóźnień w projektach, przekroczenia kosztów i niskiego przyjęcia przez użytkowników. Może również prowadzić do niskiego zaangażowania, nieprawidłowego użytkowania, a nawet odrzucenia oprogramowania.

Ważne jest, aby ocenić metodologię wdrażania oprogramowania przez dostawcę, wsparcie klienta, szkolenia oraz wszelkie potencjalne koszty lub ryzyko związane z wdrożeniem. 

Zanim jednak przejdziemy do wdrożenia, ważne jest, aby przeczytać pierwszą część tej serii, Przewodnik dla kupujących: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie PSA dla swojej firmy. 

W przewodniku omawiamy:

1. Korzyści z oprogramowania PSA 
2. Rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas wyszukiwania
3. Etapy oceny i wyboru najlepszego oprogramowania PSA dla organizacji 
4. Pytania, które należy zadać sprzedawcom 
5. Kogo należy uwzględnić w procesie wyszukiwania
6. Szablony oceny oprogramowania PSA do wykorzystania w badaniach

Teraz nadszedł czas, aby zagłębić się we wdrażanie oprogramowania PSA i dlaczego jest to tak kluczowy element układanki oceny oprogramowania.

6 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas oceny procesów wdrażania oprogramowania PSA

1. Jakie dedykowane role i zasoby będą dostępne dla Ciebie i Twojego zespołu podczas procesu wdrażania? 

Wdrożenie to wysiłek zespołowy, a dedykowany zespół wdrożeniowy może zaoferować nieocenione wskazówki. W naszym pierwszym przewodniku podkreśliliśmy znaczenie wyboru oprogramowania, które jest dostosowane do sposobu funkcjonowania Twojej branży. Wartość ta sięga jeszcze głębiej w procesie wdrażania, jeśli masz dostęp do zespołu profesjonalistów z wieloletnią wiedzą na temat tego, jak inne firmy w Twojej branży skonfigurowały i odniosły sukces.

Pomyśl o różnych rolach w tym zespole działającym jako grupa konsultacyjna, wykorzystująca swoją wiedzę branżową i know-how, aby uzyskać najlepsze wyniki, które pomogą napędzać wzrost i zyski. 

Zespół wdrożeniowy powinien mieć jasno określone cele i kamienie milowe oraz regularnie komunikować się z organizacją w celu dostarczania aktualnych informacji na temat postępów i wszelkich kwestii, które mogą się pojawić. Wreszcie, większość z tych ról powinna wykraczać poza proces wdrażania i pozostać partnerami przez cały czas korzystania z oprogramowania.

Pamiętaj, aby zapytać dostawcę oprogramowania, jakie dedykowane role będą dostępne, aby pomóc Ci podczas wdrażania i po uruchomieniu. Dostawcy oprogramowania mogą oferować połączenie następujących ról: 

Kierownik ds. wdrażania

Osoba ta jest zazwyczaj dedykowanym zasobem dla Twojego konta, aby pomóc w konfiguracji konta, konfiguracji i szkoleniu, dopóki nie będziesz gotowy do "uruchomienia" nowego rozwiązania. Pomyśl o tej roli jako o kierowniku projektu, który od samego początku będzie gotowy do pracy. 

Specjalista ds. importu danych 

Jeśli masz wiele niezbędnych danych historycznych, które należy przekonwertować do nowego systemu, wielu dostawców będzie miało dedykowaną osobę, która zdejmie z Ciebie ten ciężar. Będzie ona współpracować z Tobą nad zebraniem wszystkich danych, niezależnie od tego, gdzie się znajdują, i upewnieniem się, że zostaną one pomyślnie przeniesione w sposób, który ma sens dla Twojej organizacji. Na przykład, jeśli masz określony sposób nazywania czegoś, ten specjalista upewni się, że jest on taki sam w nowym systemie. 

Konsultant ds. rozwiązań 

Konsultanci ci są wysoce wyspecjalizowani w mapowaniu procesów biznesowych do zaktualizowanych najlepszych praktyk. Będą oni zadawać pytania i wysłuchają opinii Twojego zespołu, aby zrozumieć obecny stan Twojej firmy. Następnie wezmą pod uwagę idealny stan i zastosują obecne procesy do narzędzia, aby uzyskać jak największą wartość z oprogramowania. Będą Twoim przewodnikiem w usprawnianiu wewnętrznych operacji i dostosowywaniu.

Customer Success Manager

Menedżer ds. obsługi klienta zapewnia maksymalne wykorzystanie inwestycji. Będzie on informował o nowych wersjach produktów lub niewykorzystanych korzyściach, aby pomóc Ci odnieść sukces i uzyskać jak największy zwrot z inwestycji w rozwiązanie. Rola ta zazwyczaj ma najbardziej długotrwałe relacje z firmą po wdrożeniu, aby upewnić się, że możesz nadal rozwijać się w oprogramowaniu.

Poszukaj: dostawcy, który przypisuje dedykowane role i zasoby do procesu wdrażania, takie jak specjaliści ds. wdrażania i personel wsparcia technicznego. 

2. Czy będą dostępne bieżące aktualizacje produktów, które pomogą w prowadzeniu działalności?

Nie ma nic gorszego niż oprogramowanie, które zaczyna szwankować z powodu braku konserwacji i aktualizacji. Poszukaj dostawcy, który stale ulepsza i proaktywnie monitoruje stan rozwiązania, aby Twoja firma mogła nadal płynnie działać z zaufaniem do oprogramowania. Może to obejmować regularne aktualizacje oprogramowania, poprawki bezpieczeństwa i nowe funkcje, które poprawiają funkcjonalność i użyteczność oprogramowania. 

Poszukaj: dostawcy, który zapewnia bieżącą konserwację w celu wychwycenia problemów przed ich wystąpieniem, takich jak aktualizacje oprogramowania, konserwacja i proaktywne monitorowanie bezpieczeństwa.

3. Czy istnieje formalny proces wdrażania, czy też wiele z tych czynności trzeba będzie wykonać samodzielnie?

Formalny i dobrze zorganizowany proces wdrażania może pomóc zapewnić, że wszyscy w organizacji są przeszkoleni i gotowi do korzystania z nowego oprogramowania. Ważne jest, aby mieć jasny i zwięzły plan określający niezbędne kroki dla pracowników, aby nauczyć się oprogramowania, aby wszyscy mogli być na tej samej stronie, jeśli chodzi o oczekiwania i harmonogramy. Więcej o tym, jak powinien wyglądać ten proces, powiemy później!

Poszukaj: dostawcy, który zapewnia formalny proces wdrażania, który może obejmować dokumentację, sesje szkoleniowe i inne zasoby.

4. Czy będziesz mieć dostęp do zespołu obsługi klienta, gdy będziesz potrzebować pomocy? 

W przypadku wystąpienia problemów należy mieć możliwość szybkiego i łatwego skontaktowania się z zespołem obsługi klienta. Dobry zespół obsługi klienta powinien posiadać wiedzę na temat oprogramowania i być w stanie zapewnić szybkie i skuteczne rozwiązania wszelkich problemów, które mogą się pojawić, a także być zaangażowany w zapewnienie satysfakcji z produktu. Upewnij się, że jesteś zadowolony z opcji komunikacji i dostępności wybranego dostawcy.

Szukaj: dostawcy, który oferuje dostęp do dedykowanego zespołu obsługi klienta, który jest dostępny za pośrednictwem telefonu, poczty e-mail lub czatu na żywo, gotowy do rozwiązania każdego problemu.

5. Jakiego rodzaju zasoby do samopomocy i nauki będą dostępne dla zespołu?

Zasoby samopomocy i materiały edukacyjne mogą być niezwykle pomocne dla pracowników, którzy uczą się korzystać z nowego oprogramowania lub po prostu potrzebują odświeżenia wiedzy. Zasoby te są szczególnie pomocne, gdy regularnie wprowadzane są nowe aktualizacje oprogramowania i mogą pomóc zmniejszyć zapotrzebowanie na wsparcie klienta. Kolejna korzyść? Ten rodzaj nauki daje ci przewagę w zakresie "jak to zrobić", więc czas spędzony z dedykowanym zespołem wdrożeniowym może działać bardziej jako spotkanie konsultacyjne, przeglądając najlepsze praktyki i wszelkie pytania, jakie może mieć twój zespół.

Poszukaj: dostawcy, który zapewnia bazę wiedzy, podręczniki użytkownika, samouczki wideo i inne zasoby, z których zespół może korzystać w celu rozwiązywania problemów lub uczenia się nowych funkcji.

Świetnym przykładem tego, jak BigTime promuje tę istotną część procesu wdrażania, jest BigTime Academy. BigTime Academy oferuje filmy instruktażowe, które zapewniają pomoc wizualną w środowisku na żywo. Możesz obserwować, jak członek zespołu BigTime uzyskuje dostęp i korzysta z funkcji, od timerów po faktury.

6. W jaki sposób będziesz szkolić nowych pracowników w zakresie korzystania z oprogramowania?

Szkolenie nowych pracowników jest ważnym aspektem wdrażania oprogramowania, zwłaszcza gdy organizacje rozwijają się i zmieniają w czasie. Nowi pracownicy będą musieli zostać przeszkoleni w zakresie oprogramowania, aby upewnić się, że są w stanie skutecznie i wydajnie wykonywać swoje obowiązki zawodowe. Kolejną zaletą BigTime Academy jest to, że oferuje certyfikaty kursów dla osób nowych w oprogramowaniu. Posiadanie tego rodzaju szkoleń odciąża administratora i możesz polegać na BigTime, aby pomóc wszystkim członkom zespołu w zdobyciu wiedzy i umiejętności w zakresie korzystania z oprogramowania. 

Poszukaj: dostawcy, który zapewnia zasoby szkoleniowe dla nowych pracowników, aby odciążyć zespół wewnętrznie. 

Jak ułatwić wewnętrzny proces wdrażania oprogramowania PSA?

Jeśli pamiętasz nasz pierwszy przewodnik dla kupujących: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie PSA dla swojej firmy, omówiliśmy znaczenie zaangażowania interesariuszy w proces oceny oprogramowania PSA. Podczas fazy odkrywania sugerujemy zadawanie różnym działom w organizacji pytań na temat tego, czego oczekują od oprogramowania i jakie są ich potrzeby.

Powracanie do wiedzy z tych sesji pomoże upewnić się, że potrzeby te są odpowiednio uwzględniane podczas wdrażania. Udokumentowanie tych potrzeb/pytań może również pomóc specjalistom ds. wdrożeń odpowiedzieć na konkretne pytania i ustalić priorytety różnych sesji szkoleniowych dla poszczególnych interesariuszy. Może to również sprawić, że zespół będzie podekscytowany korzystaniem z nowego oprogramowania i zyska większe zaangażowanie pracowników.

Poniżej przedstawiliśmy różne działy, które składają się na typową organizację świadczącą usługi profesjonalne, podkreślając, które role powinny być uwzględnione w procesie wdrażania i jakie funkcje będą musiały być dobrze wyszkolone.

Operacje

Przeanalizuj ich potrzeby i uwzględnij je w szkoleniach: 

• Śledzenie i zarządzanie budżetem
• Zgłaszanie czasu i wydatków 
• Procesy przeglądu i zatwierdzania 
• Planowanie zdolności personelu
• Pulpity nawigacyjne raportowania
• Dostosowywanie uprawnień użytkowników
• Integracja z oprogramowaniem księgowym (QuickBooks, Sage Intacct, Intuit Lacerte)
• Integracja z platformami zarządzania relacjami z klientami (CRM) (Salesforce, Hubspot)
• Integracja z oprogramowaniem komunikacyjnym (Slack, aplikacje Google)

Kierownicy projektów

Przeanalizuj ich potrzeby i uwzględnij je w szkoleniach: 

• Śledzenie i zarządzanie budżetem
• Procesy przeglądu i zatwierdzania 
• Planowanie zdolności personelu
• Śledzenie budżetu w porównaniu z rzeczywistością
• Integracja z oprogramowaniem do zarządzania projektami (Jira, Asana, Smartsheet)

Finanse 

Przeanalizuj ich potrzeby i uwzględnij je w szkoleniach: 

• Konfiguracja modeli rozliczeniowych
• Branding faktur
• Dostosowywanie szablonów faktur do potrzeb klienta
• Dodawanie potwierdzeń wydatków
• Przeglądanie i zatwierdzanie przepływów pracy dla faktur
• Metody pobierania płatności 
• Pulpity nawigacyjne raportowania
• Integracja z oprogramowaniem księgowym (QuickBooks, Sage Intacct, Intuit Lacerte)

Leadership

Przeanalizuj ich potrzeby i uwzględnij je w szkoleniach: 

• Śledzenie wskaźnika wykorzystania na poziomie projektu i firmy
• Raportowanie pulpitów nawigacyjnych najważniejszych elementów projektu
• Raporty dotyczące kosztów pracy i marży projektu
• Pomiar rentowności projektu
• Prognozowanie przychodów

Personel pierwszej linii

Przeanalizuj ich potrzeby i uwzględnij je w szkoleniach: 

• Zgłaszanie czasu i wydatków
• Zgodność śledzenia czasu DCAA (dla wykonawców rządowych)

Etapy wdrażania oprogramowania PSA: Wyznaczanie celów i kamieni milowych

Teraz możesz zacząć myśleć o harmonogramie. Najlepiej jest znaleźć dostawcę, który ma podejście do wdrożenia typu "czołgaj się, idź, biegnij". Takie podejście pomaga realistycznie planować cele i kamienie milowe, dzięki czemu nie przegapisz cyklu fakturowania ani nie przeoczysz ważnych szczegółów. Ponieważ nie robisz wszystkiego naraz, pracownicy będą również mniej narażeni na stres i poczucie przytłoczenia. 

Najlepszym sposobem na skonfigurowanie osi czasu jest praca wstecz. Pomyśl o swojej grze końcowej - czy musisz opuścić inny system do określonego czasu? Jaki jest cykl rozliczeniowy/fakturowania? Następnie zastanów się, kiedy potrzebujesz śledzić czas. Na przykład, jeśli wystawiasz faktury na koniec miesiąca, będziesz potrzebować śledzenia czasu przez co najmniej miesiąc wcześniej. Teraz, gdy masz już na uwadze te przybliżone daty, nadszedł czas, aby pomyśleć o mapowaniu kamieni milowych.

Poniżej znajdują się 3 typowe kamienie milowe, których można doświadczyć podczas wdrażania oprogramowania PSA oraz pytania, o których należy pamiętać po drodze.

Kamień milowy 1: Wymagania wstępne 

Jak wszystko, ważne jest, aby zacząć od podstaw. Ten pierwszy kamień milowy obejmuje rozpoczęcie pracy z konfiguracją projektu, zarządzaniem zasobami oraz śledzeniem czasu i wydatków. Chodzi o to, by przygotować siebie i swój zespół do pracy z oprogramowaniem PSA. 

Konfiguracja projektu: Rzeczy do przemyślenia i pytania do zadania 

• Czy będziesz mieć dedykowanego specjalistę ds. wdrażania danych, który pomoże ci przenieść istniejące dane do nowego systemu?
• Gdzie znajdują się wszystkie istniejące dane?
• Czy masz wdrożony system księgowy?
• Czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych?
• W synchronizacji jakich integracji potrzebujesz pomocy?

Zarządzanie zasobami: Rzeczy do przemyślenia i pytania do zadania 

• W jaki sposób śledzisz budżety projektów?
• W jaki sposób ludzie są przydzielani do projektów? 
• Jak definiowane są stawki rachunków? (np. projekt, klient, rola pracownika)
• Jak często wystawiane są faktury?
• Jak obecnie przydzielasz zasoby do projektu?
• Czy przydziela się czas na projekt i czas poza projektem? 
• Czy w projektach stosowane jest podejście "wszystkie ręce na pokład", czy też ogranicza się widoczność projektu na pracownika? 

Czas i wydatki: Rzeczy do przemyślenia i pytania do zadania 

• Czy struktura podziału pracy różni się od zestawienia prac skierowanego do klienta?
• Czy istnieje jakakolwiek elastyczność w zakresie śledzenia czasu i wydatków?
• Czy jesteś w stanie wykorzystać wydatki na dostawców?
• Jakiego rodzaju przepływy pracy towarzyszą procesom zatwierdzania?
• Jak zamierzasz przeszkolić pracowników w zakresie wprowadzania czasu i wydatków?
• Czy śledzisz dni wolne od pracy? 
• Jak często rozliczasz wydatki? 
• Jak wystawiasz rachunki swoim klientom? Czas/format

Kamień milowy 2: Gra końcowa

Czy jest coś lepszego niż otrzymanie zapłaty za ciężką pracę swoją i swojego zespołu? Ten drugi etap polega na skonfigurowaniu organizacji do wysyłania faktur i otrzymywania płatności przy użyciu danych wprowadzonych w pierwszym etapie. 

Płatności i fakturowanie: Rzeczy do przemyślenia i pytania do zadania 

• Jak utworzyć fakturę?
• Jaki jest cykl fakturowania?
• Czego nie może zabraknąć na fakturze?
• Jak mają wyglądać Twoje faktury?
• Jak dokonać płatności?
• Jak oznaczyć fakturę jako zapłaconą?

• Jak przyjmowane są płatności?
• Jak chcesz raportować faktury/płatności? 

Kamień milowy 3: Ostatni krok 

Ten ostatni etap wykorzystuje wszystkie dane i informacje zebrane z projektów, wprowadzony czas i wydatki oraz wysłane faktury do tworzenia raportów. Raporty te, jeśli są prawidłowo wykorzystywane, mogą pozwolić na podejmowanie szybszych i bardziej świadomych decyzji biznesowych. 

Raportowanie: Rzeczy do przemyślenia i pytania do zadania 

• Jak wygląda moduł raportowania?
• Czy można dostosować raporty?
• Jak można udostępniać raporty?
• Jak wyglądają uprawnienia użytkowników do raportowania? Kto i co może zobaczyć?
• Jakie raporty wykonujesz miesięcznie/kwartalnie/rocznie?

• Kto analizuje te raporty? 
• Co próbujesz osiągnąć za pomocą tych raportów? 

Jak wygląda wdrożenie oprogramowania PSA z BigTime

Z dumą możemy powiedzieć, że od 2018 roku BigTime zajmuje pierwsze miejsce w rankingu zadowolenia klientów i najczęściej wdrażanych rozwiązań. Utrzymaliśmy tę najwyższą pozycję dzięki naszemu dedykowanemu zespołowi ds. wdrożeń i wsparcia z siedzibą w USA. Zespół ten składa się z kierownika ds. wdrożenia, kierownika ds. sukcesu klienta, specjalisty ds. importu danych i konsultanta ds. rozwiązań, którzy dostosowują wdrożenie do unikalnych potrzeb firmy. 

Jako klient BigTime uzyskasz dostęp do pomocnych zasobów, takich jak nagrania wszystkich sesji wdrożeniowych, filmy instruktażowe, dokumentacja wdrożeniowa, artykuły i seminaria internetowe. Zapewniamy również stałą pomoc za pośrednictwem biblioteki bazy wiedzy, a także zespołu wsparcia dostępnego codziennie.

Często zadawane pytania dotyczące wdrażania oprogramowania PSA

Czym jest implementacja oprogramowania?

Wdrożenie oprogramowania odnosi się do procedur i procesów wymaganych do przejścia aplikacji i narzędzi z etapu planowania i rozwoju do fazy produkcyjnej. Należy zauważyć, że wdrożenie wykracza poza etap uruchomienia i obejmuje ważne aspekty, takie jak przyjęcie użytkowników, edukacja, szkolenia oraz potencjalne ulepszenia i aktualizacje oprogramowania.

Dlaczego wdrożenie oprogramowania jest ważnym czynnikiem przy wyborze oprogramowania PSA?

Wdrożenie oprogramowania jest kluczowym czynnikiem przy wyborze oprogramowania PSA, ponieważ decyduje o tym, jak dobrze oprogramowanie zostanie przyjęte i wykorzystane przez organizację. Skuteczność oprogramowania PSA ostatecznie zależy od powodzenia jego wdrożenia i przyjęcia.

Co dzieje się podczas wdrażania oprogramowania?

Wdrożenie oprogramowania zazwyczaj obejmuje przygotowanie do procesu, instalację oprogramowania, importowanie danych, przeprowadzanie sesji szkoleniowych i zapewnianie wsparcia pracownikom, którzy zaczynają korzystać z oprogramowania.