5 problemów, które może rozwiązać alokacja zasobów

Ostatnia aktualizacja 6 lipca 2022 r.

Jeśli chcesz lepiej zarządzać projektami, musisz mieć oko na terminy i budżety swoich projektów każdego dnia. Nie jest to łatwe do zrobienia. Najlepszym sposobem na uniknięcie błędów jest rozpoczęcie korzystania z alokacji zasobów, aby zagwarantować, że firma ma czas i pracowników, aby dotrzymać terminu każdego projektu.

Co więcej, alokacja zasobów może zaoszczędzić czas i pieniądze, utrzymując projekty firmy zgodnie z harmonogramem i budżetem. Oto pięć typowych problemów, które firmy mogą przezwyciężyć, korzystając z oprogramowania wspomagającego alokację zasobów.

1. Planowanie i ustalanie priorytetów projektów

Pamiętaj, że masz pełną kontrolę. Łatwo jest czuć się przytłoczonym, gdy jesteś odpowiedzialny za planowanie projektów swojej firmy: od twojej zdolności do tworzenia dokładnych planów i doprowadzenia ich do końca zależy dużo czasu i pieniędzy. W każdej chwili możesz popełnić błąd w harmonogramie lub budżecie i zrujnować cały projekt.

Gdy planowanie projektu obejmuje oprogramowanie do zarządzania projektami z zarządzaniem zasobami, można zaplanować każdy etap projektu, aby sprawdzić, kiedy projekt zostanie ukończony, i zobaczyć, jak wszelkie zmiany harmonogramu mogą wpłynąć na termin. Możesz nawet przypisać różne zadania projektu do różnych pracowników, monitorując postępy projektu i wprowadzając niezbędne zmiany po drodze.

2. Zrozumienie pojemności

Trudno jest wiedzieć, kto w firmie jest dostępny do pracy nad projektem. Dlatego jednym z sekretów dobrego planowania projektów jest wydajność, czyli ile godzin dany pracownik jest średnio dostępny do pracy w ciągu miesiąca.

Alokacja zasobów może pomóc w podejmowaniu decyzji w oparciu o to, co jest najważniejsze dla firmy. Przeglądając projekt według pracowników, masz możliwość dokonywania istotnych wyborów związanych z potencjałem kadrowym projektów i podejmowania świadomych decyzji dotyczących przyszłości projektu.

3. Myślenie długoterminowe

Ogromną częścią alokacji zasobów jest myślenie z wyprzedzeniem o tym, gdzie twój projekt i twoi pracownicy będą za tygodnie, miesiące, a nawet lata. Sukces w zarządzaniu projektami oznacza możliwość zagwarantowania, że wszystkie projekty będą w ramach budżetu i dotrzymają każdego terminu, więc potrzebujesz inteligentnego sposobu podejmowania wiarygodnych decyzji dotyczących sposobu realizacji projektów.

Istnieje wiele opcji oprogramowania do zarządzania projektami online, więc trzeba być ostrożnym. Dobre narzędzie do zarządzania projektami zapobiegnie:

• Nadmierne przydzielanie zadań pracownikom projektu. Każde przydatne oprogramowanie pozwala poznać bieżącą i przyszłą wydajność każdego projektu.
• Niedobór pracowników. Pomocne narzędzie poinformuje Cię o niedoborze pracowników, dzięki czemu będziesz mógł podejmować decyzje o zatrudnieniu w odpowiednim momencie.
• Przeciążenie w okresach wzmożonego ruchu. Każde dobre oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia restrukturyzację personelu projektu w dowolnym momencie i pokazuje wyniki.
• Bycie zaskoczonym, gdy zmieniają się terminy lub finansowanie projektu. Inteligentne narzędzie do zarządzania projektami pozwala na wprowadzanie zmian w miarę rozwoju sytuacji w projekcie.
• Konflikty z innymi projektami. Każde wartościowe oprogramowanie pozwoli ci zobaczyć wszystkie twoje projekty w tym samym czasie, dzięki czemu będziesz mógł zobaczyć wszystkie projekty, nad którymi pracuje twoja firma.

4. Rolling with the Punches

Nic nigdy nie idzie zgodnie z planem, a kiedy zarządzasz projektami, musisz być przygotowany na zmianę planowania projektu w każdej chwili. Jeśli w dowolnym momencie będziesz musiał zmodyfikować personel, harmonogram, budżet lub zakres projektu, narzędzie do zarządzania projektami pomoże Twojej firmie łatwo dostosować się do zmian.

Każde wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami wykorzystuje zależności do alokacji zasobów, co jest sposobem zarządzania projektami, w których pracownik musi ukończyć określone zadanie, zanim pracownik będzie mógł rozpocząć inne zadanie, aby uniknąć marnowania pieniędzy i czasu. Na przykład, alokacja zasobów w BigTime ma narzędzie o nazwie Shift Allocations, które pozwala przenosić zasoby bez konieczności ponownego wprowadzania czegokolwiek. Wystarczy przenieść zasoby tam, gdzie są potrzebne.

5. Bycie na bieżąco

Jesteś osobą, która trzyma rękę na pulsie każdego projektu, więc musisz być w stanie zobaczyć postęp i status zadań każdego pracownika, natychmiast i łatwo. Przydatne oprogramowanie do zarządzania projektami będzie informować Cię o projektach Twojej firmy w czasie rzeczywistym za pomocą grafiki informacyjnej. Spójrz na wszystkie informacje, które uzyskasz dzięki szybkiemu spojrzeniu na oprogramowanie takie jak BigTime:

W ciągu kilku sekund możesz odpowiedzieć na pytania takie jak

• Czy przypisałem wszystkie godziny do wszystkich dostępnych pracowników?
• Który pracownik rejestruje najwięcej godzin w danym projekcie?
• Czy projekt mieści się w budżecie w tej chwili i czy zmieści się w nim w przyszłym miesiącu?
• Jakie zmiany kadrowe należałoby wprowadzić, aby powrócić do budżetu?
• Kto ma jutro wolne godziny, aby pracować nad projektem na ostatnią chwilę?

Jeśli musisz podjąć ważną decyzję w oparciu o najlepsze informacje, jakie możesz znaleźć, oprogramowanie do zarządzania projektami utworzy raporty wykorzystujące dane dotyczące alokacji zasobów, pokazując wszystko, czego potrzebujesz, aby dokonać mądrych wyborów.

Możesz nawet uruchamiać raporty oparte na alokacji zasobów w celu prognozowania przychodów. Niezależnie od tego, czy prognozujesz według projektu, czy według pracowników, możesz dowiedzieć się, w których miesiącach przepływy pieniężne będą dodatnie lub którzy pracownicy najprawdopodobniej osiągną największe przychody w następnym kwartale. Każde najwyższej klasy oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje dwa sposoby przewidywania przychodów firmy:

• Prognoza przychodów godzinowych (jako budżet stawek): prognozowanie przychodów w oparciu o stawkę godzinową pracownika.
• Prognoza przychodów ze stałej opłaty (jako % całkowitego budżetu): prognozowanie przychodów przy użyciu stałej kwoty ustalonej dla klienta.

Kiedy spojrzysz na wszystko, co musisz zrobić, aby być dobrym w zarządzaniu projektami, może się to wydawać nieco przytłaczające, ale istnieje wiele doskonałych narzędzi, które pomogą Ci dać z siebie wszystko. Nawet jeśli jesteś na szczycie swojej gry, najwyżej oceniane oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak BigTime, zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do alokacji zasobów, zawsze i wszędzie tam, gdzie wymagają tego projekty Twojej firmy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak właściwa alokacja zasobów może odmienić Twoją firmę i zespół? Zaplanuj bezpłatne demo BigTime i przeczytaj ten pomocny artykuł na temat rozwiązywania problemów z alokacją zasobów.