Podczas gdy wiele aspektów pracy wygląda obecnie inaczej - biurko, strój roboczy i zwierzęta domowe pojawiające się w rozmowach konferencyjnych - jedyną rzeczą, której nie chcesz zakłócać, jest przepływ gotówki. Praca zdalna oznacza, że Twoja firma musi dostosować się do wirtualnego środowiska.
Jeśli masz trudności z nadążaniem za fakturami i pobieraniem płatności od klientów poza biurem, czytaj dalej, aby uzyskać listę wskazówek od naszego dyrektora finansowego i dowiedzieć się, co robimy, aby nasze finanse były jak najbardziej spójne.
Opcja płatności elektronicznej
Fizyczne płatności za pomocą czeków powodują wiele opóźnień, a po przyjęciu fizycznego dystansu oś czasu ulega dalszemu spowolnieniu. Czeki wciąż wysyłane pocztą do naszego biura oznaczają wysyłanie osoby jeden dzień w tygodniu, aby je odebrała. Jeśli nie masz zdalnego skanera, pracownik ten musi również udać się do banku, aby dokonać wpłaty. Płatności elektroniczne za pośrednictwem ACH lub karty kredytowej eliminują te kroki i przyspieszają proces. Umożliwienie klientom płacenia za pomocą metody elektronicznej wyeliminuje wiele przeszkód zarówno dla ciebie, jak i twoich klientów, przyspieszając proces.
Oprogramowanie do fakturowania w chmurze
Ręczne tworzenie faktur w Excelu i wysyłanie ich pocztą jest uciążliwym procesem. Nie tylko powoduje wąskie gardła w wysyłaniu faktur na czas, ale także utrudnia klientowi dokonywanie płatności drogą elektroniczną. Aby zbierać płatności elektroniczne, najlepiej jest przejść na oprogramowanie do fakturowania, takie jak BigTime, które wysyła faktury cyfrowo, dzięki czemu trafiają one bezpośrednio do skrzynki odbiorczej e-mail klienta.
Elastyczne oprogramowanie do fakturowania oznacza również, że masz więcej opcji wysyłania faktur i możesz zwiększyć częstotliwość, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dzięki szybkiemu i łatwemu wysyłaniu faktur możesz upewnić się, że każda faktura jest wysyłana pierwszego dnia miesiąca, nawet jeśli jest to środek tygodnia, lub podzielić swoich klientów, aby wystawić połowę faktur w połowie miesiąca, a drugą połowę pod koniec miesiąca, aby płatności konsekwentnie napływały.
Ustaw preferowaną metodę płatności
Aby zachęcić klientów do podążania Twoimi cyfrowymi śladami i korzystania z szybszej elektronicznej metody płatności, jasno określ swoje preferencje. Poinformuj o korzyściach płynących z wyeliminowania czeków, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej, gdy fizyczne podpisanie czeku jest trudniejszym zadaniem. Większośćoprogramowania do płatności elektronicznych pozwala również ustawić domyślną metodę płatności dla ACH lub karty kredytowej, dzięki czemu klienci są bardziej skłonni do wyboru najłatwiejszej opcji.
Utrzymanie płynności raportowania między finansami a kierownikami projektów
Inną wewnętrzną przeszkodą, która spowalnia płatności, ale jest łatwa do naprawienia, jestproces przeglądu i zatwierdzania . Umieszczenie danych dotyczących zarządzania projektami i danych finansowych na tej samej platformie automatyzacji usług profesjonalnych zapewni wirtualne dopasowanie zespołów ds. finansów i zarządzania projektami. Zamiast polegać na zespołach w celu gromadzenia danych i udostępniania plików,raportowanie w czasie rzeczywistym, które łączy budżety projektów i rzeczywiste dane, może być udostępniane za pośrednictwem chmury. W procesie fakturowania potrzebnych będzie mniej korekt, a zespół ds. finansów i zarządzania projektami może pracować w synchronizacji, aby wysłać fakturę, wszystko w ramach tej samej platformy.
Bacznie obserwuj wydatki
Zarządzanie przepływami pieniężnymi to nie tylko przynoszenie nowych pieniędzy, ale także utrzymywanie tego, co już jest w kieszeni. Ścisłe monitorowanie wydatków i zasobów. Może się wydawać, że trudniej jest zarządzać firmą bez wszystkich osób w biurze, ale dzięki odpowiednim narzędziom można zobaczyć codzienny puls wydatków i sposób wykorzystania personelu , aby upewnić się, że pozostajesz na dobrej drodze. Skorzystaj z alokacji zasobów i raportów wydatków, aby wykryć, gdzie pieniądze lub czas są wydawane nieefektywnie i poszukaj sposobów na ich rozwiązanie.
Praca zdalna oznacza, że Twoja firma musi polegać na większej liczbie wirtualnych rozwiązań, a to sprawia, że Twoja firma jest bardziej elastyczna i wydajna w dłuższej perspektywie. Mamy nadzieję, że wykorzystasz te wskazówki jako punkt wyjścia do usprawnienia wewnętrznych przepływów pracy, aby przepływy pieniężne pozostały spójne i aby Twoja firma mogła iść naprzód w kierunku swoich celów.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak ustawa CARES może pomóc Twojej firmie w czasie pandemii koronawirusa, zebraliśmyzasoby na naszym blogu tutaj.
Wraz z Illumination Wealth zorganizowaliśmy również webinarium, podczas którego dzieliliśmy się poradami na temat tego, jak zmaksymalizować korzyści płynące z pożyczki w ramach Programu Ochrony Płac, unikając jednocześnie obniżenia kwoty umorzenia. Kliknij tutaj, aby obejrzeć!
