Czy wiesz za co płacisz? Zarządzanie kosztami projektu krok po kroku

Czy wiesz, co zrobiłeś źle w tej ostatniej analizie finansowej?

Oczywiście błędy się zdarzają, ale w czasach kryzysu unikanie ich jest jeszcze ważniejsze niż wcześniej. Z tego powodu zarządzanie kosztami projektu powinno stać się integralną częścią zarządzania - a oto jak wykorzystać ten proces do generowania zysków. 

Czym jest zarządzanie kosztami projektu? 

Zarządzanie kosztami projektu obejmuje planowanie, zarządzanie i kontrolowanie budżetu projektu od wstępnych szacunków do podsumowania na koniec projektu. 

Punkt zarządzania kosztami jest bardzo prosty, ale kluczowy dla firm świadczących profesjonalne usługi: zapewnia rentowność projektu na każdym etapie jego cyklu życia. 

4 etapy procesu zarządzania kosztami 

Podobnie jak każdy inny proces, który ma obejmować cały czas trwania projektu, zarządzanie kosztami projektu jest również podzielone na kilka etapów. Zostały one zaprojektowane, aby pomóc menedżerom pozostać na bieżąco z operacją, niezależnie od jej zmian w czasie. 

Etapy te obejmują: 

1. Planowanie zasobów
2. Oszacowanie kosztów
3. Budżetowanie kosztów
4. Kontrola kosztów

Planowanie zasobów 

Proces planowania zasobów ma bardzo prosty cel: podzielenie projektu na etapy i zadania oraz przypisanie odpowiednich osób do każdego z nich. 

Proces ten wymaga struktury podziału pracy lub szczegółowego zakresu projektu, który działa jako podstawa dla alokacji. Oba dokumenty są jednak podatne na ludzkie błędy lub rozmycie zakresu, powodując opóźnienia i problemy z alokacją. Oto kilka przykładów takich problemów - i kilka wskazówek, jak ich uniknąć. 

Główne wyzwania związane z planowaniem zasobów

Procesy planowania zasobów zazwyczaj borykają się z takimi problemami jak 

• Brak danych historycznych dotyczących podobnych projektów, które mogłyby pomóc w realistycznej ocenie ilości pracy w każdym zadaniu lub etapie: Zdecydowanie zalecamy pozyskiwanie projektów, w realizacji których firma ma już pewne doświadczenie; w przeciwnym razie operacja może być podatna na rozszerzanie zakresu lub nierentowność. 
• Brak wiedzy na temat dostępności osób w całym projekcie, co skutkuje nadmierną rezerwacją lub lukami w przydziałach. Zwykle kończy się to tym, że niedostępne osoby są przypisywane do projektu - i nie są w stanie go ukończyć.
• Tworzenie planu projektu w oparciu o postrzeganie kierownika zamiast konsultacji z innymi ekspertami. 
• Niedoszacowanie ilości pracy potrzebnej do ukończenia projektu. 
• Nieuwzględnianie opóźnień lub zagrożeń w planie zasobów i tworzenie nierealistycznych harmonogramów projektów. 

Szacowanie kosztów

Jeśli zakończyłeś już tworzenie planu zasobów i uwzględniłeś dodatkowy czas na ewentualne drobne opóźnienia, możesz teraz rozpocząć szacowanie kosztów całego projektu. 

Na tym etapie powinieneś spróbować obliczyć koszty pracy przy użyciu rzeczywistych stawek godzinowych lub wynagrodzeń pracowników, których przypisałeś do projektu w swoim planie zasobów. Ma to kluczowe znaczenie dla dokładności naszych szacunków, ponieważ wybór różnych specjalistów może wpłynąć zarówno na koszty, jak i tempo pracy ze względu na dostępność zasobów. 

Takie oszacowanie kosztów musi być wykonane w bardzo precyzyjny sposób, ponieważ będzie stanowić podstawę do dalszego porównania z rzeczywistymi danymi zebranymi podczas zarządzania kosztami projektu. 

Główne wyzwania związane z szacowaniem kosztów

Mimo to, choć szacowanie kosztów w zarządzaniu projektami może wydawać się proste, istnieje kilka kluczowych problemów, których należy unikać podczas przeprowadzania procesu. Należą do nich: 

• Używanie nierealistycznych danych do obliczeń: Nie używaj średnich stawek godzinowych i nie zakładaj niczego; pracuj tylko na rzeczywistych informacjach z planu zasobów, aby uniknąć błędów. 
• Używanie zbyt optymistycznego planu zasobów w obliczeniach: Ponownie zachęcamy do pozostawienia w projekcie miejsca na nieoczekiwane zdarzenia. 

Budżetowanie kosztów 

Po przygotowaniu dokładnych szacunków można przejść do przygotowania budżetu projektu. 

Budżet projektu = rzeczywiste koszty pracy + koszty ogólne projektu + ułamek kosztów ogólnych organizacji + koszty wszelkich ryzyk (jeśli dotyczy).

Obliczenia powinny obejmować: 

• Koszty pracy obliczone na podstawie rzeczywistych stawek godzinowych lub wynagrodzeń pracowników przypisanych do projektu. Nie używaj tutaj średnich stawek - nie są one wystarczająco dokładne, aby zapewnić prawidłowe szacunki. 
• Koszty ogólne projektu, takie jak koszty sprzętu, oprogramowania lub podróży związanych z projektem. 
• Koszty organizacyjne, które projekt będzie musiał pokryć z zysków. 
• Koszty wszelkich dodatkowych czynników ryzyka, które projekt może wymagać pokrycia. 

Budżet ten zostanie wykorzystany później w zarządzaniu kosztami projektu jako podstawa do porównania z rzeczywistymi kosztami operacyjnymi. 

Główne wyzwania związane z budżetowaniem kosztów

Główne błędy, które można popełnić podczas przygotowywania budżetu projektu, to m.in: 

• Nieuwzględnienie w budżecie kosztów ogólnych.
• Nie pozostawiając miejsca na błędy lub potencjalne opóźnienia - pamiętaj, że takie rzeczy mogą się zdarzyć nieoczekiwanie i nie należy ich lekceważyć.
• Brak informacji na temat kosztów ogólnych. Jeśli nie śledzisz tych danych, powinieneś zacząć to robić; w przeciwnym razie możesz być narażony na nieprzyjemną niespodziankę podczas oceny wyników finansowych swojej firmy. 

Kontrola kosztów 

Wreszcie, co nie mniej ważne, należy kontrolować wydatki w trakcie trwania projektu, aby upewnić się, że po pewnym czasie nie stanie się on nieopłacalny. Aby to zrobić, możesz:

Wykorzystanie analizy finansowej projektu 

Gdy projekt jest nadal w toku, można wykorzystać elementy analizy finansowej projektu, aby sprawdzić, czy jego budżet został do tej pory nadwyrężony. Najlepszym sposobem na to jest obliczenie wskaźnika efektywności kosztowej. 

Wskaźnik ten pokazuje, czy liczba godzin spędzonych nad projektem przekroczyła oczekiwania. Wskaźnik ten może być później wykorzystany do pokazania procentu budżetu, który pozostał do wykorzystania. 

Wskaźnik wydajności kosztowej: Przykład

Załóżmy, że połowa Projektu A została już ukończona. Miał on zająć 1600 godzin. Jednak ukończenie prac do tego momentu zajęło 750 godzin. W związku z tym musimy pomnożyć postęp (w tym przypadku jest to 0,5, ponieważ 1 oznacza w pełni ukończony projekt) przez 1600 szacowanych godzin, a następnie podzielić wynik przez 750. W tym przypadku CPI wynosi 1,07 - projekt wykorzystał o 7% więcej budżetu niż powinien. 

Główne wyzwania związane z kontrolą kosztów

Podobnie jak każda inna część zarządzania kosztami projektu, kontrola kosztów również wiąże się z pewnymi kwestiami, których należy unikać w procesie. Obejmują one: 

• Nieegzekwowanie wystarczającego śledzenia czasu pracy w firmie. Nie będzie żadnych kosztów bez śledzenia czasu pracy, więc przekonanie wszystkich pracowników do wypełniania swoich kart czasu pracy jest niezbędne. 
• Używanie nieprawidłowych lub średnich wynagrodzeń do obliczeń. Nie możemy tego wystarczająco podkreślić - każdy błąd w tym miejscu będzie miał wpływ na wszystkie obliczenia! 
• Poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na obliczenia. Czas menedżera jest cenny i należy go oszczędzać, gdy tylko jest to możliwe. Dlatego zalecamy korzystanie ze specjalistycznych narzędzi do takich obliczeń - są one w stanie zautomatyzować cały proces! 

Korzyści z zarządzania kosztami projektu 

W tym momencie możesz zadać sobie pytanie: ale po co to wszystko? 

Zarządzanie kosztami projektu ma wiele zalet, które powinny przekonać Cię do codziennego korzystania z tego procesu. Zalety te obejmują: 

• Zapobieganie przekraczaniu kosztów i zapewnienie maksymalnej rentowności projektów.
• Pomoc w dokładnym obliczeniu ceny projektu. 
• Unikanie ryzyka i problemów z budżetowaniem w przyszłości. 
• Pomaganie menedżerom w znajdowaniu wszelkich problemów finansowych związanych z projektem i rozwiązywaniu ich, zanim staną się bardziej palącymi kwestiami.