Wiele profesjonalnych firm usługowych korzysta z kalkulacji kosztów zadań jako sposobu na śledzenie określonych kosztów według zadań, aby sprawdzić, czy koszty te można zmniejszyć w przyszłych projektach. Jeśli praktykujesz kalkulację kosztów zadań, powinieneś również prowadzić raportowanie kosztów zadań. Poniższe raporty będą tymi, które zasadniczo zarządzają projektami. Pomogą ci one zobaczyć, jak sobie radzisz, upewnić się, że jesteś w zgodzie z budżetem i (jeśli tak się stanie) zrozumieć, dlaczego doszło do przekroczenia budżetu. Dowiedz się więcej o rentowności projektów tutaj.
Poniżej znajdują się raporty, które powinny wychodzić z oprogramowania oprogramowanie PSA i są częścią comiesięcznego przeglądu. Niektóre z tych raportów są przeznaczone tylko dla kierowników projektów, podczas gdy inne mogą być wysyłane tylko do dyrektora finansowego.
Raport o stanie zadania
Ten raport zasadniczo zawiera informacje o przychodach, kosztach bezpośrednich, wartości umowy, wartości finansowanej umowy, kim jest kierownik projektu, linii marży brutto i zastosowaniu stawek pośrednich.
Całkowita marża według projektu
Znany również jako budżet projektu vs. rzeczywiste wyniki. Dzięki temu raportowi będziesz mógł zobaczyć, jak porównujesz swoje rzeczywiste wyniki z pierwotnym budżetem projektu. Porównanie tych wyników pozwoli lepiej przyjrzeć się wydajności firmy. Należy zwrócić szczególną uwagę na wyświetlane szczegóły. Raport ten powinien być wyszczególniony w sposób, który pozwoli lepiej zrozumieć sytuację finansową firmy i przyczyny wszelkich odchyleń.
Wykorzystanie według miesiąca/pracownika
Znany również jako wykorzystanie siły roboczej. Raport ten jest bardzo ważny i powinien być sporządzany zarówno dla całej firmy, jak i dla poszczególnych pracowników. Jako firma świadcząca profesjonalne usługi, będziesz mieć niższy wskaźnik wykorzystania siły roboczej w całej firmie, ponieważ masz personel administracyjny, księgowy, HR i IT, który obniży wskaźnik wykorzystania siły roboczej z ogólnej perspektywy. Raporty te można jednak podzielić na pracowników pośrednich i bezpośrednich. Następnie warto przyjrzeć się wykorzystaniu siły roboczej przez pracowników, zwłaszcza jeśli chodzi o pracowników bezpośrednich. Jeśli ktoś powinien być w 100% rozliczalny, a rozlicza się tylko w 60% przypadków, dlaczego tak się dzieje? Trzymanie ręki na pulsie w tym raporcie dotyczącym wykorzystania siły roboczej jest naprawdę ważne dla sukcesu firmy.
Wskazówka: Aby uzyskać jeszcze lepszy wgląd, możesz użyć pulpitu nawigacyjnego wykorzystania w BigTime (pokazanego poniżej). Pomaga on na bieżąco śledzić wykorzystanie personelu. Jest bardziej dynamiczny niż raport, ponieważ można manipulować danymi, a pulpit nawigacyjny zawiera jeszcze więcej szczegółów niż raport, który pokazuje tylko podsumowanie. Możesz także pobrać pulpit nawigacyjny w formacie PDF i zabrać go na comiesięczne spotkanie.
Lista zadań według projektu, całkowity status budżetu
Znane również jako raportowanie zaległości. Powinno to pokazywać wszystkie kontrakty i wartość kontraktu dla każdego z nich, a także wartość sfinansowaną dla każdego z nich. Chcesz mieć pewność, że patrzysz na swoje zaległości między rzeczywistą wartością, która została nagrodzona, a tym, co faktycznie zostało sfinansowane. W raporcie dotyczącym zaległości należy uwzględnić dotychczas wygenerowane przychody, a następnie dotychczas wystawione faktury (może to nie być ta sama liczba). To pokaże, ile pozostało do rozliczenia kontraktu, dzięki czemu można zacząć monitorować budżet, a także ile pracy pozostało do wykonania w projekcie.
Podsumowanie niezafakturowanego czasu i wydatków
Ten raport pochodzi z działu księgowości. Czasami pojawią się pewne niefakturowane kwoty, które nie zostały rozliczone z klientem z jakiegokolwiek powodu. Warto przyjrzeć się tym kwotom klientów i upewnić się, że są one dokładne i zgadzasz się z nimi, zwłaszcza gdy zaczynają się kumulować.
Wskazówka dla profesjonalistów: Najłatwiejszym sposobem śledzenia niezafakturowanych wydatków w BigTime jest kafelek pracy w toku (WIP) pod fakturowaniem (patrz poniżej), który pokazuje sumę całego niezafakturowanego czasu/wydatków. Po kliknięciu w kafelek można zobaczyć je w podziale na projekty.
Szczegóły dotyczące przedawnienia A/R
Znane również jako otwarte należności klientów. Nie chcesz, aby Twoje należności przekroczyły 60 dni, to tylko pieniądze z Twojej kieszeni. Wszystko, co zaczyna przekraczać 60 dni, wymaga rozwiązania i/lub zbadania, dlaczego nie dokonano płatności.
Znalezienie odpowiedniego narzędzia do pomocy
Korzystanie z profesjonalnego narzędzia do automatyzacji usług, takiego jak BigTime, umożliwia śledzenie ważnych raportów, wskaźników KPI, przepracowanych godzin i nie tylko - wszystko w czasie rzeczywistym, aby pomóc zautomatyzować raportowanie kosztów pracy.
BigTime oferuje wiele gotowych raportów, a także możliwość tworzenia własnych raportów niestandardowych, dzięki czemu zawsze możesz mieć oko na kondycję projektu. Chcesz dowiedzieć się więcej? Poproś o demo tutaj.
Szukasz więcej informacji na ten temat? Koniecznie dołączyć do naszych nadchodzących interaktywnych warsztatów dla profesjonalnych firm usługowych na temat kalkulacji kosztów pracy i poprawy marż projektów.
Często zadawane pytania dotyczące raportowania kosztów pracy
Jaka jest definicja kalkulacji kosztów pracy?
Akumulacja kosztów materiałów, robocizny i kosztów ogólnych dla określonego zadania lub projektu.
Jaka jest definicja raportowania kosztów pracy?
Mówiąc najprościej, jest to raport, który śledzi bieżące koszty projektu.
Dlaczego raportowanie kosztów pracy jest ważne?
Raportowanie kosztów zadań dostarcza pomocnych informacji na temat bieżącego statusu kosztowego zadania. Informacje te mogą pomóc kierownikom projektów oszacować rzeczywisty koszt projektu po jego zakończeniu. Posiadanie takich szacunków zapobiega niespodziankom zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. Nikt nie chce niespodziewanych faktur, a odpowiednie raportowanie kosztów pracy często może im zapobiec.
Raportowanie kosztów pracy może być również najlepszym przyjacielem w prognozowaniu przychodów. Raporty te mogą dać ci wgląd w to, czy niski zysk w danym miesiącu jest wynikiem jednego zadania, czy też spowodowany jest czynnikami zewnętrznymi.
Kolejną ogromną zaletą raportowania kosztów pracy jest to, że gdy używasz ich do porównywania bieżących wydanych pieniędzy z kosztami budżetowymi, lepiej rozumiesz, czy Twój projekt jest zgodny z harmonogramem, czy nie, i możesz pomóc poprawić rentowność projektu. Zapoznaj się z kosztorysem zadania, który zawiera szczegółowe podsumowanie godzin, kosztów materiałów, zakresu, wykluczeń, dat ukończenia i harmonogramów oraz wiele innych. Następnie spójrz na raport kosztów zadania. Czego brakuje? Jakie zasoby zostały przekroczone? To porównanie powinno być naprawdę pomocne, aby wiedzieć, czego się spodziewać, niezależnie od tego, czy przekroczysz budżet, czy zmieścisz się w budżecie.
