Bądźmy szczerzy - nikt nie chce pracować w nadgodzinach z krótkim wyprzedzeniem.
Jeśli dzieje się tak zbyt często, firma może mieć problemy z nadmiernym wykorzystaniem zasobów.
Definicja nadmiernego wykorzystania
Nadmierne wykorzystanie odnosi się do sytuacji, w której firma lub organizacja nadmiernie wykorzystuje swoje zasoby, aktywa lub możliwości poza zrównoważony lub optymalny poziom.
W branży usługowej nadmierne wykorzystanie zwykle odnosi się do posiadania zbyt małej liczby pracowników do wykonania zadań zaplanowanych w harmonogramie projektu. Może jednak również występować w różnych aspektach działalności, w tym w produkcji, operacjach i finansach.
Wpływ nadmiernego wykorzystania
Choć może się to wydawać sprzeczne z intuicją, nadmierne wykorzystanie może prowadzić do negatywnych konsekwencji, a nie do poprawy wydajności lub produktywności.
Zmuszanie pracowników do pracy więcej niż powinni może pomóc firmie tylko w krótkim okresie. Wielokrotnie proszeni o nadgodziny pracownicy stają się przepracowani i mogą nawet stracić zaufanie do umiejętności zarządzania swoich przełożonych. W rezultacie spada jakość ich pracy, a tym samym szanse na powodzenie projektu.
Rodzaje nadmiernego wykorzystania
Chociaż termin nadmierne wykorzystanie zasobów jest najczęściej używany w zarządzaniu zasobami, można go zastosować nie tylko do ludzi.
Najczęstsze typy nadmiernego wykorzystania obejmują:
- Nadmierne wykorzystanie produkcji: Gdy zakład produkcyjny działa z maksymalną wydajnością przez dłuższy czas bez wystarczających przestojów, może to skutkować awariami sprzętu, zwiększonymi kosztami konserwacji i obniżoną jakością produktu.
- Nadmierne wykorzystanie pracowników: Wymaganie od pracowników zbyt długich godzin pracy bez odpowiedniego odpoczynku lub równowagi między pracą a życiem prywatnym może prowadzić do wypalenia zawodowego, spadku produktywności i dużej rotacji pracowników.
- Nadmierne wykorzystanie środków finansowych: Ciągłe poleganie na zadłużeniu w celu finansowania działalności biznesowej bez zrównoważonego planu spłaty może prowadzić do niestabilności finansowej, wyższych kosztów odsetek i potencjalnego bankructwa.
- Nadmierne wykorzystanie zasobów: Wykorzystywanie ograniczonych zasobów lub surowców w niezrównoważonym tempie może prowadzić do niedoborów, zwiększonych kosztów i problemów środowiskowych.
Główne czynniki powodujące nadmierne wykorzystanie
Do nadmiernego wykorzystania zasobów w firmie może przyczynić się kilka czynników. Czynniki te mogą się różnić w zależności od branży, wielkości firmy i konkretnych okoliczności, ale niektóre typowe przyczyny obejmują:
Wysoki popyt
Gdy firma doświadcza szybkiego wzrostu lub niespodziewanie wysokiego popytu na swoje produkty lub usługi, może pojawić się pokusa, aby wykorzystać zasoby do granic możliwości, aby zaspokoić potrzeby klientów. Chociaż wzrost jest generalnie pozytywny, może powodować wyższy wskaźnik rotacji, gdy jest osiągany kosztem cenionych specjalistów, którzy nie zapisali się na nadgodziny.
Słabe zarządzanie zasobami
Nieodpowiednie monitorowanie i kontrola zasobów może skutkować ich nadmiernym wykorzystaniem. Bez odpowiedniego śledzenia wykorzystania zasobów, firmy mogą nie zdawać sobie sprawy, kiedy przekraczają zrównoważone poziomy. W rezultacie stają się podatne na konflikty harmonogramów, a co za tym idzie, stresujące sytuacje wpływające na morale pracowników.
Brak planowania i prognozowania
Wiele firm planuje swoją pracę w 1- lub 2-tygodniowych sprintach, mających na celu zajęcie się najbardziej palącymi kwestiami lub krytycznymi zadaniami. Jednak w ten sposób często nie prognozują popytu, wymagań dotyczących zasobów i potrzeb w zakresie wydajności, co prowadzi do nagłych skoków popytu, które obciążają zasoby i powodują nadmierne wykorzystanie.
Nieodpowiedni personel
Kiedy firma przejmuje nowy projekt, może po prostu nie mieć odpowiednich ludzi do tego zadania. Ten niedobór personelu może prowadzić do przeciążenia obecnych pracowników pracą, powodując nadmierne wykorzystanie i wypalenie zawodowe.
Nierealistyczne cele
Każdy projekt ma swoje wzloty i upadki. Jednak w przypadku niewłaściwej oceny wymaganych umiejętności lub zdolności, prosty projekt może przerodzić się w nieznośne nadmierne wykorzystanie. Dlatego tak ważne jest przygotowanie szczegółowego zakresu projektu; bez niego zagrożony może być nie tylko projekt, ale także jego rentowność.
Jak uniknąć nadmiernego wykorzystania zasobów
Unikanie nadmiernego wykorzystania zasobów w biznesie ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania wydajności, produktywności i zrównoważonego rozwoju. Dlatego kierownicy projektów powinni zwracać większą uwagę na:
Planowanie strategiczne i prognozowanie
Spójrz na bardziej odległą przyszłość swojej firmy, zanim zacznie ona ścigać ciebie i twoich przepracowanych pracowników. Opracuj kompleksowe plany biznesowe, które obejmują dokładne prognozowanie zasobów, wymagań i potrzeb w zakresie wydajności. Przewidując przyszłe potrzeby, można odpowiednio dostosować alokację zasobów i uniknąć nagłych skoków wykorzystania.
Wydajne zarządzanie zasobami
Wdrażanie systemów i procesów w celu efektywnego śledzenia i zarządzania wykorzystaniem zasobów. Regularne monitorowanie dostępności zasobów, identyfikowanie nieefektywności i wprowadzanie niezbędnych zmian w celu optymalizacji wykorzystania zasobów.
Podczas pracy nad samym harmonogramem projektu należy zwracać uwagę na wszelkie nakładające się przydziały lub niedobory mocy produkcyjnych. Jeśli uważasz, że nie da się tego zrobić w Excelu, zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zasobami, które poinformuje Cię za każdym razem, gdy spróbujesz przekroczyć możliwości pracownika.
Zarządzanie obciążeniem pracą
Gdy tylko poczujesz, że Twoje plany coraz bardziej oddalają się od rzeczywistości, skorzystaj z procesów zarządzania obciążeniem pracą, aby to zmienić. Pomoże to zapewnić równomierne rozłożenie obciążenia pracą między pracowników i działy, unikając jednocześnie nadmiernego obciążania niektórych osób lub zespołów, ponieważ może to prowadzić do wypalenia i spadku produktywności.
Elastyczność i skalowalność
Nie zakładaj, że arkusz kalkulacyjny Excel na zawsze wystarczy do planowania pracy Twojego zespołu. Wraz ze wzrostem liczby pracowników w firmie, tabele będą stawać się coraz bardziej skomplikowane, co spowoduje stratę czasu i więcej błędów w planowaniu. W takich okolicznościach lepiej jest wybrać narzędzie zdolne do projektowania procesów biznesowych i infrastruktury tak, aby były elastyczne i skalowalne. W ten sposób można dostosować się do zmian popytu bez nadmiernego obciążania zasobów.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Gdy różne informacje są przechowywane w różnych lokalizacjach, trudno jest mieć wszystkich na tej samej stronie. Dlatego też firma i jej narzędzia muszą promować współpracę i stałą wymianę informacji - najlepiej w wyznaczonym systemie. Może to prowadzić do lepszej koordynacji i alokacji zasobów, zapobiegając powielaniu wysiłków i niepotrzebnemu wykorzystaniu zasobów.
