Jeśli prowadzisz organizację świadczącą profesjonalne usługi, prawidłowe obliczenie kosztów ogólnych ma kluczowe znaczenie dla utrzymania rentowności projektów.
Każda metoda ma zupełnie inne implikacje dla sposobu, w jaki firma szacuje i generuje marże zysku.
Ten artykuł przedstawia wszystkie kluczowe fakty dotyczące kosztów ogólnych. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o kosztach ogólnych, aby uniknąć błędów w obliczeniach i generowania ujemnej marży zysku.
Co to są koszty ogólne?
W firmie świadczącej profesjonalne usługi, koszty ogólne to wszystkie bieżące wydatki biznesowe, z wyłączeniem bezpośrednich kosztów opracowania produktu lub dostarczenia usługi.
Koszty ogólne są ponoszone na bieżąco, niezależnie od tego, czy angażujesz wszystkich swoich pracowników w projekty, czy też połowa z nich ląduje na ławce.
Oto kilka przykładów kosztów ogólnych dla firm usługowych:
- Jeśli masz biuro: czynsz, media, sprzęt, ubezpieczenie
- Koszty personelu pomocniczego (administracja, marketing)
- Materiały wykorzystywane do świadczenia usług (sprzęt, oprogramowanie)
- Koszty zarządu
- Koszty leasingu samochodów
Należy pamiętać, że można rozróżnić koszty ogólne firmy i koszty ogólne projektu. Na przykład zakup licencji na oprogramowanie wymagane do wykonania pracy nad konkretnym projektem jest kosztem ogólnym projektu, który nie dotyczy całej firmy.
Czym są bezpośrednie koszty projektu?
W przeciwieństwie do kosztów ogólnych, bezpośrednie koszty projektu to koszty, które ponosisz za pracę swoich pracowników.
Przykładowo, jeśli w projekt zaangażowanych było 5 pracowników, których praca kosztowała 75 USD za godzinę, a wszyscy pracowali nad projektem 10 godzin, bezpośrednie koszty projektu przedstawiają się następująco:
5 pracowników x 75 USD x 10 = 3 750 USD
Po co obliczać koszty ogólne?
Nie ma znaczenia, jaki rodzaj profesjonalnej firmy usługowej prowadzisz - musisz znać swoje koszty ogólne.
Obliczanie kosztów ogólnych jest integralną częścią zrozumienia wydatków.
Pomaga również w rozbiciu kosztów na użytek wewnętrzny i ustaleniu odpowiednich stawek, aby utrzymać rentowność projektów i osiągnąć pożądaną marżę zysku.
Jeśli nie znasz swoich kosztów ogólnych, nie wiesz, ile naprawdę kosztuje godzina pracy Twoich pracowników. Ustalanie stawki godzinowej dla klientów bez tych informacji jest co najmniej ryzykowne.
Jak obliczyć stawkę kosztów ogólnych na pracownika?
Jeśli zatrudniasz wykonawcę, obliczenie jego kosztu to bułka z masłem.
Załóżmy, że zatrudniasz młodszego pracownika za 60 USD za godzinę. Pracuje on nad projektem przez łącznie 20 godzin.
60 USD x 20 godzin = 1 200 USD
Łatwe.
Sytuacja staje się jednak trudna, gdy zatrudniasz pracowników na pełny etat i korzystasz z rozliczenia ryczałtowego.
Wszystko zaczyna się od obliczenia pojemności:
- Każdy miesiąc ma inną liczbę dni roboczych.
- Twoi pracownicy mogą mieć różną wydajność w różnych miesiącach ze względu na urlopy lub dni chorobowe.
Niektóre firmy ustalają dzienną wydajność dla swoich pracowników na 7 godzin zamiast 8, ponieważ wliczają godzinę lunchu, a ten wybór już robi ogromną różnicę.
Wybierając 8 godzin dziennie jako punkt odniesienia, wydajność znacznie się zmienia. Ta wydajność wpływa na wskaźnik wykorzystania i koszt na pracownika.
Jak obliczyć koszt na pracownika?
Wyobraźmy sobie Marka, młodszego pracownika. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 5000 USD.
Ile kosztuje 1 godzina pracy Marka nad projektem w styczniu 2023 roku?
Aby to obliczyć, należy najpierw poznać wydajność Marka w tym okresie.
Jeśli więc przyjmiemy, że Mark pracuje 8 godzin dziennie i pracował przez 20 dni w styczniu, jego wydajność wynosi 160 godzin.
W ten sposób można obliczyć, ile kosztuje 1 godzina czasu Marka:
$5,000 / 160 = $31.25
Ale co, jeśli Mark codziennie robi sobie 1-godzinną przerwę na lunch?
W takim przypadku jego dzienna wydajność wynosi 7 godzin. Po pomnożeniu przez 20 daje to 140 godzin pracy miesięcznie. W ten sposób obliczana jest stawka godzinowa Marka:
$5,000 / 140 = $35.7
Spora różnica, prawda?
Ustalenie realistycznej wydajności jest niezbędne do obliczenia bezpośrednich kosztów przypisania pracownika do projektu i obliczenia odpowiednich kosztów ogólnych. Gdy pracownik otrzyma podwyżkę lub przejdzie na pracę w niepełnym wymiarze godzin w trakcie trwania projektu, zostanie to odzwierciedlone w szacunkach kosztów projektu.
Jak obliczyć koszty ogólne na pracownika?
Zacznij od określenia kosztów ogólnych.
Koszty ogólne to wszystkie te, które nie są bezpośrednio związane z wydatkami na projekt. Są to koszty prowadzenia firmy, które trzeba ponieść w danym okresie.
Załóżmy na przykład, że w lutym 2023 r. zatrudniłeś 10 pracowników.
Siedem z nich to programiści pracujący nad projektem, a 3 pełnią role administracyjne/marketingowe. Koszt zatrudnienia tych 3 osób jest kosztem ogólnym.
Zacznij więc od zdefiniowania kosztów ogólnych i zsumowania ich.
Wybierz okres do obliczenia kosztów.
W lutym tego roku wszystkie koszty wyniosły 10 000 USD.
W ciągu tego miesiąca 7 programistów pracowało nad 7 różnymi projektami, a każda osoba poświęciła 100% swojego czasu na 1 projekt.
Podziel sumę kosztów ogólnych przez liczbę godzin przepracowanych w tym miesiącu.
W styczniu miałeś 7 projektów obsługiwanych w równym stopniu przez 7 pracowników.
Każdy z pracowników przepracował 160 godzin nad projektami w tym miesiącu. Łącznie daje to 1120 godzin. Oto kalkulacja kosztów ogólnych na godzinę:
10 000 USD / 1 120 godzin = 8,90 USD za godzinę
Tyle trzeba dodać do każdej przepracowanej przez pracownika godziny, aby upewnić się, że projekt jest opłacalny.
Pomnóż godzinowy koszt ogólny przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika.
Jeśli więc pracownik przepracował w danym miesiącu 160 godzin, wystarczy pomnożyć tę stawkę przez liczbę godzin:
160 godzin x 8,90 USD = 1 424 USD
Jest to koszt ogólny na pracownika w lutym 2023 roku.
Jak obliczyć koszty ogólne na godzinę?
Aby rozpocząć, musisz wiedzieć, ile godzin pracownicy przepracowali nad każdym projektem.
Podczas liczenia godzin ważne jest, aby odróżnić godziny zaplanowane od godzin faktycznie przepracowanych.
Właśnie dlatego śledzenie czasu pracy jest tak ważne; pomaga zrozumieć, ile godzin pracownicy przepracowali nad każdym projektem, do którego zostali przydzieleni.
Wyposażając swoich pracowników w intuicyjne oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, uzyskasz dokładniejsze wyniki.
Jak zatem obliczyć koszt ogólny na godzinę?
Oto przykładowy scenariusz:
W styczniu 2023 r. zatrudnionych było 14 osób, które pracowały nad 7 projektami. Połowa z nich przepracowała 160 godzin nad swoimi projektami, a połowa pracowała w niepełnym wymiarze godzin - 80 godzin.
Łączna liczba godzin przepracowanych w tym miesiącu była następująca:
(7 pracowników x 160 godzin) + (7 pracowników x 80 godzin) = 1 680 godzin
Koszty ogólne w tym miesiącu wyniosły 25 000 USD. Teraz podziel miesięczne koszty ogólne przez całkowitą liczbę godzin.
$25,000 / 1,680 godzin = $14.88
Jest to koszt ogólny na godzinę w styczniu 2023 roku.
Dlaczego lepiej jest obliczać koszty ogólne na godzinę niż na pracownika?
Aby utrzymać rentowność projektów, należy dodać koszty ogólne do rozliczanych godzin przepracowanych przez pracowników. Projekty niepodlegające rozliczeniu, takie jak warsztaty, nie liczą się tutaj.
Dlatego też lepiej jest obliczać koszty ogólne na godzinę przepracowaną przez pracowników przy danym projekcie niż na pracownika.
Oto kilka dobrych powodów:
- Twoi pracownicy prawdopodobnie regularnie wykonują pracę niepodlegającą rozliczeniu.
- Mogą oni również pracować nad kilkoma projektami miesięcznie. W niektórych firmach jeden pracownik może pracować nad 2 lub więcej projektami dziennie.
- Co więcej, znajomość kosztów ogólnych na pracownika nie pomaga w oszacowaniu kosztów projektu i ustaleniu najlepszej stawki dla klienta.
Jaki jest typowy koszt ogólny pracownika?
Każda firma oblicza koszty ogólne w inny sposób.
W większości przypadków firmy świadczące profesjonalne usługi obliczają koszty ogólne, biorąc całkowitą liczbę rozliczanych godzin dla wszystkich projektów w danym okresie i dzieląc całkowite koszty ogólne przez tę liczbę.
W ten sposób uzyskuje się koszt ogólny za godzinę.
Teraz wiedzą, ile pieniędzy muszą dodać do swoich szacunków za każdą godzinę pracy nad projektami, aby utrzymać ich rentowność.
Po co rozdzielać koszty ogólne przy obliczaniu kosztów na godzinę?
W przypadku niektórych firm początkowa marża projektu nie jest istotna, gdy oblicza się jedynie bezpośrednie koszty projektu w stosunku do szacowanych przychodów.
Zamiast tego ustalają jedną stawkę godzinową dla wszystkich pracowników w firmie.
Sumują wszystkie swoje miesięczne koszty - w tym koszty bezpośrednie i ogólne. Wszystko.
Następnie sumują wszystkie miesięczne rozliczane godziny, aby obliczyć, ile kosztuje 1 godzina.
Załóżmy, że wszystkie koszty za 1. kwartał 2023 r. wyniosły 50 000 USD. Pracownicy przepracowali w tym okresie 900 godzin.
$50,000 / 900 = $55.55
Jest to koszt każdej godziny w 1. kwartale 2023 roku.
Takie podejście ułatwia obliczanie kosztów i marż projektu. Arkusz kalkulacyjny Excel może być wystarczający.
Ale w ten sposób traci się ważne dane.
Na przykład, jeśli pracownik, którego stawka godzinowa wynosi 100 USD, wykonuje projekt, szacunki nie będą dokładne, jeśli oprzesz je na średnim koszcie godzinowym firmy.
