Przyjmowanie nowego projektu bez odpowiedniej wyceny jest jak nurkowanie w nieznane. Oczywiście, jesteś podekscytowany, jeśli klient jest duży, a projekt idealnie pasuje, ale prędzej czy później rzeczywistość cię dogoni i - w najgorszym przypadku - twój projekt nie będzie opłacalny.
Wiele firm świadczących profesjonalne usługi unika wkładania prawdziwego wysiłku w szacowanie kosztów, ponieważ uważają, że ich szacunki i tak nie będą dokładne.
Jeśli jednak nie zaczniesz szacować kosztów projektu, nigdy nie będziesz w tym lepszy. A kiedy staniesz się w tym lepszy, przeniesiesz swój biznes na wyższy poziom, zapewniając wszystkim swoim projektom zdrową marżę zysku.
Od czego więc zacząć szacowanie kosztów? Przeczytaj ten artykuł, aby poznać najlepsze praktyki i dowiedzieć się, na jakie wyzwania należy się przygotować.
Co się stanie, jeśli nie uda się dokładnie oszacować kosztów projektu?
Dlaczego szacowanie kosztów projektu jest warte zachodu? Oto kilka rzeczy, które z pewnością pójdą nie tak, gdy rozpoczynasz projekt klienta, nie wiedząc, ile będzie Cię kosztował.
Marża zysku stanie się nieprzewidywalna
Jeśli nie oszacujesz bezpośrednich i pośrednich kosztów projektu, nie będziesz mieć pojęcia, ile musisz pokryć, aby ukończyć projekt i nadal uzyskać marżę projektu, której potrzebuje Twoja firma.
Nie chodzi tylko o ustalenie liczby godzin potrzebnych do zbudowania kilku funkcji i pomnożenie tej liczby przez stawkę godzinową pracowników. Należy również dodać koszty pośrednie, takie jak koszty ogólne projektu lub firmy (najlepszym podejściem jest obliczenie kosztów ogólnych na pracownika).
Będziesz mieć trudności z podejmowaniem decyzji
Trudno jest podjąć właściwą decyzję dotyczącą projektu, nie wiedząc, czy przyniesie on wymaganą marżę zysku, czy też spowoduje straty i frustrację.
Oszacowanie kosztów pomaga zrozumieć, w jaki sposób projekt będzie przebiegał w przyszłości i jakiego rodzaju zaangażowania będzie wymagał od Ciebie w dłuższej perspektywie. Będziesz wiedział, czy warto w ogóle angażować w niego swoich pracowników.
W przyszłości sytuacja będzie się tylko pogarszać
Jeśli prowadzisz małą firmę, w której nadążanie za wszystkim jest jeszcze możliwe, pamiętaj, że nie potrwa to długo. W miarę rozwoju firmy złożoność będzie Cię doganiać.
Porównanie nowego projektu z już ukończonym w celu oszacowania kosztów nie będzie wystarczające, zwłaszcza jeśli zaczniesz zatrudniać więcej pracowników i wykonawców z różnymi stawkami godzinowymi.
Dotyczy to również pracowników
Dobry pracownik jest nieoceniony i trzeba mieć oko na wskaźnik jego wykorzystania, w przeciwnym razie istnieje ryzyko przepracowania go i doprowadzenia do katastrofy. Musisz osiągnąć dobry wskaźnik wykorzystania czasu pracy dla swojej firmy bez przeciążania pracowników. Jak można zacząć bez śledzenia wydajności pracowników i szacowania liczby godzin potrzebnych do realizacji projektu?
Brak danych historycznych tylko utrudni szacunki
W idealnym scenariuszu powinieneś być w stanie opracować długoterminowe oszacowanie i dokładną prognozę kosztów dla każdego projektu, który wyląduje na Twoim progu. Ale rozumiemy - szacowanie jest trudne. Stanie się to jeszcze trudniejsze, jeśli nie będziesz mieć żadnych danych historycznych o poprzednich projektach, aby poprzeć swoje szacunki. To, co musisz zrobić, to nie tylko oszacować projekt, uruchomić go w nadziei, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, a następnie przejść do szacowania kolejnego. Musisz znaleźć sposób na porównanie swoich planów z rzeczywistością w trakcie realizacji projektu. Na szczęście rozwiązania takie jak BigTime pomagają to zrobić i uzyskać cenne dane, które pomogą w przyszłych szacunkach.
Czym jest dobre oszacowanie kosztów?
Każde oszacowanie kosztów projektu obejmuje dwa rodzaje kosztów:
- Koszty bezpośrednie: Wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zaangażowanych w projekt.
- Koszty pośrednie: Inne koszty, które trzeba ponieść, aby projekt stał się rzeczywistością, zwane również kosztami ogólnymi projektu i biznesu.
Dlaczego liczenie kosztów ogólnych jest tak ważne?
Każda firma świadcząca profesjonalne usługi ma bieżące wydatki związane z prowadzeniem działalności. Muszą one zostać opłacone, niezależnie od tego, czy wszyscy pracownicy pracują, czy połowa z nich siedzi na ławce.
Oto kilka przykładów kosztów ogólnych dla firm usługowych:
- Czynsz za biuro, media, sprzęt i koszty ubezpieczenia
- Koszty personelu pomocniczego (koszty administracyjne i marketingowe)
- Koszty materiałów (materiały używane do świadczenia usług)
- Koszty zarządu
Można rozróżnić koszty ogólne działalności i koszty ogólne projektu. Zakup licencji na oprogramowanie wymagane do realizacji projektu jest kosztem ogólnym projektu, ponieważ koszt ten nie dotyczy całej firmy. Koszty administracyjne i marketingowe są kosztami ogólnymi działalności, ponieważ tak jest.
Jaki jest szacowany czas ukończenia?
Inną koncepcją, którą należy znać podczas szacowania kosztów projektu, jest szacowanie do ukończenia (ETC).
Szacunek do ukończenia odnosi się do pozostałego kosztu ukończenia projektu. Estimate to complete analizuje koszty od chwili obecnej do końca projektu; nigdy nie obejmuje wydatków na projekt, które zostały już poniesione.
Wskaźnik ten odgrywa kluczową rolę w porównywaniu planów z rzeczywistością. Można go użyć do sprawdzenia tempa spalania projektu i natychmiastowego działania, jeśli okaże się, że spalono już 70% budżetu projektu, podczas gdy zaplanowane prace zostały wykonane w zaledwie 40%.
6 Techniki szacowania kosztów
Oto niektóre z najpopularniejszych technik szacowania kosztów stosowanych przez kierowników projektów w każdym sektorze.
1. Szacowanie oddolne
Jeśli dostępna jest kompleksowa struktura podziału pracy, można z łatwością zastosować to podejście. Jest to najdokładniejsza technika szacowania.
Jak to działa? Zaczynasz od podzielenia rezultatów projektu na pakiety robocze przy użyciu struktury podziału pracy (każdy pakiet roboczy zawiera pewną liczbę zadań). Zespół projektowy oblicza koszt ukończenia każdego zadania, a następnie sumuje ceny wszystkich zadań i pakietów roboczych projektu, aby uzyskać szacunkowy koszt całego projektu.
Szacunki oddolne stają się z czasem lepsze, ponieważ doświadczone zespoły projektowe lepiej radzą sobie z szacowaniem kosztów zadań i pakietów roboczych.
2. Szacowanie odgórne
Analogiczne szacowanie - zwane również szacowaniem odgórnym lub kalkulacją kosztów historycznych - opiera się na historycznych danych projektowych w celu tworzenia szacunków dla nowych projektów.
Szacowanie odgórne opiera się na specjalnie zbudowanym archiwum danych historycznych projektów, często specyficznych dla firmy. Jeśli firma wielokrotnie realizuje podobne projekty, łatwiej jest narysować podobieństwa między ich rezultatami i powiązanymi kosztami, a następnie dostosować je do skali i złożoności projektu.
3. Estymacja parametryczna
Podejście parametryczne do szacowania wykorzystuje ceny jednostkowe dla projektów o porównywalnych operacjach. Kluczem jest tutaj wysoki stopień powtarzalności.
Aby skorzystać z tej techniki, należy zacząć od podzielenia projektu na jednostki pracy. Następnie należy obliczyć koszt jednostkowy, pomnożyć liczbę jednostek przez koszt jednostkowy, a na koniec pomnożyć koszt całkowity przez koszt jednostkowy, aby oszacować koszt całkowity.
Szacunki będą dokładne, o ile koszt jednostkowy będzie prawidłowy.
4. Szacowanie trzypunktowe
Technika ta wywodzi się z techniki oceny i przeglądu programu (PERT), statystycznego podejścia do szacowania kosztów projektu poprzez opracowanie optymistycznych, pesymistycznych i najbardziej prawdopodobnych szacunków dla każdego działania.
Szacowanie trzypunktowe oblicza przewidywane koszty optymistycznego, pesymistycznego i najbardziej prawdopodobnego scenariusza przy użyciu różnych formuł ważonych, takich jak ta:
Wartość oczekiwana = [szacunek optymistyczny + szacunek pesymistyczny + (4 x szacunek najbardziej prawdopodobny)] ÷ 6
5. Szacunki empiryczne
Podejścia empiryczne wykorzystują oprogramowanie do czerpania z doświadczeń z poprzednich projektów. Są one skuteczne w przypadku podobnych projektów, które występują regularnie - takich jak budowanie minimalnego realnego produktu.
Kierownik projektu, który chce opracować empiryczny kosztorys, musi wypełnić formularz z cechami i atrybutami projektu, a system oblicza koszt w zależności od rodzaju projektu.
6. Szacowanie kosztów metodą Delphi
Metoda ta, nazwana na cześć wyroczni delfickiej ze starożytnej mitologii greckiej, polega na anonimowym zbieraniu opinii od grupy ekspertów lub interesariuszy. Uczestnicy przedstawiają swoje szacunki kosztów, a moderator kompiluje i analizuje odpowiedzi, podsumowując zakres szacunków i wszelkie istotne rozbieżności. Proces ten zazwyczaj obejmuje wiele iteracji w celu osiągnięcia konsensusu. Szacowanie kosztów metodą Delphi wykorzystuje zbiorową mądrość różnych perspektyw w celu uzyskania dokładniejszych i bardziej wiarygodnych szacunków kosztów, usprawniając podejmowanie decyzji w zakresie planowania projektów i prognozowania finansowego.
Wyzwania związane z szacowaniem kosztów
Nikt nie powiedział, że będzie łatwo. Oto najczęstsze wyzwania, na które należy się przygotować na drodze do szacowania kosztów:
- Brak doświadczenia w podobnych projektach: Najłatwiejszym sposobem oszacowania zadania lub pakietu roboczego jest skorzystanie z wcześniejszego doświadczenia. Ale co, jeśli Twój zespół nigdy wcześniej nie ukończył podobnej operacji?
- Długość horyzontu planowania: Planowanie długoterminowe jest trudne, jeśli nie masz żadnych narzędzi wspierających Cię w całym procesie. Jednak opracowanie długoterminowej kalkulacji projektu i kosztów biznesowych jest kluczem do utrzymania firmy na powierzchni.
- Oczekiwanie, że pracownicy będą pracować z maksymalną wydajnością: 100% wykorzystanie ekspertów może działać przez tydzień lub dwa, ale nie dłużej. Ludzie potrzebują czasu na lunch, udział w konferencjach i spotkaniach oraz doskonalenie swoich umiejętności. To doprowadziłoby ich prosto do wypalenia zawodowego.
- Brak identyfikacji ryzyka: Każdy projekt niesie ze sobą określone ryzyko, a Twoim zadaniem jest przygotowanie planów awaryjnych i rezerw na wypadek, gdyby coś się wydarzyło.
- Brak aktualizacji szacunków kosztów po zmianie zakresu projektu: Szacowanie kosztów nie jest zadaniem jednorazowym; to proces. Musisz mieć aktualne dane do swoich szacunków. Zwykle potrzeba kilku szacunków, aby zacząć dostrzegać, gdzie masz tendencję do niedoszacowania lub przeszacowania - ale tylko wtedy, gdy regularnie aktualizujesz swoje dane.
Jak oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga oszacować koszty projektu?
Efektywne zarządzanie projektami obejmuje inteligentną alokację zasobów i usprawnione obliczenia. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania zasobami, takiemu jak BigTime, które przechowuje stawki godzinowe pracowników, szacunki można łatwo dostosować, aby odzwierciedlić rzeczywiste przepracowane godziny i koszty ogólne, zapewniając zaktualizowane marże projektu.
Inteligentna alokacja zasobów oznacza wybór odpowiedniego pracownika do pracy w oparciu o prognozy finansowe, utrzymując wymaganą marżę zysku. BigTime upraszcza obliczenia kosztów ogólnych dla długoterminowych projektów o zmiennych kosztach, zapewniając stałą marżę zysku przez cały czas.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala również analizować finanse projektu w czasie, oferując wgląd w ich wpływ na przepływy pieniężne. To usprawnione podejście ułatwia podejmowanie lepszych decyzji i zapewnia stabilność finansową.
