Ponad 45% projektów usług profesjonalnych przekracza budżet przed ich zakończeniem. Przekroczenie budżetu jest obciążeniem nie tylko dla kierownika projektu, ale także dla całej firmy. Oto jak można zapobiec wystąpieniu tego problemu w pierwszej kolejności.
Co to jest przekroczenie kosztów?
Przekroczenie kosztów (lub budżetu) to sytuacja, w której rzeczywiste koszty danej operacji przekraczają zaplanowany budżet.
Definicja przekroczenia kosztów
Przekroczenie kosztów można zdefiniować jako
- Procent całkowitych wydatków
- Całkowity procent obejmujący i przekraczający pierwotny budżet
- Procent przekroczenia kosztów w stosunku do pierwotnego budżetu
Przykłady przekroczenia kosztów
Istnieje kilka typowych przykładów przekroczenia kosztów w budżecie projektu, które są szczególnie powszechne w branży usług profesjonalnych. Obejmują one:
- Projekty o stałej cenie wyczerpują się z powodu zbyt dużej ilości pracy.
- Niedoszacowanie miesięcznego nakładu pracy w projektach typu retainer, a tym samym wydawanie zbyt dużej ilości pieniędzy.
- Projekty czasowe i materiałowe, które przekraczają limit budżetu na dany okres.
Jaka jest różnica między przekroczeniem kosztów a eskalacją kosztów?
Przekroczenie kosztów jest zwykle zaskoczeniem dla tych, którzy go doświadczają - po prostu pojawia się znikąd.
Z drugiej strony, eskalacja kosztów jest brana pod uwagę na długo przed rozpoczęciem projektu. Innymi słowy, przewiduje się, że niektóre koszty w projekcie (zwykle długoterminowym) będą rosły z czasem, a zmiana ta jest uwzględniona w szacunkach kosztów projektu.
Jakie są główne przyczyny przekroczenia kosztów?
Główne przyczyny przekroczenia kosztów obejmują wahania kosztów i zakresu projektu.
Zmiany w wynagrodzeniach, czasie wolnym, zakresie projektu i wielu drobnych codziennych zadaniach, które zwykle pomijamy, mogą znacząco wpłynąć na przekroczenie kosztów. Oczywiście, krótki urlop wzięty przez jednego pracownika prawdopodobnie nie zrujnuje projektu, jednak w połączeniu z dodatkowymi zadaniami zleconymi nagle przez klienta, może naprawdę odbić się na wynikach finansowych i pozostawić kierownika projektu z kilkoma opcjami.
Poniżej przedstawiamy inne typowe przyczyny przekroczenia kosztów.
Ukryte koszty
Często uważa się, że koszty zarządzania projektami ograniczają się do technologii i wynagrodzeń. Niestety, jest to błędne założenie. Wynika to z faktu, że zyski z projektu powinny również obejmować:
- Koszty ogólne projektu, zarówno jednorazowe, jak i cykliczne, takie jak subskrypcje, dodatkowe urządzenia, delegacje i inne.
- Koszty ogólne firmy, w tym koszty działów wsparcia (marketingu, sprzedaży itp.), koszty wynajmu, mediów, koszty samego zarządzania projektem itp.
- Dodatkowe operacje, które początkowo nie były uwzględnione w zakresie projektu.
- Długość projektu. Im dłuższy projekt, tym większe prawdopodobieństwo, że jego rentowność spadnie z czasem. Dlatego należy rozważyć potencjalne zmiany w jego zakresie, aby zapewnić, że projekt pozostanie opłacalny.
Oczywiście te ukryte koszty są nieuniknione. Nie należy ich jednak ignorować i pozostawiać przypadkowi. W przeciwnym razie projekt może okazać się nieopłacalny.
Jak śledzić ukryte koszty i uniknąć ich przekroczenia?
Rozwiązanie problemu ukrytych i nieoczekiwanych kosztów w projektach jest dość proste. Zwykle zaczyna się od prostego śledzenia czasu, które porównuje zakres projektu z rzeczywistymi danymi. Timesheety oparte na śledzonych godzinach pokażą dokładnie, ile czasu spędzono na różnych zadaniach, a w połączeniu z informacjami o wynagrodzeniach, ile one kosztowały.
Aby jednak monitorować rzeczywistą marżę zysku dla każdego projektu i zapobiegać przekraczaniu kosztów, kierownicy projektów muszą również gromadzić wszystkie informacje o finansach w oprogramowaniu do zarządzania zasobami.
Oprogramowanie powinno również być w stanie rozróżnić koszty projektu od kosztów ogólnych firmy, aby pokazać menedżerom dokładnie, jakie są ich zyski i co mogą poprawić w zarządzaniu projektami.
Nieprawidłowe szacunki
Każdy budżet projektu zaczyna się od oszacowania kosztów w oparciu o podstawowe produkty i jest podstawą sukcesu projektu. Oczywiście, aby dokładnie przewidzieć budżet, menedżerowie potrzebują procesu prognozowania zasobów, który pomoże im ocenić koszty przyszłej pracy. Następnie muszą wziąć pod uwagę inne krytyczne koszty.
Brzmi prosto? Może się tak wydawać, ale niedokładne szacunki projektu są jedną z głównych przyczyn przekroczenia kosztów, co może zrujnować plan projektu i postawić cały zespół zarządzający projektem w trudnej sytuacji.
Istnieje kilka powodów, dla których szacunki nie odzwierciedlają rzeczywistości pracy. Ogólnie rzecz biorąc, obejmują one:
- Założenie, że każda część projektu pójdzie zgodnie z planem.
- Nieoczekiwane koszty, które nie zostały uwzględnione w planie zarządzania ryzykiem przez kierownika projektu.
- Brak wiedzy na temat podobnych wcześniejszych projektów, co prowadzi do błędnych szacunków.
- Niejasne rezultaty, które obejmują niepotrzebne działania lub pomijają te, które są kluczowe dla projektu.
- Nierealistyczne terminy projektu lub nieoczekiwane zmiany w projekcie, które powodują różnicę między rzeczywistym a planowanym kosztem zadania.
- Brak stałych wynagrodzeń zależnych od specjalizacji i stażu pracy pracownika.
Jak naprawić błędne szacunki i zapobiec przekroczeniu kosztów?
Tworzenie poprawnych szacunków w dużej mierze zależy od umiejętności i doświadczenia osoby, która je tworzy. Ich wiedza na temat cyklu życia projektu i zależności w firmie może sprawić, że ich prognozy będą znacznie dokładniejsze. Dlatego też wybór odpowiedniego menedżera do tego zadania jest kluczem do zapobiegania przekraczaniu kosztów.
Jednak cenny wkład doświadczonego kierownika projektu nie jest jedyną rzeczą, która może pomóc w poprawie szacunków finansowych w projekcie. Można również:
- Skonsultuj się z najbardziej doświadczonymi specjalistami, którzy wcześniej pracowali nad podobnymi projektami, aby zwiększyć dokładność szacunków.
- Współpraca ze wszystkimi interesariuszami w celu uwzględnienia wszystkich rezultatów projektu na etapie szacowania.
- Ustal, co zrobić w przypadku, gdy niektóre szacunki okażą się nieprawidłowe.
- Pozostaw w budżecie miejsce na błędy.
- Oszacuj nakład pracy dla części projektu zamiast całego projektu, korzystając ze średnich stawek godzinowych lub średnich kosztów podobnych etapów w innych projektach.
Poprawiając szacunki, można poprawić kondycję całej firmy i zapobiec przekroczeniu kosztów.
Pełzanie zakresu projektu
Oczywiście nawet najlepszy zakres projektu może zacząć się zmieniać w miarę postępu prac. Taka sytuacja nazywana jest scope creep i może mieć ogromny wpływ na budżet projektu, zwłaszcza gdy obciążenie pracą rośnie wykładniczo. W rezultacie suma wynagrodzeń również rośnie, podobnie jak wszystkie inne wydatki, powodując nieuniknione przekroczenie kosztów, co zagraża powodzeniu projektu.
Co przede wszystkim powoduje scope creep?
Pełzanie zakresu jest zazwyczaj spowodowane serią błędów popełnionych w fazie planowania. Najczęstsze z nich to:
- Niedoszacowanie złożoności projektu lub pominięcie niektórych jego części.
- Problemy z komunikacją z interesariuszami.
- Nieprawidłowe szacunki czasu i kosztów różnych operacji w projekcie.
Oczywiście wszystkie te problemy mogą spowodować przekroczenie kosztów. Co więc możemy z nimi zrobić?
Jak uniknąć problemu Scope Creep?
Zacznijmy od podstaw. Podobnie jak w każdym innym rodzaju pracy, w branży usług profesjonalnych komunikacja jest kluczowa (choć czasami bywa niedoceniana). Dlatego też nie należy szczędzić wysiłków, aby upewnić się, że klient wie, czego chce i może przedstawić wszystkie informacje potrzebne do stworzenia dokładnego zakresu projektu, aby uniknąć przekroczenia kosztów.
Upewnij się, że prawidłowo rozumiesz wymagania projektu i czy Twój zespół może zapewnić postęp, a także pozytywny wynik projektu. Omów operację ze swoim zespołem i klientem, aby jak najdokładniej nakreślić pracę i podsumować każdy kluczowy punkt i jego koszty, aby zapobiec przekroczeniu kosztów. Następnie przedstaw wyniki swojej analizy klientowi, zanim przejdziesz dalej.
Wreszcie, co nie mniej ważne, należy monitorować projekt w miarę jego postępów, ponieważ przekroczenie kosztów projektu może nastąpić na każdym etapie prac. Śledź czas spędzony przez specjalistów na różnych etapach i koszty, sprawdzaj budżet pod kątem nieoczekiwanych kosztów ogólnych i upewnij się, że wynagrodzenia mieszczą się w budżecie.
Awarie wydajności
Bądźmy szczerzy - w trakcie realizacji projektu wszystko może się zdarzyć. Czasami ważny specjalista musi wziąć kilka dni chorobowego, innym razem przyziemne zadanie trwa dłużej niż oczekiwano. Istnieją jednak tysiące różnych sytuacji, które mogą mieć negatywny wpływ na wydajność projektu i spowodować ogromne przekroczenie kosztów.
Jaka jest główna przyczyna awarii wydajności?
W zależności od rodzaju projektu, niepowodzenia w realizacji wpływające na pierwotny budżet projektu mogą pochodzić z różnych źródeł. W branży usług profesjonalnych zazwyczaj obejmują one:
- Nierealistyczny harmonogram projektu.
- Problemy z zarządzaniem zasobami, w tym konflikty harmonogramów.
- Nieobecność lub brak specjalistów posiadających kluczowe umiejętności na danym etapie projektu.
- Nieprawidłowe lub przeplatające się zależności.
- Brak kamieni milowych projektu lub innych wskaźników, które można wykorzystać do pomiaru postępów.
Oczywiście każdy z tych scenariuszy może skutkować opóźnieniami lub koniecznością wykonania dodatkowych prac, przyczyniając się do przekroczenia kosztów.
Jak reagować na awarie wydajności
Niestety, czasami nie da się uniknąć niepowodzeń w realizacji - często są one kwestią zwykłego pecha. Możemy się jednak na nie przygotować, obliczając ryzyko związane z projektem i pozostawiając miejsce na błędy w budżecie i planie zasobów. W ten sposób kierownicy projektów mogą zapewnić, że pozostaną w ramach budżetu, nawet jeśli sprawy pójdą na południe, i całkowicie uniknąć przekroczenia kosztów.
Oczywiście zarządzanie ryzykiem jest w tym przypadku również niezbędne. Przed rozpoczęciem projektu spróbuj ustalić zależności między zadaniami i zwróć szczególną uwagę na te, które mogą później powodować problemy. Następnie odpowiednio dostosuj harmonogramy swoich zespołów, aby dać im trochę miejsca na błędy.
Wreszcie, kierownicy projektów powinni zawsze być na bieżąco ze swoimi projektami, aby móc reagować na nieoczekiwane zdarzenia i regularnie obliczać przekroczenia kosztów. Szybka reakcja może uchronić Cię przed niepowodzeniem projektu!
Jak zapobiec przekroczeniu kosztów
Na szczęście przekroczeniu kosztów można zapobiec, zanim spowoduje ono spustoszenie w projekcie. Oto kilka rzeczy, które można zrobić, aby uniknąć strat spowodowanych rosnącymi kosztami i zrealizować projekt z sukcesem.
Użyj formuły klucza alokacji kosztów
Rentowność projektu zależy nie tylko od wykonanej pracy i zaangażowanego sprzętu, ale także od kosztów innych przedsięwzięć, które należy pokryć w ramach działalności komercyjnej. Aby określić rzeczywiste koszty związane z danym projektem, należy przypisać do niego część ogólnych wydatków za pomocą formuły klucza alokacji kosztów.
Oczywiście ułamek dodatkowych kosztów zależy od wielkości danego projektu lub jego oczekiwanych zysków. Formuła ta pozwala na proporcjonalne przypisanie kosztów bez zmuszania mniejszych projektów do pokrywania ogromnych kosztów.
Śledzenie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu
Praca wewnętrzna może być czasami niezbędna, ale w niektórych przypadkach może być po prostu źródłem dodatkowych kosztów. Co gorsza, czasami może umknąć uwadze menedżera, ponieważ często jest (niesłusznie) uważana za bezpłatną. Godziny niepodlegające rozliczeniu nadal wymagają pieniędzy na wynagrodzenia i sprzęt - dlatego też należy śledzić czas poświęcony na pracę wewnętrzną.
Standaryzacja obliczeń wykorzystania i rentowności
W zależności od wiedzy, doświadczenia i doświadczenia, każdy menedżer może mieć inny sposób obliczania wykorzystania i rentowności oraz może brać pod uwagę różne czynniki. Może to prowadzić do nieporozumień i błędnych decyzji.
Na szczęście istnieje proste rozwiązanie tego problemu. Zanim zaczniesz mierzyć różne wskaźniki, czy to rentowności, czy wykorzystania, upewnij się, że wszyscy menedżerowie używają tej samej formuły do swoich obliczeń. W ten sposób można łatwo porównać wszystkie dane i stworzyć wiarygodną bazę dla wszystkich przyszłych decyzji.
Wykorzystaj swoje doświadczenie do tworzenia wycen
Dokładne szacunki i plany są kluczem do dokładnego budżetowania, ponieważ w pierwszej kolejności określają ilość i koszt pracy. Dlatego też należy zwracać maksymalną uwagę na sposób ich tworzenia.
Aby poprawić swoje szacunki, należy:
- Wykorzystaj podobne zadania i procesy do prognozowania kosztów i czasu nowych szacunków, aby zwiększyć szanse powodzenia.
- Ściśle współpracuj zarówno z interesariuszami, jak i doświadczonymi specjalistami w Twojej firmie.
- Dokonując szacunków, pozostaw trochę miejsca na błędy i nieoczekiwane sytuacje, takie jak nieobecności lub opóźnienia.
- Śledź płace i wynagrodzenia podczas procesu planowania zasobów.
- Uwzględnij koszty ogólne i inne koszty w swoich prognozach.
Monitorowanie postępów projektu
Kierownicy projektów nie powinni tracić koncentracji po zaplanowaniu projektu, ponieważ zmiany zakresu prac są prawie nieuniknione - szczególnie w przypadku operacji długoterminowych. W związku z tym muszą codziennie monitorować prace, aby upewnić się, że nie ma żadnych nieoczekiwanych przeszkód, które mogłyby zakłócić projekt i spowodować przekroczenie kosztów.
Aby śledzić postępy projektu, menedżerowie powinni regularnie sprawdzać jego postępy:
- Liczba godzin przepracowanych nad projektem (ze szczególnym uwzględnieniem nadgodzin, opóźnień lub nieobecności).
- Koszt pracy wykonanej nad projektem w danym okresie.
- Czy do realizacji projektu wymagane są dodatkowe zadania lub zasoby.
- Ogólny budżet projektu, w tym koszty ogólne projektu i organizacji.
- Rozliczenia i płatności.
Korzystając z tych informacji, kierownicy projektów mogą reagować na wszelkie pojawiające się problemy, zapobiegając przekroczeniu budżetu i nierentowności projektu.
Ponadto oprogramowanie do zarządzania zasobami, takie jak BigTime, może łączyć wszystkie powyższe informacje, przekształcając je w bardziej wartościowe spostrzeżenia - a wszystko to w pełni zautomatyzowany sposób, który jest widoczny w całej organizacji.
