Znaczenie oprogramowania do śledzenia czasu pracy konsultantów
"Nasi pracownicy nienawidzą rejestrować swojego czasu pracy. Potrzebujemy lepszej aplikacji do śledzenia czasu pracy". Słyszymy to każdego dnia od menedżerów usług profesjonalnych i kadry kierowniczej, którzy szukają narzędzia do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) do śledzenia czasu pracy konsultantów, aby skłonić ich do rejestrowania godzin podlegających rozliczeniu. Wprowadzanie i śledzenie czasu pracy to prawdziwy problem. Niezarejestrowany lub źle zarejestrowany czas pracy prowadzi do błędów w rozliczeniach, zawyżonych lub zaniżonych szacunków wykorzystania czasu pracy, a także do wycieków przychodów, nie wspominając już o zakłócaniu harmonogramów projektów i powodowaniu kłopotów dla menedżerów.
Ci sami specjaliści ds. usług, z którymi rozmawiamy, często mówią o innych problemach, z którymi się borykają: odejścia pracowników, brak jasności co do rezultatów projektu, wykorzystanie ponad/poniżej celu i bardzo zróżnicowana rentowność projektu. Nic dziwnego, że gdy przepracowane godziny nie są wprowadzane konsekwentnie i na czas, każdy aspekt śledzenia projektu jest zakłócony, przychody są zaniżane, a planowanie personelu i zdolności produkcyjnych jest niemożliwe.
Śledzenie czasu pracy konsultantów jest niezbędne, ponieważ pozwala śledzić najcenniejszy zasób organizacji świadczącej profesjonalne usługi... czas. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu pracują wydajnie i efektywnie, a także śledzić ich postępy w realizacji projektów. Będziesz w stanie zobaczyć, gdzie spędzają swój czas, co pomoże ci zrozumieć, jak najlepiej radzić sobie z nowym biznesem, wiedząc dokładnie, na czym stoją finanse w danym momencie.
Wyzwanie: Narzędzie do śledzenia czasu pracy konsultantów, które działa dla wszystkich w organizacji
Znalezienie najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu pracy dla konsultantów, zespołów inżynieryjnych i innych osób poszukujących lepszej rejestracji czasu pracy jest wyzwaniem. Istnieje wiele narzędzi do śledzenia czasu i aplikacji, które mają na celu rozwiązanie kwestii wprowadzania i rejestrowania czasu pracy. Narzędzia do śledzenia czasu pracy konsultantów obejmują arkusze czasu pracy, aplikacje i oprogramowanie do śledzenia czasu, oprogramowanie do zarządzania projektami (PM) oraz śledzenie czasu zintegrowane z oprogramowaniem PSA.
Niektóre starają się wspierać zaangażowanie za pomocą gier, niektóre integrują się z narzędziami PM lub mają narzędzie do śledzenia czasu spotkań, niektóre integrują się z narzędziami do współpracy projektowej, a niektóre integrują się z oprogramowaniem PSA, jak wspomniano. Wszystkie z nich mogą działać dobrze dla pracowników lub świetnie sprawdzać się w przypadku księgowości lub kierowników projektów, ale bardzo niewiele z nich osiąga poziom pełnego przyjęcia przez całą organizację.
3 Sposoby zachęcania do skutecznego śledzenia czasu pracy konsultantów
1. Spraw, by śledzenie czasu konsultantów znaczyło więcej niż znaki dolara
W pracy i poza nią czas jest obecnie najcenniejszym zasobem, jaki mamy jako ludzie, a praca coraz bardziej wymaga tego czasu. W jednym z badań prawie 70% pracowników wykonujących pracę zdalną z powodu pandemii zgłosiło pracę w weekendy, dając jeszcze mniej czasu na aktywność poza pracą. Kluczowe jest, aby czas, w którym ludzie pracują dla Twojej firmy, był znaczący, a wspaniałe pomysły i umiejętności, które wnoszą do pracy, miały kluczowe znaczenie.
Zapewnij im wgląd w godziny śledzone w projektach, przewidywane oczekiwane godziny podlegające rozliczeniu i oczekiwania dotyczące wykorzystania godzin podlegających rozliczeniu. Stwórz kulturę, w której członkowie zespołu rozumieją, że menedżerowie dbają o ich przepracowane godziny i nie chcą, aby przepracowywali się lub wypalali. Wykorzystaj śledzenie godzin i pomiar wykorzystania, aby upewnić się, że pracownicy mają czas na szkolenia i WOM.
2. Okaż konsultantom szacunek, na jaki zasługują
Wiele aplikacji do śledzenia czasu pracy dla konsultantów wykorzystuje automatyczne wprowadzanie czasu, które opiera się na sztucznych miarach, takich jak utworzone wiadomości e-mail lub czas trwania spotkania. Niektóre aplikacje wykorzystują automatyczne śledzenie czasu lub śledzenie GPS. Istnieją nawet narzędzia do śledzenia czasu, które wprowadzają grywalizację w celu zwiększenia zaangażowania. Jednak wykorzystywanie godzin pracy spędzonych na stronie internetowej do automatyzacji wprowadzania czasu pracy może być puste dla konsultantów, którzy są bardzo świadomi tego, jak pracują i ile ta praca jest warta dla klientów.
Nawiązując do mojego wcześniejszego punktu, jeśli używasz tych danych do podejmowania prawdziwych decyzji biznesowych, takich jak kiedy zatrudniać i jak obsadzać projekty, twoi pracownicy zasługują na to, by traktować ich jak dorosłych. Pozwól swoim pracownikom samodzielnie śledzić godziny konsultacji. Zachowaj gry na piknik firmowy.
3. Wykorzystanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy i fakturowania dla konsultantów
Zasoby podlegające rozliczeniu są w pracy, aby ją wykonywać - sposób, w jaki konsultanci śledzą swój czas, nigdy nie powinien ich spowalniać. Zadbaj o to, by wprowadzanie czasu pracy było łatwe, bezproblemowe i odbywało się w sposób, w jaki Twoi pracownicy już pracują. Zezwól na wprowadzanie czasu pracy za pośrednictwem aplikacji mobilnej.
Jeśli zespoły korzystają z narzędzi do zarządzania projektami, powinny mieć możliwość wprowadzania czasu za pośrednictwem tych samych narzędzi. Najlepsze rozwiązania PSA do śledzenia czasu będą to robić, integrując się na przykład z wprowadzaniem czasu za pomocą Slacka, gdzie wielu klientów pracuje każdego dnia. Przenieś śledzenie czasu z przeszkody lub przystanku w ciągu dnia do łatwego i lekkiego zadania.
Jak działa zintegrowane oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla konsultantów?
Zintegrowane narzędzie do śledzenia czasu pracy, takie jak rozwiązanie PSA z wprowadzaniem czasu pracy, pomaga zrównoważyć wszystkie konkurujące ze sobą priorytety w organizacji. Na przykład w BigTime Software zasoby podlegające rozliczeniu mają wgląd w nadchodzące projekty, przedłożony czas, stopień wykorzystania i planowany czas pracy, a także dostęp do płynnego przesyłania czasu i wydatków. Kierownicy projektów widzą znaczenie śledzenia czasu w projektach, ponieważ wpisy czasu ich zespołów zamieniają się w raporty rentowności, śledzenie budżetu oraz realizację projektów i zadań.
Rozpoznawanie przychodów i fakturowanie konsultantów jest łatwiejsze, a szczegóły, takie jak odpisy czasu lub brakujący czas, są łatwo śledzone i raportowane. To tylko część tego, czym jest narzędzie PS A i co robi dobrze. Najlepsze narzędzie PSA pomoże organizacjom świadczącym profesjonalne usługi wszelkiego rodzaju, zapewniając widoczność, odpowiedzialność i łatwość użytkowania dla wszystkich w organizacji. Niektóre z wielu korzyści płynących z tej zintegrowanej opcji śledzenia czasu pracy konsultantów to niższa dobrowolna rotacja personelu, wysokie wskaźniki zadowolenia z PSA i wyższe przychody rozliczane przez konsultantów zgodnie z najnowszymi danymi SPI.
Jednak to zintegrowane podejście do bardziej efektywnego wprowadzania czasu pracy nie wymaga systemu PSA, PSA po prostu znacznie to ułatwia. Ostatecznie, właściwe i skalowalne podejście do śledzenia czasu pracy konsultantów to takie, w którym pracownicy znają swoją wartość, wprowadzają czas, aby to odzwierciedlić oraz są nagradzani i wzmacniani przez kierownictwo za swoje godziny pracy.
Podsumowanie
Śledzenie czasu pracy konsultantów może być prawdziwym problemem dla organizacji świadczących profesjonalne usługi. Jeśli nie jest to robione prawidłowo, może to skutkować błędami w rozliczeniach, słabymi szacunkami wykorzystania, wyciekiem przychodów i wykolejeniem harmonogramów projektów. Istnieją trzy sposoby zachęcania do skutecznego śledzenia czasu pracy konsultantów:
- Spraw, by śledzenie czasu pracy konsultantów znaczyło więcej niż tylko znaki dolara
- Szanuj swoich konsultantów i ufaj ich umiejętnościom śledzenia własnego czasu.
- Wykorzystaj oprogramowanie do śledzenia czasu pracy i fakturowania dla konsultantów, aby zoptymalizować proces i rozwinąć swoją działalność.
Najlepszym oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy dla konsultantów w Twojej organizacji będzie takie, które spełnia Twoje potrzeby biznesowe i cele, integruje się z istniejącą technologią, umożliwia zamykanie większej liczby transakcji i usprawnia śledzenie czasu, fakturowanie i procesy konsultingowe. Podczas gdy prosty arkusz kalkulacyjny może działać w celu śledzenia czasu, nie jest on skalowalny. Na dłuższą metę narzędzie do śledzenia czasu pracy konsultantów może zapewnić lepszy wgląd w realizację projektów i ich wykorzystanie, analizę biznesową i poprawę produktywności - z korzyścią zarówno dla konsultantów, jak i kierownictwa.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak odpowiednie narzędzie do śledzenia czasu pracy konsultantów może zmienić Twoją organizację od góry do dołu? Zapoznaj się z tym artykułem na temat mierzenia i zarządzania wykorzystaniem czasu pracy.
Często zadawane pytania dotyczące śledzenia czasu pracy konsultantów
Jak konsultanci śledzą swój czas?
Istnieje wiele różnych metod śledzenia czasu pracy konsultantów, w tym: ręczne wprowadzanie danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel, automatyczne wprowadzanie czasu pracy wyzwalane przez sztuczne mierniki, takie jak utworzone wiadomości e-mail lub czas trwania spotkania, aplikacje lub oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, oprogramowanie do zarządzania projektami oraz zintegrowane śledzenie czasu pracy z oprogramowaniem do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA).
Jak rozliczane są godziny pracy konsultantów?
Godziny rozliczeniowe dla konsultantów reprezentują liczbę godzin, które konsultant spędził na pracy generującej przychody lub pracy projektowej, którą można rozliczyć z klientem.
Jakie jest najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy?
Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla organizacji świadczącej profesjonalne usługi będzie zależeć od rodzaju oferowanych usług i sposobu ich śledzenia. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę obejmują:
- Czy może pomóc w osiągnięciu potrzeb i celów biznesowych?
- Czy mieści się w budżecie?
- Czy można go zintegrować z obecną technologią?
- Czy jest on stworzony specjalnie dla Twojej firmy usługowej?
- Czy działa w sposób, który usprawni operacje i sprawi, że konsultanci będą bardziej wydajni?
- Jakiego poziomu widoczności, analityki biznesowej i zestawów funkcji oczekujesz?
- Jakiej wielkości jest Twoja firma i czy narzędzie jest skalowalne?
- Czy jest łatwy i intuicyjny w obsłudze, dzięki czemu konsultanci nie będą się go bać?
Jakie są zalety oprogramowania do śledzenia czasu pracy dla konsultantów?
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla konsultantów jest ważnym narzędziem dla każdej organizacji świadczącej profesjonalne usługi. Może pomóc konsultantom i kierownictwu:
- Wydajniejsze i skuteczniejsze zarządzanie czasem
- Śledzenie czasu spędzonego na projektach, zadaniach i klientach
- Tworzenie dokładnych faktur na podstawie wykonanej pracy
- Zapobieganie nadmiernemu lub niedostatecznemu wykorzystaniu zasobów
- Minimalizacja wycieków przychodów
- Monitorowanie postępów w celu zrozumienia, jak i kiedy można rozpocząć nowe projekty.
