Czy niektóre projekty są skazane na nierentowność?
Z naszego doświadczenia wynika, że duży odsetek projektów realizowanych w oparciu o stałą cenę jest nierentowny po ich zakończeniu, mimo że miały one poprawić finanse firmy.
Dlaczego tak się dzieje i jak można temu zapobiec?
Dlaczego projekty ze stałą ceną wiążą się z ryzykiem finansowym?
Prawie każdy projekt może przekroczyć budżet. Jednak projekty o stałej cenie są szczególnie podatne na ten problem. Aby rozwiązać ten problem, musimy najpierw zrozumieć, dlaczego tak się dzieje.
The Scope Crawl
Projekty o stałej cenie działają w oparciu o ograniczony budżet. Jednakże, podobnie jak każdy inny projekt, są one podatne na "scope crawl" - nagłą zmianę w dostarczanych produktach, która często jest źródłem wszystkich opóźnień i problemów z budżetowaniem. W przypadku projektów ze stałą ceną proces ten jest szkodliwy, ponieważ często może prowadzić do nierentowności operacji.
Zmiany kosztów w czasie
Jak sama nazwa wskazuje, projekty ze stałą ceną nie zmieniają ceny, ale ich koszty zmieniają się w czasie. Rzeczy takie jak:
- Zmiany w wynagrodzeniach i płacach
- Inflacja
- Zmiany kursów walutowych
- Zakres pełzania
mają ogromny wpływ na wydatki projektu - i często są nieuniknione, ponieważ wynikają z obecnych warunków ekonomicznych. Mogą one szybko zmienić nawet najbardziej dochodowe projekty w porażki.
Nieoczekiwane wydatki
Zakres projektu i czynniki ekonomiczne nie są jedynymi rzeczami, które mogą ulec zmianie w projekcie o stałej cenie. Czasami ukończenie takiej operacji wymaga dodatkowych nieoczekiwanych wydatków, które nie były częścią prognozy finansowej. Dodatkowy sprzęt, oprogramowanie czy po prostu pomoc innego specjalisty mogą wygenerować ogromne koszty, przyczyniając się do niepowodzenia projektu.
Jak dokładnie oszacować koszty projektu o stałej cenie?
Jak widać na powyższych przykładach, projekty o stałej cenie są głównie zagrożone zmianami, na które są szczególnie podatne. Nie oznacza to jednak, że zmian tych nie można uwzględnić podczas planowania projektu. Oto jak to zrobić.
Oszacowanie kosztów projektu na chwilę obecną
Zanim zdecydujesz się zaakceptować projekt, upewnij się, że koszt prac nie przekroczy Twoich oczekiwań. Innymi słowy, utwórz harmonogram projektu, aby zobaczyć, ile pracy potrzebujesz i dodaj kilka dodatkowych informacji, aby uzyskać szerszy obraz finansów projektu.
Obejmuje to:
- Wynagrodzenia i stawki godzinowe pracowników, którzy zostaną przypisani do projektów (bez szacunków lub średnich wartości - wystarczy utworzyć projekt przydziału i obliczyć jego koszty, aby uniknąć błędów), a także typowe zmiany tych wynagrodzeń w czasie.
- Dane historyczne dotyczące kosztów podobnych projektów w przeszłości.
- Koszty ogólne projektu, zarówno typowe, jak i specyficzne dla projektu.
- Procent kosztów ogólnych organizacji.
Na koniec dodaj trochę pieniędzy, aby osiągnąć pożądaną marżę zysku. Będzie to podstawa do dalszych obliczeń.
Uwzględnienie zmian w czasie w szacunkach
Jak wspomnieliśmy wcześniej, koszty projektu o stałej cenie będą prawdopodobnie zmieniać się w czasie. Można to jednak uwzględnić, obliczając wartość bieżącą netto.
Jaka jest wartość bieżąca netto?
Wartość bieżąca netto (NPV) to wskaźnik, który może pomóc w określeniu, czy inwestycja (lub w tym przypadku projekt o stałej cenie) będzie opłacalna w czasie. Sumuje on wszystkie wydatki i przychody, aby powiedzieć menedżerom, czy po zakończeniu projektu pozostaną dodatkowe pieniądze.
Wzór na wartość bieżącą netto
Możesz obliczyć wartość swojego projektu w czasie, korzystając z poniższego wzoru:
W tej formule:
- Przepływy pieniężne to suma pieniędzy wydanych i zarobionych na inwestycji lub projekcie w danym okresie.
- "n" to liczba okresów czasu.
- "r" to stopa dyskontowa.
Jak interpretować wartość bieżącą netto
Wartość bieżąca netto ma trzy potencjalne wyniki:
- Dodatnie NPV: Twój projekt jest opłacalny. Gratulacje!
- Ujemne NPV: Twój projekt przynosi straty i musisz to naprawić.
- Zerowa wartość NPV: Zerowa wartość NPV oznacza, że projekt lub inwestycja nie jest ani opłacalna, ani kosztowna. Być może jest coś, co można zrobić, aby pomóc w generowaniu zysków.
Jakie rodzaje projektów ze stałą ceną mogą być opłacalne?
Nie wszystkie projekty ze stałą ceną są skazane na finansową porażkę. Niektóre operacje przynoszą ogromne zyski - i można je wykorzystać na korzyść firmy.
Szybkie poprawki
Niektóre projekty wymagają po prostu krótkiego okresu intensywnej pracy, a zatem istnieje niewielka szansa, że ich zakres ulegnie zmianie. Takie projekty są powszechnie znane jako szybkie poprawki i zazwyczaj są idealnym kandydatem do projektu o stałej cenie.
To dlatego, że:
- Mają bardzo ograniczony zakres prac, który prawdopodobnie nie ulegnie zmianie.
- Są odporne na inflację i korekty finansowe w czasie, ponieważ zwykle trwają tylko około 3 miesięcy.
- Zazwyczaj dotyczą prostych problemów, które można rozwiązać za pomocą gotowego produktu lub prostej implementacji.
Szybkie rozwiązania mają bardzo przewidywalne koszty i zyski.
Projekty dla siwowłosych
Siwowłose projekty to te, które Twoja firma zna bardzo dobrze, ponieważ realizowała je wiele razy, w kółko. Są to najbezpieczniejsze projekty, które można sprzedać za stałą cenę:
- Można je bardzo dokładnie oszacować zarówno pod względem budżetu, jak i czasu.
- Nie wymagają zatrudniania dodatkowych specjalistów - pracując nad podobnymi projektami w przeszłości, prawdopodobnie masz już na pokładzie bardzo doświadczonych pracowników.
- Prawdopodobnie zostaną ukończone przed zaplanowanym czasem, generując dodatkowe zyski.
- Można go przyspieszyć, korzystając z tej samej formuły, której używano wcześniej w podobnych projektach.
Innymi słowy: siwowłose projekty mają duże szanse na sukces i generowanie zysków.
Co jeszcze mogę zrobić, aby moje projekty były opłacalne?
Oczywiście, czasami przekroczenie budżetu jest po prostu nieuniknione. Można jednak zapobiec nieprzyjemnym konsekwencjom takich sytuacji, a nawet całkowicie im zapobiec.
Po pierwsze, można ograniczyć liczbę podejmowanych projektów ze stałą ceną. Ten rodzaj finansowania powinien być wybierany tylko w przypadku siwych projektów i szybkich poprawek; inne projekty o stałej cenie są bardzo mało opłacalne, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie pracowałeś nad podobnymi operacjami.
Drugą opcją jest dokładne opisanie zakresu prac w umowie z klientem, a następnie stwierdzenie, że wszelkie zmiany w projekcie spowodują dodatkowe koszty. Może to nie przyciągnąć nowych klientów, ale zapobiegnie utracie pieniędzy.
Ostatnią opcją jest po prostu przekonanie klientów do przejścia (lub wybrania) projektów czasowo-materiałowych. Jest to optymalne rozwiązanie zarówno dla dostawcy, jak i klienta, ponieważ pozwala na elastyczne zarządzanie zakresem prac bez grożenia obu stronom nieoczekiwanymi opłatami.
Co powinienem zrobić, jeśli mój projekt ze stałą ceną jest już nieopłacalny?
Niestety, jeśli już rozpocząłeś pracę nad projektem, który później okaże się nieopłacalny, nie możesz wiele zrobić. Oczywiście, że można:
- Spróbuj ograniczyć koszty pracy, zastępując droższych pracowników tańszymi.
- Użyj formuły z poprzednich projektów, aby przyspieszyć lub uprościć pracę.
- Ograniczenie kosztów ogólnych projektu do minimum.
Metody te mogą jednak okazać się niewystarczające do odwrócenia rentowności projektu. W takim przypadku renegocjacja umowy może być najlepszym sposobem na uniknięcie utraty pieniędzy, nawet jeśli spowoduje to pewne problemy organizacyjne w przyszłości.
