DLabs.AI zmniejsza wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych o 80% i zwiększa wydajność operacyjną dzięki BigTime Foresight 

O DLabs.AI

DLabs.AI to firma zajmująca się sztuczną inteligencją, która wykorzystuje moc zaawansowanych technologii, aby pomóc klientom usprawnić przepływ pracy, poprawić wyniki biznesowe i zwiększyć wskaźniki KPI.

Założona w 2015 roku firma jest zakorzeniona w sektorze opieki zdrowotnej. DLabs.AI została stworzona w odpowiedzi na prawdziwą potrzebę: opracowanie aplikacji opartej na sztucznej inteligencji, która mogłaby znacznie poprawić jakość życia osób chorych na cukrzycę.

Obecnie wykazują się doświadczeniem w wielu dziedzinach sztucznej inteligencji, w tym w wizji komputerowej, przetwarzaniu języka naturalnego i nowych obszarach, takich jak generatywna sztuczna inteligencja i duże modele językowe, takie jak GPT.

Obsługując zróżnicowaną klientelę - od wiodących w branży gigantów handlu detalicznego i globalnych platform edukacyjnych po zwinne startupy - pozostają niezachwiani w przekonaniu, że sztuczna inteligencja ma potencjał transformacyjny dla firm, niezależnie od ich wielkości.

• Branża: Rozwój oprogramowania/ Sztuczna inteligencja 
• Wielkość: ~20 pracowników 
• Przypadki użycia: Zarządzanie zasobami

Przegląd

Pomimo swojej niezwykłej specjalizacji, DLabs.AI, podobnie jak wiele innych szybko rozwijających się firm, stanęło przed poważnymi wyzwaniami operacyjnymi wynikającymi z nadmiernego polegania na arkuszach kalkulacyjnych do codziennego zarządzania projektami. Wraz z rozwojem firmy, zależność ta sprawiła, że planowanie finansowe stało się skomplikowane i spowodowało niedopasowanie. Delegowanie zadań związanych z zasobami nowym pracownikom stało się prawie niemożliwe, a podatne na błędy raportowanie powodowało frustrację. 

Problemy te miały ogromny wpływ na działalność firmy, utrudniając jej skuteczne skalowanie. Menedżerowie dostrzegli potrzebę zmian i byli zdeterminowani, aby znaleźć rozwiązanie, które mogłoby usprawnić ich projekty, a także działać jako jedno źródło prawdy dla ich finansów, zasobów i interesariuszy. Poszukując kompleksowego rozwiązania, DLabs.AI zwróciło się do BigTime Software.

Wyzwania

Wraz ze wzrostem popularności sztucznej inteligencji rosło zapotrzebowanie na usługi DLabs.AI. Jednakże, z wszystkimi pracownikami i szczegółami alokacji projektów w arkuszach kalkulacyjnych, trudno było skutecznie zarządzać ludźmi i projektami. DLabs.AI brakowało jasnego obrazu trwających projektów i dostępności zasobów do podejmowania właściwych decyzji. Rozproszony charakter informacji utrudniał wgląd w dostępność zasobów, co utrudniało skuteczne prognozowanie. Ponadto śledzenie budżetów dla poszczególnych projektów w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych stawało się coraz bardziej uciążliwe, prowadząc do błędów, które miały wpływ na planowanie finansowe. Generowanie raportów również stało się pracochłonnym i podatnym na błędy zadaniem.

Poleganie w dużej mierze na arkuszach kalkulacyjnych nie tylko prowadziło do nieefektywności, ale także ograniczało delegowanie zadań. Kierownictwo było uwikłane w złożoną dokumentację, nie mogąc skutecznie angażować innych członków zespołu. Ewa Rajewska, współzałożycielka i dyrektor finansowy DLabs.AI, podkreśliła tę kwestię: "Brakowało mi swobody w delegowaniu zadań. Złożoność arkuszy kalkulacyjnych Excel sprawiała, że instruowanie innych menedżerów było niepraktyczne, co uniemożliwiało mi poleganie na nich w zakresie pomocy w wykonywaniu moich obowiązków".

Wyzwania, przed którymi DLabs.AI stanęło przed BigTime, obejmowały: 

• Fragmentaryczne dane dotyczące zarządzania zasobami: Wiele złożonych arkuszy kalkulacyjnych do planowania finansów i zasobów zawierało dane o dostępności pracowników i dane dla każdego tygodnia. Trudno było je analizować całościowo, co prowadziło do niedokładnych przydziałów, konfliktów harmonogramów i opóźnień projektów.  
• Nieefektywne wykorzystanie zasobów: Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi odciągało cenny czas od innych inicjatyw. Złożoność i objętość arkuszy kalkulacyjnych stworzyła przeszkody w nauce dla dodatkowych pracowników, uniemożliwiając im efektywne przejęcie śledzenia projektów i finansów.
• Czasochłonne, ręczne praktyki raportowania: Raportowanie rentowności i wskaźników KPI wymagało pobierania danych z różnych arkuszy kalkulacyjnych i ich ciągłej aktualizacji, co pochłaniało wiele godzin tygodniowo.

BigTime Solution

DLabs.AI zdecydowało się wdrożyć BigTime Foresight jako strategiczne, fundamentalne rozwiązanie, mające na celu zwiększenie skalowalności i wydajności komunikacji w firmie. Przyjęcie BigTime zapewniło przejrzystość poprzez wcześniejszą złożoność, zajmując się kluczowymi punktami bólu i zapoczątkowując nową erę wydajności operacyjnej. Od ulepszonego raportowania po usprawnione zarządzanie zasobami, wdrożenie BigTime okazało się kluczową decyzją dla DLabs.AI w dążeniu do doskonałości organizacyjnej. Dawno minęły czasy, kiedy Ewa zajmowała się wyłącznie wszystkimi obowiązkami finansowymi i zasobowymi w arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki BigTime Foresight ona i jej zespół mogą podejmować pewne decyzje, aby osiągać zyskowne wyniki.  

Dzięki BigTime, DLabs.AI ma teraz mocniejszą kontrolę nad swoimi operacjami w miarę ich rozwoju, z korzyściami obejmującymi:

• Kompleksowy wgląd w celu poprawy świadczenia usług: BigTime konsoliduje i automatycznie aktualizuje dane finansowe, projektowe i dotyczące zasobów, stając się pojedynczym źródłem prawdy dla DLabs.AI. Pomaga to wcześniej zidentyfikować konflikty w harmonogramie, aby zwiększyć wydajność i zmniejszyć potencjalne opóźnienia w planowaniu. 
• Bardziej efektywne wykorzystanie zasobów: Zautomatyzowane przepływy pracy i przyjazny dla użytkownika interfejs BigTime umożliwiają Ewie delegowanie zadań kierowniczych i administracyjnych, pozwalając jej na podjęcie dodatkowych obowiązków związanych z rozwojem firmy. 
• Bardziej świadome i pewne podejmowanie decyzji: Raportowanie wskaźników KPI odbywa się teraz szybko i konsekwentnie dzięki zautomatyzowanemu generowaniu raportów, zapewniając jednocześnie DLabs.AI głębszy wgląd w podejmowanie świadomych decyzji w celu osiągnięcia celów. 

Wyniki

Wdrożenie BigTime w DLabs.AI przyniosło przełomowe rezultaty, rewolucjonizując zarządzanie finansami i wydajność operacyjną firmy. 

Konsolidując złożone planowanie finansowe, zarządzanie zasobami i automatyczne generowanie raportów w jednym, stale aktualizowanym źródle prawdy, BigTime znacznie zmniejszył zależność od uciążliwych arkuszy kalkulacyjnych, wspierając usprawniony proces podejmowania decyzji. Jednocześnie intuicyjny system narzędzia ułatwiał skuteczne delegowanie zadań, umożliwiając członkom zespołu nadzorowanie finansów projektu bez konieczności odbywania intensywnych szkoleń. 

Dzięki wdrożeniu BigTime, DLabs.AI nie musi już martwić się o spędzanie nadmiernej ilości czasu na ręcznych zadaniach związanych z zarządzaniem zasobami lub koniecznością przechodzenia od arkusza kalkulacyjnego do arkusza kalkulacyjnego w celu znalezienia potrzebnych informacji.

Wdrożenie BigTime przyniosło znaczące rezultaty: