Reed: Nazywam się Reed Draper i jestem wiceprezesem Gary Draper and Associates of Atlanta Incorporated. Jesteśmy firmą zajmującą się budownictwem, planowaniem i usługami. Naszą główną działalnością jest planowanie dużych, złożonych projektów budowlanych.
BigTime: Jakie wyzwania skłoniły Cię do poszukiwania oprogramowania takiego jak BigTime?
Reed: Naszym wyzwaniem było to, że wszystko robiliśmy ręcznie. Ludzie wypełniali karty czasu pracy, wysyłali je pocztą elektroniczną, a następnie musieli je wysyłać do sprawdzenia. Wszelkie zmiany były wprowadzane do naszego systemu księgowego, a następnie ręcznie generowaliśmy faktury, skanowaliśmy je, wysyłaliśmy do sprawdzenia i musieliśmy ręcznie wprowadzać poprawki... więc było dużo miejsca na błędy. Następnie drukowaliśmy je i wysyłaliśmy do naszych klientów pocztą, więc był to długi proces, który zajmował dużo czasu i dużo pracy związanej z wprowadzaniem danych. Tak naprawdę nie chodziło o koszty, ale o czas i proces, a w naszym starym procesie było dużo miejsca na błędy.
BigTime: Jakie są kluczowe korzyści z korzystania z BigTime dla Twojej firmy?
Reed: Kiedy zacząłem prezentować BigTime i bawić się nim, naprawdę pomyślałem, że jest elastyczny z różnymi opcjami wyglądu faktury, sposobu prezentacji danych klientom, przepływu pracy, sposobu zatwierdzania kart czasu pracy, wydatków i faktur. Ogólnie rzecz biorąc, naprawdę dobrze pasuje do tego, co chcieliśmy zrobić. Przez chwilę myśleliśmy, że to zbyt piękne, aby mogło być prawdziwe, ale w rzeczywistości naprawdę zmieniło to naszą działalność, a nasz zespół był bardzo zadowolony z tego rozwiązania.
BigTime: Która funkcja okazała się najbardziej wartościowa?
Reed: Myślę, że przepływ pracy i zatwierdzanie czasu, wydatków i faktur było dla nas naprawdę ważne, ponieważ teraz jest to elektroniczne, więc widzę wszystko, każdy otrzymuje powiadomienia, gdy musi coś zatwierdzić. Klikają przycisk, który trafia do następnej osoby, klikają kolejny przycisk, który wraca do księgowości, a następnie wysyłamy go e-mailem. Ogólnie rzecz biorąc, potrzebowaliśmy 60 dni od końca okresu, aby przejść przez cały proces wprowadzania czasu i wydatków, zatwierdzania i wysyłania faktur - teraz spadliśmy do około 20 dni. Celujemy w 20 dni na wystawienie faktury, więc naprawdę pomogło nam to w skróceniu tego czasu.
Dodatkową korzyścią jest to, że wygląda to lepiej dla klientów, jeśli nie wystawiamy im faktury 60 dni później, a oni próbują dowiedzieć się, co zrobiliśmy dwa miesiące temu, więc pomaga to w tym względzie, a także pomaga w otrzymywaniu płatności. Zauważyłem, że naprawdę poprawiło to nasz przepływ gotówki, a klienci płacą szybciej i nie mają problemów typu "faktura zaginęła w poczcie" itp. Inną korzyścią, jak sądzę, jest to, że daje mi to pewien wgląd i wgląd w to, gdzie jesteśmy finansowo, ponieważ teraz mogę spojrzeć w przyszłość i zobaczyć, co zostało wprowadzone do systemu, jak będą wyglądać rozliczenia za następny miesiąc, podczas gdy wcześniej było to zgadywanie w naszym starym systemie.
BigTime: Jakie są Twoje rekomendacje dla innych osób rozważających BigTime?
Reed: Weszliśmy w to wiedząc, co chcemy zrobić i czuliśmy, że to, co nam sprzedano, było tym, czego potrzebowaliśmy i faktycznie skończyło się to tak, jak myśleliśmy, że się spodziewaliśmy lub lepiej niż się spodziewaliśmy.
Upewnij się, że to działa dla Ciebie i Twoich pracowników. Dostosowanie się pracowników zajęło trochę czasu, ponieważ są przyzwyczajeni do robienia rzeczy w jeden sposób. Wdrożenie zajmuje trochę czasu, a moim zaleceniem jest, aby robić to powoli i krok po kroku, a nie przytłaczać ich, ponieważ korzyści naprawdę zależą od tego, czy ludzie robią rzeczy w sposób, w jaki chcesz, aby to robili, a jeśli ich przytłoczysz, wycofają się. Ale w rzeczywistości uzyskaliśmy naprawdę dobre poparcie. Pracownicy, którzy początkowo byli temu przeciwni, wrócili i powiedzieli "hej, to jest świetne, zobacz, co wymyśliłem, jak to zrobić" i nauczyli się nowych rzeczy, których ja nie nauczyłem się robić, więc byłem bardzo zadowolony z adaptacji ze strony pracowników.
Zobacz, jak BigTime wypada na tle naszych konkurentów według użytkowników w raporcie porównawczym G2 PSA Software Grid.
