W tym artykule omówimy 6 typowych błędów w budżetowaniu projektów, które możesz popełniać i jak zapobiec zrujnowaniu zysków.
Zbyt skomplikowane płatności = dodatkowe koszty
Wiele firm, zwłaszcza małych, zmienia cenę godzin pracy w trakcie trwania projektu; im więcej godzin, tym niższa cena. Inne mają tendencję do łączenia czasu i materiałów z projektami o stałej cenie w rozliczeniach za pojedynczy projekt. Jednak takie podejście do budżetowania projektów jest bardzo nieopłacalne - i możesz nawet o tym nie wiedzieć.
Proste struktury tworzą lepsze finanse
Podczas gdy obniżanie ceny w miarę trwania projektu może być kuszące dla klienta, dla dostawcy może to szybko przerodzić się w katastrofę. Zmiana ceny:
- Utrudnia to prognozowanie kosztów projektu.
- Jest główną przyczyną wszelkiego rodzaju błędów w fakturach końcowych i może być powodem utraty zaufania w relacji firma-klient.
- Sprawia, że każda godzina pracy jest mniej opłacalna.
- Generuje tysiące dolarów dodatkowych kosztów związanych z samym obliczaniem wartości.
- Sprawia, że procesy są nieskalowalne; z nimi firma po prostu nie może się rozwijać.
Innymi słowy: zbyt skomplikowane płatności mogą przyciągnąć klientów, ale mogą też zrujnować budżet firmy.
Jak uprościć swoje finanse
Wiele organizacji upraszcza swoją strukturę finansową w miarę rozwoju - i rozwija się jeszcze szybciej dzięki bardzo podstawowym procesom.
Największe firmy będą miały tylko trzy rodzaje projektów:
- Stała cena
- Czas i materiały
- Retainery
W rezultacie udoskonalili swój monitoring finansowy i stali się w stanie śledzić każdy grosz bez marnowania tysięcy dolarów na bezsensowne obliczenia.
Sprzedaż projektów o stałej cenie = spadek rentowności
Ale co, jeśli niektóre rodzaje finansów w projektach są bardziej ryzykowne niż inne?
Taka jest prawda o projektach ze stałą ceną. Chociaż są one zdecydowanie okazją dla klientów, dla firm świadczących usługi profesjonalne może być trudno uczynić je opłacalnymi - zwłaszcza z perspektywy długoterminowej.
Dlaczego projekty ze stałą ceną mogą okazać się nieopłacalne?
Jest ku temu kilka powodów:
- Ich marża zysku zmienia się wraz z inflacją na przestrzeni lat.
- Często generują one dodatkowe koszty, które są uwzględnione w zakresie projektu, ale nie w budżecie.
- Muszą one zostać ukończone bez względu na koszty, chyba że umowa stanowi inaczej.
Krótko mówiąc, nie są one wystarczająco elastyczne, aby nadążyć za zmianami w środowisku.
Które projekty ze stałą ceną są najbardziej opłacalne?
Nie wszystkie projekty ze stałą ceną należy krytykować - niektóre z nich mogą okazać się bardzo udane.
Tak zwane szybkie poprawki lub małe projekty oparte na produktach są jednymi z najbardziej dochodowych. Ponieważ są to zazwyczaj przedsięwzięcia krótkoterminowe, ich zakres prac można dokładnie oszacować i wycenić, co pozwala firmom generować ogromne zyski.
Niektóre długoterminowe projekty o stałej cenie również mogą być opłacalne, pod warunkiem, że firma ma doświadczenie w ich realizacji. Możesz dokładnie oszacować i przewidzieć tak zwane projekty siwowłose (projekty, które Twoja firma zrealizowała z powodzeniem wiele razy), czyniąc z nich wiarygodne źródło zysku.
Nieuwzględnienie czasu wolnego w planach projektu = nieuniknione opóźnienia
W niektórych przypadkach porównanie planowanych i rzeczywistych marż projektu może być trudnym doświadczeniem. Ale dlaczego?
Z naszego doświadczenia wynika, że winę za to ponoszą zazwyczaj nierealistyczne plany. Wiele firm planuje swoich pracowników na 160 godzin miesięcznie, niezależnie od ich faktycznej dostępności, na którą znaczący wpływ może mieć czas wolny, zwolnienia lekarskie i inne obowiązki. W rezultacie koszty pracy i dodatkowych przydziałów rosną, podobnie jak opóźnienia, odbijając się na budżetach projektów.
Co ważne, nie mówimy też o niewielkich różnicach finansowych; w niektórych przypadkach firmy doświadczyły 25% spadku marż, skutecznie tracąc jedną czwartą swoich zysków.
Jak mogę uczynić moje plany i marże bardziej realistycznymi?
Aby przypisać odpowiednie osoby do projektu, należy obliczyć rzeczywistą wydajność (maksymalną dostępną liczbę godzin, które pracownik może spędzić pracując w danym okresie) specjalisty, którego chcesz przypisać i porównać ją z jego wykorzystaniem lub czasem, który spędzi na innych obowiązkach. Różnica między tymi dwiema wartościami dostarczy informacji na temat liczby godzin, które pracownik może spędzić nad projektem.
Zbyt optymistyczne alokacje = opóźnienia i dodatkowe koszty
Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm decyduje się na korzystanie z przybliżonych danych dotyczących liczby godzin niezbędnych do wykonania zadania, a także ich kosztu. Takie podejście rzadko się jednak opłaca.
Wyobraźmy sobie menedżera, który chce przypisać specjalistę do bardzo prostego projektu. Nie spojrzał jednak na kalendarz ani budżet, a na podstawie swojego doświadczenia założył, że średnia stawka godzinowa dla takiego specjalisty wynosi 30 USD. Wykorzystał również swoje wcześniejsze projekty, aby oszacować, że operacja ta zajmie 100 godzin.
W oparciu o dane, projekt kosztowałby 3000 USD. Zadowoleni z wyniku, poprosili klienta o zapłacenie 5000 USD za operację, pozostawiając im 66% marży.
Kiedy jednak menedżer miał oficjalnie zaplanować projekt, zauważył, że programiści ze stawkami godzinowymi poniżej 30 USD byli po prostu niedostępni. W rezultacie musiał zadowolić się droższym pracownikiem, kosztującym 40 USD za godzinę.
Co gorsza, deweloper odkrył, że nie będzie w stanie ukończyć projektu w zaledwie 100 godzin - potrzebuje co najmniej 120 godzin. W związku z tym koszty projektu nagle wzrosły do 4 800 USD, pozostawiając zbyt optymistycznemu menedżerowi zaledwie 200 USD zysku.
Jak uniknąć błędów przy przydzielaniu pracowników i kosztów?
Jest tylko jeden sposób na uniknięcie problemów, które miał w swojej pracy menedżer z powyższej historii: praca w oparciu o rzeczywiste dane zamiast założeń i myślenia życzeniowego.
Planując projekt - lub nawet pozyskując go w pierwszej kolejności - sprawdź dostępność swoich pracowników i wykorzystaj te informacje do ich przydzielenia. To samo należy zrobić z ich wynagrodzeniami, aby zakończyć budżetowanie. Tylko wtedy unikniesz zrujnowania marży zysku.
Nieprawidłowe śledzenie czasu pracy = różne wydatki
Kilka lat temu pewna firma chciała śledzić czas pracy i wykorzystywać te informacje do obliczania kosztów pracy. Jednak zdecydowali, że ich pracownicy będą śledzić tylko 7 godzin dziennie, zamiast 8, ponieważ i tak marnują część czasu na przerwy i zadania organizacyjne.
Kiedy jednak przyszedł czas na podsumowanie finansów firmy, okazało się, że około pół miliona dolarów wydano na nieznane działania, ponieważ niezarejestrowane godziny nadal generowały koszty.
Jak prawidłowo śledzić czas i łączyć go z finansami?
Istnieje kilka kroków, które należy podjąć, aby dokładnie śledzić czas.
Najpierw przypisz stawkę godzinową wszystkim pracownikom. Jeśli otrzymują oni miesięczne wynagrodzenie, oblicz ich stawkę godzinową na podstawie przepracowanych godzin.
Następnie wprowadź proces śledzenia czasu w swojej firmie. Pamiętaj, aby edukować pracowników na temat jego znaczenia - pokaż im, że ich czas będzie miał bezpośredni wpływ na faktury.
Nie bój się egzekwować śledzenia czasu pracy wśród swoich pracowników. Jeśli to konieczne, powiąż monitorowane godziny z ich wynagrodzeniem lub wypróbuj inne pomysły, które odniosły sukces w firmach naszych klientów i mogą pomóc również Twojej.
Brak danych historycznych = brak zysków
Wyobraź sobie, że masz projekt, który ma zająć 10 godzin miesięcznie, a niezależnie od wysiłku, klient zapłaci taką samą cenę. Kiedy jednak spojrzysz na śledzenie czasu w projekcie w ciągu ostatnich kilku miesięcy, odkryjesz, że jego ukończenie zajęło tylko 6 godzin. Innymi słowy, twój pracownik mógł wykonać o 4 godziny więcej pracy podlegającej rozliczeniu, a ty po prostu o tym nie wiedziałeś. A co, jeśli dzieje się tak w dziesiątkach różnych projektów?
Zakładając, że stosunek faktycznie przepracowanych godzin do godzin planowanych pozostanie taki sam, firma straci 40% czasu swoich pracowników i straci możliwość pozyskania większej liczby projektów, które mogłyby generować zyski.
Jak wykorzystać wolne godziny do generowania zysków?
Po pierwsze, musisz wiedzieć, ile godzin możesz wykorzystać na wygenerowanie dodatkowych zysków.
Aby to zrobić, zespół musi codziennie śledzić czas i zwracać uwagę na to, ile czasu poświęca na każde przydzielone zadanie. Następnie możesz poszukać wolnych godzin w ich kartach czasu pracy, aby określić, które projekty zajmują mniej czasu niż wcześniej szacowano.
Następnie można wykorzystać te dane do:
- Twórz dokładniejsze plany dla projektów, którymi już zarządzasz i optymalizuj ich koszty, przypisując do nich mniej godzin.
- Oszacuj liczbę godzin, które pracownicy mogliby poświęcić na pracę nad innymi projektami.
- Pozyskiwanie lub rozszerzanie projektów wymagających ich umiejętności i wykorzystywanie czasu specjalistów do generowania zysków z takich projektów zamiast wydawania ich na bezczynne alokacje.
