Jeśli tu jesteś, prawdopodobnie chcesz lepiej obliczać rentowność swojego projektu.
Prawidłowe obliczenie kosztów ogólnych i dodanie ich we właściwym momencie podczas planowania projektu ma kluczowe znaczenie, ponieważ wszystko, co pójdzie nie tak, będzie miało wpływ na marżę zysku.
Ale nie martw się - trafiłeś we właściwe miejsce. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić i osiągnąć pożądaną rentowność.
Co to są koszty ogólne?
Koszty ogólne to wszystkie stałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, z wyłączeniem bezpośrednich kosztów opracowania produktu lub świadczenia usługi.
Niezależnie od tego, czy wszyscy specjaliści są przypisani do projektów, czy połowa z nich siedzi na ławce, musisz ponosić koszty ogólne. Znajomość kosztów ogólnych jest niezbędna do oszacowania rentowności projektu.
Jakie koszty są wliczane do kosztów ogólnych?
Oto kilka przykładów kosztów ogólnych:
- Czynsz za biuro i media
- Materiały biurowe
- Licencje na sprzęt i oprogramowanie
- Ubezpieczenie
- Podróż
- Koszty księgowe i prawne
- Koszty marketingu i sprzedaży
- Opłaty rządowe i licencje
- Podatki od nieruchomości
Jaki jest wkład działu w koszty ogólne?
Wkład działu w koszty ogólne to kwota pieniędzy dostępna dla pojedynczego działu po opłaceniu wszystkich bezpośrednich wydatków, aby przyczynić się do kosztów ogólnych firmy.
W większych firmach działy często dzielą się kosztami ogólnymi. Ponieważ wszystkie korzystają z takich rzeczy jak wynajem biura i ubezpieczenie, sensowne jest, aby każdy z nich przyczyniał się do pokrycia kosztów ogólnych.
Jak obliczyć wkład działu?
Dochód departamentu - wydatki bezpośrednie = wkład departamentu
Obliczenia te zakładają, że wszystkie wydatki pośrednie w firmie są uznawane za koszty ogólne.
Jakie są różne rodzaje kosztów ogólnych?
Koszty ogólne możemy podzielić na trzy kategorie:
- Koszty ogólne organizacji: Wszystkie wydatki na poziomie organizacji (na przykład czynsz za biuro i media). Koszty te będą częścią kosztów ogólnych dla każdego projektu realizowanego przez firmę świadczącą profesjonalne usługi.
- Koszty ogólne projektu: Koszty związane z konkretnym projektem (licencje na oprogramowanie lub dostęp do zasobów w chmurze). Wydatki te dotyczą tylko tego konkretnego projektu i nie mają zastosowania do innych.
- Koszty ogólne pracowników: Koszty ogólne można obliczyć na bardziej szczegółowym poziomie, obliczając stawkę kosztów ogólnych na pracownika. Natychmiast poznasz koszty ogólne, przypisując pracowników do projektu.
Koszty ogólne i różne stopnie marży zysku
Wspomnieliśmy już o marży zysku i o tym, jak ważne jest prawidłowe obliczenie kosztów ogólnych.
Jak jednak odnieść te wydatki do marży zysku? Chodzi o różne stopnie marży:
Marża pierwszego stopnia: Marża ta jest związana ze wszystkimi wydatkami, które bezpośrednio generują Twoje przychody (na przykład wynagrodzenia pracowników w Twoim zespole).
Marża drugiego stopnia: Ta może być oparta na dodatkowych kosztach projektu.
Marża trzeciego stopnia: Jest to marża, którą uzyskuje się po odjęciu kosztów administracyjnych od przychodów.
Marża czwartego stopnia: Teraz odejmij koszty marketingu i sprzedaży.
Marża piątego stopnia: Po odjęciu ostatecznego kosztu ogólnego, kosztu zarządzania.
Dlaczego obliczanie kosztów ogólnych jest tak ważne?
Bez kosztów ogólnych nie można obliczyć, ile faktycznie kosztuje dany projekt. Nie masz również pojęcia, jaki margines musisz narzucić, aby zachować przewidywaną rentowność projektu lub grupy projektów - a nawet całej firmy!
Zrozumienie wydatków jest łatwiejsze po obliczeniu kosztów ogólnych. Proces ten pomaga również w rozbiciu wydatków na potrzeby wewnętrzne. Jest to najlepsze narzędzie do określania stawek godzinowych, które zapewnią rentowność projektów i pomogą osiągnąć docelową marżę zysku.
Jeśli nie obliczysz swoich kosztów ogólnych, tak naprawdę nie wiesz, ile kosztuje jedna godzina czasu Twoich pracowników. Ustalanie stawki godzinowej dla klientów bez tej wiedzy jest bardzo ryzykowne.
Jak obliczyć koszty ogólne?
Lista i kategoryzacja wydatków
Aby obliczyć koszty ogólne swojej firmy świadczącej profesjonalne usługi, zacznij od kategoryzacji każdego kosztu ogólnego swojej firmy. Zawsze rób to dla określonego okresu - Twoje wydatki mogą się zmieniać w czasie, a Ty chcesz mieć pewność, że Twój projekt będzie opłacalny w ciągu najbliższych 3 lub 6 miesięcy.
Najlepszym sposobem radzenia sobie z kosztami ogólnymi jest rozbicie ich na poszczególne miesiące. Chociaż wszystkie koszty pośrednie są kosztami ogólnymi, należy zachować szczególną ostrożność podczas ich kategoryzacji. Musisz upewnić się, że w żaden sposób nie przyczyniają się one do produkcji - jeśli tak, to są to koszty bezpośrednie, a nie ogólne.
Zsumuj koszty
Po skategoryzowaniu kosztów nadszedł czas na ich połączenie. W ten sposób otrzymasz całkowity koszt ogólny za okres, dla którego dokonujesz obliczeń.
Oblicz swoją stawkę kosztów ogólnych
Teraz jesteś gotowy, aby odkryć stawkę kosztów ogólnych jako procent sprzedaży. Co to jest procent kosztów ogólnych? Procent kosztów ogólnych to odsetek kosztów pośrednich poniesionych przez firmę w stosunku do jej całkowitych wydatków, zwykle wyrażony jako procent kosztów bezpośrednich.
Aby go obliczyć, należy podzielić całkowite koszty ogólne firmy w danym okresie (na przykład w miesiącu) przez sprzedaż zrealizowaną w tym okresie. Pomnóż tę liczbę przez 100, aby uzyskać stawkę kosztów ogólnych.
Przykład:
Załóżmy, że Twoja firma płaci 10 000 USD kosztów ogólnych każdego miesiąca. Ale wszystko idzie dobrze i generujesz sprzedaż na poziomie 40 000 USD.
$10,000 / $40,000 = .25 (lub 25%)
koszty ogólne / sprzedaż = stawka kosztów ogólnych
Co to oznacza? Że wydajesz 25 centów na koszty ogólne na każdego zarobionego dolara. Dobrze to wiedzieć, prawda?
Odkryj wykorzystanie swoich zasobów
Innym interesującym wnioskiem z obliczania kosztów ogólnych jest sprawdzenie, jaki procent kosztów pracy stanowią. Może to pomóc w oszacowaniu wykorzystania zasobów. Im niższy procent, tym bardziej efektywnie firma wykorzystuje swoje zasoby.
Zacznijmy od zdefiniowania bezpośrednich kosztów pracy - są to wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w produkcję.
Aby zmierzyć koszty ogólne w stosunku do bezpośrednich kosztów pracy, należy podzielić całkowite koszty ogólne przez bezpośrednie koszty pracy w danym okresie.
Na przykład, jeśli firma ma koszty ogólne w wysokości 10 000 USD i bezpośrednie koszty pracy (w oparciu o rozliczane godziny) w wysokości 70 000 USD w czerwcu, oto jak obliczyć stawkę kosztów ogólnych:
10 000 USD / 70 000 USD = 0,14 (lub 14%)
koszty ogólne / bezpośrednie koszty pracy = stawka kosztów ogólnych
Jak obliczyć koszty ogólne na godzinę?
Obliczenie wskaźnika alokacji kosztów ogólnych jest łatwe. Wystarczy podzielić całkowite koszty ogólne przez liczbę godzin pracy bezpośredniej w danym okresie.
Teraz, gdy masz już wskaźnik alokacji kosztów ogólnych, możesz pomnożyć go przez liczbę godzin pracy bezpośredniej wymaganych do ukończenia projektu.
Jeśli nie wiesz, ile kosztuje ukończenie projektu, jak możesz ustalić dobrą stawkę dla klienta?
Przykład:
Całkowite koszty ogólne za czerwiec wynoszą 10 000 USD. Pracownicy przypisani do projektu przepracują łącznie 550 godzin. Tak więc wskaźnik alokacji kosztów ogólnych wynosi:
$10,000 / 550 = $18.18
całkowite koszty ogólne / całkowite roboczogodziny
Oznacza to, że na każdą godzinę pracy w tym projekcie należy przeznaczyć 18,18 USD kosztów ogólnych.
Jak dodać koszty ogólne do ceny rozliczanych godzin?
Aby dodać koszty ogólne do stawki godzinowej naliczanej klientowi, należy znać stawki godzinowe pracowników przydzielonych do projektu.
Po uzyskaniu tej liczby wystarczy dodać do niej stawkę kosztów ogólnych. W ten sposób uzyskuje się cenę za godzinę pracy.
Koszty ogólne za czerwiec wynoszą 10 000 USD. Osoby przypisane do projektu przepracują w tym miesiącu 550 godzin. Załóżmy, że stawka godzinowa pracowników wynosi 55 USD.
(10 000 USD / 550 godzin) + 55 USD = 73,18 USD
(miesięczne koszty ogólne / miesięczne godziny pracy bezpośredniej) + stawka godzinowa pracowników = cena za godzinę rozliczeniową
Jeśli zapłacisz klientowi 73,18 USD za godzinę, w czerwcu osiągniesz próg rentowności. Ale nie chcesz tylko wyjść na zero - jesteś tutaj, aby osiągnąć zysk. Większość firm dąży do marży zysku na poziomie 30%.
Dlaczego więc nie dodać 30% do rozliczanej stawki godzinowej, aby zapewnić swojej firmie to, czego potrzebuje, aby odnieść sukces? Teraz tak łatwo jest utrzymać rentowność projektów.
