Ostatnia aktualizacja 1 sierpnia 2023 r.
Przygotowanie się do audytu D CAA zanim do niego dojdzie to najlepszy sposób na przygotowanie swojej firmy na sukces. Dzięki odpowiedniemu systemowi księgowemu zgodnemu z DCAA, który omówimy w tym poście, zobaczysz, jak integracja zarządzania czasem, projektami i finansami zautomatyzuje proces budowania tego, co lubimy nazywać niezawodną ścieżką audytu.
Ale najpierw zacznijmy od podstaw.
Znaczenie zgodności z DCAA
DCAA, czyli Defense Contract Audit Agency, jest niezależną agencją federalną, która kontroluje koszty i wydatki wykonawców w ramach kontraktów rządowych. Misją DCAA jest ochrona interesów rządu poprzez zapewnienie, że wykonawcy przestrzegają wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji.
Organizacje prowadzące interesy z rządem muszą być zgodne z wymogami DCAA. Oznacza to, że ich systemy księgowe muszą być w stanie oddzielnie śledzić koszty, takie jak koszty bezpośrednie i pośrednie, koszty księgowe, koszty fakturowania i koszty pracy. Muszą również być w stanie generować raporty spełniające wymagania DCAA.
Poniżej znajdują się niektóre z kluczowych elementów zgodności z DCAA:
- Rozdzielenie kosztów: Kontrahenci muszą być w stanie śledzić koszty oddzielnie, takie jak koszty bezpośrednie i pośrednie, koszty księgowe, koszty fakturowania i koszty pracy.
- Dokładność i kompletność: Kontrahenci muszą zapewnić, że ich dokumentacja jest dokładna i kompletna.
- Terminowość: Kontrahenci muszą przekazywać swoje raporty do DCAA w sposób terminowy.
- Możliwość audytu: Wykonawcy muszą zapewnić, że ich dokumentacja jest możliwa do skontrolowania przez DCAA.
Audyty DCAA: Jaki jest ich cel?
Głównym celem audytu DCAA jest sprawdzenie kosztów projektu. Pieniądze wydawane przez rząd muszą być klasyfikowane w inny sposób niż standardowa firma może płacić za zakontraktowane prace. Audyty DCAA są ważną częścią rządowego nadzoru nad kontraktami. Pomagają one zapewnić, że rząd otrzymuje najlepszą możliwą wartość za swoje pieniądze i że wykonawcy przestrzegają wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji.
Do typowych rzeczy, które DCAA może skontrolować, należą
- Dopuszczalne koszty to te, które są wyraźnie dozwolone przez warunki umowy. Muszą one być uzasadnione kwotowo, przypisane do umowy i poparte odpowiednią dokumentacją.
- Niedopuszczalne koszty to takie, które nie są wyraźnie dozwolone przez warunki umowy. Mogą one obejmować koszty, które są uważane za osobiste, nadmierne lub w inny sposób niezgodne z najlepszym interesem rządu.
- Koszty bezpośrednie to te, które można bezpośrednio przypisać do wykonania umowy. Obejmują one koszty takie jak robocizna, materiały i podróże.
- Koszty pośrednie to koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do wykonania umowy. Obejmują one koszty takie jak czynsz, media i ubezpieczenie.
- Pule kosztów to grupy kosztów pośrednich, które są przypisane do umowy w oparciu o wcześniej ustaloną metodę alokacji.
- Łączenie kosztów pośrednich to praktyka polegająca na łączeniu kosztów pośrednich z różnych umów w jedną pulę. Może to mieć na celu uproszczenie procesu alokacji lub osiągnięcie korzyści skali.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy zgodnie z wymogami DCAA przyczynia się do zgodności z przepisami księgowymi, zapewniając dokładny czas spędzony na wystawianiu rachunków. Każdy etap procesu zgodności jest ważny dla audytu, aby uniknąć efektu domina błędów. Więcej informacji na temat elementów kontrolowanych podczas audytu można znaleźć na stronie internetowej FAR.
Rodzaje audytów DCAA
Istnieje wiele różnych audytów, które DCAA może przeprowadzić przed, w trakcie i po przyznaniu kontraktu. Poniżej przedstawiono najczęstsze rodzaje audytów i ich cel.
Audyt cen terminowych
Przed udzieleniem zamówienia może zostać przeprowadzony audyt cenowy. Podczas tego procesu audytorzy DCAA oceniają szacunkowy koszt dostarczenia towarów lub usług rządowi przez wykonawcę.
Audyt dopuszczalności kosztów
Celem audytu dopuszczalności kosztów jest upewnienie się, że wykonawca nie żąda kosztów, które są niedopuszczalne, takich jak wydatki osobiste lub wydatki na rozrywkę. Obejmuje to przegląd systemu księgowego wykonawcy i dokumentacji, aby upewnić się, że żądane koszty są odpowiednio sklasyfikowane i uzasadnione.
Audyt specjalny
Ten typ audytu DCAA może mieć miejsce przed lub po przyznaniu kontraktu. Najczęściej są one odpowiedzią na prośbę urzędników zamawiających, którzy potrzebują niezależnej opinii finansowej dotyczącej części umowy lub systemu księgowego wykonawcy. Żądanie to uniemożliwia kontynuowanie zakontraktowanych prac, więc ten typ audytu otrzymuje wysoki priorytet.
Audyt zamknięcia
Celem audytu końcowego jest zapewnienie, że rząd otrzymał wszystkie korzyści, do których był uprawniony na mocy umowy. Obejmuje to przegląd faktur końcowych wykonawcy i upewnienie się, że są one zgodne z wykonaną pracą.
Audyt płatności okresowych
Audyty te są przeprowadzane w celu sprawdzenia, czy wykonawca jest uprawniony do otrzymywania płatności za postępy w realizacji kontraktu. Celem audytu płatności okresowych jest zapewnienie, że wykonawca poniósł koszty, które są dopuszczalne i że koszty te są uzasadnione pod względem kwoty. Obejmuje to przegląd prac wykonawcy w toku i weryfikację, czy żądane koszty są zgodne z wykonanymi pracami.
Audyt poniesionych kosztów
W przypadku kontaktów, które nie mają ustalonej ceny, DCAA przeprowadzi audyt poniesionych kosztów po przyznaniu kontraktu. Celem tego audytu jest określenie dokładności rocznych dopuszczalnych kosztów przedstawionych w umowie.
Ankiety poprzedzające przyznanie nagrody
Małe firmy są najczęściej narażone na ankiety DCAA Standard Form (SF) 1408 przeprowadzane przed przyznaniem kontraktu. Celem tego audytu DCAA jest ocena systemu księgowego wykonawcy w celu ustalenia, czy jest on akceptowalny do przyznania kontraktu rządowego. W tym procesie wykonawca musi być w stanie zademonstrować system księgowy zgodny z DCAA i wdrożyć go przed poniesieniem jakichkolwiek kosztów kontraktu.
SF-1408 ocenia:
- Alokacja kosztów, koszty pośrednie i koszty niedopuszczalne
- System śledzenia czasu pracy
- Dystrybucja pracy
- Billings
- Operacje systemu księgowego
Inne audyty DCAA
Mniej powszechne niż poprzednie przykłady są inne audyty, które mogą być przeprowadzane po przyznaniu kontraktu na wniosek urzędnika kontraktowego DCAA. Audyty te są zarezerwowane dla sytuacji wysokiego ryzyka, takich jak nieodpowiednie systemy i praktyki biznesowe.
Przygotowanie do audytu DCAA
Gdy już wiesz, czego się spodziewać, najważniejszą częścią jest przygotowanie się z wyprzedzeniem. Zawsze zaleca się zbudowanie systemu księgowego dla swojej firmy, który zautomatyzuje śledzenie czasu pracy, fakturowanie i raportowanie w celu zapewnienia niezawodnej ścieżki audytu.
Lista kontrolna najlepszych praktyk audytu DCAA
1. Współpraca z zaufanym partnerem
Znalezienie konsultanta zgodnego z DCAA, który poprowadzi Cię przez cały proces, może wyeliminować wiele stresu związanego z audytami. Chociaż jest to inwestycja z góry, może zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy w przyszłości. Konsultanci DCAA współpracują z Tobą w celu zidentyfikowania i wdrożenia odpowiednich wewnętrznych procedur i zasad dla Twojej branży, jednocześnie utrzymując wydajność Twojej firmy w miarę jej rozwoju. Mogą również pomóc w przeszkoleniu pracowników w zakresie zmian i zasad przygotowania się do procesu audytu.
2. Dostosowanie systemu księgowego i budżetu
Podczas konfigurowania systemu księgowego DCAA należy upewnić się, że odzwierciedla on sposób definiowania, prowadzenia i zarządzania firmą, a także zdolność do pomyślnego spełnienia wszystkich wymogów zgodności. Posiadanie budżetu i systemu księgowego zaprojektowanego w tej samej strukturze umożliwi prawidłową i łatwą analizę informacji finansowych.
3. Dokładne rejestrowanie czasu, wydatków i informacji o projekcie
Śledzenie czasu pracy jest ważną częścią zgodności z DCAA, ponieważ bezpośrednio wiąże się z rejestrowaniem wszystkich godzin pracy i kosztów w oprogramowaniu księgowym. Upewnij się, że korzystasz z oprogramowania do śledzenia czasu pracy zgodnego z DCAA z funkcjami zarządzania projektami, które bezpośrednio przekazuje informacje do oprogramowania księgowego, aby zapewnić spójność nazw i kodów projektów, aktualizację w odpowiednim czasie i wyeliminować margines błędu związany z podwójnym wprowadzaniem danych.
4. Upewnij się, że masz odpowiednie możliwości raportowania.
Najważniejszą częścią automatyzacji ścieżki audytu jest posiadanie systemu, który może generować (systematycznie, dokładnie i terminowo) raporty finansowe, w tym zestawienie kosztów pośrednich i niedopuszczalnych. Struktura raportowania powinna obejmować plan kont, który prawidłowo identyfikuje, klasyfikuje i segreguje koszty w odpowiednich projektach i pulach kosztów.
5. Udokumentowane zasady i procedury.
Częścią przestrzegania zasad DCAA jest upewnienie się, że masz dokumentację, która to potwierdza. Po wdrożeniu systemu i przepływu pracy należy formalnie udokumentować zasady i procedury. Co ważniejsze, Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że są one przestrzegane i egzekwowane. Na nic zdadzą się zapisane zasady, jeśli zespół nie będzie w stanie pokazać ich działania.
Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy zgodne z DCAA
Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy zgodne z wymogami DCAA, takie jak BigTime, jest niezbędne dla wykonawców rządowych, którzy muszą mieć pewność, że ich systemy rejestracji czasu pracy są zgodne z surowymi wymogami DCAA. BigTime Software to oparte na chmurze rozwiązanie do śledzenia czasu i zarządzania projektami, które zostało zaprojektowane, aby pomóc wykonawcom rządowym spełnić wymagania DCAA.
Dlaczego wykonawcy rządowi kochają BigTime:
- Dokładność i kompletność: Dokładne śledzenie i rejestrowanie czasu pracy pracowników, w tym przerw, nadgodzin i czasu podróży. Gwarantuje to, że wykonawcy są w stanie dokładnie rozliczyć się z rządem za swój czas i wydatki.
- Rozdzielenie kosztów: Należy oddzielić koszty bezpośrednie od kosztów pośrednich. Jest to ważne dla wykonawców rządowych, którzy muszą śledzić swoje koszty zgodnie z wymogami DCAA.
- Możliwość audytu: Generowanie raportów, które mogą być audytowane przez DCAA. Pomaga to zapewnić, że wykonawcy są w stanie z łatwością przejść audyty DCAA.
- Bezpieczeństwo: BigTime jest bezpieczny i chroni poufność danych dotyczących czasu pracy pracowników. Jest to ważne dla wykonawców rządowych, którzy muszą chronić poufne informacje.
Często zadawane pytania dotyczące audytu DCAA
Na czym polega audyt DCAA?
Audyt DCAA bada praktyki finansowe i księgowe wykonawców rządowych w celu zapewnienia zgodności z przepisami i warunkami umowy. Weryfikuje dokładność zadeklarowanych kosztów, przegląda alokację kosztów i potwierdza przestrzeganie rządowych standardów rachunkowości, promując przejrzystość i odpowiedzialność w kontraktach obronnych.
Jak długo trwa audyt DCAA?
Czas trwania audytu DCAA może być różny, ale zazwyczaj waha się od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od czynników takich jak złożoność umowy i dostępność dokumentacji.
Jak przygotować się do audytu DCAA?
Aby przygotować się do audytu DCAA, należy zacząć od upewnienia się, że system księgowy i kontrole wewnętrzne są zgodne z przepisami rządowymi. Należy prowadzić dokładną i uporządkowaną dokumentację finansową, dokumentację i dowody potwierdzające. Przeprowadź wewnętrzne przeglądy, aby zidentyfikować i rozwiązać wszelkie potencjalne kwestie zgodności, i rozważ współpracę z konsultantem zgodnym z DCAA, który poprowadzi Cię przez proces i pomoże przygotować personel do audytu.
Jakie warunki muszę spełnić, aby zachować zgodność z DCAA?
Aby zachować zgodność z wymogami DCAA, należy utrzymywać odpowiedni system księgowy, wdrożyć kontrole wewnętrzne, prowadzić dokładną dokumentację, przestrzegać zasad i przepisów dotyczących kosztów, dokładnie rozliczać się z rządem, współpracować przy audytach i być na bieżąco z wymogami DCAA.
Co się stanie, jeśli nie przejdziesz audytu DCAA?
Niepowodzenie w audycie DCAA może skutkować konsekwencjami, takimi jak wnioski o podjęcie działań naprawczych, wstrzymanie płatności, odrzucenie lub zmniejszenie kontraktu, rozwiązanie lub zawieszenie kontraktu oraz potencjalne konsekwencje prawne, w tym grzywny i kary.
