Po opanowaniu długoterminowego planowania wydajności, stresujące rekrutacje w ostatniej chwili lub rosnąca ławka pracowników stają się rzadkością. Przeczytaj ten artykuł, aby poznać najlepsze praktyki planowania wydajności - dlaczego firmy świadczące usługi profesjonalne z niego korzystają i co się dzieje, gdy tego nie robią.
Jak zrównoważyć zapotrzebowanie klientów z możliwościami w zakresie każdej umiejętności?
Dyrektorzy firm świadczących profesjonalne usługi wciąż zadają to pytanie.
Rozwiązaniem jest dobrze zorganizowany proces planowania wydajności. Daje on spojrzenie z lotu ptaka na dostępną wydajność, umożliwiając podejmowanie projektów z pewnością, że masz zasoby do ich rozpoczęcia. Daje to również szansę na wypełnienie wszelkich wakatów.
Planowanie oznacza przewidywanie, jak będzie wyglądał popyt ze strony klientów i jak na niego zareagujesz w oparciu o dostępne możliwości.
Czym jest planowanie wydajności w firmach świadczących usługi profesjonalne?
Planowanie wydajności to proces, który koncentruje się na równoważeniu dostępnych godzin pracy zespołów z potrzebami projektów.
Aby zaplanować pojemność, należy najpierw wiedzieć, jak obliczyć pojemność dostępności.
Aby obliczyć go dla danego okresu, należy wziąć ogólną wydajność firmy dla tego okresu i odjąć od niej wykorzystanie pracowników.
Dostępna pojemność = ogólna pojemność firmy - wykorzystanie pracowników
Planowanie wydajności: Projekt a poziom firmy
W firmach świadczących usługi profesjonalne planowanie wydajności odbywa się na dwóch poziomach: wewnątrz projektów i na poziomie ogólnym, obejmującym całą firmę.
Kierownicy projektów muszą upewnić się, że członkowie zespołu pracują nad właściwymi zadaniami i że zadania te są odpowiednio zorganizowane. Wiąże się to bezpośrednio z planowaniem możliwości poszczególnych pracowników i przydzielaniem im zadań, które mogą wykonać.
Dla dyrektora operacyjnego lub specjalisty ds. zasobów planowanie wydajności oznacza coś innego. Ten rodzaj długoterminowego planowania zdolności dotyczy sposobu przydzielania pracowników do projektów w całej firmie.
Dotyczy to zarówno zaplanowanych projektów, o których wiadomo, że się odbędą, jak i tych wstępnych, które są dopiero na etapie planowania. Chodzi również o zarządzanie różnymi typami rezerwacji i wiedzę o tym, gdzie przydzielone są najcenniejsze zasoby, kiedy mogą rozpocząć pracę nad nowymi projektami, a kiedy są niedostępne.
Korzyści z planowania wydajności na poziomie firmy
Znajomość dostępnej pojemności przynosi wiele korzyści w ogólnym procesie planowania. Poniżej wymieniono jednak największe zalety, które sprawiają, że planowanie pojemności jest tak cennym procesem dla firm świadczących profesjonalne usługi.
1. Decyzje o zatrudnieniu oparte na danych
Dobre planowanie zdolności produkcyjnych zapewnia wgląd w to, które role należy obsadzić, aby podjąć się przyszłego projektu. Dzięki temu zespoły HR otrzymują jasny przegląd potrzeb rekrutacyjnych i mają wystarczająco dużo czasu na pozyskanie, rekrutację i wdrożenie nowych pracowników. W ten sposób planowanie zasobów pomaga firmom uniknąć wąskich gardeł w przyszłości.
2. Większa widoczność dla zespołu sprzedaży
Kolejna korzyść, jaką przynosi planowanie wydajności, dotyczy pracy zespołu sprzedaży. Pomysł polega na zapewnieniu przedstawicielom handlowym lepszego wglądu w pipeline produkcyjny. W ten sposób mogą dowiedzieć się, czy jest miejsce na więcej projektów w danym okresie i jakie zestawy umiejętności staną się dostępne.
3. Lepsze planowanie i prognozowanie
Dokładne planowanie zdolności produkcyjnych pozwala obliczyć prognozy zysków, ponieważ wiadomo, jakie projekty będą realizowane przez zespoły w najbliższej przyszłości. Uwzględniając wstępne projekty w planowaniu, można tworzyć symulacje przyszłych przychodów, jeśli uda się pozyskać klienta.
4. Maksymalizacja wykorzystania
Obliczenie dostępnej wydajności jest pierwszym krokiem do zapewnienia doskonałego wykorzystania pracowników. Po co zostawiać ludzi czekających na ławce pracowniczej, skoro zamiast tego można skupić się na przydzielaniu im odpowiednich projektów?
5. Ochrona zespołu
Jest to kolejny kluczowy powód, dla którego planowanie wydajności jest tak ważne dla firm świadczących profesjonalne usługi, które dbają o swoich pracowników. Słabe planowanie zdolności produkcyjnych może prowadzić do overbookingu projektów. A kiedy tak się dzieje, firmy rzadko mogą zatrudnić odpowiednie zasoby na czas. Zamiast tego niektórzy obecni pracownicy mogą być zmuszeni do pracy w nadgodzinach - a to nigdy nie działa dobrze na dłuższą metę.
Czynniki, które mogą mieć wpływ na planowanie wydajności na poziomie firmy
Czynniki wewnętrzne wpływające na planowanie wydajności:
- Rodzaj zatrudnienia: Czy twoi specjaliści są pracownikami pełnoetatowymi czy wykonawcami pracującymi w niepełnym wymiarze godzin? Rodzaj zatrudnienia będzie miał bezpośredni wpływ na ich wydajność, a w konsekwencji na ogólną wydajność dostępną dla nich.
- Czas wolny: Niezależnie od tego, czy jest to urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe czy urlop macierzyński, wszystkie mają ten sam skutek. Zmieniają one dostępne możliwości. Jeśli nie weźmiesz tego pod uwagę podczas planowania, przygotuj się na kłopoty.
- Zmiany organizacyjne: Przykładem może być rotacja personelu, gdy niektórzy członkowie zespołu mogą być dostępni do określonego czasu. Należy wziąć to pod uwagę podczas planowania wydajności.
- Kultura: Czy pracownicy akceptują pracę w nadgodzinach? A może będą szukać innej pracy, gdy poprosisz ich o pracę nad dwoma projektami w tym samym czasie?
- Planowanie dnia: Czy zamierzasz uwzględnić przerwy na lunch w dostępnej wydajności? Jest to kluczowe pytanie, które będzie miało ogromny wpływ na obliczenie dostępnej wydajności w firmie.
Czynniki zewnętrzne wpływające na planowanie wydajności:
- Rynek kandydatów: Wszyscy wiemy, że rynek pracy jest bardzo dynamiczny i podatny na zmiany. Specjaliści są rzadkością, a w niektórych obszarach proces rekrutacji może trwać miesiącami. Jest to czynnik, który wpływa na planowanie wydajności. Nie ma sensu podpisywać umowy na projekt w terminie, który nie pozwala na znalezienie odpowiednich zasobów.
Ryzyko złego planowania wydajności
Niezdolność do podjęcia projektu
Planowanie i zarządzanie wydajnością polega na podziale na lejek projektu. Rozważmy najpierw wstępne projekty. Należy jak najszybciej zacząć szacować prawdopodobieństwo realizacji tych projektów. A jeśli widzisz wiele projektów w lejku, możesz podjąć działania i rozpocząć zatrudnianie. Jeśli nie zrobisz tego wystarczająco wcześnie, nie będziesz w stanie pokryć kosztów projektu.
Brak kontroli nad czasem spędzanym na ławce
Jeśli nie monitorujesz swojej wydajności, możesz przegapić moment, w którym Twoja ławka zacznie szybko rosnąć. Musisz wiedzieć, kiedy Twoim pracownikom kończą się projekty. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę rentowności.
Odpady zasobów
Innym ryzykiem związanym z niewystarczającym planowaniem wydajności jest przydzielanie cennych zasobów do słabo dopasowanych projektów tylko dlatego, że w danym momencie nie było innych dostępnych zasobów.
Wypalenie zespołu
Słabe planowanie wydajności może prowadzić do nadmiernej rezerwacji projektów i nadgodzin dla członków zespołu. Jeśli zdarza się to regularnie, istnieje ryzyko wypalenia zespołu. Wypalenie wpływa na motywację i produktywność pracowników. Z tego powodu bardziej prawdopodobne jest, że cele nie zostaną osiągnięte, co spowoduje straty w jakości projektu, kosztach lub harmonogramach.
5 najlepszych praktyk w zakresie planowania wydajności pracowników
1. Zrozumienie dostępnej pojemności
Bez wiedzy na temat liczby godzin dostępnych do sprzedania każdego miesiąca, nie można rozpocząć konstruktywnej rozmowy z klientem. Co więcej, znając swój dostępny potencjał, możesz podjąć się odpowiednich projektów i dać rekruterom wystarczająco dużo czasu na znalezienie zasobów, jeśli ich brakuje.
2. Prognoza wydajności a popyt
Planowanie wydajności dotyczy przyszłości. Masz przed sobą kilka projektów, a teraz próbujesz sprawdzić, jak pasują one do posiadanych zasobów. Inteligentne planowanie wydajności pozwala na dokładniejsze przewidywania. A dzięki prognozowaniu można z wyprzedzeniem opracować plan zasobów projektowych.
3. Śledzenie i analizowanie matrycy umiejętności w czasie rzeczywistym
Rozważając dostępne możliwości, uważnie obserwuj matrycę umiejętności w swojej firmie. Musisz wiedzieć, jakie umiejętności są obecnie dostępne i kiedy inne kompetencje zostaną wkrótce zwolnione. Informacje te są doskonałym przewodnikiem dla ukierunkowanych działań sprzedażowych lub strategii rekrutacyjnej.
4. Przewidywanie i poprawa ogólnego wykorzystania zasobów
Stałe monitorowanie obciążenia pracą umożliwia przeglądanie danych historycznych, ale także prognozowanie wykorzystania pracowników. Możesz szybko reagować na zmieniające się wykorzystanie, zatrudniając dodatkowych pracowników lub informując dział sprzedaży o dostępności zasobów, aby mogli znaleźć projekty dla wszystkich.
5. Przewidywanie wakatów w projektach i osób na ławce rezerwowych
Skorzystaj z planowania wydajności, aby zrozumieć, dokąd zmierzają Twoje zasoby i jak długo będą zablokowane w swoich projektach. Jeśli negocjujesz nowy projekt z klientem, weź te informacje pod uwagę, a będziesz w stanie łatwo stwierdzić, czy realizacja tego projektu za 2 miesiące będzie wymagała zatrudnienia dodatkowych zasobów.
To samo dotyczy stanowiska pracy - możesz skrócić czas pracy na stanowisku, jeśli wiesz, że niektórzy członkowie zespołu wkrótce zakończą projekt i będą dostępni do innych projektów.
Typowe błędy w planowaniu wydajności
Przeszacowanie dostępności pracownika
Jeśli planujesz projekty nie wiedząc, że dyspozycyjność pracownika jest znacznie mniejsza niż myślisz (na przykład ma on zaplanowany urlop w środku projektu), przygotuj się na wyzwania. Ktoś inny będzie musiał pokryć swoją część godzin pracy w ostatniej chwili, a to nigdy nie jest dobry sposób na prowadzenie projektu.
Niedopasowanie umiejętności do projektów
Weźmy to pod uwagę: Nie każdy specjalista zna się dobrze na danej dziedzinie. Jeśli więc przestaniesz planować na bardzo ogólnym poziomie, możesz później napotkać poważne problemy, jeśli okaże się, że osoby przydzielone do projektu nie mają odpowiednich umiejętności.
Przeszacowanie możliwości projektu
Zapotrzebowanie w danym projekcie może się różnić w zależności od zasobów przypisanych do projektu. Pracownik wyższego szczebla często dostarcza wymagania klienta kilka razy szybciej niż młodszy specjalista. To z kolei wpływa na zdolność planowania i może skutkować błędną interpretacją prognoz.
Korzystanie z oprogramowania do planowania wydajności
Do planowania wydajności na poziomie całej firmy potrzebne jest oprogramowanie do planowania wydajności oferowane przez BigTime.
Oto niezbędne funkcje każdego oprogramowania do planowania wydajności:
Skalowalne i konfigurowalne
Upewnij się, że wybrane przez Ciebie rozwiązanie będzie w stanie wspierać Cię w miarę rozwoju Twojej firmy, a Twoje zespoły będą się powiększać zarówno pod względem liczby, jak i różnorodności umiejętności. Wybrane oprogramowanie powinno również umożliwiać skonfigurowanie go tak, aby pasowało do unikalnego charakteru Twojej firmy.
Prognozowanie rentowności
Ważne jest, aby rozwiązanie oferowało szerokie możliwości prognozowania, które wykraczają poza wydajność i obejmują dostępność, przychody i rentowność.
Analityka Business Intelligence w czasie rzeczywistym
Upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie generuje różnorodne raporty, które pomogą Ci w podejmowaniu mądrych decyzji opartych na danych. Powinno ono umożliwiać tworzenie zaawansowanych prognoz i symulacji w celu oceny wyników.
