Według badań, tylko 2,5% firm odnosi sukces w swoich projektach.
Przygotowaliśmy listę 5 rzeczywistych krytycznych czynników sukcesu projektu, które pomogą ci dostrzec różnicę między dobrem a złem w zarządzaniu projektami. Jeśli chcesz przyjrzeć się bliżej każdemu z nich, czytaj dalej!
Definicja czynników sukcesu projektu
Wbrew powszechnej opinii, czynniki sukcesu projektu nie są jakimiś mglistymi ideami. W rzeczywistości można je łatwo zdefiniować jako części projektów, które bezpośrednio wpływają na ostateczny wynik.
Jak widać z tej definicji, krytyczne czynniki sukcesu w dużym stopniu zależą od projektu i muszą być ponownie zdefiniowane za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowa operacja.
Jednak poszczególne czynniki sukcesu projektu mogą być definiowane przez rezultaty zawarte w projekcie. Rezultaty, w tym przypadku, są kluczowymi celami, wymaganiami lub kamieniami milowymi, które muszą zostać ukończone, aby projekt mógł posunąć się naprzód.
Jakie są najbardziej krytyczne czynniki sukcesu projektu? Przykłady
Projekty mogą się różnić, ale ich sukces jest głównym celem. Jakie są najczęstsze czynniki sukcesu projektu i jak kierownicy projektów mogą je poprawić?
Rentowność
Definicja "dobrej rentowności" różni się w zależności od branży - niektóre firmy są zadowolone z zaledwie kilku procent marży zysku, podczas gdy inne życzą sobie marż przekraczających 60%.
Liczby te różnią się również w zależności od lokalizacji i oczywiście mogą ulec zmianie.
Ponieważ jednak omawiamy typowe krytyczne czynniki sukcesu projektu dla branży usług profesjonalnych, skupimy się tutaj na ich rentowności.
Czym jest dobra rentowność?
Bazując na naszych doświadczeniach, wskaźniki rentowności dla branży usług profesjonalnych, marketingu i innych podobnych biznesów można podzielić na następujące kategorie:
- Niska rentowność: poniżej 20%
- Średnia rentowność: między 20% a 40%
- Dobra rentowność: między 40% a 60%
- Doskonała rentowność: ponad 60%
Oczywiście rentowność może być obliczana w różny sposób w zależności od typu rozliczeń wybranego dla danego projektu. Ogólnie rzecz biorąc, im wyższa rentowność, tym większy sukces projektu.
Jak poprawić rentowność
Jeśli rentowność projektu pozostawia wiele do życzenia, kierownik projektu może ją poprawić za pomocą różnych procesów. Należą do nich:
- Cięcie kosztów, na przykład poprzez outsourcing lub korzystanie z tańszych członków zespołu.
- Rozszerzenie oferty w celu znalezienia niszy na rynku i przyciągnięcia nowych klientów przy jednoczesnym podniesieniu cen - w tym celu można rozważyć regularne analizowanie trendów rynkowych.
- Śledzenie rentowności różnych projektów w celu znalezienia zakresów projektów, które przynoszą firmie więcej pieniędzy.
- Tworzenie dokładniejszych alokacji na etapie planowania projektu, co jest szczególnie ważne w przypadku projektów o stałej cenie.
- Staranne przydzielanie pracowników i/lub członków zespołu w oparciu o ich doświadczenie, koszty i stopę zysku.
- Rozliczanie się z klientem za dni robocze zamiast godzin pracy w projektach czasowo-materiałowych.
Oczywiście podstawą wszystkich tych procesów powinno być zapewnienie klientom wyjątkowych usług.
Odpowiednia liczba godzin pracy poświęconych na projekt
W wielu branżach godziny pracy są głównym źródłem zarówno kosztów, jak i zysków dla firmy.
W rezultacie są one również krytycznym czynnikiem sukcesu w zarządzaniu projektami. Jednak nieprawidłowe szacunki, ławki lub nadgodziny mogą zmienić okazję w stratę pieniędzy. Właśnie dlatego dokładne szacunki są tak ważne.
Jak tworzyć szacunkowe godziny pracy?
Aby prawidłowo oszacować liczbę godzin potrzebnych do ukończenia projektu, kierownik projektu musi stworzyć dokładny plan. W większości przypadków powinien on zawierać:
- Lista zasobów i pracowników niezbędnych do ukończenia projektu.
- Szczegółowy harmonogram projektu.
- Informacje na temat technologii i oprogramowania wymaganego do ukończenia projektu.
- Pożądana marża zysku.
- Kluczowe wskaźniki wydajności.
Aby zapewnić większą dokładność, zachęcamy do korzystania z jednej z naszych najlepszych praktyk, ETC - Estimate to Complete, w celu tworzenia realistycznych planów dla swoich projektów. Jego dogłębne podejście ułatwia planowanie pracy.
Szacowanie godzin pracy: Podejście praktyczne
Oczywiście samo oszacowanie nie wystarczy - po uruchomieniu projektu należy również upewnić się, że plan jest wdrażany w życie. W tym celu zalecamy korzystanie ze śledzenia czasu i zaawansowanych raportów.
Wskazówka: Aby osiągnąć dokładność szacowania na poziomie 95%, należy zmapować wszystkie kluczowe etapy projektów i przeanalizować czas, jaki specjaliści poświęcili na ich realizację w przeszłości. Biorąc pod uwagę średnią liczbę godzin i rozumiejąc, dlaczego zajęło to tyle czasu, będziesz w stanie oszacować przyszłe projekty i ich fazy z niesamowitą dokładnością.
Zarządzanie ryzykiem
Jeśli pracujesz w firmie usługowej od dłuższego czasu, z pewnością wiesz, że prawie żaden projekt nie jest realizowany dokładnie zgodnie z planem. Istnieje jednak kilka rzeczy, które kierownicy projektów mogą zrobić, aby zapewnić szybsze ukończenie planu - a ocena ryzyka jest jednym z takich krytycznych czynników sukcesu projektu.
Jak ocenić ryzyko w projekcie
Po pierwsze, rozpocznij projekt od obszernej analizy ryzyka. Znajdź wszelkie zadania, etapy lub operacje, które mogą pójść źle i przygotuj plan radzenia sobie z tymi zagrożeniami, jeśli się pojawią. Powinna to być podstawa do dalszego zarządzania ryzykiem.
Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami, takiego jak BigTime, aby monitorować postępy projektu i wykrywać zagrożenia, zanim staną się one poważnym problemem.
W tym celu można skorzystać z takich funkcji jak:
- Regularne raporty z postępów projektu
- Raporty śledzenia czasu
- Analiza biznesowa
Jasno określone cele projektu, obowiązki i odpowiedzialność
Czy wszystkie zadania projektowe są gotowe? Niestety, to nie wystarczy, aby zdefiniować cele projektu i znaleźć osoby za nie odpowiedzialne.
Przed uruchomieniem projektu należy:
- Precyzyjne zdefiniowanie wszystkich rezultatów.
- Określenie zadań wymaganych do ukończenia rezultatów.
- Wyznacz osoby odpowiedzialne za ich realizację.
Są to wszystkie krytyczne czynniki sukcesu, które kierownik projektu musi wziąć pod uwagę. Taki plan powinien również obejmować etapy, terminy, menedżerów, kamienie milowe i inne.
Jak określić kluczowe cele projektu?
Brzmi skomplikowanie? Jest - ale jest to również konieczne, aby uniknąć niepotrzebnego ryzyka i dostarczyć projekt na czas, ze wszystkimi jego kluczowymi funkcjami na pokładzie. Bez tych wszystkich zmiennych ryzykujesz, że członkowie zespołu nie dotrzymają harmonogramu, stracą pieniądze, a nawet całkowicie stracą klienta.
Skuteczna komunikacja
Niekończące się spotkania, e-maile z nieskończoną liczbą wątków i rozmowy, które wydają się nie mieć końca - jakkolwiek pogardzane mogą być te rzeczy, wszystkie są częścią skutecznej komunikacji, która jest jednym z czynników sukcesu w projekcie.
Pozwalają one zainteresowanym stronom i członkom zespołu na wymianę informacji, monitorowanie ich pracy i reagowanie na wszelkie problemy, którymi należy się zająć. Innymi słowy, są one jedną z najlepszych praktyk zarządzania projektami.
Jak poprawić efektywność spotkań i komunikacji?
Jak sprawić, by spotkania były jak najbardziej efektywne? Z naszego doświadczenia wynika, że jednym z największych pożeraczy czasu jest to, że każdy interesariusz ma inną perspektywę i wkład.
Aby zaoszczędzić czas, powinieneś mieć jedno źródło prawdy o swoich projektach, zasobach, finansach i ogólnym zarządzaniu projektami. Dzięki temu każdy może być na bieżąco, widzieć rzeczywiste dane i myśleć o rozwiązaniach, zamiast próbować łączyć różne niepowiązane arkusze kalkulacyjne lub dane podczas spotkania. Twój czas i energia są jednymi z najważniejszych aktywów.
Dzięki temu możesz sprawdzać dostępność danej osoby, monitorować projekty i zarządzać operacjami bez dzwonienia do współpracowników co kilka minut i tracenia czasu na upewnianie się, że dane są poprawne. Zamiast tego możesz skupić się na znajdowaniu rozwiązań i usuwaniu wszelkich przeszkód na drodze do realizacji.
Wsparcie w zarządzaniu
Nawet przy najlepszych planach, programiści i testerzy nie są w stanie ukończyć projektu samodzielnie. Właśnie dlatego wsparcie kierownictwa znajduje się na naszej liście krytycznych czynników sukcesu.
Nie należy jednak mylić wsparcia kierownictwa z mikrozarządzaniem. Aby projekt zakończył się sukcesem, wsparcie kierownictwa powinno być reprezentowane przez jeden głos - jedną osobę odpowiedzialną za projekt jako całość.
Wkład kierownictwa powinien być również widoczny za każdym razem, gdy sprawy idą w bok; osoby odpowiedzialne powinny zawsze wkraczać, gdy tylko zaczyna się konflikt.
Jak zidentyfikować inne krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami?
Jak wspomniano wcześniej, czynniki sukcesu projektu są różne dla każdego projektu. Podczas gdy niektóre pozostają takie same we wszystkich przypadkach, inne mogą się różnić. Aby znaleźć te właściwe dla bieżących operacji, należy:
- Określenie wymagań projektu. Jeśli omówiłeś projekt z klientem, prawdopodobnie masz już ten krok za sobą. Jeśli tego nie zrobiłeś, zrób to teraz i zdefiniuj wszystkie główne cele, które muszą zostać osiągnięte, aby operacje zakończyły się sukcesem.
- Utwórz zarys planu zarządzania projektem. Zdefiniuj główne produkty, podziel je na etapy i zadania oraz określ, jakie zasoby są wymagane do ich ukończenia zgodnie z harmonogramem.
- Wybierz kamienie milowe. W oparciu o informacje zebrane w poprzednich krokach, zidentyfikuj kluczowe działania, które należy podjąć lub wskaźniki, które należy osiągnąć, aby projekt zakończył się sukcesem. Mogą to być daty, rezultaty, minimalne realne produkty, nowe zatrudnienia i inne.
- Użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby ocenić swoje plany. Uczyń czynniki sukcesu projektu częścią swoich działań. Uwzględnij je w harmonogramach, monitoruj je i upewnij się, że staną się częścią Twojego zwycięstwa.
Dlaczego krytyczne czynniki sukcesu są tak ważne?
Krytyczne czynniki sukcesu to nie tylko kolejna lista, którą należy sporządzić przed rozpoczęciem projektu i nigdy więcej do niej nie zaglądać.
Są one podstawą planu projektu. To dlatego, że mogą służyć jako mapa drogowa dla krytycznych celów i kluczowych zadań, które muszą zostać wykonane, aby projekt zakończył się sukcesem.
Oprócz tego, czynniki sukcesu projektu mogą również minimalizować ryzyko związane z projektem. Ponieważ są one definiowane indywidualnie dla każdego projektu, odzwierciedlają jego podejście i cele, wyznaczając jasną ścieżkę zarówno dla specjalistów, jak i ich menedżerów.
Wreszcie, krytyczne czynniki sukcesu projektu mogą pomóc menedżerom w dotrzymywaniu budżetów i terminów, które są odpowiedzialne za większość niepowodzeń projektów.
