Dzięki analizie obciążenia pracą można uniknąć opóźnień projektu i konfliktów w zależnościach jeszcze przed jego rozpoczęciem. Oto, w jaki sposób można ją włączyć do metod zarządzania zasobami.
Definicja analizy obciążenia pracą
Analiza obciążenia pracą - znana również jako ocena obciążenia pracą lub ocena obciążenia pracą - to proces systematycznego badania i rozumienia wymagań i wymagań dotyczących zadań i czynności wykonywanych w ramach określonego stanowiska, roli lub organizacji.
Jaki jest główny cel analizy obciążenia pracą?
Celem analizy obciążenia pracą jest uzyskanie wglądu w sposób wykorzystania pracowników lub zasobów, zidentyfikowanie potencjalnych obszarów poprawy i zapewnienie, że obciążenie pracą jest zrównoważone i możliwe do zarządzania dla osób i zespołów pracujących nad różnymi zadaniami.
W jaki sposób analiza obciążenia pracą może pomóc w zarządzaniu bieżącym obciążeniem pracą?
Metody analizy obciążenia pracą to nie tylko kolejny termin - mogą one naprawdę pomóc w zarządzaniu wszystkimi danymi potrzebnymi do planowania zasobów i unikania konfliktów harmonogramów.
Oto kilka rzeczy, które można osiągnąć dzięki temu procesowi.
Optymalizacja zasobów
Optymalizacja zasobów lub optymalizacja siły roboczej jest jedną z wiodących technik zarządzania ludźmi bez stresu i konfliktów. Rozumiejąc rozkład obciążenia pracą, organizacje mogą skuteczniej alokować swoje zasoby. Obejmuje to przypisywanie zadań odpowiednim osobom w oparciu o ich umiejętności i wiedzę specjalistyczną, co może prowadzić do poprawy produktywności i wydajności.
Zwiększona produktywność
Analiza obciążenia pracą pomaga zidentyfikować nieefektywności i wąskie gardła w procesach, umożliwiając organizacjom usprawnienie przepływu pracy i zwiększenie ogólnej produktywności. Koncentrując się na zadaniach o wysokim priorytecie, zespoły mogą osiągnąć więcej w krótszym czasie.
Redukcja nadgodzin i kosztów
Zoptymalizowane obciążenie pracą może zmniejszyć wydatki na nadgodziny, ponieważ pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w regularnych godzinach pracy. Może to również zminimalizować potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników, prowadząc do oszczędności kosztów.
Lepsze zarządzanie ryzykiem
Przeciążeni pracownicy są bardziej podatni na błędy, co może skutkować kosztownymi przeróbkami lub obniżeniem jakości. Poprzez efektywne zarządzanie obciążeniem pracą, organizacje mogą zmniejszyć ryzyko błędów i utrzymać wyższe standardy jakości.
Szablon analizy obciążenia pracą: przykład idealnego procesu
Jeśli chcesz mierzyć obciążenie pracowników, nie potrzebujesz różnych technik - potrzebujesz po prostu doskonałego procesu monitorowania wydajności użytkowników.
Krok 1: Identyfikacja i sortowanie zadań
Stwórz zakres projektu, aby lepiej zrozumieć, co nas czeka. W trakcie tego procesu nakreśl wszystkie zadania i działania, które składają się na pracę lub projekt. Korzystając z informacji o obciążeniu pracą, utwórz listy zadań dla każdego etapu projektu.
Następnie podziel zadania na kategorie w oparciu o ich charakter, złożoność i priorytet. Niektóre zadania mogą być rutynowe i powtarzalne, podczas gdy inne mogą wymagać specjalnych umiejętności lub wiązać się z podejmowaniem decyzji. Nie bój się używać subiektywnych miar, gdy jest to konieczne, zwłaszcza w przypadku zależności - czasami twoje doświadczenie w zarządzaniu takimi obowiązkami będzie cenniejsze niż jakikolwiek raport.
Krok 2: Zmierz obciążenie pracą dla każdego zadania
Na tym etapie planowania obciążenia zespołu powinieneś spróbować zmierzyć ilość pracy umysłowej lub fizycznej, którą musisz rozdzielić między swoich pracowników. W tym celu należy zmierzyć ilość pracy generowanej w określonym okresie, takim jak dzień, tydzień lub miesiąc. Może to pomóc w określeniu ogólnego obciążenia pracą.
Jednocześnie należy ocenić złożoność różnych zadań i ich wpływ na czas i wysiłek wymagany do ich wykonania. Powinieneś także zmierzyć obciążenie pracą każdego zadania i określić czas, jaki zespół będzie potrzebował na jego wykonanie. Korzystanie z takich prostych podstawowych pomiarów zadań powinno zapewnić wszystkie informacje potrzebne do planu zarządzania zasobami - w tym liczbę osób potrzebnych do realizacji projektu.
Krok 3: Określ pojemność swoich zasobów
Przed utworzeniem harmonogramu projektu należy skupić się na dostępności zespołu. W tym celu należy ocenić zdolność i możliwości pracowników do skutecznego radzenia sobie z bieżącym obciążeniem pracą. Obejmuje to uwzględnienie takich czynników jak umiejętności, doświadczenie i wiedza specjalistyczna. Przede wszystkim członkowie zespołu wybrani do pracy powinni pasować do podstawowych pomiarów zadań pod względem ich dostępności; w przeciwnym razie może zabraknąć godzin pracy na wykonanie zadań.
Krok 4: Znajdź przeszkody i wąskie gardła
Zbyt duża liczba zadań powoduje spadek aktywności mózgu, wydajności i efektywności zespołu. Na szczęście nie jest trudno stwierdzić, kiedy mają trudności; wystarczy przewidzieć wszelkie przeszkody i rozwiązać je, zanim zespół zażąda przerwy od nadgodzin.
Na tym etapie należy ocenić potencjalne czynniki stresu i zmęczenia związane z obciążeniem pracą. Sprawdź, czy jakiekolwiek nakładające się projekty mogą kolidować z Twoimi działaniami (zwłaszcza ich przewidywany czas trwania). W razie potrzeby skontaktuj się z innymi menedżerami, aby dowiedzieć się, jakie są ich plany i czy mogą one wpłynąć na pracę Twojego działu.
Krok 5: Przydzielenie zasobów
W oparciu o analizę obciążenia pracą należy podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów, takie jak poziomy zatrudnienia, przypisywanie zadań i ustalanie priorytetów. Co ważne, należy tworzyć wizualne zadania na wykresach Gantta lub innych wyznaczonych narzędziach, aby umożliwić ciągłe monitorowanie planowanej pracy i uniknąć błędów w ocenie obciążenia pracą.
Krok 6: Monitorowanie subiektywnych miar obciążenia pracą w projekcie
Oczywiście praca nad analizą obciążenia nie kończy się wraz z zakończeniem podstawowej analizy obciążenia. Techniki oparte na wydajności, takie jak ta, polegają na stałym monitorowaniu projektu i wydajności, ponieważ dane mogą być później wykorzystane do opracowania nowych rozwiązań dla istniejących problemów.
Aby zrobić to z dużą dokładnością i połączyć wiele obszarów pracy (tj. zasoby, finanse, projekty, wydajność i inne), zdecydowanie zalecamy korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami, takiego jak BigTime Foresight. Oprogramowanie to może dostarczyć kierownikom projektów informacji na temat:
- Realizacja obowiązków każdego pracownika.
- Wydajność całego projektu.
- Status każdego z zadań.
- Dane finansowe dotyczące projektu i wykonanej pracy.
