Wszystko wydawało się iść zgodnie z planem... dopóki nie okazało się, że niektórzy członkowie zespołu są potrzebni do kilku projektów w tym samym czasie. To oczywiście wymaga natychmiastowej reakcji. Oto jak można rozwiązać problemy wynikające z konfliktów harmonogramów!
Co to jest konflikt harmonogramu? Definicja
Konflikty harmonogramów obejmują wszystkie sytuacje, w których pracownik nie może wykonywać swoich obowiązków optymalnie - lub w ogóle - ze względu na swój harmonogram.
Sformułowanie "konflikty w harmonogramie" odnosi się nie tylko do nakładających się przydziałów - choć jest to najczęstszy typ w przypadku firm świadczących usługi profesjonalne. Może to być również konflikt z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym pracownika - na przykład, gdy wymaga się od niego przyjścia do pracy w dniu wolnym.
Przykłady konfliktu harmonogramu
Najczęstsze przykłady konfliktu harmonogramu obejmują:
- Nakładające się przydziały: Na przykład praca nad dwoma projektami w tym samym czasie lub praca w dwóch różnych lokalizacjach na tej samej zmianie, bez uwzględnienia w planie czasu na dojazdy.
- Nadgodziny: Może się to zdarzyć z kilku różnych powodów, w tym niedoboru personelu, zamiany zmian, braku innych osób o określonych umiejętnościach lub zwolnienia lekarskiego jednego z pracowników.
- Błędny przydział pracy: Przydzielenie pracy pracownikowi w dniu wolnym, o który wnioskował lub w dniu ustawowo wolnym od pracy.
Rodzaje konfliktów harmonogramu i sposoby radzenia sobie z nimi
Konflikty harmonogramów mogą przybierać różne kształty i rozmiary. Oto, jak można zdefiniować i rozwiązać najczęstsze ich rodzaje.
Nakładające się przydziały
Najczęstszym rodzajem konfliktu harmonogramu jest nakładanie się przydziałów. Jest to szczególnie powszechne w firmach świadczących profesjonalne usługi, gdy jeden pracownik, który jest zaangażowany w wiele projektów, zostaje nagle przydzielony do pracy nad obydwoma projektami tego samego dnia.
Jak radzić sobie z nakładającymi się przydziałami?
Jednym z prostych rozwiązań problemu nakładających się alokacji jest posiadanie przeglądu wszystkich z nich.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami pokazuje przydział pracowników, może pomóc wykryć podwójne rezerwacje i zareagować na nie, zanim uniemożliwią wykonanie pracy na czas. Oczywiście, aby narzędzie to było skuteczne, powinno gromadzić informacje z całej firmy.
Odwołania w ostatniej chwili
Kiedy ktoś czuje się chory lub ma nagły wypadek rodzinny, wzięcie dnia wolnego jest nieuniknione. Choć nie jest to idealne rozwiązanie dla pracownika, stanowi również wyzwanie dla menedżera. Oto jak sobie z tym poradzić.
Jak radzić sobie z odwołaniami w ostatniej chwili?
Przede wszystkim staraj się zapobiegać nieoczekiwanym nieobecnościom, gdy tylko jest to możliwe. Jeśli zauważysz, że niektóre odwołania zajęć w ostatniej chwili układają się w pewien wzór, wprowadź zasady określające, kiedy taka nieobecność powinna zostać zgłoszona. Da ci to więcej czasu na zajęcie się sytuacją i znalezienie zastępstwa.
Jednak odwołania w ostatniej chwili zdarzają się częściej z powodu nagłych wypadków i nie można ich zgłaszać z wyprzedzeniem większym niż kilka godzin. Aby szybko sobie z nimi poradzić, a jednocześnie uniknąć opóźnień w projekcie, ponownie zalecamy korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami, takiego jak BigTime. Dzięki niemu można po prostu kliknąć na istniejącą alokację i znaleźć dla niej zastępstwo lub rozszerzyć alokacje dla innych specjalistów.
Rezerwacja niedostępnych pracowników
Wyobraź sobie, że pewnego letniego poranka wchodzisz do biura i odkrywasz, że niektórych pracowników nie ma na swoich stanowiskach - po prostu wyjechali na wakacje. Zdarza się to częściej niż myślisz, zwłaszcza w firmach, które nie mają wglądu w nieobecności swoich pracowników.
Jak radzić sobie z rezerwacją niedostępnych pracowników?
Zanim umówisz się z daną osobą na dany termin, powinieneś najpierw sprawdzić, czy dany specjalista rzeczywiście jest dostępny. Aby to zrobić, nie powinieneś rozmawiać z nim bezpośrednio. Zamiast tego należy skorzystać z dedykowanego narzędzia, które zawiera informacje na temat:
- Dni ustawowo wolne od pracy.
- Indywidualny czas wolny.
- Inne zobowiązania, w tym prace wewnętrzne i inne alokacje.
Wszystkie informacje powinny być wyświetlane w intuicyjnym formacie - na przykład w kalendarzu lub na wykresie Gantta. Wówczas, podczas dokonywania alokacji, wszystkie nieobecności będą widoczne na tym samym pasku. Dodatkowo, niektóre narzędzia wyślą ci powiadomienie, gdy planowana nieobecność wpłynie na jeden z twoich przydziałów - co jeszcze bardziej ułatwi ci pracę!
Nadgodziny
Nadgodziny są jednym z najbardziej przerażających rodzajów konfliktów związanych z harmonogramem, ponieważ zazwyczaj powodują niezadowolenie i mają negatywny wpływ na morale pracowników. Dlatego też należy ich unikać za wszelką cenę.
Jak radzić sobie z nadgodzinami
Po pierwsze, ważne jest, aby wziąć pod uwagę obecność nadgodzin, które nie zawsze są wyraźnie określone w harmonogramie projektu. Nadgodziny mogą pojawić się niespodziewanie, gdy pojawi się zapotrzebowanie na wydłużone godziny pracy. Aby skutecznie tym zarządzać, niezbędne staje się wykorzystanie niezawodnego oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Narzędzie to zapewni jasny wgląd w to, którzy członkowie zespołu pracują w nadgodzinach i jakie projekty tego wymagają.
Spróbuj zidentyfikować problem stojący za konfliktem harmonogramu. Zazwyczaj są to:
- Nieprawidłowe szacunki dla projektu.
- Brak specjalistów o określonych umiejętnościach lub niespodziewane wakaty.
- Opóźnienia w projektach.
- Nieoczekiwane sytuacje, na przykład nieobecności w ostatniej chwili.
Następnie spróbuj rozwiązać problemy, które mają największy wpływ na harmonogram.
Oczywiście, niektóre problemy, takie jak nagłe wypadki osobiste, są po prostu nieuniknione; dlatego należy zostawić trochę miejsca w harmonogramie projektu, aby je uwzględnić. W ten sposób kierownicy projektów mogą zapewnić, że nawet w najgorszym przypadku projekt zostanie ukończony na czas.
Krótki staż pracy
Czasami zdarza się, że zaczynasz planować projekt tuż przed jego rozpoczęciem i widzisz, że w firmie po prostu nie ma nikogo, kto spełniałby wymagania zadania. Takie niedobory kadrowe szkodzą projektowi - oto jak sobie z tym poradzić.
Jak zarządzać niedoborem personelu
Aby zarządzać niedoborem personelu, należy usprawnić procesy prognozowania zasobów. W tym celu należy:
- Zdefiniuj potrzebne zasoby podczas tworzenia zakresu projektu.
- Zgłaszaj wakaty zaraz po ich zauważeniu lub spodziewanym pojawieniu się.
- Zwiększenie liczby nowo zatrudnianych pracowników.
- Przewidywanie zmian w popycie i podejmowanie odpowiednich działań.
Jak przede wszystkim zapobiegać konfliktom harmonogramów?
Aby zapobiec występowaniu konfliktów harmonogramów, należy najpierw usprawnić planowanie projektów i wykrywać problemy, zanim wpłyną one na projekty.
Identyfikacja interesariuszy
W każdej firmie jest wielu menedżerów, których dotyczy przydział pracowników. Jednak nie wszyscy z nich powinni być zaangażowani we wszystkie harmonogramy.
Aby zapobiec zagubieniu decyzji wśród dziesiątek głosów, należy ustalić, które osoby powinny być zaangażowane w proces decyzyjny. W przypadku alokacji zasobów zazwyczaj obejmuje to:
- Inni kierownicy projektów, którzy pracowali już nad podobnymi projektami lub są w trakcie ich planowania.
- COO lub PMO z ogólną wiedzą na temat projektu, jego wymagań i znaczenia.
- Specjaliści HR, którzy mogą zarządzać wakatami i innymi problemami formalnymi.
- Menedżerowie sprzedaży, którzy mogą powiedzieć innym więcej o nadchodzących projektach i przewidzieć, jakie zasoby mogą być potrzebne w przyszłości. Z drugiej strony, mogą również przygotować budżet dla klienta, korzystając z wiedzy innych menedżerów.
Stwórz niezawodny proces
Znalezienie odpowiednich osób do procesu alokacji zasobów nie wystarczy, aby proces ten zakończył się sukcesem. Oczywiście nie ma dwóch takich samych firm, ponieważ w dużej mierze zależy to od struktury danej firmy. Poniżej znajduje się jednak szablon, który każda organizacja może wykorzystać do ulepszenia swojego harmonogramu:
- Tworzenie zakresu projektu. Zakres projektu określa wymagania projektu i związane z nim zadania. W rezultacie można go wykorzystać do prognozowania zasobów - podstawy harmonogramowania.
- Określenie potrzebnych zasobów. Korzystając z zakresu projektu, można zobaczyć, jacy specjaliści są potrzebni do wykonania danych zadań i ile czasu potrzebują na ich wykonanie. W tym momencie możesz zacząć sprawdzać, czy masz ludzi, których potrzebujesz do projektu.
- Sprawdzanie dostępności zasobów. Oczywiście nie wszyscy będą dostępni w razie potrzeby. Sprawdzenie, czy będą oni w pracy w momencie rozpoczęcia projektu, jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Pamiętaj, że wakacje, czas wolny i inne projekty mogą również kolidować z Twoimi planami; w razie potrzeby skonsultuj się z innymi kierownikami projektów.
- Tworzenie wstępnych planów. Zanim ustalisz ostateczny plan, przygotuj wstępny, aby sprawdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Taki szkic pomoże ci wykryć wszelkie konflikty harmonogramu, zarówno w ramach tego konkretnego projektu, jak i innych projektów.
- Potwierdź przydziały. Jeśli w projekcie planu nie ma miejsca na poprawki, potwierdź go z innymi interesariuszami i udostępnij pracownikom, których dotyczy. Najlepiej jest to zrobić za pomocą dedykowanego narzędzia, które może wyświetlać przydziały i powiadamiać menedżerów o błędach, które zamierzają popełnić.
- W razie potrzeby zmodyfikuj plan. Oczywiście żaden harmonogram nie jest idealny - w rzeczywistości zwykle coś się zmienia, nawet gdy harmonogram jest już gotowy. Nieobecności, opóźnienia i zmiany w wymaganiach są codziennością dla PM-ów. Dlatego też należy być przygotowanym na regularne zmiany w harmonogramie - na przykład podczas cotygodniowych spotkań. Pamiętaj, aby wybrać do tego odpowiednie narzędzia!
Planowanie wydajności
Dostępność zasobów jest kluczem do uniknięcia konfliktów harmonogramu.
Korzystanie z informacji na temat czasu wolnego, dni ustawowo wolnych od pracy i innych przydziałów może pomóc w obliczeniu dokładnej liczby godzin, które pozostały danemu pracownikowi w jego harmonogramie. W rezultacie można zaplanować ich pracę bez nadmiernego rezerwowania lub planowania pracownika, który tego dnia bierze wolne.
Co ważne, istnieją narzędzia, które jeszcze bardziej ułatwiają ten proces. BigTime automatycznie oblicza dostępne godziny pracownika. Informacje te są następnie umieszczane w profilu specjalisty. System wysyła również powiadomienia do menedżera, gdy ma on zamiar nadrobić zaległości.
