Niedawno mieliśmy zaszczyt usiąść z PLATT Architecture na webinarium w stylu panelu, aby omówić rosnące bóle firmy zajmującej się architekturą mieszkaniową. Jedną z omawianych bolączek było zarządzanie projektami - a dokładniej znalezienie procesów, które działają dla twojego zespołu i skłonienie go do zaangażowania.
Ponieważ podczas webinaru udzielono tak wielu wspaniałych rad, chcieliśmy podzielić się z wami naszymi ulubionymi uwagami na temat rosnących bólów, z którymi często borykają się kierownicy projektów. Czytaj dalej, aby poznać wskazówki od profesjonalistów, którzy sami przez to przeszli.
Ale najpierw poznaj naszych panelistów z PLATT Architecture!
Bud Holland, starszy kierownik projektu
Ren UriarteDyrektor ds. finansów i zasobów ludzkich
Jonna Heykoopkierownik biura
Wszystkie projekty, duże i małe, mają te same ruchome elementy, więc potrzebny jest dobry system.
Niezależnie od tego, czy jest to niewielka renowacja, czy budowa domu od podstaw, każdy projekt ma swój budżet, harmonogram i konsultantów. Znalezienie odpowiedniego systemu i wykorzystanie narzędzia takiego jak BigTime może pomóc zorganizować wszystkie te ruchome części projektu i przygotować zespół do płynnego żeglowania. Szukając oprogramowania do zarządzania projektami, ważne jest, aby znaleźć proces i program, który działa dla Twojej firmy i ludzi. Bud powiedział to najlepiej: "Jesteśmy zbyt duzi, by być mali i zbyt mali, by być wielcy. Chodzi o znalezienie tego najlepszego miejsca w procesie zarządzania projektami".
(Wiemy, że poszukiwanie oprogramowania jest trudne, sprawdź ten pomocny blog o oprogramowaniu do zarządzania projektami)
Dostosowanie komunikacji między zespołami ds. finansów i zarządzania projektami może być trudne, ale jest bardzo ważne.
"To zawsze będzie ewoluujący proces" - zauważył Ren. Choć może to być zniechęcające zadanie, zapewnienie otwartej linii komunikacji między zespołami ds. zarządzania projektami i finansów ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wydajności i rentowności firmy. Ren zaleca, aby najpierw porozmawiać z zespołem zarządzającym projektem o tym, dlaczego tak ważne jest śledzenie budżetów projektów i dlaczego architekci powinni zwracać szczególną uwagę na to, jak spędzają swój czas. Znalezienie procesu rejestracji czasu pracy, który działa dla wszystkich, może być wyzwaniem, ale kiedy ludzie rozumieją ogólny obraz i uzasadnienie, może to pozwolić na lepszą adaptację i zaangażowanie pracowników. Po znalezieniu procesu, który działa dla nich, Bud powiedział: "Zazwyczaj śledziliśmy nasze budżety od góry do dołu, dyrektor i prezes skupiali się na budżecie bardziej niż pracownicy, ale teraz myślę, że to odwróciliśmy. Nasi kierownicy projektów są na tym bardzo skoncentrowani i pracują nad tym oddolnie, dzięki czemu proces przebiega znacznie płynniej, wszyscy są bardziej odpowiedzialni, a sposób, w jaki otrzymujemy rachunki przez biuro, jest znacznie szybszy i bardziej wydajny".
(Postępuj zgodnie z naszymi 6 krokami aby upewnić się, że oba zespoły pracują w sposób zsynchronizowany).
Przyjmij zmiany w swoim systemie zarządzania projektami.
Covid zmusił wiele firm do ponownego przemyślenia wewnętrznych procesów. PLATT Architecture wykorzystało ten trudny czas na swoją korzyść, aktualizując niektóre stare metody, które wciąż stosowali i w pełni przenosząc się do chmury. Chociaż trudno jest porzucić stare praktyki, przyjęcie zmian i nowych technologii może pomóc w usprawnieniu procesu zarządzania projektami i zapewnić bardziej szczegółowe informacje. Rozmyślając o ostatnich kilku latach, Bud dodał podczas webinarium: "Covid naprawdę otworzył nam oczy i był bardzo korzystny w dziwny sposób. Ujawnił niektóre z naszych słabości i pomógł nam zrozumieć rzeczy, na których musieliśmy się skupić, aby przetrwać burzę w tamtym czasie".
Uzyskanie poparcia pracowników dla nowych procesów jest procesem samym w sobie.
Zaangażowanie pracowników jest bardzo ważne dla każdego nowego procesu, który wdrażasz. Jonna podzieliła się z nami swoim procesem uzyskiwania akceptacji pracowników, gdy wdraża nowy program w biurze: "Najważniejszą częścią dla mnie, gdy wymyślam nowy sposób robienia rzeczy, jest doprowadzenie go do punktu, w którym rozumiem, dlaczego to robię i jak to będzie działać. Rozumiem wszystko od początku do końca i potrafię to naprawdę dobrze wytłumaczyć. Nie jest to jednak tak ustalone, że nie ma potrzeby uzyskiwania poparcia lub informacji zwrotnych od pracowników. Kiedy idę i przedstawiam im to, znam to wystarczająco dobrze, więc brzmię, jakbym wiedział, o czym mówię, a oni mogą uwierzyć w ten pomysł, ale nadal pozostają elastyczni, aby usłyszeć opinie ".
Bycie otwartym na ulepszenia i nowe pomysły jest bardzo ważne, jeśli chodzi o wdrażanie nowego systemu. Jeśli twój zespół czuje, że ma głos w tym procesie, jest o wiele bardziej prawdopodobne, że się zaangażuje. Inną wskazówką, którą podzieliła się z nami Jonna, było "spotkanie ludzi tam, gdzie są technologicznie". Zorganizuj czas jeden na jeden z pracownikami, którzy nie są tak zaznajomieni z określoną technologią, aby mogli dowiedzieć się o niej więcej. "Przeprowadzenie ich przez to naprawdę pomogło ludziom poczuć, że nie pozostają w tyle" - dodała Jonna.
(Oto kolejne świetne źródło informacji na temat zarządzania zmianą)
Czekaj, jest o wiele więcej!
Aby uzyskać jeszcze więcej pomocnych porad na temat szczegółów operacyjnych, które są niezbędne do pomyślnego i ciągłego wzrostu, obejrzyj pełne webinarium tutaj.
Podczas webinarium omówimy:
- Kiedy i jakie aspekty działalności należy zautomatyzować?
- Tworzenie procesów zarządzania projektami dla różnych zadań
- Znalezienie odpowiedniego połączenia wydajności bez poświęcania osobowości i wartości firmy
- Dbanie o kulturę organizacyjną firmy i zatrzymywanie pracowników
- Dostosowanie komunikacji między zespołami ds. finansów i zarządzania projektami
