Niedotrzymane terminy, zapomniane zadania i opóźnione cele są zmorą każdego kierownika projektu. Niektórzy twierdzą, że wynikają one z błędów w planowaniu, ale bardzo niewielu zastanawia się, dlaczego w ogóle pojawiają się błędy. Odpowiedź na to pytanie leży w zakresie projektu.
Zarządzanie zakresem projektu: Kluczowe wnioski
Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś być w stanie:
- Zdefiniowanie zakresu projektu i wszystkich jego elementów.
- Postępuj zgodnie ze wszystkimi kolejnymi krokami w procesie tworzenia zakresu projektu i stwórz taki dokument dla swoich projektów.
- Zarządzaj procesem podczas jego późniejszej ewolucji.
Definicja zakresu projektu?
Zakres projektu to zarys wszystkich działań, które należy wykonać w celu ukończenia projektu. Zazwyczaj obejmuje on wszystkie zadania, zasoby, harmonogramy projektu, rezultaty i ogólne granice. Określa również głównych interesariuszy i inne osoby odpowiedzialne za jego kolejne części. Plik, który zawiera wszystkie informacje, nazywany jest deklaracją zakresu lub dokumentem zakresu projektu.
Co zawiera deklaracja zakresu?
Ogólnie rzecz biorąc, deklaracja zakresu powinna zawierać:
- Cele projektu, w tym główne wymagania i kryteria akceptacji.
- Rezultaty projektu i główne etapy projektu.
- Wszelkie wyłączenia i ograniczenia, które mają zastosowanie do projektu lub jego części. Obejmuje to rzeczy, których nie można zrobić ze strony dostawcy - klient nie jest jedyną osobą, która może ograniczyć projekt.
- Wstępne pomysły i ogólne założenia wykorzystywane jako podstawa projektu. Powinny one zapewnić zespołowi projektowemu lepsze zrozumienie jego celów.
W rezultacie zakres pomaga zorganizować proces zarządzania i jego elementy, takie jak kamienie milowe, zasoby i planowanie projektu.
Dlaczego deklaracja zakresu projektu jest tak ważna?
Łatwo jest założyć, że deklaracja zakresu projektu jest kolejnym bezsensownym dokumentem zaśmiecającym biurko kierownika projektu. Jednak nie może to być dalsze od prawdy.
Deklaracja zakresu jest podstawą sukcesu projektu i zapewnia, że firma ma wszystko, czego potrzeba, aby zaimponować klientowi. Na przykład, daje kierownikom projektu pomysł:
- Czy dana firma jest w stanie zrealizować projekt w ogóle.
- Jak wyglądałaby mapa drogowa projektu i jakie zasoby są potrzebne do jego szybkiego ukończenia.
- Jakie są wymagania i ograniczenia klienta.
- Czego nie należy uwzględniać w projekcie, niezależnie od jego przebiegu.
- Kim są interesariusze po obu stronach przedsięwzięcia.
W rezultacie dokument dotyczący zakresu projektu pomaga stworzyć lepszy harmonogram projektu, uniknąć nieograniczonego rozszerzania obowiązków i komunikować się z klientem od pierwszego dnia.
Jak zdefiniować zakres projektu: Krok po kroku
Choć pojęcie zakresu projektu może wydawać się proste, zawiera ono wiele kluczowych czynników, których nie można pominąć - zwłaszcza w zarządzaniu projektami. Dlatego też zdefiniowanie zakresu prac, celów projektu, wymagań projektowych i celów projektu może nie być najprostszym zadaniem. Zobaczmy, jak stworzyć deklarację zakresu projektu, nie pomijając żadnego z tych ważnych elementów.
- Określenie głównego celu projektu
Cel projektu w zarządzaniu projektami powinien krótko podsumowywać końcowy rezultat projektu. Zazwyczaj można go opisać w jednym zdaniu. Na przykład: "Celem tego projektu jest stworzenie strony internetowej dla firmy X". Cel ten pozostanie niezmienny niezależnie od okoliczności.
- Określenie wymagań i ograniczeń projektu
Po wybraniu głównego celu, spróbuj podzielić projekt na mniejsze części - etapy, zadania lub kamienie milowe projektu zapewniające powodzenie całej operacji. Jeśli to możliwe, oszacuj, ile czasu potrzeba na ukończenie każdego z tych etapów - oszacowanie to będzie później przydatne w procesie planowania zasobów.
Następnie omów proponowany cykl życia projektu z interesariuszami firmy i zdefiniuj ich wymagania dla każdego z mniejszych elementów. Skoncentruj się na ogólnych pomysłach i drobnych szczegółach, które mogą mieć wpływ na projekt. Na przykład omów funkcje, które powinny być zawarte w rozwiązaniu, wszelkie potrzebne technologie i budżet.
- Określenie głównych rezultatów
Po ustaleniu, co należy zrobić, a czego unikać, można spróbować umieścić wszystkie operacje w projekcie na osi czasu i zidentyfikować ich zależności - wszystko to mając na uwadze czas trwania kolejnych etapów projektu.
Na tym etapie powinieneś również spróbować przewidzieć wszelkie ryzyko opóźnień w różnych produktach. Jeśli to możliwe, postaraj się zaplanować więcej czasu na zadania, które mogą być trudne do wykonania - zaoszczędzisz swoim klientom wielu rozczarowań.
- Przygotowanie planu zasobów
Korzystając z informacji zebranych w poprzednim kroku, możesz teraz przypisać ludzi do projektu. W ten sposób upewnisz się, że Twoja firma ma wszystko, czego potrzeba, aby ukończyć operację na czas, a także pomożesz zespołowi projektowemu zarządzać swoją częścią projektu, przedstawiając im zestawienie prac do wykonania. Najlepszym sposobem prognozowania zasobów jest tworzenie przydziałów na wykresie Gantta.
- Potwierdzanie zakresu projektu i tworzenie kryteriów akceptacji
Po zakończeniu analizy projektu do celów wewnętrznych, możesz teraz wrócić do klienta z wynikami, aby potwierdzić, że akceptuje on utworzony przez Ciebie zarys. Potwierdź, że zakres projektu obejmuje wszystkie wymagania i szczegóły, które klient chce uwzględnić w projekcie. Na koniec określ, czego potrzebuje, aby zaakceptować pracę do końca projektu i umieść te informacje w ostatnim akapicie dokumentu.
Przykład zakresu projektu
Ogólnie rzecz biorąc, zakres projektu to dokument, który bardzo przypomina typowy esej. Jest on podzielony na kilka sekcji, które opisują kluczowe czynniki niezbędne do powodzenia przedsięwzięcia.
Oto przykład definiowania zakresu projektu, który można później wykorzystać jako szablon do własnych działań i zarządzania projektami.
Wprowadzenie
Projekt X, realizowany na zlecenie The Customer Company Name, reprezentowanej przez The Manager's Name, ma na celu stworzenie dedykowanej strony internetowej dla sklepu internetowego Klienta.
Główny zakres projektu
Głównym celem tego projektu jest stworzenie w pełni funkcjonalnej strony internetowej ze sklepem internetowym zdolnym do obsługi dużego ruchu. Operacja będzie obejmować:
- Badanie stron internetowych konkurencji i przedstawianie wyników klientowi.
- Tworzenie zarówno front-end jak i back-end dla strony internetowej.
- Projektowanie strony internetowej przy użyciu najlepszych praktyk UX/UI.
- Wdrożenie najnowszych protokołów bezpieczeństwa na stronie internetowej.
- Przygotowanie niezbędnych środków technicznych i uruchomienie strony internetowej.
Wszystkie te działania będą nadzorowane przez naszego menedżera reprezentującego The Best Company.
Projekt powinien zająć nie więcej niż 6 miesięcy i zostać ukończony do końca grudnia 2024 roku.
Rezultaty projektu
W oparciu o zakres projektu ustaliliśmy, że główne rezultaty projektu będą obejmować:
- Raport przedstawiający wyniki analizy konkurencji dostarczony do Klienta Company Name w ciągu 7 dni od rozpoczęcia projektu.
- Back-end dla strony internetowej, stworzony w ciągu 3 miesięcy od zaakceptowania wyników raportu.
- Front-end dla strony internetowej, stworzony w ciągu 3 miesięcy po zaakceptowaniu wyników raportu.
Wyłączenia projektu
Projekt nie będzie obejmował dalszego utrzymania strony internetowej ani żadnych dalszych aktualizacji jej kodu.
Ograniczenia projektu
Projekt może zawierać pewne zmiany zakresu, pod warunkiem, że nie wpłynie to na jego główny cel. Projekt nie może w żadnym wypadku przekroczyć budżetu projektu.
Kryteria akceptacji projektu
Imię i nazwisko kierownika reprezentującego klienta Nazwa firmy dokona przeglądu i zaakceptuje projekt tylko wtedy, gdy otrzyma:
- Dane dostępu do strony internetowej.
- W pełni funkcjonalna strona internetowa ze wszystkimi funkcjami wymienionymi powyżej.
- Certyfikaty bezpieczeństwa.
- Informacje na temat konserwacji i subskrypcji wymaganych do prawidłowego działania witryny.
Czy zakres projektu może się później zmienić?
Zarządzanie zakresem projektu nie kończy się, gdy zakres projektu zostanie wysłany do wszystkich członków zespołu i innych kluczowych interesariuszy uwzględnionych w projekcie. Choć zakres projektu powinien być jak najbardziej zbliżony do ostatecznego harmonogramu projektu, nie można zaprzeczyć, że w niektórych przypadkach może on ulec zmianie - wtedy właśnie pojawia się scope creep.
Co to jest scope creep?
Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy produkty, zadania lub wymagania zmieniają się w trakcie realizacji projektu. Na przykład, za każdym razem, gdy interesariusz ogłasza, że zapomniał dodać funkcję do projektu, zakres pełznie nieco w złym kierunku. Jest to częste zjawisko w zarządzaniu projektami i zakresem.
Niestety, scope creep może być bardzo szkodliwy dla projektu, ponieważ zwykle powoduje opóźnienia i dezorganizuje pracę jako całość. Dlatego należy go unikać za wszelką cenę - głównie poprzez jak najczęstsze rozmowy z odpowiednimi interesariuszami i omawianie nawet najmniejszych szczegółów projektu.
Jeśli jednak czujesz, że czegoś brakuje w zakresie projektu, spróbuj zostawić trochę miejsca na błędy podczas dokonywania alokacji - to także część zarządzania zakresem. W ten sposób zapewnisz swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu na działanie, gdy pojawi się nowa kwestia.
Jak odnieść sukces w zarządzaniu zakresem projektu
Zakres projektu to krytyczny dokument, który ma znaczący wpływ na cały projekt. Wszelkie błędy popełnione podczas jego tworzenia mogą zaważyć na powodzeniu działań. Oto jak ich uniknąć:
- Zidentyfikuj produkty i zależności, które mogą narazić projekt na ryzyko. Dotyczy to zarówno operacji, które mogą po prostu trwać dłużej, jak i tych, które mogą zostać rozszerzone w miarę zagłębiania się zespołu w ich szczegóły.
- Skup się na kliencie. Staraj się wydobyć jak najwięcej informacji od interesariuszy; zadawaj pytania i omawiaj zadania szczegółowo, gdy tylko jest to możliwe. Staraj się przy tym nie pomijać żadnej kwestii.
- Uzyskaj akceptację dla swoich pomysłów. Przed rozpoczęciem pracy należy przejrzeć zakres projektu z klientem i upewnić się, że rozumie on jego implikacje. Każde wahanie powinno spotkać się z dodatkowymi pytaniami!
- Określ, jak zmiany wpłyną na projekt. Jeśli czujesz, że sprawy mogą pójść na bok, sprawdź, jak zmiany wpłyną na stan projektu. Postaraj się przygotować na taki scenariusz - zrób miejsce na błędy lub znajdź kogoś, kto pomoże członkom zespołu ukończyć produkty na czas.
