Mamy Spotify, które buduje nasze playlisty, Amazon "załatwia nasze sprawy", dostarczając niezbędne produkty pod nasze drzwi, a nawet pytamy Alexę o pogodę, zamiast wychodzić na zewnątrz. Dlaczego więc tak trudno jest nam zastosować tę samą zautomatyzowaną strategię w naszym biznesie?
Firmy księgowe odnoszą sukcesy dzięki dbałości o szczegóły i przywiązaniu do procesów. Te same wspaniałe cechy często sprawiają, że są one zbyt przywiązane do szczegółowego stylu zarządzania firmą, który jest obciążony ręcznymi procesami. Zamiast tego, gdyby te zadania transakcyjne zostały zautomatyzowane, byłoby więcej czasu i energii do poświęcenia na szczegóły i procesy dla klientów, zamiast pracować tak ciężko, aby utrzymać firmę na powierzchni.
W dzisiejszej gospodarce usług profesjonalnych, jeśli chcesz pozostać konkurencyjny, konieczne jest rozpoczęcie wdrażania oprogramowania, które pomoże zautomatyzować aspekty Twojej działalności. Aby rozpocząć, przygotowaliśmy listę rozwiązań, które usprawnią przepływ pracy w Twojej praktyce oraz wstępne działania, które należy podjąć przed wdrożeniem.
Dowiedz się, jak firma Berndt CPA usprawniła swój system księgowy QuickBooks, podczas naszego webinarium na żądanie, podczas którego Stephan Mesdjian, starszy menedżer w Berndt CPA, podzieli się tym procesem. Kliknij tutaj, aby obejrzeć.
KROK 1: Opracowanie planu
Posiadanie mistrza wdrożenia - bądź osobą, która może pomóc w przejściu na automatyzację reszcie zespołu. Osoba ta powinna być w pełni zaangażowana w zmianę i kilka wyzwań, z którymi możesz się zmierzyć podczas dostosowywania. Mistrz powinien być osobą odpowiedzialną za wyszukiwanie narzędzi do automatyzacji, które najlepiej pasują do Twojej firmy, oraz być zaangażowany w ich testowanie i wdrażanie. Zawsze dobrze jest, gdy właściciele firmy również w to inwestują!
Stwórz oś czasu - ustal priorytety wdrażanych narzędzi i działaj powoli, zaczynając od jednego narzędzia automatyzacji lub usprawnienia procesu na raz. Przeglądając różne rozwiązania, bądź z góry selektywny i poświęć czas na zadawanie pytań, aby upewnić się, że wybierasz najlepszą opcję. Po podjęciu decyzji o przejściu dalej, stwórz plan projektu, aby nie dać się przytłoczyć i być na najlepszej drodze do osiągnięcia wydajności.
Zacznij od nowa - nie trać czasu na próby dopasowania nowego rozwiązania do już zepsutego systemu. Upewnij się, że podstawowe elementy, takie jak komputery, skanery, monitory, oprogramowanie księgowe itp. są sprawne. Jeśli inne technologie cię spowalniają, nowa automatyzacja nie będzie tak skuteczna.
KROK 2: Wybierz narzędzia do automatyzacji
Rozwiązania dla operacji wewnętrznych
Najważniejsza automatyzacja dla Twojej firmy będzie miała miejsce za kulisami. Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych, znane również jako oprogramowanie PSAto system operacyjny dla wewnętrznego przepływu pracy w firmie. Używane na każdym etapie cyklu życia zaangażowania, oprogramowanie PSA uwolni administratora od wykonywania wszystkich ciężkich zadań.
Począwszy od śledzenie czasu i wydatkówOprogramowanie oparte na chmurze będzie przechowywać wszystkie wprowadzone dane pracowników i płynnie łączyć je w celu generowania faktur, tworzenia niestandardowych raportów i synchronizacji bezpośrednio z oprogramowaniem księgowym. Dzięki integracji platformy księgowej i oprogramowania PSA wyeliminujesz podwójne wprowadzanie danych, a wszystkie istniejące kody i identyfikatory pozostaną spójne.
Opierając się na tym, że pracownicy śledzą cały swój czas i wydatki w jednym miejscu, zarządzanie projektami jest zautomatyzowane. W oprogramowaniu PSA można łatwo śledzić stan wszystkich projektów i ich budżet. Korzystanie z tego samego narzędzia lub oddzielnego oprogramowania do zarządzania projektami w celu przydzielania zadań i alokacji zdolności pracowników również skraca czas, jaki kierownictwo musi poświęcić na zapewnienie sprawnego działania. Realizacja, rozliczalność i wykorzystanie stają się szybkimi spostrzeżeniami, a nie uciążliwymi dokumentami Excel.
Wreszcie, oprogramowanie PSA oferuje niestandardowe szablony fakturowania, aby skrócić czas poświęcany na tworzenie indywidualnych dokumentów dostosowanych do potrzeb klientów. Możesz wybrać rozliczanie według czasu i wydatków, retainerów lub utworzyć niestandardowy model faktury. Gdy szablony są gotowe, w oprogramowaniu PSA można wybrać automatyczne generowanie faktur pojedynczo lub zbiorczo.
Rozwiązania dla klientów
Jedną z głównych bolączek księgowych jest możliwość zebrania ogromnej ilości informacji potrzebnych klientowi do wypełnienia deklaracji. A portal łącza klienta tworzy łatwiejszą metodę komunikacji z klientem, aby zażądać i otrzymać potrzebne informacje. Zamiast ręcznie śledzić wszystkie potrzebne dokumenty, organizator może łatwo sprawdzić, które dokumenty zostały dostarczone przez klienta i wykryć brakujące informacje. Przyspiesza to proces windykacji i zmniejsza stres zarówno po stronie organizatora, jak i klienta.
Ogranicz marnotrawstwo papieru i uciążliwe skanowanie dokumentów, wdrażając system system podpisu elektronicznego. Oprogramowanie to umożliwia wysyłanie formularzy drogą elektroniczną w celu przyspieszenia autoryzacji podpisu na potrzeby elektronicznego składania dokumentów. Klient podpisze się elektronicznie, z formą weryfikacji tożsamości w celu potwierdzenia ważności, a następnie zostanie automatycznie odesłany do osoby przygotowującej.
KROK 3: Ciesz się wynikami
Korzyści płynące z automatyzacji praktyki księgowej są ogromne:
- Wszechstronny, zintegrowany i działający w czasie rzeczywistym system oparty na chmurze
- Dostęp pracowników do informacji w czasie rzeczywistym w celu prowadzenia projektów
- Jeden punkt wejścia: Czas i wydatki trafiają najpierw do oprogramowania PSA, a następnie do systemu księgowego, aby zmniejszyć ryzyko utraty rozliczanego czasu/wydatków.
- Bezproblemowy i elektroniczny proces zatwierdzania czasu i wydatków
- Zarządzanie zapasami: Szybsze gromadzenie gotówki
- Wydajność fakturowania: Szybsze zbieranie gotówki
- Mierzenie efektywności pracowników i projektów dziękiraportowaniu w czasie rzeczywistym
Aby uzyskać więcej informacji na temat poprawy praktyki podatkowej i księgowej, nie zapomnij obejrzeć naszego webinarium z Berndt CPA, klikając tutaj.
