Profesjonalne firmy usługowe, w tym konsultanci, architekci, inżynierowie, usługi IT, księgowi, firmy prawnicze i inne, mają tendencję do prowadzenia działalności w inny sposób niż firmy zajmujące się handlem detalicznym, handlem elektronicznym i produkcją. Wiele czasu może być spędzane w biurze lub domu klienta, w podróży lub w terenie. Z tego powodu firmy te potrzebują najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu pracy, które pasuje do ich sposobu prowadzenia działalności.
Oprócz śledzenia własnych godzin i wydatków, będą oni również potrzebować aplikacji do śledzenia czasu pracy pracowników, która może być używana na urządzeniach mobilnych, komputerach lub tabletach. Zanim wybierzesz aplikację do śledzenia czasu pracy dla swojej firmy, rozważ korzyści i funkcje, których powinieneś szukać w oprogramowaniu do ewidencji czasu pracy dla małych firm.
Czym jest automatyzacja usług profesjonalnych (PSA)?
Automatyzacja zadań administracyjnych dla firm świadczących profesjonalne usługi jest podobna do tego, jak technologia cyfrowa zautomatyzowała fabrykę. Wiele procesów i funkcji, które wcześniej były wykonywane ręcznie, zostało zastąpionych maszyną cyfrową i innym oprogramowaniem, które wspierało sposób prowadzenia działalności przez fabryki.
Ta sama automatyzacja jest dostępna dla konsultantów i prywatnych praktyk, które potrzebują sposobu na śledzenie czasu pracowników, całkowitego budżetu i wszystkich zadań związanych z ukończeniem projektu. Aplikacja do śledzenia czasu online lub pobrana aplikacja do śledzenia czasu to jeden z elementów kompleksowego rozwiązania do automatyzacji projektów. Firmy takie jak BigTime oferują aplikację do śledzenia pracowników jako część pakietu automatyzacji usług profesjonalnych lub jako samodzielny moduł śledzenia czasu.
Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do śledzenia czasu projektu
Konsultanci to profesjonaliści, którzy mają unikalny model biznesowy i mogą mieć różne modele płatności dla klientów. Freelancerzy, konsultanci, prawnicy i inni profesjonaliści strukturyzują swoje rozliczenia na jeden z wielu sposobów, w tym:
- Retainer fee - pieniądze płacone z góry w celu zabezpieczenia usług konsultanta
- Opłata godzinowa - opłata za godzinę za każde wykonane zadanie lub usługę
- Stała cena - dostawa usług za stałą cenę, która nigdy nie ulega zmianie.
- Czas, wydatki i materiały - stała stawka godzinowa plus szczegółowe wydatki i materiały
Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla konsultantów i profesjonalistów powinno być wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do każdej z tych struktur opłat klienta. Twoim celem w korzystaniu z oprogramowania do ewidencji czasu pracy dla małych firm jest to, abyś Ty i Twoi pracownicy lub niezależna pomoc otrzymywali wynagrodzenie za cały swój czas i wszystkie wydatki - nawet jeśli wydatki te są ukryte lub stanowią część stałej ceny, opłaty za utrzymanie lub stawki godzinowej.
Często nie jest to 8 godzin w biurze, które nie są odpowiednio monitorowane, ale dodatkowy czas i koszty, które mogą spowodować utratę zysków lub całkowite niepowodzenie firmy. Te utracone godziny obejmują:
- Pracownicy nie rejestrujący godzin podlegających rozliczeniu
- Czas nieobciążony opłatami za wiadomości e-mail i inną komunikację
- Czas spędzony w biurze klienta, na spotkaniach wideo lub rozmowach telefonicznych
- Wyszukiwanie rozwiązań dla klientów
- Wypełnianie dokumentów papierowych i/lub drukowanie dokumentacji
Tego wyciekającego lub straconego czasu można uniknąć, korzystając z aplikacji do śledzenia czasu pracy online lub aplikacji do śledzenia pracowników, która towarzyszy Ci wszędzie i nie jest zależna od stałego, stacjonarnego systemu zegara czasu pracy.
Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu dla małych firm
Jako właściciel małej firmy musisz robić więcej, mając mniej. Maksymalizacja produktywności jest możliwa tylko wtedy, gdy wdrożysz inteligentne rozwiązania do zarządzania czasem. Śledzenie czasu to kolejny sposób na śledzenie postępów, zwłaszcza gdy projekt opiera się na ustalonych ramach czasowych.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla konsultantów nie powinno być uciążliwe w użyciu lub trudne do wdrożenia wśród pracowników w biurze, w terenie lub pracujących zdalnie z domu. Główną zaletą aplikacji do śledzenia pracowników jest zmniejszenie obciążenia pracowników administracyjnych i ułatwienie im rejestrowania czasu pracy i wydatków - nawet poza biurem. Nie ma miejsca na ludzkie błędy lub mylące historie wersji, gdy wybierzesz aplikację do śledzenia czasu pracy stworzoną specjalnie dla sposobu, w jaki profesjonaliści i konsultanci prowadzą działalność.
Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla małych firm będzie wyposażone w uprawnienia bezpieczeństwa i nadpisania menedżerskie, dzięki czemu przełożeni lub właściciele firm zawsze będą mieli kontrolę nad listą płac. Większość projektów ma budżet, który obejmuje roboczogodziny, koszty ogólne i wydatki. Jeśli chcesz utrzymać swoje projekty na właściwym torze i w ramach budżetu, niezwykle ważne jest śledzenie całego czasu, materiałów i wydatków, które mają zostać naliczone klientom.
Przetestuj darmową aplikację do śledzenia czasu pracy
Zawsze wybieraj z listy oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, takie jak BigTime, które zapewnia bezpłatny okres próbny, dzięki czemu Ty i Twoi pracownicy możecie przetestować aplikację przed podjęciem pełnego zobowiązania. Zdobycie doświadczenia z pierwszej ręki z aplikacją do śledzenia czasu pracowników to jedyny sposób, aby zobaczyć rodzaj generowania raportów, które mogą zobaczyć, jak i gdzie pracownicy spędzają czas.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które rejestruje tylko godziny zameldowania i wymeldowania, jest zegarem czasu pracy pracownika i nie jest najlepszym oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy dla konsultantów. Unikaj oprogramowania do śledzenia czasu pracy dla pracowników, które nie oferuje wersji demonstracyjnej lub bezpłatnego okresu próbnego. Jest więcej niż prawdopodobne, że aplikacja wymaga wielu wstępnych ustawień, zanim będzie można w ogóle zacząć z niej korzystać.
I wreszcie, przetestuj oprogramowanie do śledzenia czasu projektu, które może zapewnić kompleksowe rozwiązanie dla usług projektowych, a nie tylko śledzenie czasu. Rozwiązanie pakietowe oznacza, że możesz rozwijać swoje oprogramowanie wraz ze wzrostem potrzeb, a każde narzędzie projektowe płynnie ze sobą współpracuje.
