Praca zdalna na dobre zmienia zarządzanie projektami. Z roku na rok coraz więcej osób pracuje z domu, w tym kierownicy projektów. Według badania z 2018 r, 68% pracowników na całym świecie pracuje z domu co najmniej raz w miesiącu, podczas gdy inne badanie wykazało, że aż 57% Amerykanów mogą pracować zdalnie, jeśli tak zdecydują.
Podczas gdy praca z domu przynosi wiele korzyści, zdalny kierownik projektu musi dopracować sposób, w jaki komunikuje plany, jest dostępny, informuje swoich pracowników i otrzymuje informacje zwrotne. Innymi słowy, zdalne zarządzanie projektami wymaga zestawu strategii dostosowanych do maksymalnego wykorzystania relacji pracy zdalnej.
Zmień sposób komunikacji
Każdy kierownik projektu wie, że gdy członkowie zespołu są rozproszeni w różnych strefach czasowych, może być trudno uzyskać wszystkich na tej samej stronie, szczególnie podczas burzy mózgów w grupie. Dla zdalnego kierownika projektu ważne jest ustanowienie dedykowanych kanałów komunikacji z zespołem i poinformowanie pracowników, co należy do każdego kanału.
Zacznij od regularnego udostępniania się na spotkania, podczas których Twój zespół może się z Tobą skontaktować. Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta z narzędzia do czatu, takiego jak Slack, usługi czatu wideo, takiej jak GoToMeeting, czy aplikacji do współpracy, takiej jak Evernote, musisz dać zespołowi każdą okazję do rozmowy i powinieneś jasno określić, który kanał jest swobodny, a który poświęcony projektom.
Zanim opracujesz plan komunikacji dla swojego zespołu, upewnij się, że Twoi pracownicy go znają:
- Najlepszy sposób na bezpośrednią komunikację z użytkownikiem
- Różne kanały komunikacji z innymi pracownikami
- Najbardziej odpowiedni sposób kontaktu z klientami
- Kto jest odpowiedzialny za przekazywanie różnych pomysłów?
- Kiedy powinni skontaktować się z członkami zespołu lub klientem?
- Co powinni zrobić, gdy ktoś nie ma kontaktu z zespołem?
Twoim celem jest upewnienie się, że nic w waszej wspólnej pracy nie jest dwuznaczne lub nieokreślone, tak aby gdy twój zespół napotka problem (a napotka), nie pogorszył go poprzez niewłaściwą komunikację. Wideokonferencje to kolejne narzędzie do tworzenia autentycznej komunikacji, która jest jak najbardziej zbliżona do spotkań osobistych.
Spotkanie twarzą w twarz pozwala lepiej odczytać ton i niewypowiedziane sygnały, które można przeoczyć w e-mailu lub wiadomości na Slacku. W rzeczywistości ponad 89% pracowników zdalnych uważa, że czat wideo zbliża ich do zespołu. Zapytaj swoich pracowników, w jaki sposób wolą się komunikować i daj im szansę na kontakt z Tobą, a także ze swoimi kolegami z zespołu.
Bądź dostępny
Pracownicy zdalni często czują się odłączeni od swojego zespołu, co stanowi duży problem dla zdalnych kierowników projektów, podobnie jak niewłaściwa komunikacja. W niedawnej ankiecie pracownicy zdalni stwierdzili, że zmagają się z samotnością (21%) i błędną komunikacją (21%), z których wszystkie można złagodzić poprzez zmianę strategii zarządzania.
Jesteś tym, który utrzymuje projekt na właściwym torze, więc bądź dostępny do rozmowy i upewnij się, że każdy zespół wie, kiedy jesteś dostępny, aby im pomóc. Wyznacz konkretny przedział czasowy w każdym tygodniu, w którym drzwi Twojego biura będą otwarte dla wszystkich członków zespołu i bądź przygotowany na wdrażanie rozwiązań.
Poinformuj swój zespół, że ten czas jest zarezerwowany specjalnie dla nich, aby omówić projekt. Aby umożliwić komunikację, możesz dodać datę do wspólnego kalendarza zespołu, choćby po to, by przypomnieć im, kiedy jesteś dostępny do współpracy lub rozwiązywania problemów. Przypomnij im, kiedy jesteś dostępny, co możesz omówić i dlaczego drzwi Twojego wirtualnego biura są otwarte.
Na przykład, możesz zaplanować godzinę w każdy poniedziałek o 14:00, kiedy każdy członek zespołu może z Tobą porozmawiać, niezależnie od tego, czy problem jest duży czy mały, krótkoterminowy czy długoterminowy. Wszystko, co musisz zrobić, to dotrzymywać godzin, słuchać i być gotowym na rozwiązania. Jeśli nie możesz pomóc pracownikowi bezpośrednio, przekaż go odpowiedniej osobie, aby mógł znaleźć potrzebną pomoc.
Informowanie pracowników
Kierownik projektu jest centrum każdego zespołu: wszystko związane z projektem trafia na jego biurko, w wyniku czego ma pod ręką wiele informacji. Czy byłbyś zaskoczony, gdybyś wiedział, że według niedawnej ankiety ponad 28% pracowników zdalnych twierdzi, że ich pomysły nie są słyszane z powodu słabej komunikacji? Co więcej, inne badanie wykazało, że tylko 8% pracowników zdalnych jest zadowolonych z otrzymywanych informacji zwrotnych. To spora utrata wartości, nie tylko dla firmy, ale także dla zdalnych kierowników projektów.
Jeśli masz szansę przekazać swojemu zespołowi pomysł, który może przynieść korzyści projektowi lub zwiększyć jego zaangażowanie i produktywność, to zdecydowanie powinieneś to zrobić. Nawet jeśli jesteś zdalny, dobrze poinformowany zespół zawsze będzie pracował ciężej, gdy poczuje się włączony w dyskusję (badanie wykazało, że 91% pracowników twierdzi, że są bardziej produktywni, gdy są zdalni), co sprawia, że czują się związani z projektem i ważni dla organizacji.
Wielu zdalnych kierowników projektów korzysta z oprogramowania do komunikacji ze swoimi zespołami, niezależnie od tego, czy jest to narzędzie do współpracy, czy PSA. Wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami sprawi, że zespół będzie na bieżąco z zadaniami dzięki przypomnieniom, które można dostosować, zaplanować i zautomatyzować. W ten sposób możesz sprawić, by Twoi pracownicy wykonywali zadania i byli produktywni, nie kiwnąwszy nawet palcem.
Ale są też sytuacje, w których bardziej osobisty kontakt przyniósłby lepsze wyniki dla Twojej firmy. W takich przypadkach można użyć aplikacji do czatu lub oprogramowania PSA, aby bezpośrednio skontaktować się z zespołem. Możesz dzielić się z zespołem wszelkimi istotnymi danymi z oprogramowania, nie tylko po to, by czuli się włączeni w projekt, ale także po to, by mieli powód do jak najlepszej pracy.
Słuchaj swojego zespołu
Wiemy już, że brak komunikacji to duży problem, z którym boryka się wielu pracowników zdalnych, po prostu dlatego, że pracują z dala od biura, nawet jeśli ich zespół pracuje na miejscu. Gdy zauważysz, że twój zespół zaczyna się rozłączać, ponownie zaangażuj go, korzystając z oprogramowania do współpracy, aby skontaktować się z nim i zapytać, jak radzą sobie pracownicy na miejscu. Po prostu włącz się ponownie.
Fakt, że jesteś zdalny oznacza, że nie jesteś od razu włączony w rozmowy twarzą w twarz, które twój zespół prowadzi na miejscu, a nawet w niewerbalną komunikację, która ma miejsce między pracownikami, więc przegapiasz wiele rozmów swojego zespołu. Dlatego zdalnym kierownikom projektów łatwo jest czuć się pozostawionym w niewiedzy.
Jako zdalny kierownik projektu powinieneś zawsze mieć świadomość, że przegapisz wiele informacji, które pracownicy na miejscu przekazują sobie nawzajem. W swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami przeznacz miejsce, w którym twój zespół może przekazywać informacje zwrotne, nie tylko na temat twojej wydajności, ale także statusu projektu i pracy jako zespołu.
Możesz po prostu poprosić o cotygodniową informację zwrotną za pośrednictwem skrzynki e-mail PSA, możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby przekazać informację zwrotną na swoje konto e-mail, a nawet możesz uruchomić kanał informacji zwrotnej w narzędziu do współpracy. Cokolwiek wybierzesz, pamiętaj, że Twoim celem jest pozostawanie w kontakcie z pulsem firmy, zwłaszcza jeśli pracujesz zdalnie.
Pozostań w kontakcie dzięki oprogramowaniu w chmurze
Gdy Twój zespół zacznie już ze sobą rozmawiać i dzielić się informacjami, kontynuuj ich rozmowy za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami opartego na chmurze. Gdy dane znajdują się w chmurze, wszystkie najważniejsze informacje zespołu są zawsze aktualne i dostępne z dowolnego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem. Sprawia to, że współpraca jest naprawdę łatwa, nie wspominając już o satysfakcji.
Możesz użyć narzędzia do współpracy w chmurze, aby pracować bezpośrednio nad dokumentem jako zespół, dzięki czemu możesz omawiać projekt jako zespół, podczas gdy każdy z was wnosi do niego swój wkład. Jeśli jesteś przyzwyczajony do starego sposobu współpracy z pracownikami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, które twój zespół przesyła tam iz powrotem poprzez udostępnianie, to współpraca w chmurze będzie dla ciebie zdrową zmianą.
Dzieje się tak dlatego, że współpraca w chmurze jest bardzo podobna do pracy osobistej, nawet dla zdalnego kierownika projektu, który może mieć oko na to, czy jego koledzy z zespołu wykonują zadania na czas. W rzeczywistości, jeśli używasz PSA lub oprogramowania do zarządzania projektami do monitorowania współpracy zespołu w chmurze, możesz nawet otrzymać powiadomienie, gdy pracownik ukończy ważne zadanie. Oprogramowanie oparte na chmurze jest gotowe do pomocy w zdalnym zarządzaniu projektami dla zespołu.
Wiemy, że praca zdalna nigdzie nie zniknie w najbliższym czasie: do 2028 r. 73% małych firm będzie zatrudniać pracowników zdalnych, którzy mają inne potrzeby w zakresie zarządzania niż ich współpracownicy na miejscu. Zdalni kierownicy projektów muszą już dziś zrobić miejsce na komunikację i współpracę z pracownikami przyszłości.
Dowiedz się, w jaki sposób najwyżej oceniana usługa PSA może przynieść korzyści w zdalnym zarządzaniu projektami, rejestrując się już dziś w bezpłatnej wersji demonstracyjnej BigTime.
