.png)
Ostatnia aktualizacja 24 marca 2023 r.
Dla konsultantów zarządzanie napiętymi terminami może być wyzwaniem. Aby być na bieżąco z projektami i dostarczać świetną pracę na czas i w ramach budżetu, ważne jest, aby mieć plan utrzymywania zespołów projektowych w organizacji i zgodnie z harmonogramem.
Bez pomocy, dotrzymywanie terminów konsultingowych na czas może szybko stać się skomplikowane. Nie jest to łatwy problem do pokonania, ale każdy konsultant korzysta z szerokiego i przydatnego zestawu narzędzi do planowania, zwłaszcza jeśli chodzi o terminy. Oto 5 wskazówek, które pomogą ci usprawnić zarządzanie termin ami projektów i sprawią, że twoja firma konsultingowa będzie działać płynnie.
Ustalanie priorytetów zadań na podstawie pilności i terminów realizacji projektu
Ocena priorytetu zadań jest niezbędna do skutecznego zarządzania terminami projektów. Nadanie priorytetu najważniejszym zadaniom projektowym w oparciu o ich terminy realizacji zapewni skupienie energii na tym, co najważniejsze.
Jeszcze zanim sprawdzisz pocztę e-mail w pracy każdego ranka, opracuj plan projektu dotyczący wykonywania zadań najwyższego poziomu, które musisz wykonać, i trzymaj się go. Kiedy tworzysz harmonogram dnia pracy, czy to ręcznie, czy w kalendarzu cyfrowym, wszystko, co musisz zrobić, to zapisać zadania o najwyższym priorytecie. To wszystko. Zachowaj prostotę, a upewnisz się, że wszystko zostanie wykonane.
Oto sekret: planuj według priorytetów, aby zawsze pracować nad tym, co jest najważniejsze dla Ciebie i Twoich klientów. Według blogera zajmującego się produktywnością Paula Minorsa: "Kiedy wiesz, że masz zaplanowany określony czas na zrobienie czegoś, pozwala ci to pozostać skupionym, dzięki czemu możesz zrobić wszystko w określonym czasie".
To bardzo prosty sposób na bardziej produktywne zarządzanie projektami, zwłaszcza dla wykonawców, których czas jest podzielony i muszą wymyślić, jak zarządzać wieloma projektami z konkurencyjnymi terminami.
Szacowanie ram czasowych zadań i planowanie z wyprzedzeniem
Nie powinieneś stawiać się w sytuacji, w której po prostu reagujesz na pracę, którą przysyłają ci klienci. Jeśli czekasz, by zareagować na pracę, którą wysyłają ci inni ludzie, zamiast wyznaczać sobie własne cele na każdy dzień, to nigdy tak naprawdę nie pracujesz najlepiej i możesz nie osiągnąć swoich celów. W ten sposób praca zaczyna się piętrzyć, a dwugodzinny projekt może w mgnieniu oka zmienić się w ośmiogodzinny.
Zamiast tego, przed rozpoczęciem pracy każdego dnia, oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, aby zaplanować je z wyprzedzeniem. Stwórz harmonogram, który da ci wystarczająco dużo czasu, aby poświęcić całą niezbędną uwagę swoim klientom, a także uwzględnić wszelkie nieoczekiwane czkawki. Na przykład, jeśli wiesz, że zadanie zajmie około 90 minut, zaplanuj dwugodzinny blok czasu, aby zagwarantować, że będziesz w stanie poświęcić projektowi całą swoją uwagę.
Chodzi o to, aby zaplanować wszystko w wielogodzinnych blokach, nie tylko po to, aby móc poświęcić całą swoją uwagę tylko jednemu projektowi, ale także po to, aby nie rozpraszać się tym, co najważniejsze w danym dniu. W przypadku konsultantów planowanie blokowe pomaga mieć oko na mały i duży obraz, zapewniając jednocześnie spełnienie oczekiwań klientów i zminimalizowanie potencjalnego rozszerzenia zakresu.
Podziel projekt na podzadania i wykonuj jedno zadanie na raz, aby dotrzymać terminów konsultacji.
Aby być bardziej produktywnym, trzeba walczyć z rozproszeniem uwagi. Kiedy niektórzy konsultanci są zajęci, starają się unikać rozpraszania uwagi poprzez wielozadaniowość, tak jakby mogli robić wiele rzeczy na raz bez żadnych problemów. W przeciwieństwie do tego, co niektórzy myślą, wielozadaniowość nigdy nie rozwiąże problemu nadmiernego zaangażowania w sprawy klientów, a w rzeczywistości może pogorszyć twoją pracę.
Rozpoczynając nowy projekt, spróbuj podzielić go na mniejsze podzadania. W ten sposób będziesz w stanie lepiej wykonywać i/lub delegować zadania i śledzić postępy po drodze. Może to pomóc w zidentyfikowaniu zaległości na wcześniejszym etapie projektu konsultingowego, aby można było wprowadzić odpowiednie zmiany.
Kiedy planujesz swój dzień pracy, zobowiąż się do wykonywania tylko jednego zadania na raz, bez względu na to, co będzie cię rozpraszać. Podobnie jak planujesz czas na wykonanie jednego zadania, powinieneś zablokować trochę czasu na odpowiadanie na rzeczy, które cię rozpraszają, bez względu na to, czy są to e-maile, rozmowy telefoniczne czy cokolwiek innego.
Oto sekret: znajdź czas na wszystko, co ważne i poświęć czas na wszystko, nawet jeśli zadanie jest nieistotne. Jeśli coś musi być zrobione tak szybko, jak to możliwe, znajdź czas na wykonanie tego zadania, ale także znajdź czas w swoim harmonogramie, aby pracować nad tym, co jest nieważne, rozpraszające lub łatwe do wykonania. To wszystko: pracuj nad właściwą rzeczą w najlepszym dla niej czasie.
Komunikacja z klientami i ustalanie oczekiwań
Po opracowaniu harmonogramu i dodaniu go do zadań o wysokim priorytecie, należy przekazać go odpowiednim interesariuszom. Ważne jest, aby na początku projektu przekazać klientom wszelkie harmonogramy i oczekiwania. Pozwoli im to zaplanować i ustalić realistyczne terminy zakończenia projektów na czas oraz upewnić się, że są świadomi wszystkich ról i obowiązków.
Udostępnij swój harmonogram, aby poinformować ich, kiedy będziesz pracować nad danym zadaniem. Bądź tak przejrzysty, jak to tylko możliwe, a zobaczysz, że interesariusze będą znacznie lepiej poinformowani o tym, czego i kiedy mogą się spodziewać.
Twoi klienci są najważniejsi, więc ustal z nimi priorytety swojej pracy i informuj ich o postępach w miarę zbliżania się terminu. Jeśli pojawią się jakiekolwiek nieprzewidziane problemy, czy to po Twojej stronie, czy po stronie klienta, masz otwarty kanał do omówienia kolejnych kroków.
Oto kolejny sekret: bądź całkowicie przejrzysty, jeśli chodzi o dzielenie się informacjami z klientami, bez względu na to, czy chodzi o terminy konsultacji, wyniki projektu, twoje oczekiwania czy twoją rolę jako konsultanta. Wyłóż wszystko na stół i pozwól klientowi wybrać to, co jest dla niego najważniejsze. Każdy klient ma inne oczekiwania, a twoja reputacja konsultanta jest ważna, więc utrzymuj otwarte linie komunikacyjne i zawsze bądź zajęty.
Nie ma drogi na skróty, jeśli chodzi o dotrzymywanie terminów w miejscu pracy dla klientów, ale jeśli poświęcisz czas na sporządzenie harmonogramu, zobowiązanie się do jego przestrzegania każdego dnia i komunikowanie swojego statusu interesariuszom i klientom, zawsze dotrzymasz ważnych terminów. Poza tym, jeśli wygląda na to, że możesz nie dotrzymać terminu, zawsze masz otwartą linię komunikacji z klientami, którzy ci ufają.
Korzystanie z narzędzi do zarządzania terminami projektów w celu usprawnienia przepływów pracy
Oprogramowanie do zarządzania projektami i narzędzia do zarządzania projektami PSA (automatyzacja usług profesjonalnych) mogą pomóc firmom konsultingowym w dotrzymywaniu terminów projektów i komunikacji zespołowej poprzez centralizację projektów w jednym systemie. Oprogramowanie do zarządzania projektami może sprawić, że projekty będą przebiegać płynniej i bardziej efektywnie, pomagając w planowaniu, monitorowaniu i wykonywaniu zadań zgodnie z harmonogramem.
Zarządzanie projektami PSA, czyli oprogramowanie PSA, idzie o krok dalej w śledzeniu sukcesu projektu i terminów. Podczas gdy oprogramowanie PSA obejmuje podstawowe funkcje zarządzania projektami, takie jak zarządzanie projektami i zadaniami oraz alokacja zasobów do zarządzania terminami, jest ono również wyposażone w bardziej zaawansowane funkcje do zarządzania i poprawy ogólnej wydajności operacyjnej firmy konsultingowej. Te dodatkowe funkcje obejmują śledzenie czasu i wydatków, budżetowanie, fakturowanie i raportowanie analizy biznesowej.
Podsumowanie
Konsultanci często stają w obliczu napiętych terminów, co sprawia, że zarządzanie projektami staje się wyzwaniem. Aby usprawnić zarządzanie terminami projektów i zapewnić płynne działanie firm konsultingowych, należy pamiętać o 5 wskazówkach:
- Ustalanie priorytetów zadań na podstawie pilności i terminów.
- Szacowanie ram czasowych zadań i planowanie z wyprzedzeniem
- Podziel projekt na podzadania
- Komunikacja z klientami i ustalanie oczekiwań
- Korzystanie z narzędzi online w celu usprawnienia przepływu pracy
Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, konsultanci będą w stanie skuteczniej zarządzać terminami projektów, zwiększać produktywność i dostarczać pracę lepszej jakości na czas i zgodnie z budżetem.
Jeśli zmagasz się z zarządzaniem napiętymi terminami projektów i chcesz usprawnić swoją działalność konsultingową, zarezerwuj prezentację, aby zobaczyć, jak oprogramowanie PSA może pomóc Ci utrzymać kontrolę nad projektami i dostarczać świetną pracę na czas i zgodnie z budżetem.
Często zadawane pytania dotyczące zarządzania terminami projektów
Czym jest zarządzanie terminami?
Zarządzanie terminami projektów to proces skutecznego zarządzania zadaniami projektowymi i harmonogramami w celu zapewnienia, że projekty zostaną ukończone na czas i zgodnie z budżetem.
Jak dotrzymywać terminów projektów?
Oto 5 wskazówek, jak usprawnić zarządzanie terminami projektów:
- Ustalanie priorytetów zadań na podstawie pilności i terminów.
- Szacowanie ram czasowych zadań i planowanie z wyprzedzeniem
- Podziel projekt na podzadania
- Komunikacja z klientami i ustalanie oczekiwań
- Korzystanie z narzędzi online w celu usprawnienia przepływu pracy
Dlaczego zarządzanie terminami projektów jest ważne?
Skuteczne zarządzanie terminami projektów jest niezbędne do spełnienia oczekiwań klientów, kontrolowania budżetów, zarządzania czasem, ustalania priorytetów zadań i minimalizowania ryzyka.
