Aby osiągnąć sukces w zarządzaniu integracją projektów, potrzebni są odpowiedni ludzie, procesy i technologie. Wiele organizacji zmaga się z wykonywaniem tych elementów w sposób holistyczny, aby ostatecznie dostarczyć świetną pracę, co może prowadzić do nieudanych projektów.
Organizacje często koncentrują się na jednym lub dwóch z tych trzech obszarów kosztem innych. Na przykład, organizacja może mieć świetne procesy, ale słabą technologię lub odwrotnie. Znalezienie właściwej równowagi między ludźmi, procesami i technologią w usługach profesjonalnych jest niezbędne dla skutecznej strategii zarządzania integracją.
W tym artykule na temat zarządzania integracją projektów omówimy znaczenie trzech komponentów: ludzi, procesów i technologii oraz to, w jaki sposób krytyczna równowaga między nimi może pomóc w poprawie wydajności operacyjnej organizacji świadczących profesjonalne usługi.
Czym jest zarządzanie integracją projektu?
Zarządzanie integracją projektu to strategia optymalizacji pomyślnej realizacji projektu poprzez odpowiednio skoordynowaną równowagę trzech kluczowych elementów:
- Ludzie - Upewnij się, że wykwalifikowane zasoby są dostępne we właściwym czasie i posiadają odpowiednie umiejętności do realizacji niezbędnych procesów w celu pomyślnego ukończenia projektów.
- Proces - Istnieje pięć podstawowych procesów związanych z zarządzaniem integracją projektu, które muszą być dobrze zaprojektowane i wdrożone jako podstawa pomyślnego wyniku realizacji projektu.
- Technologia - Technologia musi być odpowiednio dobrana i wdrożona, aby zapewnić powodzenie projektu poprzez usprawnienie wydajności operacyjnej podczas zarządzania procesami i zasobami.
Dlaczego zarządzanie integracją projektu jest ważne dla jego powodzenia?
Podczas niedawnej rozmowy z liderem usług profesjonalnych w średniej wielkości, ale znajdującej się w stagnacji firmie konsultingowej, powiedziała: "Potrzebuję inteligentnych, zmotywowanych ludzi, a nie technologii". Na pytanie o wykorzystanie zasobów, padło kilka odpowiedzi:
- "Cóż, jest to dla nas trudne, ponieważ jesteśmy różni...".
- "Mniej więcej...", a następnie zaprezentowano zakres lub swag
- Zakończone słowami: "Nie wiem".
W tym przykładzie dyskusja ponownie skupiła się na tworzeniu większej puli zasobów. W gospodarce o ograniczonych zasobach stało się to jeszcze większym problemem. Ostatecznie jednak problem ludzi jest objawem, a nie przyczyną. Podczas gdy zapotrzebowanie na inteligentnych, zmotywowanych ludzi nie powinno być umniejszane i może być prawdą, nie jest to cała historia. Przyczyną jest brak zrozumienia wszechświata czasu, który istnieje we wszystkich organizacjach świadczących profesjonalne usługi.
Analogię można znaleźć w bajce dla dzieci "Król, mysz i ser", w której król uwielbia ser, podobnie jak myszy, które infiltrują jego zamek. Aby pozbyć się myszy, mędrcy króla sugerują koty. Kiedy myszy zostają wypędzone, król również nie lubi kotów, więc mędrcy sugerują psy. Koty odchodzą, a król nie lubi psów... więc sprowadza lwy. W końcu myszy zostają sprowadzone z powrotem, aby pozbyć się słoni, które zostały sprowadzone w celu wyeliminowania lwów... jakże wyczerpujące dla króla, a teraz wraca tam, gdzie zaczął - znowu utknął z myszami.
Co to ma wspólnego z rozwiązywaniem skomplikowanych problemów związanych z usługami profesjonalnymi?
Cóż, morał tej historii jest dokładnie taki. Problemy nigdy nie są proste i z pewnością nigdy nie są rozwiązywane za pomocą tylko jednego rozwiązania. Wracając do usług profesjonalnych, problem rzadko zostanie w pełni rozwiązany przez TYLKO zwiększenie zatrudnienia lub TYLKO skupienie się na standardowym wieloetapowym procesie lub nowej technologii. Do skutecznego zarządzania integracją w zarządzaniu projektami potrzebna jest równowaga.
Pod koniec historii król uczy się żyć z myszami (które, nawiasem mówiąc, nauczyły się świetnych manier przy stole). Jeśli chodzi o naszą firmę konsultingową, absolutnie musimy zatrudniać świetnych ludzi... ale co by było, gdybyśmy wprowadzili również dobrą technologię, aby lepiej zrozumieć, ile zasobów jest potrzebnych i jakiego rodzaju ludzi potrzebujemy? Dane te mogą zapewnić wgląd w rzeczywiste problemy, które musimy rozwiązać. A zdyscyplinowany proces zakorzeniony w kulturze organizacji toruje drogę do spójności i jasnych celów.
Aby z powodzeniem zintegrować ludzi, procesy i technologię w realizacji projektu, musisz mieć jasne zrozumienie każdego z nich. Przyjrzyjmy się im bliżej z osobna.
Czynnik sukcesu zarządzania integracją #1: Ludzie
Najważniejszą częścią każdego projektu są zaangażowani w niego ludzie. To ludzie rozumieją potrzeby biznesowe lepiej niż jakiekolwiek oprogramowanie lub proces i to ludzie budują i wykorzystują procesy i systemy.
Jedynym sposobem na realizację pomysłów jest współpraca ludzi z myślą o wspólnym celu - i o to właśnie chodzi w zarządzaniu integracją projektu: zarządzanie projektem w taki sposób, aby członkowie zespołu mogli osiągnąć zamierzone cele na czas i w ramach budżetu. A zespoły mogą współpracować, tworząc najlepszą pracę dla klientów.
Chociaż technologia może być pomocna w usprawnianiu niektórych procesów, sama w sobie nie może zastąpić czynnika ludzkiego i zapewnić udanego wdrożenia zarządzania integracją. Potrzebujesz strategicznych technik zarządzania zasobami, aby upewnić się, że masz odpowiednią liczbę zasobów dostępnych wtedy, gdy są potrzebne - i z odpowiednimi umiejętnościami, aby wykonać niezbędne wyniki określone przez kierownika projektu i klienta.
Istotne jest, aby wszyscy zaangażowani w projekt mieli tę samą wizję i cel. W przeciwnym razie pojawi się konflikt, który podsyci wyzwania związane z zarządzaniem projektami. Pojawia się potrzeba jasno określonych procesów...
Czynnik sukcesu zarządzania integracją #2: Proces
Komponent procesowy jest tym, co stanowi podstawę udanego projektu i określa, w jaki sposób organizacja i jej zespoły projektowe będą zarządzać działaniami i zadaniami, aby osiągnąć cele. Ważne jest, aby mieć jasny i zwięzły proces, aby wszyscy wiedzieli, co należy zrobić, kiedy należy to zrobić i w jaki sposób. Aby kierownictwo mogło raportować wszystkie projekty w spójny i znaczący sposób.
Bez dobrego procesu projekty mogą szybko stać się chaotyczne i niezorganizowane. A widoczność postępów i kluczowych wskaźników wydajności staje się zamglona.
Istnieje pięć podstawowych procesów zarządzania integracją projektów, które pozwalają skutecznie planować i realizować projekty w organizacji usługowej:
- Opracowanie karty projektu w celu sformalizowania misji projektu i ról w jego ramach.
- Stwórz plan zarządzania projektem, aby śledzić czas, pieniądze i zasoby.
- Zarządzanie wiedzą i zadaniami projektowymi poprzez monitorowanie i kontrolowanie postępów projektu w oparciu o plan zarządzania projektem.
- Wdrożenie procesu zarządzania zmianami, aby upewnić się, że żadne nowe funkcje lub żądania nie skierują harmonogramu lub budżetu poza kurs.
- Zakończ projekt po jego ukończeniu, aby przejść do następnej fazy rozwoju.
Procesy są spoiwem, które trzyma projekt razem, a te pięć kroków zarządzania integracją projektu pomaga uniknąć nieporozumień, jeśli chodzi o koordynację ludzi, informacji i zasobów. Na przykład, jeśli przepływ procesów nie wyjaśnia jasno, w jaki sposób będziesz zarządzać i dokumentować żądania zmian lub zajmować się innymi kwestiami, gdy się pojawią, nie ma możliwości, aby ktokolwiek, kto jest nowy w projekcie, wiedział, co należy zrobić lub jakie kroki zostały już podjęte (lub czy w ogóle coś zostało zrobione).
Angażując pracowników w podejmowanie decyzji dotyczących projektowania procesów na etapie planowania projektu, można wykorzystać ich doświadczenie do określenia, które procesy zwiększą wydajność organizacji, a w które nie warto inwestować. Jest to ważne, ponieważ pomaga uniknąć wydawania pieniędzy na narzędzie lub system, który w rzeczywistości nie poprawi produktywności lub wydajności w organizacji. Właściwe narzędzie technologiczne właśnie to zrobi - poprawi wydajność i umożliwi ludziom wykonywanie jeszcze lepszej pracy.
.png)
Czynnik sukcesu zarządzania integracją nr 3: Technologia
Trzecim i ostatnim czynnikiem sukcesu w zarządzaniu integracją projektów jest technologia. Technologia jest jednym z kluczowych czynników umożliwiających dostarczanie wartości na czas i w ramach budżetu w najlepiej prosperujących organizacjach świadczących profesjonalne usługi. Technologia może pomóc w integracji ludzi i procesów, zapewniając narzędzia do zarządzania integ racją projektów, które usprawniają procesy, zwiększają wydajność, obniżają koszty i eliminują wysiłek ręczny.
Technologia musi być jednak odpowiednio dobrana i wdrożona, aby zapewnić sukces każdego projektu w zarządzaniu procesami i zasobami. Specjalnie zaprojektowane rozwiązania, takie jak oprogramowanie PSA (Professional Services Automation), wspierają zarządzanie integracją projektów, zapewniając kierownikom projektów wgląd w projekty usługowe w czasie rzeczywistym, a także możliwość prognozowania przyszłych potrzeb, trendów i przychodów. Zespoły projektowe widzą zintegrowany widok projektów, nad którymi pracują, a kierownictwo ma wgląd w kondycję całego portfela projektów.
Ludzie mają również kluczowe znaczenie dla integracji nowej technologii z istniejącym systemem informacyjnym, ponieważ dodają swoją wiedzę i doświadczenie, aby pomóc wszystkim zainteresowanym stronom uzyskać to, czego chcą od nowego systemu (i że nie skończą z czymś, czego nie potrzebują). Współpraca z ludźmi w organizacji w celu wdrożenia technologii, która działa dla nich i ich przepływów pracy, zapewni szybsze przyjęcie i bardziej efektywne wykorzystanie wdrożonych narzędzi.
Próbując zrównoważyć ludzi, procesy i technologię w swoich projektach, ważne jest, aby pamiętać, że każdy z nich jest równie ważny. Bez któregokolwiek z nich, projekt i wydajność organizacji jako całości będą miały trudniejszy czas na osiągnięcie celów KPI w zakresie usług profesjonalnych, nie mówiąc już o ich przekroczeniu w celu wsparcia wzrostu i zoptymalizowanej wydajności. Rozumiejąc wyzwania i znaczenie ludzi, procesów i technologii w tandemie, możesz przygotować swoje projekty i swoją firmę na sukces.
Wskazówki dotyczące integracji ludzi, procesów i technologii w celu zapewnienia sukcesu projektu
Integracja ludzi, procesów i technologii ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Oto kilka wskazówek dotyczących równoważenia ludzkich, procesowych i technologicznych aspektów zarządzania integracją projektu:
- Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją swoją rolę w realizacji projektu. Jasna komunikacja jest niezbędna do skutecznego zarządzania integracją.
- Stwórz szczegółowy plan obejmujący wszystkie aspekty projektu. Wyznacza to mapę drogową, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie i pracują nad tym samym celem.
- Wykorzystaj technologię na swoją korzyść. Dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania integracją projektów, które mogą pomóc w utrzymaniu porządku i na bieżąco.
- Bądź elastyczny i dostosowuj się. Rzeczy nieuchronnie zmienią się w trakcie trwania projektu i będą musiały być odpowiednio zarządzane.
- Miej oko na szerszą perspektywę. Łatwo jest ugrzęznąć w szczegółach, ale ważne jest, aby pamiętać, jaki jest ostateczny cel.
Podsumowanie
Najlepszym podejściem do zarządzania integracją jest znalezienie optymalnej równowagi między ludźmi, procesami i technologią w organizacji usługowej w celu zwiększenia sukcesu projektu. Żaden pojedynczy element nie może rozwiązać każdego problemu, ponieważ każdy z nich służy unikalnemu celowi osiągnięcia celów projektu i poprawy wydajności operacyjnej. Każdy z tych elementów jest niezbędny do sprawnej i wydajnej realizacji projektów, ale jeśli którykolwiek z nich nie jest w równowadze, może to spowodować poważne problemy.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji o tym, jak możemy pomóc Twojej organizacji świadczącej profesjonalne usługi w lepszym wykorzystaniu jej pracowników, procesów i technologii, skontaktuj się z nami już dziś!
.png)
Często zadawane pytania dotyczące zarządzania integracją projektów
Jaki jest cel zarządzania integracją?
Zarządzanie integracją projektu to strategia optymalizacji pomyślnej realizacji projektu poprzez odpowiednio skoordynowaną równowagę trzech kluczowych elementów:
1. Ludzie - należy zapewnić dostępność wykwalifikowanych zasobów w odpowiednim czasie i z odpowiednimi umiejętnościami, aby wykonać niezbędne procesy w celu pomyślnego ukończenia projektów.
2. Proces - istnieje pięć podstawowych procesów związanych z zarządzaniem integracją projektu, które muszą być dobrze zaprojektowane i wdrożone jako podstawa pomyślnego wyniku realizacji projektu.
3. Technologia - technologia musi być odpowiednio dobrana i wdrożona, aby zapewnić powodzenie projektu poprzez usprawnienie wydajności operacyjnej podczas zarządzania procesem i zasobami.
Jaki jest przykład zarządzania integracją projektu?
Zarządzanie integracją projektu pomaga uniknąć nieporozumień w zakresie koordynacji ludzi, informacji i zasobów. Na przykład, jeśli przepływ procesów nie wyjaśnia jasno, w jaki sposób będziesz zarządzać i dokumentować żądania zmian lub zajmować się innymi kwestiami, gdy się pojawią, nie ma możliwości, aby ktokolwiek, kto jest nowy w projekcie, wiedział, co należy zrobić lub jakie kroki zostały już podjęte (lub czy w ogóle coś zostało zrobione).
Jakie jest 5 głównych procesów związanych z zarządzaniem integracją projektu?
- Opracowanie karty projektu w celu sformalizowania misji projektu i ról w jego ramach.
- Stwórz plan zarządzania projektem, aby śledzić czas, pieniądze i zasoby.
- Zarządzanie wiedzą i zadaniami projektowymi poprzez monitorowanie i kontrolowanie postępów projektu w oparciu o plan zarządzania projektem.
- Wdrożenie procesu zarządzania zmianami, aby upewnić się, że żadne nowe funkcje lub żądania nie skierują harmonogramu lub budżetu poza kurs.
- Zakończ projekt po jego ukończeniu, aby przejść do następnej fazy rozwoju.
Dlaczego zarządzanie integracją projektu jest ważne?
Zarządzanie integracją projektów pomaga organizacjom wdrożyć holistyczną strategię dostarczania doskonałej pracy, osiągania celów projektowych i poprawy wydajności operacyjnej poprzez równowagę między ludźmi, procesami i technologią.
Jak odnieść sukces w zarządzaniu integracją projektów?
Oto kilka wskazówek dotyczących równoważenia ludzi, procesów i technologii w celu skutecznego zarządzania integracją projektu:
- Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją swoją rolę w realizacji projektu. Jasna komunikacja jest niezbędna do skutecznego zarządzania integracją.
- Stwórz szczegółowy plan obejmujący wszystkie aspekty projektu. Wyznacza to mapę drogową, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie i pracują nad tym samym celem.
- Wykorzystaj technologię na swoją korzyść. Dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania integracją projektów, które mogą pomóc w utrzymaniu porządku i na bieżąco.
- Bądź elastyczny i dostosowuj się. Rzeczy nieuchronnie zmienią się w trakcie trwania projektu. Bądź przygotowany na odpowiednie dostosowanie swoich planów.
- Miej oko na szerszą perspektywę. Łatwo jest ugrzęznąć w szczegółach, ale ważne jest, aby pamiętać, jaki jest ostateczny cel.
