Rozpoczęcie nowego projektu jest ekscytujące i stresujące. Zwłaszcza w szybko zmieniającym się świecie profesjonalnych usług, możesz nawet czuć się tak, jakbyś od samego początku spieszył się, aby utrzymać się na szczycie. Jeśli jesteś podobny do mnie, lubisz utrzymywać tempo z projektu na projekt, ale z tyłu głowy pojawia się mały głos, który pyta, czy nie powinieneś był poświęcić więcej czasu na zbudowanie planu przed rozpoczęciem pracy.
Jeśli chodzi o zgodność z DCAA, odpowiedź na ten mały głosik w głowie brzmi: tak. Tak, powinieneś upewnić się, że zbudowałeś solidne podstawy, nawet jeśli oznacza to więcej pracy z góry, uchroni cię to przed zamieszaniem na końcu, kiedy bycie zorganizowanym naprawdę ma znaczenie. Jeśli już poszedłeś naprzód, nie jest za późno, aby wrócić i ponownie ocenić istniejący proces, aby upewnić się, że jesteś na właściwej ścieżce rozwoju.
Przygotujmy więc plan. Postępuj zgodnie z tymi czterema krokami, aby zainwestować w sukces zgodności z DCAA, a wszystko pójdzie gładko.
Aby uzyskać więcej wskazówek na temat tego, jak skutecznie zapewnić zgodność z DCAA, obejrzyj webinarium na żądanie z Golden Gait Consulting. Heather Kourcklas dzieli się strategiami, których używa z klientami do tworzenia przepływów pracy DCAA w celu zapewnienia bezstresowej zgodności.
Wskazówka 1: Zbuduj zrównoważony plan rozwoju
Nawet małe firmy muszą myśleć na dużą skalę, jeśli chodzi o kontrakty rządowe. Rozwijanie firmy w oparciu o ręczny proces, który może działać w przypadku początkowego projektu, będzie generować więcej pracy w przyszłości. Pamiętaj, aby myśleć długoterminowo podczas planowania procesu zgodności. Znalezienie oprogramowania PSA, które jest wystarczająco elastyczne, aby rozwijać się wraz z firmą, pozwala na dostosowanie się do procesu, zamiast konieczności odkrywania koła na nowo w każdej nowej fazie działalności.
Wskazówka 2: Tworzenie dokumentacji dla polityk i procedur DCAA
Posiadanie formalnej polityki śledzenia czasu DCAA i budowania ścieżki audytu jest wymagane przez DCAA, wraz z towarzyszącym dokumentem procedury szczegółowo opisującym ten proces. Nie myśl o tym jako o kolejnym kroku w zakresie zgodności, który należy skreślić z listy i skorzystaj z okazji, aby zorganizować całą firmę. Chociaż niektóre z zasad zgodności wydają się żmudne, wbudowanych jest wiele dobrych pomysłów na dostosowanie śledzenia czasu, budżetowania, rejestrowania kosztów i fakturowania. Zachowaj notatki podczas planowania lub skorzystaj z pomocy konsultanta od samego początku, aby pomóc Ci stworzyć własną "formułę" sukcesu. Pozwoli to zaoszczędzić pieniądze na zatrudnianiu konsultanta w ostatniej chwili, gdy dojdzie do audytu.
Wskazówka 3: Niech wszyscy będą na tej samej stronie
Standaryzacja wewnętrznego systemu zarządzania i śledzenia czasu pracy dla wszystkich pracowników jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Nawet jeśli kontrakty rządowe to tylko gałąź Twojej działalności, nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebować dodatkowych zasobów, a ostatecznie jeden proces sprawia, że wszystko jest mniej skomplikowane i zorganizowane. Komunikacja jest kluczem do bezproblemowej adopcji dla wszystkich w organizacji. Należy dążyć do szybkiego przejścia, aby uniknąć bałaganu i nakładania się dokumentacji. Zmiana jest trudna na początku, ale z czasem wszyscy dostosują się do nowej normy.
Porada 4: Przeszkol swoich pracowników z tego, dlaczego
Często największym problemem w firmach usługowych, a jeszcze ważniejszym w tych, które muszą być zgodne z DCAA, są operacje, które nie dostarczają księgowości potrzebnych informacji. Wiele firm popełnia błąd, szkoląc swoich pracowników w zakresie procesów, ale pomija istotne "dlaczego". Dlaczego to robię? Dlaczego jest to ważne? Dlaczego te kroki zostały wprowadzone? W ludzkiej naturze leży przykładanie większej wagi do naszych działań, jeśli znamy stojący za nimi cel. Podczas szkolenia operacyjnego w zakresie zgodności z DCAA i pracowników w zakresie śledzenia czasu pracy, upewnij się, że informujesz o znaczeniu ścieżki audytu. Wyjaśnij, w jaki sposób przepisy wpływają na sposób, w jaki księgowość jest w stanie budować dokumentację i możliwe konsekwencje wynikające z niepowodzenia audytu.
Aby poznać więcej strategii dotyczących śledzenia czasu DCAA, budżetowania, raportowania i nie tylko, nie zapomnijobejrzeć naszego webinarium na żądanie z Golden Gait Consulting.
