Pełne wykorzystanie czasu pracowników jest kluczem do osiągnięcia maksymalnej produktywności i zysków. Zdziwiłbyś się jednak, jak wiele firm świadczących profesjonalne usługi nie mierzy i nie monitoruje wykorzystania czasu swoich pracowników.
Czym jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników? Przygotowaliśmy benchmark, który pomoże ci monitorować ten wskaźnik w każdej branży!
Jaki jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników?
Podczas gdy dobry wskaźnik wykorzystania jest często uważany za powyżej 65%, a najlepiej powyżej 75%, nie ma jednej liczby, która pasuje do każdej sytuacji.
Pożądany wskaźnik wykorzystania zależy od różnych czynników - oto kilka z nich.
Od czego zależy wskaźnik wykorzystania?
Idealny wskaźnik wykorzystania dla danego pracownika różni się znacznie w zależności od kilku różnych czynników.
Pierwszym z nich jest staż pracy danych specjalistów . Zakres obowiązków i przydzielonych zadań zmienia się wraz ze stanowiskiem danej osoby - im wyższe stanowisko, tym bardziej procesy organizacyjne wpływają na ich wykorzystanie. Z tego powodu:
- Oczekuje się, że stażyści i pracownicy niższego szczebla będą spędzać około 90% swojego czasu na zadaniach podlegających rozliczeniu.
- Bardziej doświadczeni pracownicy powinni mieć zarezerwowane co najmniej 80% swojego czasu.
- Pracownicy wyższego szczebla, którzy zazwyczaj uczestniczą w procesach organizacyjnych jako eksperci, powinni poświęcać około 60-70% swojego czasu na zadania rozwojowe.
- Menedżerowie, jako że są w większości odpowiedzialni za nadzorowanie pracy, powinni przeznaczać na nią jedynie około 30-50% swojego czasu.
- Kierownicy rzadko w ogóle rezerwują swoje możliwości; zakres ich obowiązków jest po prostu zbyt szeroki, aby można je było przypisać do jednego projektu.
Drugim czynnikiem jest branża. Firmy z niektórych dziedzin częściej monitorują czas, jaki ich pracownicy poświęcają na różne zadania. Przykładowo, średni wskaźnik wykorzystania czasu w firmie produkcyjnej wynosi ponad 80%, podczas gdy w architekturze wartość ta jest bliższa 60%. To ogromna różnica.
Wskaźnik wykorzystania w różnych branżach Benchmark
Oto jak wygląda dobry wskaźnik wykorzystania w różnych branżach, które mają tendencję do mierzenia tego KPI dla swoich pracowników:
- Usługi profesjonalne: około 70-75% (w zależności od specjalizacji)
- Produkcja i wytwarzanie: 80-90%
- Usługi IT: 75%
- Marketing: 70%.
Jak wykorzystanie wpływa na wyniki firmy?
Wielokrotnie udowodniono, że poprawa wykorzystania zasobów poprawia wyniki finansowe firmy.
Dodatkowo, wykorzystanie wpływa na dwa inne kluczowe wskaźniki wydajności: przekroczenie kosztów i roczny przychód na pracownika.
Wykorzystanie a roczny przychód na pracownika
Według badania SPI Professional Services Maturity Benchmark (PSMB), wykorzystanie zdolności rozliczeniowej zwiększa również roczny przychód na pracownika. Badania te pokazują, że im wyższe wykorzystanie, tym wyższe przychody - nawet o 14% więcej.
Wykorzystanie a przekroczenie projektu
Badanie SPI's Professional Services Maturity Benchmark pokazuje również, że utylizacja może drastycznie zmniejszyć liczbę przekroczeń projektów w firmach. Firmy z utylizacją poniżej 50% miały 11% szans na przekroczenie limitów; tymczasem firmy z utylizacją powyżej 90% miały tylko 8% szans na napotkanie tego problemu.
Dlaczego 100% wykorzystanie jest niemożliwe do osiągnięcia?
Wielu menedżerów uważa, że tylko 100% wskaźnik wykorzystania jest idealny; jest to jednak niemożliwe.
Dzień każdego pracownika składa się z wielu czynności, w tym spotkań, przerw i komunikacji z innymi członkami zespołu i jednostkami organizacyjnymi. W rezultacie pracownik po prostu nie może poświęcić 100% swojego czasu na zaplanowane działania. Dlatego też żadna branża nie jest w stanie osiągnąć 100% wskaźnika wykorzystania czasu pracy.
