Czym jest cykl życia projektu i jak uniknąć krytycznych zagrożeń, aby go opanować?

Każdy projekt ma swój początek i koniec, ale wyzwaniem jest utrzymanie go na właściwym torze. Cykl życia projektu pomaga organizacjom świadczącym profesjonalne usługi planować wszystkie etapy projektu, dzięki czemu można skutecznie zarządzać postępami, aby zapewnić pomyślną realizację. Jest to ważne narzędzie pomagające firmom usługowym w osiąganiu celów firmy, niezależnie od tego, czy cele te są związane z rentownością, wydajnością, satysfakcją klienta czy szybkim skalowaniem.

Ale co to oznacza dla procesów zarządzania projektami? Ten artykuł zawiera przegląd cyklu życia projektu, identyfikuje typowe zagrożenia, które mogą wykoleić projekty w trakcie realizacji, a także przedstawia skuteczne taktyki zarządzania ryzykiem i zalecane narzędzia do ograniczania tego ryzyka.

Czym jest cykl życia projektu i dlaczego jest ważny?

Definicja cyklu życia projektu odnosi się do koncepcji stosowanej w organizacjach usługowych, która opisuje proces opracowywania i dostarczania projektów na czas i zgodnie z budżetem. Proces cyklu życia projektu obejmuje pięć faz, w tym: inicjowanie, planowanie i budżetowanie, wykonywanie, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamykanie - ramy pomagające zespołom projektowym w skutecznym i wydajnym wykonywaniu pracy.

Zrozumienie cykli życia zarządzania projektami jest ważnym narzędziem pomagającym zespołom projektowym poprzez zapewnienie struktury wokół realizacji każdego etapu, aby zapewnić zarówno wyniki klienta, jak i potrzeby pracowników:

1. Faza inicjująca - Faza inicjująca w zarządzaniu projektami ma miejsce, gdy burza mózgów odbywa się z kolegami lub klientami, aby wymyślić pomysły, rozwiązania, cele i zadania do rozwiązania danego problemu.
2. Faza planowania i budżetowania - ten proces zarządzania projektem analizuje dane, takie jak koszty, zapotrzebowanie na zasoby i wymagania czasowe, aby zrozumieć, co należy zrobić. Opracowywany jest plan wykonania wymaganych zadań.
3. Faza wykonawcza - Po sfinalizowaniu planu i szczegółów projektu, kolejnym krokiem jest faza realizacji projektu w celu wykonania zadań projektowych wymaganych do osiągnięcia celów i założeń projektu.
4. Faza monitorowania i kontroli - Czwarta faza w cyklu życia projektu konsultingowego obejmuje ocenę stopnia realizacji celów na każdym etapie i wprowadzanie zmian w razie potrzeby.
5. Faza zamykająca - ta faza łączy wszystkie etapy w jeden końcowy raport podsumowujący to, czego nauczyliśmy się podczas całego procesu projektu i co można wykorzystać w przyszłej realizacji projektu.

Cykl życia projektu nie jest odizolowanym procesem; jest to ciągła pętla, która powtarza się w kółko. Na kolejnych etapach organizacje usługowe nie tylko odkrywają możliwości, ale także ryzyko, które stanowi zagrożenie dla pomyślnego wyniku.

---

Poznaj kluczowe wskaźniki KPI, które powinieneś śledzić, aby utrzymać cykl życia projektu na czas i w ramach budżetu. POBIERZ BIAŁĄ KSIĘGĘ >> 

---

Ryzyko krytyczne w cyklach życia projektów: Identyfikacja typowych pułapek

Ryzyko to wszelkie potencjalne zdarzenia, które mogą mieć negatywny wpływ lub opóźnić projekt. Aby projekt zakończył się sukcesem, ryzyko musi zostać zidentyfikowane na wczesnym etapie, aby można było je zaplanować i złagodzić w jak największym stopniu. Identyfikacja ryzyka obejmuje zadawanie pytań takich jak:

• Co może pójść nie tak?
• Skąd mielibyśmy wiedzieć, czy tak jest?
• Jakie są tego konsekwencje?

Istnieje wiele czynników, które mogą zwiększać prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, w tym wielkość i/lub złożoność projektu, liczba zaangażowanych interesariuszy, cele i zadania, elastyczność terminów oraz ewolucja środowiska technicznego.

Na co więc należy uważać? Aby zrozumieć, jak identyfikować ryzyko podczas cyklu życia projektu, przyjrzyjmy się kilku typowym pułapkom, które wynikają zarówno z ryzyka wewnętrznego, jak i zewnętrznego w usługach profesjonalnych:

• Opóźnienia harmonogramu: Opóźnienia harmonogramu mogą wystąpić, jeśli zespół projektowy nie jest w stanie dotrzymać terminów lub jeśli nie ma wystarczających zasobów, aby ukończyć pracę w akceptowalnym terminie.
• Ryzyko związane z kosztami: Niewystarczające finansowanie, aby pokryć wystarczającą ilość zasobów potrzebnych do pomyślnego ukończenia projektu, lub doświadczanie przekroczenia budżetu projektu z powodu przepracowanych nadgodzin lub opóźnień w realizacji kluczowych kamieni milowych.
• Źle zdefiniowany zakres: Ściśle związany z ryzykiem kosztowym, źle zdefiniowany zakres ma miejsce, gdy nie są uwzględnione niedostatecznie zdefiniowane wymagania i niejasna definicja wymagań. Bez jasnego i szczegółowego planu pomyślnego osiągnięcia celów projektu, istnieje większe ryzyko nieporozumień i błędnej komunikacji między interesariuszami na temat tego, co dokładnie obejmuje projekt i jak uwzględnić zmiany zakresu lub priorytetu.
• Scope creep: Niekontrolowany wzrost celów projektu bez zwiększenia budżetu lub przydziału czasu.
• Ryzyko związane z zasobami: Brak wykwalifikowanych pracowników lub ich odejście w krytycznym momencie cyklu życia projektu.
• Ryzyko organizacyjne: Kwestie związane z wewnętrznymi politykami lub procedurami, a także zapewnieniem jakości.
• Ryzyko techniczne: Może to obejmować awarie sprzętu, błędy w oprogramowaniu lub kwestie niekompatybilności.
• Brak komunikacji: Gdy członkowie zespołu i interesariusze nie są na bieżąco informowani o tym, co dzieje się z projektem, może to prowadzić do sprzecznych pomysłów, nieukończenia niektórych zadań na czas i/lub decyzji podejmowanych na podstawie niedokładnych informacji lub założeń dotyczących rozwoju sytuacji.
• Brak przywództwa: Słabe przywództwo ze strony osób nadzorujących projekty może prowadzić do niewłaściwego podejmowania decyzji lub niewystarczających wskazówek do ich realizacji, korygowania kursu i osiągania sukcesów.
• Ryzyko zewnętrzne: Czynniki ryzyka pochodzące spoza organizacji, w tym wejście konkurentów na nowe rynki, straty finansowe spowodowane wahaniami rynkowymi lub zmianami technologicznymi.

Jeśli nie podejmie się odpowiednich działań, każde z tych zagrożeń może spowodować opóźnienia, a nawet niepowodzenie projektu - dlatego kolejnym ważnym elementem jest zrozumienie, jak wykorzystać zarządzanie ryzykiem w cyklach życia projektu, aby zapobiec ich wystąpieniu.

Jak wdrożyć zarządzanie ryzykiem w cyklach życia projektu, aby wyłączyć tryb kryzysowy?

Kierownicy projektów mają za zadanie zarządzanie zespołem zasobów, zarządzanie zakresem projektu i zarządzanie finansami. Do tego dochodzi pilnowanie terminów i rezultatów, a to tylko wierzchołek góry lodowej. Aby robić to wszystko skutecznie, niezwykle ważne jest zminimalizowanie lub uniknięcie ryzyka, które może negatywnie wpłynąć na cykl życia zarządzania projektami. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

• Zidentyfikuj ryzyko na wczesnym etapie, aby można było je złagodzić poprzez planowanie z wyprzedzeniem.
• Stwórz plan awaryjny projektu przed jego rozpoczęciem, aby w razie niepowodzenia istniała jasno określona karta postępowania.
• Wprowadzanie zmian w procesach lub procedurach w celu zmniejszenia niepewności związanej z określonymi zadaniami poprzez badania i rozwój.
• Regularnie organizuj spotkania dotyczące zarządzania ryzykiem z interesariuszami i członkami zespołu, aby wspólnie zidentyfikować te zagrożenia i opracować plany ich złagodzenia lub całkowitego uniknięcia.
• Wyznaczaj realistyczne cele, które można rozsądnie osiągnąć w akceptowalnych ramach czasowych lub budżetowych.
• Zdefiniuj, w jaki sposób będą mierzone postępy i sukcesy projektu i odpowiednio je śledź. Oto sześć pomocnych wskaźników KPI dla usług profesjonalnych.
• Bądź przygotowany na zwiększenie obciążenia pracą lub dodanie zasobów, aby zapewnić, że terminy zostaną dotrzymane tak skutecznie, jak tego oczekujemy.
• Zdefiniowanie problemu przed wdrożeniem rozwiązania.
• Utwórz listę wszystkich interesariuszy projektu, w tym osób, na które będzie miał wpływ proces projektu i jakie są ich oczekiwania dotyczące ostatecznej usługi. Pomoże to określić, ile czasu i wysiłku należy poświęcić na każdy produkt.
• Oszacuj koszty (czas i wydatki) z wyprzedzeniem, aby móc nimi odpowiednio zarządzać w trakcie cyklu życia projektu.
• Utwórz matrycę ryzyka, aby uporządkować ryzyko od niskiego do wysokiego poziomu, aby można było szybko ustalić priorytety, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Upewnij się, że ustanowiłeś jasne kanały komunikacji, przeprowadzaj regularne spotkania z zespołem projektowym i pytaj o wszelkie informacje zwrotne lub wątpliwości dotyczące postępów projektu.
• Regularne i jasne informowanie interesariuszy o postępach i problemach w projekcie.
• Upewnij się, że zasoby są odpowiednio przeszkolone w zakresie wykonywania swoich zadań, a także że jest ich wystarczająco dużo, aby je wykonać. Innowacyjne podejścia, takie jak predykcyjne planowanie wydajności, pozwalają organizacjom przewidywać potrzeby kadrowe poprzez wykorzystanie danych historycznych.
• Skorzystaj z rozwiązania technologicznego, takiego jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), aby mierzyć postępy, monitorować terminy i rezultaty oraz wykrywać potencjalne problemy, zanim będzie za późno.

Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) Projector by BigTime pomaga śledzić postępy, budżet, terminy i wyniki, ostrzegając zespoły serwisowe o potencjalnych problemach, dzięki czemu można je proaktywnie rozwiązać.

Korzyści z opanowania cyklu życia projektu konsultingowego

Udany cykl życia projektu to taki, w którym zespół z powodzeniem osiągnął swoje cele i zminimalizował ryzyko. Ale czym jest udany cykl życia projektu ze zminimalizowanym ryzykiem? Jakie są niektóre z korzyści takiego podejścia?

Po pierwsze, udany cykl życia projektu ze zminimalizowanym ryzykiem oznacza dokładne zaplanowanie i skuteczne wykonanie. Upewniając się, że każdy krok w procesie jest zaplanowany i uwzględniony, starałeś się zapewnić, że bez względu na to, co wydarzy się po drodze, nie będzie żadnych niespodzianek. Minimalizuje to ryzyko dla wszystkich zaangażowanych stron.

Oznacza to również, że wszyscy w zespole mają jasność co do swoich obowiązków i ról w szerszej perspektywie - co oznacza, że nie będą mieli żadnych pytań o to, co należy zrobić dalej lub kto powinien to zrobić. Dzięki temu mogą mieć pewność, że robią postępy w osiąganiu swoich celów, co prowadzi do zwiększenia produktywności i większej liczby projektów realizowanych na czas i zgodnie z budżetem.

Przejrzysta i jasna komunikacja przynosi korzyści również po stronie klienta, podnosząc jego satysfakcję dzięki zwiększonemu zaangażowaniu w proaktywne podejmowanie decyzji. Zadowoleni klienci prowadzą do większej retencji i poleceń, które napędzają wyniki finansowe.

Wreszcie, większa produktywność dzięki bardziej wydajnemu procesowi oznacza niższe koszty, lepszą niezawodność i wydajność, przewagę nad konkurencją oraz większe przychody, które można ponownie zainwestować w badania i rozwój nowych projektów. A gdy cykl życia projektu zakończy się sukcesem, te same metody można powtórzyć dla przyszłych projektów. Alternatywnie, jeśli coś pójdzie nie tak podczas cyklu życia projektu, członkowie zespołu będą dokładnie wiedzieć, co poszło nie tak i jak to naprawić, gdy się powtórzy, zamiast pojawienia się nieznanego problemu bez wcześniejszej wiedzy o tym, co go spowodowało.

Oprogramowanie PSA działa jako pojedyncze źródło prawdy dla organizacji usługowej, zapewniając szybki dostęp do istotnych informacji i lepszą widoczność w całym cyklu życia projektu.

Oprogramowanie PSA: Potężne narzędzie cyklu życia projektu pomagające uniknąć ryzyka i zoptymalizować jego realizację

Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) to potężne narzędzie, które wspiera zarządzanie ryzykiem w cyklu życia projektu, zapewniając centralne miejsce do zarządzania projektami oraz powiązanymi zadaniami i zasobami. Umożliwia szybki dostęp do istotnych informacji na temat każdej z pięciu faz cyklu życia projektu, które są łatwo dostępne dla wszystkich członków zespołu, zapewniając lepszą widoczność w celu przyspieszenia i poprawy wyników projektu. Funkcje oprogramowania PSA zapewniają:

1. Automatyzacja zadań i procesów projektowych, która pomaga zapewnić, że projekty są realizowane zgodnie z planem, co zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów lub opóźnień spowodowanych błędami ludzkimi. Przykładowo, PSA może być wykorzystywane do tworzenia i dystrybucji przepływów pracy w oparciu o określone kryteria. Pozwala to na bardziej ustrukturyzowane i wydajne podejście do zarządzania projektami, przy jednoczesnej oszczędności czasu i pieniędzy.
2. Usprawnione procesy pomagają wyeliminować wąskie gardła, dostarczając w czasie rzeczywistym informacji o tym, co należy zrobić i kiedy. Ułatwia to zespołom projektowym koordynowanie swoich wysiłków, aby nie wchodzić sobie w drogę lub nie opóźniać harmonogramu z powodu nieoczekiwanych opóźnień lub pojawiających się problemów.
3. Zwiększona widoczność projektów, która pozwala lepiej zrozumieć postępy w realizacji kluczowych celów i budżetu, co wymaga uwagi i gdzie należy przydzielić zasoby, aby nic nie umknęło uwadze.
4. Śledzenie wyników w czasie , aby zobaczyć, jak dobrze radzą sobie projekty w porównaniu z poprzednimi i bieżącymi celami.
5. Zaawansowane raportowanie w czasie rzeczywistym , które umożliwia zespołom projektowym dokładne sprawdzenie, gdzie znajdują się pod względem osiągania celów dostawy przez cały czas. Na przykład, zrozumienie analityki projektu w czasie rzeczywistym, takiej jak szacowany czas ukończenia, pozwala menedżerom przewidzieć, czy będą w budżecie, poniżej lub powyżej budżetu w dowolnym momencie cyklu życia projektu.

Możliwości oprogramowania PSA zasadniczo pomagają organizacjom świadczącym profesjonalne usługi wywiązywać się z obietnic, dotrzymywać terminów i dbać o zadowolenie klientów. Wdrożenie narzędzia takiego jak Projector firmy BigTime ułatwia ograniczanie ryzyka podczas cyklu życia projektu, zapewniając większą kontrolę nad pracą zespołu i śledzenie terminów, kamieni milowych i nie tylko.

Podsumowanie

Czym jest cykl życia projektu? Cykl życia projektu to proces, który definiuje wszystkie kroki potrzebne do ukończenia projektu. Można go traktować jako mapę drogową, która pokazuje, jak dostać się z punktu A do punktu B, aby pomyślnie zrealizować projekt, który napędza jego rentowność i rozwój.

Aby opanować cykl życia projektu i wspierać strategię rozwoju w organizacji świadczącej usługi profesjonalne, kluczowe jest zrozumienie różnych faz cyklu życia zarządzania projektami, ich wzajemnych powiązań i ryzyka, które należy przewidzieć, aby skutecznie nimi zarządzać. Projekty mogą być lepiej zarządzane po ich zrozumieniu, co zwiększa zadowolenie zarówno klientów, jak i pracowników dzięki bardziej wydajnym wynikom projektów.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy we wdrożeniu lub ulepszeniu cyklu życia projektu, skontaktuj się z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób BigTime Software może usprawnić te procesy i zmniejszyć czynniki ryzyka, aby zespoły projektowe mogły mniej skupiać się na trybie kryzysowym, a bardziej na dostarczaniu doskonałej pracy.  

Często zadawane pytania na temat cyklu życia projektu

Czym jest cykl życia projektu?

Definicja cyklu życia projektu odnosi się do koncepcji stosowanej w organizacjach usługowych, która opisuje proces opracowywania i dostarczania projektów na czas i zgodnie z budżetem.

Jakie jest 5 faz cyklu życia projektu?

Istnieje pięć faz w procesie cyklu życia projektu, które działają jako ramy pomagające zespołom projektowym wykonywać swoją pracę skutecznie i wydajnie:

1. Rozpoczęcie
2. Planowanie i budżetowanie
3. Realizacja
4. Monitorowanie i kontrolowanie
5. Zamykanie

Dlaczego cykl życia projektu jest ważny?

Cykl życia zarządzania projektem zapewnia strukturę realizacji projektu. Pomaga zespołom projektowym zapewnić, że zarówno produkty klienta, jak i potrzeby pracowników są spełnione w całym procesie zarządzania projektem.